Qualität zum Abhaken

Wenn in der Technischen Dokumentation Dokumente freigegeben werden, muss die Qualität stimmen. Mit Checklisten können wir als Technische Redakteure genau dafür sorgen. Dennoch sind sie nicht bei jedem gleich beliebt – ein Argument ist oft, dass „man doch alles im Kopf hat“. Um Gegner und Befürworter näher zueinander zu bringen, widme ich mich heute mal dem Thema Checklisten in der Qualitätssicherung. Wann zahlt sich eine QS-Checkliste aus und was sollte man bedenken?

Wer anschließend noch mehr wissen möchte: Nächste Woche gebe ich Tipps und Hinweise, wie man Checklisten am sinnvollsten erstellt.

Wann lohnt sich eine Checkliste?

Grundsätzlich kann man wohl für die Qualitätssicherung sagen: „Immer.“ Voraussetzung sowohl für Qualität als auch für eine Checkliste ist aber erst mal: Die Qualität für das Produkt muss klar sein, bevor es an die Umsetzung geht. Dazu gehören die ganz klassischen Qualitätskriterien wie Gesetzes- und Normenkonformität, Verständlichkeit, Einheitlichkeit, korrekte Rechtschreibung usw. Darüber hinaus aber insbesondere: Was will der Kunde? Wie sollen die Überschriften formatiert sein, wie die Handlungsanweisungen formuliert? Was also macht die Qualität für das spezielle Produkt aus?

Dass man die Qualität über Standardisierung erhöhen kann, ist in der Technischen Dokumentation kein Geheimnis. Und genau an dieser Stelle können Checklisten zeigen, was sie draufhaben: Wenn Produkte eine gleichbleibende Qualität liefern sollen, können die Eigenschaften, die diese Qualität ausmachen, in Checklisten sauber und präzise aufgelistet und schließlich geprüft werden. Das gilt besonders dann, wenn man in mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, die unterschiedlichste Qualitätsziele haben.

Auf die Details kommt es an.

Welche Qualität soll gesichert werden?

In der Qualitätssicherung kann eine Checkliste also zum einen die Eigenschaften des Endprodukts auflisten. Sie dient dann der Produktqualität, die vor allem für den Auftraggeber wichtig ist. Sie kann aber zum anderen auch den Erstellungsprozess begleiten und so z. B. die wichtigsten Prozessschritte abbilden. Dann ist sie intern ein wertvolles Werkzeug zur Einhaltung gleichbleibender Qualitätsstandards.

Ein Beispiel: Gehen wir einmal von einem Handbuch für den Einbau von Fensterrahmen aus: Der Redakteur erstellt (intern oder extern) die Inhalte zusammen mit dem Produktmanagement und möchte die vorgegebenen Qualitätskriterien dabei natürlich einhalten. Dazu öffnet er in OneNote eine Checkliste, die ihm die einzelnen Prozessschritte auflistet, die er abarbeitet und so zur Prozessqualität beitragen kann. Seine Kollegen können dann nachvollziehen, was er schon erledigt hat, wenn er mal nicht im Haus ist. Die andere (oder lieber zusätzliche) Möglichkeit ist, dass er für die Qualitätssicherung dem Prüfenden eine Checkliste gibt, die die Qualitätskriterien des Endprodukts auflistet.

Zu Risiken und Nebenwirkungen…

Checklisten sind vielseitig einsetzbar und erstellbar, das kennen wir ja auch aus dem Privatleben. Sie bieten in der Qualitätssicherung den großen Vorteil, sowohl intern als auch extern ein Nachweisdokument in der Hand zu haben, wenn es mal Probleme geben sollte. Wenn sie gut gemacht sind, steigern sie die Qualität in einem hohen Maße, reduzieren sich immer wieder einschleichende (Flüchtigkeits-)Fehler und machen Qualitätskriterien transparent. Natürlich muss man sie parat haben, wenn es soweit ist und man muss jeden Schritt abhaken – da gebe ich manchen Gegnern von Checklisten recht. Aber das muss einfach ins Blut übergeben durch stetiges Verwenden.

Was eine wesentlich größere Nebenwirkung ist – aber auch immense Chancen bietet: Um eine Checkliste für die Qualitätssicherung zu erstellen, muss man am Anfang oft viel Zeit und Herzblut investieren. Man muss klar definieren, was mit ihr geprüft werden soll und dieses „was“ selbst so klar wie möglich definiert haben. Denn wenn die Checkliste nicht aktuell ist oder die falschen Dinge auflistet, führt das weder zu einer erhöhten Qualität noch zu motivierten Mitarbeitern. Die Checkliste muss wie jedes andere QS-Tool ein akzeptiertes und integriertes Werkzeug sein.

Doch der Aufwand lohnt sich: Am Ende steht den Mitarbeitern ein Werkzeug zur Verfügung, das den Prozess oder die Qualität des Produkts für alle transparent macht und das gleichzeitig zur Standardisierung beiträgt. Und damit können sich die Redakteure auch wieder anderen Themen widmen als der „leidlichen (aber unvermeidlichen) Qualitätssicherung“.

Wie ist das bei Ihnen? Setzen Sie Checklisten für die Qualitätssicherung ein? Welchen Nutzen sehen sie, wo liegen bei Ihnen die Herausforderungen?

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