OneNote als Leitsystem für das Projekt-Management

Entspannt Projekte managen mit OneNote

Von Haus aus ist Microsoft OneNote ja eigentlich „nur“ eine Notizbuch-Software. Allerdings mit dem Potenzial zu sehr viel mehr. Wie wir hier im doctima-Blog schon mehrfach berichtet haben, lässt sich OneNote zu einer intelligenten Projektmanagement-Plattform ausbauen. In der doctima-Redaktion arbeiten wir als Team schon einige Jahre auf dieser Basis. In diesem Post möchte ich noch einmal zusammenfassen, was man tun muss, um dieses Mehr zu erreichen – und was für uns noch heute den Reiz dieser Lösung ausmacht.

Antwort auf zwei zentrale Fragen

Die Grundlage dafür, dass es mit OneNote als Projektmanagement-Plattform klappen kann, liegt in zwei einfachen Fragen. Fragen, die im Grunde für jede Systemeinführung gelten. Was möchte ich mit einer Lösung erreichen? Und wer soll damit arbeiten? Die Frage also nach der Funktion und den Zielgruppen.

Unser Glück war, dass wir diese Fragen bei unserem Start mit OneNote recht gut beantworten konnten. Wir brauchten eine Plattform, die uns bei der inhaltlichen Steuerung der täglichen Projektarbeit unterstützt. Und zwar für ein Team aus bis zu zehn Beteiligten, die allesamt professionell in der Technischen Redaktion unterwegs sind.

Damit war eine klare Grenze gesetzt zu Systemen, die vor allem planerische Aufgaben fokussieren oder auf Verwaltung und Controlling von Budgets spezialisiert sind wie beispielsweise Microsoft Project oder auf Projektmanagement spezialisierte Ticketsysteme wie redmine. Wir haben solche Systeme durchaus im Einsatz, aber als „Hilfssysteme“ und nicht als „Leitsystem“.

OneNote hat sich nach einigen Tests schnell als ein solches „Leitsystem“ angeboten, das unsere naturgemäß stark redaktionell und content-orientierten Bedürfnisse wirksam unterstützt.

Aufgeräumte Informationsstrukturen

A und O eines funktionierenden Datenbestandes sind passgenaue Informationsstrukturen. Strukturen, die über eine längere Zeit halten und in denen sich auch Neueinsteiger – nach einem initialen Briefing – sicher bewegen und zurechtfinden. Im Falle von OneNote betrifft das Thema Informationsstrukturen vor allem die folgenden drei Bereiche:

Die Grobaufteilung der Daten. Liegt alles, was über OneNote organisiert werden soll, in einem einzigen Notizbuch? Oder braucht es mehrere? – Wir als Team haben insgesamt sieben Notizbücher im Einsatz, von denen jedes eine definierte Klasse an gemanagten Daten und Informationen enthält.

Kurz ein Blick in drei dieser Notizbücher – anonymisiert, versteht sich: Herzstück unserer Architektur ist das Notizbuch mit den laufenden Projekten. Quasi als Fundament darunter managt ein weiteres Notizbuch projektübergreifende Informationen und Wissensbestände zu einzelnen Kunden (z. B. den Redaktionsleitfaden, CI-Ressourcen wie das Kundenlogo, spezielle kundenspezifische Arbeitsprozesse, die für jedes Einzelprojekt gelten). Und noch eine Ebene „grundsätzlicher“ angesiedelt ist eine Knowledge-Base in Form eines Notizbuchs, in der wir Fachwissen, das für uns als Team wichtig ist, strukturiert ablegen.

Wie der Screenshot zeigt: Für jedes Notizbuch verwenden wir eine jeweils eigene Form der Informationsstrukturierung. Das Notizbuch für Projekte ist (logischerweise) nach Projekten geordnet, die Knowledge-Base dagegen nach Stichworten.

Als dritte Ebene der Strukturierung arbeiten wir in jedem Notizbuch mit Templates, also vordefinierten Seitentypen. Hier ein Blick auf die Startseite eines Projekts. Wie Sie sehen: Die Aufbereitung der Daten ist strikt standardisiert, was – in diesem Fall zu dem gewünschten – Ergebnis führt, dass jedes Projekt aus Perspektive des standardisierten Informations-Managements unabhängig von seinem Inhalt erst einmal „gleich“ aussieht:

Strikt standardisiert – trotzdem einfach und flexibel

Stringente Standardisierung und Flexibilität müssen sich nicht ausschließen. Das ist etwas, das wir als Team an unserer Lösung mit OneNote sehr schätzen. Dabei kommt uns zugute, dass OneNote im Gegensatz zum Beispiel zu web-basierten Systemen wie Wiki-Plattformen oder Microsoft SharePoint wirklich „wiki“ (also schnell) zu bedienen ist. Es gibt keine Unterscheidung zwischen Frontend (User-Perspektive) und Backend (Verwaltungsperspektive). Brauche ich eine neue Seite, ist sie mit wirklich nur einem einzigen Mausklick angelegt. Natürlich – das System stellt nicht automatisch sicher, dass die Standards (siehe oben) eingehalten werden. Dafür ist der (und nur der) verantwortlich, der vor dem Rechner sitzt. Weil wir ein überschaubares und gut eingespieltes Team sind, ist das für uns kein Problem. In größeren Prozessen kann diese Offenheit von OneNote durchaus zum Fallstrick werden.

Was ich zum Stichwort „Einfachheit“ noch dringend empfehle: Eine Team-spezifische Registerkarte im Menüband von OneNote, die alle Formate, Funktionen und Makros an einer Stelle sammelt. So braucht niemand zu raten, was erlaubt ist und was nicht. Und es geht auch keine Zeit dafür verloren, irgendwo im Menüband von OneNote versteckte Einzelfunktionen zu suchen.

Fazit – Wir bleiben dabei

Ein Leitsystem für’s Projektmanagement mit einer Notizbuch-Software? Ja, das funktioniert. Und auch noch nach Jahren. Wir als Team sehen noch keinen Bedarf, uns grundlegend umzuorientieren. Natürlich hat OneNote deutliche Grenzen, gerade in den Bereichen Automation, Integration und Datenaggregation. Wir arbeiten deswegen wie gesagt mit einem Set an flankierenden Assistenz-Systemen und fahren mit dieser Aufstellung sehr gut.

Ich selbst bin über die Jahre zugegeben zu einem OneNote-Fan geworden – ich organisiere auch privat einiges über OneNote. Und gleich nachher werde ich OneNote wieder beruflich in einem Szenario „at its best“ nutzen. Es geht zu einem Kundenworkshop. Meine Fragen habe ich in OneNote dabei und dank des Caching-Mechanismus die gesamte Projekthistorie mitsamt meiner gewohnten Arbeitsumgebung, ganz so, als würde ich von meinem Schreibtisch im Büro aus arbeiten. Und wenn ich mit den Workshop-Ergebnissen zurückkomme, dauert es nur ein paar Sekunden, bis mein ganzes Team darauf Zugriff hat. Geht’s schneller?

Gehörige Horizonterweiterung – Wie Bürger- und Kundenkommunikation gelingen kann

Die Qualität eines Textes kann nicht losgelöst von der kommunikativen Funktion bestimmt werden. Während ich in diesen Wochen ein kommunales Serviceunternehmen dabei unterstütze, seine Kundenanschreiben hinsichtlich Verständlichkeit, Prägnanz und Leserbezug einer Generalüberholung zu unterziehen, liegt das „Handbuch Bürgerkommunikation“ griffbereit neben mir auf dem Schreibtisch. Aus ihm stammt der eingangs zitierte Satz. Ihn kann ich aus meiner Erfahrung in der Beratung von Kommunen, Banken, Krankenkassen und Versicherungen nur unterschreiben. Und er spielt auch in meinem aktuellen Projekt eine Rolle.

Wesentlich mehr als ein Ratgeber

Das Handbuch Bürgerkommunikation: Es fasst die Erfahrungen und fachlichen Grundlagen eines großangelegten Projekts der Stadt Arnsberg zusammen, die schon vor über zehn Jahren zusammen mit einem linguistisch kompetenten Beratungsteam daran ging, ihren Sprach- und Schreibstil systematisch auf größtmögliche Bürgernähe hin auszurichten. Und das mit Erfolg. Das Handbuch Bürgerkommunikation ist damit ein gutes Beispiel dafür, wie sprachwissenschaftlich fundierte Kommunikationskonzepte einen entscheidenden Unterschied machen.

Dieses Attribut „wissenschaftlich“ ist es auch, das für mich den großen Mehrwert dieses Buches gegenüber anderer Literatur im Bereich Textoptimierung ausmacht – vor allem gegenüber der klassischen Ratgeberliteratur. Es geht nicht um ein bisschen mehr „Pfiff“ oder einen „lockeren Stil“ – sondern alles, was gefordert und geraten wird (und das passiert durchaus mit ganz konkreten Beispielen und Empfehlungen), steht auf soliden fachlichen Füßen. Und so bilden die Basis dieses Buches und seiner insgesamt neun Module (Kapitel) auch nicht die erwartbaren Stilblüten und Schenkelklopfer aus dem Fundus deutscher Behördenpublikationen, sondern Themen wie „Modelle der Textverständlichkeit“ (Modul 1), „Soziale Klugheit“ (Modul 3) oder „Instrumente der Identitätskommunikation“ (Modul 7).

Sparringspartner für harte Nüsse

Das zeigt schon: Ganz einfache Kost ist dieses Buch nicht. Es geht um Sprachwissenschaftliches, Kommunikationswissenschaftliches, Soziologisches und auch (Staats-)Philosophisches. Und es gibt Nebentöne, die in der mitunter stark auf Effizienz getrimmten Debatte um die Optimierung von Kommunikation eher ungewöhnlich sind, z. B. wenn es um die gesellschaftliche Verantwortung von Kommunizierenden geht.

Mein Fazit: Wer mehr als bloß ein paar Tipps zur Bürger- und Kundenkommunikation sucht, wer als Profi einen weiten Horizont benötigt und tiefer verstehen möchte, weil er nur so zu wirklich passenden Lösungen findet: Dem kann ich dieses Buch nur empfehlen.

Ich werde es auf jeden Fall noch einmal intensiv durcharbeiten. Und es dabei auch befragen zu Innovationsthemen, die in unseren Projekten zunehmend wichtig werden. Zum Beispiel wie sich das Konzept der Leichten Sprache noch wirkungsvoller in die Bürger- und Kundenkommunikation integrieren lässt.

Literatur: Ebert, Helmut/Fisiak, Iryna [2016]: Handbuch Bürgerkommunikation: Moderne Schreib- und Kommunikationskultur in der Dienstleistungsverwaltung. LIT Verlag, Berlin, 331 Seiten. 978-3825887575

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Futter für Berater, Trainer und Leute in Führungsverantwortung

Ein Büchlein von Eva Buff Keller und Stefan Jörissen über Abschlussarbeiten liegt schon eine ganze Weile auf meinem Schreibtisch. „Du betreust doch bei uns die meisten Masterarbeiten“ – so kam es dorthin. In die Hand genommen habe ich es immer wieder über die letzten Monate. Und heute möchte ich meine Leseeindrücke endlich teilen.

Weil wir Abschlussarbeiten betreuen

Ja, es ist so. Hier bei doctima entstehen jedes Jahr zwei bis drei Abschlussarbeiten. Meist sind es linguistische oder redaktionelle Themenstellungen. Einfach deswegen, weil wir als Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen am Puls der Zeit bleiben und neue Ideen fachlich austesten wollen.

So stehen in unserer Bibliothek mittlerweile eine ganze Reihe Abschlussarbeiten von Studentinnen und Studenten, die im Rahmen eines Praktikums bei uns engagiert waren und als „Krönung“ dieser Zeit zu einem praxisrelevanten Thema geforscht und geschrieben haben. Darunter Arbeiten zu „Checklisten als Instrumente in der Qualitätssicherung“, zum Konzept der „Leichten Sprache“ oder – in Kürze – zu Redaktionsleitfäden für Redaktionen, die ein CMS einsetzen.

Selektives Lesen schärft das Handwerkszeug

Anfangs war ich – ehrlich gesagt – ein bisschen skeptisch, ob ich in meiner Arbeit von diesem Buch profitieren würde. Denn es richtet sich erst einmal an die akademische Welt. Also Leute, die in ihrer Funktion als Dozenten an Hochschulen Abschlussarbeiten von A bis Z betreuen. Eine Hochschule tickt doch sehr anders als ein Unternehmen. Außerdem gibt es Themen, die ich als Zweitbetreuer getrost dem Erstkorrektor und Hauptbetreuer überlassen kann wie zum Beispiel die Frage, ob die Inhalte durchgängig den Anforderungen wissenschaftlichen Schreibens genügen.

Diese Skepsis habe ich nach und nach abgelegt. Und zwar aus mehreren Gründen. Zum einem tritt das Buch mit einem sehr weiten thematischen Horizont an. Wenn es zum Beispiel in Kapitel 2 um die Vermittlung fachlicher und überfachlicher Kompetenzen geht, lesen in mir vor allem der Trainer, Coach und Abteilungsleiter mit großem Interesse mit. Oder wenn Kapitel 4 das „Kontinuum zwischen Führen und Beraten“ reflektiert, finde ich Kompetenzen thematisiert, die ich im Projekt- und Beratungsgeschäft tagtäglich brauche.

Das alles ordne ich – Sie merken es – für mich erst einmal gar nicht in die Rubrik „Abschlussarbeiten“ ein, sondern verknüpfe es mit dem Handwerkszeug, das ich für meinen eigenen Beruf benötige. Diese fachliche Fundiertheit, die mir diese zugegeben sehr selektive Nutzung ermöglicht, halte ich für eine der ganz großen Stärken des Buchs. Man liest und lernt viel zum Thema Wissensvermittlung, Begleitung von Menschen und Bewertung von Inhalten – egal aus welcher Disziplin man kommt.

Fachlich fundiert, systematisch aufbereitet

Natürlich muss man mit dem diskursiven Ansatz des Buchs zurechtkommen. Viele Themen werden nur kurz angesprochen, für Details müsste man den zahlreichen Literaturverweisen auf einschlägige Fachliteratur nachgehen. Das Gute daran: Es wird kein verkürztes und billiges Rezeptwissen feilgeboten. Man bewegt sich auf fachlich solidem Grund.

Und trotzdem wird man nicht mit einer Menge akademischer Richtigkeiten alleine gelassen. Dadurch, dass alle Inhalte in ein generisches Modell eingebunden sind und es viele praktische Tipps und griffige Aufbereitungen zum Beispiel in Form von Diagrammen gibt, lässt sich viel direkter Profit schlagen.

Wo ich mir ganz sicher bin: Wenn die nächste Abschlussarbeit zur Betreuung ansteht, werde ich mich durch das Büchlein weiter coachen lassen. Und dann wirklich ganz im Sinne von Autorin und Autor.

Literatur: Eva Buff Keller, Stefan Jörissen [2015]: „Abschlussarbeiten im Studium anleiten, betreuen und bewerten“. UTB. ISBN 978-3825243456

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Lasten- und Pflichtenhefte – der Erfolg entscheidet sich am Dokumentkonzept

Vorgefertigte Lastenhefte wollen viele. Aber wären die sinnvoll?

Vorgefertigte Lastenhefte wollen viele. Aber wären die sinnvoll?

Seit gut zehn Jahren bin ich in Unternehmen unterwegs, um mit Entwicklungsabteilungen einen für die Ingenieure oft lästigen Dokumenttyp auf Vordermann zu bringen: Lasten- und Pflichtenhefte. Egal wohin ich komme, hegen meine Kunden eine ganz bestimmte Hoffnung. Eine Hoffnung, die sich in zwei Fragen ausdrückt:

Frage 1: Gibt es Normen, die man unbedingt beachten muss, um ein wirklich sauberes (und damit vollständiges und möglichst rechtssicheres) Lastenheft oder Pflichtenheft zu erstellen?

Und Frage 2: Gibt es nicht allgemeingültige Dokumentvorlagen mit allen benötigten Inhalten – am besten downloadbar aus dem Web? Und dann ist alles gut?

Unerfüllbare Hoffnungen

Diese Hoffnung muss ich regelmäßig enttäuschen. Leider – könnte man erst einmal meinen.

Natürlich gibt es Normen, die Lasten- und Pflichtenhefte thematisieren, zum Beispiel die DIN 69901. Aber diese Normen helfen bei den Fragen, die die Unternehmen umtreiben, nicht wirklich weiter. Normen kann man vor allem Definitionen entnehmen, was ein Lasten- oder Pflichtenheft ist, was als Gliederung eventuell sinnvoll ist und wie man diese Dokumente in Entwicklungsprozessen am besten einsetzt. Gewonnen ist damit nicht viel.

Dasselbe gilt für downloadbare Vorlagen: Sie können einem einen ersten Eindruck geben, was vielleicht wichtig ist. Aber eine Dokumentvorlage und vor allem die darin enthalten Inhaltspunkte entspringen immer einem bestimmten Kontext und treffen nie passgenau zu. Oder sie sind so allgemein gehalten, dass sie im Grunde nichts aussagen.

Die gute Nachricht – Freiraum für passgenaue Dokumentkonzepte

Mit „Kontext“ ist das relevante Stichwort schon gefallen. Jedes Unternehmen arbeitet (egal ob Auftragnehmer oder Auftraggeber, egal ob Lastenheft oder Pflichtenheft) unter anderen Rahmenbedingungen. Produkte unterscheiden sich technologisch grundlegend, die Vertragspartner sind unterschiedliche, interne Dokumente benötigen andere Inhalte als Dokumente, die über Unternehmensgrenzen ausgetauscht werden. Abhängig davon, wer die Designverantwortung trägt, entwickeln Lasten- und Pflichtenhefte erst ihre eigentliche Gestalt.

Eine Lösung von der Stange – das zeigt mir die Praxis immer wieder ganz deutlich – kann es eigentlich gar nicht geben.

Genau hier aber liegt die große Chance für die Unternehmen. Und das ist die Botschaft, die die Miene meiner Kunden ganz schnell wieder aufhellt. Weil der Kontext hochgradig individuell ist, besteht große Freiheit in der Gestaltung von Lastenheften und Pflichtenheften. Ganz sicher keine Beliebigkeit, aber ein Freiraum, in dem man eine unternehmensspezifisches Dokumentenkonzept entwickeln kann. Ein Konzept, das dann wirklich funktionierende Dokumente ermöglicht.

Was so ein spezifisches Dokumentenkonzept ganz konkret ausmacht, möchte ich hier noch an drei Beispielen zeigen:

Beispiel 1: Es muss nicht immer viel sein

Dieses Konzept ist vor gut zwei Jahren in München entstanden. Ein Unternehmen der Schwerindustrie liefert als Auftragnehmer eine Presseinrichtung für eine große Stahlverarbeitungsanlage. Das spezifizierte Produkt ist für meine Vorstellungen riesengroß, das Pflichtenheft dazu ist aber maximal schlank geworden. Es ist wenige Seiten lang und macht zusammen mit dem Maschinenplan trotzdem eine vollumfängliche Leistungszusage an den Auftraggeber.

Der Kunde hat sehr aufgeatmet: Dass ein Projekt mit Pflichtenheft die Dokumentationsaufwände der Ingenieure, die ja sowieso schon unter hohem Zeitdruck arbeiten, vervielfachen würde – diese Befürchtung hat sich nicht bewahrheitet.

Beispiel 2: Ein Dokument, das skaliert

Genau hinsehen! Auf dem Weg zu einer passgenauen Dokumentkonzeption

Genau hinsehen! Auf dem Weg zu einer passgenauen Dokumentkonzeption

Ein Unternehmen für Fenster- und Fassadentechnologie definiert seinen Entwicklungsprozess für Innovationsprojekte neu. Damit die Entwicklung koordiniert abläuft, soll der Vertrieb als unternehmensinterner Auftraggeber ein Lastenheft schreiben. Das Problem an der bisherigen Praxis: Das Lastenheft des Vertriebs ist der Entwicklung zu unspezifisch, der Vertrieb möchte aber nichts vorgeben und spezifizieren, worüber er noch keine Aussagen machen kann. Eine klassische Patt-Situation.

Als Lösung haben wir ein Lastenheft konzipiert, das mitwachsen kann. In seiner ersten Fassung (das „Lastenheft light“) formuliert der Vertrieb die Produktidee und die zentralen Leistungsmerkmale des neu zu entwickelnden Produkts. Dieser Stand dient der internen Abstimmung. Erst wenn klar ist, ob sich dieses Produktkonzept technologisch und wirtschaftlich umsetzen lässt (und in diesem Bewertungs- und Aushandlungsprozess sitzt die Entwicklung mit am Tisch), wird ein „richtiges“ und umfassendes Lastenheft erstellt, das für die Entwicklungsabteilung die Vorgaben in relevanter Breite und Tiefe niederlegt.

Dass dieses Konzept aufgeht, ist konzeptionell vor allem der Gliederung der neuen Lastenheftvorlage zu verdanken. Sie kann angelehnt an den Fortschritt im Entwicklungsprozess von vorne nach hinten wachsen. Es ist als Lastenheft-Standard eine ganz individuelle Lösung entstanden, die sich durch ein hohes Maß an Flexibilität und Skalierbarkeit auszeichnet.

Beispiel 3: Antworten auf 1500 Anforderungen

Ein letztes Beispiel: Ein Automobilzulieferer bekommt von seinen Auftraggebern in schöner Regelmäßigkeit Lastenhefte vorgelegt, die 300 Seiten und länger sind. Um noch einmal eine Zahl zu nennen: Wir reden von 1200 bis 1500 Anforderungen.

Wie kann nun ein Pflichtenheft bzw. die Leistungszusage in so einem Szenario aussehen? Und zwar ohne dass als Pflichtenheft ein noch längeres Monsterdokument entsteht, das unsinnige Aufwände erzeugt? Denn immerhin sagt die reine Lehre – und auch die Auftraggeber aus dem Automobilsektor fordern es: Ein Pflichtenheft muss Antwort geben auf alle Anforderungen des Auftraggebers.

In diesem Fall entwickeln wir eine Lösung aus zwei Dokumenten:  Die Detailantworten stehen in einer Excel-Liste, die eine maximal kurze Antwort auf wirklich jede Anforderung gibt. Dazu kommt aber – und das war hier das Aha-Erlebnis – ein Rahmendokument, in dem der Auftragnehmer noch einmal losgelöst von dem Detaildokument seine Lösung und seine Leistungsfähigkeit konzentriert darstellt. Das zudem Punkte hervorhebt und anbringt, die ihm aus seiner Rolle heraus wichtig sind – und nicht nur solche, die der Auftraggeber aktiv nachfragt. Und das zu guter Letzt sogar – auch das ein Novum – den Auftraggeber in die Pflicht nimmt.

Seit diesem Jahr gehen alle „Antworten“ dieses Kunden auf diese Weise zurück an seine Auftraggeber.

Buchbar als Praxispaket Lastenhefte/Praxispaket Pflichtenhefte

Die konzeptionelle Anlage eines Lasten- oder Pflichtenheftes halte ich im Rückblick auf bestimmt 60 Beratungs-Einsätze als den wesentlichen Schlüssel zum Erfolg. Und das Schöne ist, dass man die Konzepte so auslegen kann, dass daraus ein wirklicher Standard entsteht – also Vorlagen und Definitionen, die für ganze Klassen von Projekten tragen und nicht nur für einen Einzelfall.

Sollten Ihnen diese Sorte Spezifikationsdokumente auch im Magen liegen: Schauen Sie sich doch einfach einmal unser ‚Praxispaket Lastenhefte/Praxispaket Pflichtenhefte‚ an. Ein bewährtes Verfahren, in dem wir schon ganz viele Unternehmen begleitet haben.

doctima auf der SCHEMA Conference 2015

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Der frisch aufgebaute doctima-Stand am Morgen – hier hatten wir anschließend jede Menge guter Fachgespräche (c) doctima

Zwei Tage gefüllt mit interessanten Gesprächen mit Kunden und Interessenten. Zwei Tage den Puls direkt am Markt. Zwei Vorträge, mit denen wir uns am fachlichen Austausch beteiligt haben: Das war für uns die SCHEMA Conference 2015. Am Mittwochabend haben wir dort unseren Stand wieder abgebaut. Und wir sind zufrieden (und zugegeben auch ein bisschen müde) in den Projektalltag zurückgekehrt.

Dass unser Angebot auf so reges Interesse gestoßen ist, hat uns natürlich sehr gefreut. An unserem Stand war während der Vortragspausen so gut wie immer Hochbetrieb. Mit im Gepäck für die SCHEMA-„Gemeinde“ hatten wir vor allem zwei Themen: Unseren Schematron-Regelsatz, der kurz vor der Marktreife steht. Und unser Standard-Produkt ContentConnect, mit dem wir das Redaktionssystem ST4 mit anderen Systemen (z. B. Typo3) verbinden und so die intelligente Mehrfachnutzung von Content ermöglichen.

Was jetzt schon feststeht: Nächstes Jahr sind wir wieder dabei. Und wer unsere Vorträge noch einmal „nacherleben“ will und bei der SCHEMA Conference dabei war, kann sie demnächst im Kundenbereich der SCHEMA-Website herunterladen.

Information 4.0: Gut aufgestellt und kräftig herausgefordert

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Die Herausforderung wartet…
(c) Martin Büdenbender / pixelio.de

„Information 4.0“ war ja das Leitthema der tekom-Frühjahrstagung in Darmstadt, von der ich vor Kurzem hier schon einmal berichtet habe. Was steckt aber hinter diesem Begriff? Und was bedeutet er für die Dokumentations-Branche, in der wir von doctima ja auch zuhause sind?
Auf der Rückfahrt von Darmstadt habe ich mit meinem Kollegen Edgar Hellfritsch angeregt und auch kontrovers darüber diskutiert. Hier unser Fazit.

Kurze Begriffsklärung
Information 4.0 – was bedeutet das? Kurz gesagt: Unter diesem Schlagwort subsummieren sich all die Anforderungen und Anpassungen im Bereich der Produktdokumentation, die sich aus dem Konzept (Vorsicht: schon wieder Schlagwort) „Industrie 4.0“ ergeben. Also jener erwarteten vierten industriellen Revolution, die sich aus der „Informatisierung der Fertigungstechnik“ergibt.
Wie kann man sich die „Information 4.0“ konkret vorstellen? Dazu ein einfaches Beispiel: Das Bordhandbuch eines Autos wird heute komplett von einem Technischen Redakteur zusammengestellt; er sorgt vor Auslieferung dafür, dass das Handbuch nur die modellspezifischen Informationen enthält. Diese Aufgabe der modellspezifischen Zusammenstellung übernimmt unter Bedingungen der „Industrie/Information 4.0“ das Auto selbst. Dafür werden jedem Bauteil (oder jeder Baugruppe) alle benötigten Anwenderinformationen direkt mitgegeben; es gibt also gar kein fixes Bordhandbuch mehr. Will man im Auto zum Beispiel etwas zur Klimaanlage wissen, holt sich das Informationssystem des Autos zum Zeitpunkt der Anfrage alles Notwendige direkt von der entsprechenden Baugruppe. Und wird die Baugruppe ausgetauscht, steht automatisch auch die korrekte neue Dokumentation zur Verfügung.

Was bedeutet das für die Technische Redaktion?

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Vernetzte Produktion.
(c) KUKA Systems GmbH – CC-BY-SA-3.0

Das klingt für den ein oder anderen vielleicht noch sehr nach Zukunftsmusik. Aber der Wandel zur „Industrie 4.0“, der die „Information 4.0“ nach sich zieht, ist bereits im Gange. Das hat nicht zuletzt die Keynote von Prof. August-Wilhelm Scheer auf der tekom-Frühjahrstagung gezeigt. Es ist also der richtige Zeitpunkt, das Thema (frühzeitig) in jener Zunft anzugehen, die im Produktionsprozess gerne vergessen wird: der Technischen Redaktion.

Von der tekom-Tagung sind wir mit dem Eindruck zurückgekehrt, dass aber besonders die Technische Redaktion an einigen wichtigen Punkten schon gut aufgestellt ist. Zumindest, wenn sie auf Höhe der Zeit betrieben wird:

  • Der Tatbestand eine fast kompletten Modularisierung, die den Produktionsprozessen noch bevorsteht (Stichwort „Losgröße 1“), ist für uns in der Technischen Redaktion nichts Neues. Damit beschäftigen wir uns im Grunde schon seit gut 15 Jahren. Hier ordnen sich Erfassungsstrategien und -technologien wie Regelbasiertes Schreiben und Content-Management-Systeme nahtlos ein.
  • Die Produktionsprozesse 4.0 leben von der Selbstbeschreibung der verarbeiteten Produkte und Komponenten. Selbstbeschreibung bedeutet für die Technische Kommunikation den systematischen Einsatz von Metadaten bzw. semantischen Ontologien. In professionellen Redaktionsprozessen sind diese Technologien heute geübte Praxis.
  • Unter dem Schlagwort „Content Delivery“ etablieren sich in der Technischen Redaktion in jüngster Zeit Lösungen für die intelligente Verteilung von technischen Informationen. Auch dieses Wissen kann direkt produktiv werden.

So weit ein paar – zugegeben sehr konzentrierte – Stichpunkte zur Habenseite. Natürlich sind diese Themen alles andere als trivial. Wer als Unternehmen hier Nachholbedarf hat, sollte sich jetzt auf den Weg machen. Nicht nur, um „irgendwann später“ einmal für die Industrie 4.0 gewappnet zu sein. Vielmehr geht es darum, die organisatorischen und wirtschaftlichen Potenziale zu nutzen, die in modernen und sauber konzipierten Redaktionsprozessen liegen.

Drei große Herausforderungen

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(c) Markus Vogelbacher / pixelio.de

Daran muss aus unserer Sicht die Technische Redaktion noch arbeiten, soll das mit der Information 4.0 wirklich klappen:

  • In Vorträgen auf der tekom-Tagung ist es eher lapidar angesprochen worden: Für das Modell Information 4.0 muss „halt noch“ ein einheitliches und natürlich verbindliches Informationsmodell verabschiedet werden. Also ein Standard wie DITA oder AutomationML. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die verteilt erstellten Informationen grundsätzlich kompatibel sind. Was allen Beteiligten aber klar sein muss: Einfach wird dieser Prozess der Abstimmung und Vereinheitlichung ganz sicher nicht.
  • Information 4.0 verstärkt den Trend zur produktzentrierten und bis zur Sinnlosigkeit standardisierten Dokumentation. Wir bei doctima betrachten diese Entwicklung schon länger mit Sorge. Wo bleibt in dieser Denke der Anwender mit seinen Informationsbedürfnissen, die sich ganz sicher nicht an der Produktstruktur ausrichten und vielmehr individuell und experimentell geprägt sind?
  • Stichwort „Sicherheit“: Wo Produktions- und Informationsprozesse webbasiert laufen sollen, darf es in Sachen Sicherheit keine Lücken geben. Auch hier gibt es ganz viel zu tun.

Wir wünschen uns, dass die Technische Kommunikation den Weg zur Industrie 4.0 selbstbewusst und aktiv mitgestaltet. Unsere Branche hat zum einen schon viel Erfahrung gesammelt – und zum anderen müssen wir als TR-Verantwortliche selbst dafür sorgen, dass unsere Belange auch wirklich berücksichtigt werden.

Was stehen Sie zur „Information 4.0“?
So weit eine Zusammenfassung unserer Beobachtungen und Gedanken. Wie stehen Sie zu diesem Thema? Ist es für Sie nur ein Buzzword? Oder haben Sie schon Erfahrungen mit so gestalteten Informationsprozessen? In diesem Sinne „Kommentar frei“ für eine angeregte Diskussion.

tekom-Frühjahrstagung: So war’s

EIngang des Tagungsgebäudes

Auf dem Weg zur tekom Frühjahrstagung…

Zusammen mit meinem Kollegen Edgar Hellfritsch war ich Ende April auf der tekom-Frühjahrstagung in Darmstadt. Dieser Branchentreff für alle, die professionell in der Technischen Kommunikation unterwegs sind, gehört für uns beide fast schon zum Pflichtprogramm. Obwohl: Die Frühjahrstagung besuchen wir im Gegensatz zur Jahrestagung nicht jedes Jahr – von daher durchaus ein Ereignis mit Seltenheitswert.

Und: Mit einer Woche Abstand – hat sich’s gelohnt?

Das sagt mein Kollege Edgar Hellfritsch:

Keynote von Professor Scheer zu Industrie 4.0

Keynote von Professor Scheer zu Industrie 4.0

Wie so oft, war ich auch dieses Mal wieder beeindruckt von der professionellen Vorbereitung und fürsorglichen Betreuung des tekom-Teams. Das ist keine Selbstverständlichkeit und kann deshalb gar nicht oft genug gesagt werden. Auch den Veranstaltungsort fand ich wieder sehr gut gewählt. Die Frühjahrstagung ist da ja immer eine kleine Überraschung und ich bin jedes Jahr wieder gespannt, wo es uns da hin verschlägt.

Mit SCSS hatte ich einen recht technischen Vortrag angemeldet und ehrlich gesagt vorab ein wenig Bammel, ob der auf Interesse stößt. Ich habe den Vortrag aber trotzdem eingereicht, denn mit SCSS lassen sich Online-Informationsangebote wesentlich effizienter gestalten und ich wollte mal zeigen wie. Zum Glück haben sich meine Befürchtungen dann nicht bestätigt. Mehr als 20 Zuhörer waren in meinem Vortrag und danach gab es auch noch Lob von Teilnehmern. Was will man mehr? Ich werde auf jeden Fall an dem Thema dranbleiben.

Das bleibt bei mir (Johannes Dreikorn) hängen:

Wieder einmal ein gelungener Veranstaltungsort

Wieder einmal ein gelungener Veranstaltungsort

Ich schließe mich Edgar an: Das darmstadtium war wirklich eine gute Wahl. Selten habe ich an einem Veranstaltungsort eine so aparte und stimmige Architektur erlebt.

Als Referent habe ich mich natürlich über die super Seminarräume gefreut. Freundlich und modern ausgestattet, eine Akustik, in der man ohne Mikro auskommt: Das ist schon viel Wert, wenn man fast zwei Stunden lang mit einer Gruppe über ein Thema arbeitet.

In meinem Tutorial/Erfahrungsbericht über OneNote als Team- und Projektplattform habe ich gemerkt: Kleine und mittelgroße Redaktionen haben wirklich Bedarf an unaufwendigen Kollaborations-Formen. Und unsere Lösung bei doctima mit OneNote ist gar nicht so exotisch. (Das erinnert mich an meinen Vorsatz: Zu OneNote möchte ich hier im Blog unbedingt noch etwas schreiben. Es gibt einfach zu viel Spannendes zu berichten.)

Das Rahmenthema „Information 4.0“ hat uns reichlich Diskussionsstoff für die Rückfahrt beschert. Mein Fazit in Kürze: Ein relevantes Thema (also keine reine Worthülse); ein bisschen weniger Buzzwords hätten manchem Beitrag zum Thema gut getan (dafür ein bisschen mehr Systematik); denn wenn wir ehrlich sind, stecken in „Information 4.0“ viele Themen drin, die uns als TK-Branche schon längere Zeit begleiten. Ich sehe schon: Dazu muss ich auch noch einmal extra schreiben.

Günstiger Preis – aber schon ziemlich in die Jahre gekommen

Normensammlung für Übersetzer und technische Autoren

Normensammlung für Übersetzer und technische Autoren

Normen spielen für schreibende Berufe eine immer größere Rolle. Und wer – wie wir hier bei doctima – mit technischer Redaktion und standardisierter Briefkommunikation zu tun hat, der kommt um die Kenntnis von Normen nicht herum. Was in diesen Dokumenten niedergelegt ist an Stand der Technik, muss man einfach wissen und anwenden können. Einerseits um professionelle Arbeitsergebnisse zu erzielen, Weiterlesen

Einfach das Chaos organisieren

Gerade eben habe ich wieder auf das rote X geklickt – und Microsoft OneNote geschlossen. Eine Software, die mich nun seit gut anderthalb Jahren täglich während der Arbeit begleitet. Und nicht nur mich: Auch in meinem Team ist OneNote zu einem Standard Weiterlesen

Der Berg ruft – Oder: Wie Texte funktionieren

Bietschhorn-Modell zur Textdiagnose

Bietschhorn-Modell

 

„Irgendetwas stimmt in diesem Text nicht!“ Wie oft ist es mir in Projektarbeit und Beratung schon so gegangen, dass ich einen Text analysiert oder Korrektur gelesen habe und erst nach einigem Nachdenken sagen konnte, woher das ungute Gefühl eigentlich kommt.

Mal sind alle Fakten enthalten, aber der rote Faden fehlt. Mal ist von der Komposition her alles in Ordnung, aber der Autor hatte einfach die falsche Zielgruppe im Visier – was den besten Text zum Scheitern bringt. Ein anderes Mal sind es nur ein paar „kosmetische“ Änderungen in Grammatik oder Stil, und schon ist ein Text in Ordnung.

Texte in Ebenen gedacht

Dieses Phänomen, nämlich dass Texte auf unterschiedlichen Ebenen funktionieren, ist Kern einer Neuerscheinung Weiterlesen