Tägliche Erfolgserlebnisse durch Kanban

Als Dienstleister in der Technischen Redaktion verantwortet man viele verschiedene Projekte gleichzeitig: Sei es, Handbücher für einen Kunden zu erstellen, Schnittstellen zwischen CMS und einem anderen System herzustellen oder eine App für einen Verkehrsbetrieb zu entwickeln. Jedes Projekt ist unterschiedlich komplex und beinhaltet damit auch ganz unterschiedliche Aufgaben. Wer bei mehreren Projekten mitwirkt, kann schnell ins Strudeln geraten. Unumgänglich überkommt einen das Gefühl, nicht immer an alles zu denken. Die Folge: Man fängt mit einer Aufgabe an, widmet sich dann der nächsten, zwischendurch ruft ein Kunde an. Anschließend kehrt man wieder zur ersten Aufgabe zurück. So eine Arbeitsweise kann frustrierend sein, zudem verschiebt sich jedes Ergebnis einer Aufgabe nach hinten.

Ein schöner Weg solche komplexen Tagesabläufe in der Technischen Redaktion zu managen, ist die agile Methode Kanban. Erstmals Anwendung fand Kanban bereits 1947 beim japanischen Autohersteller Toyota. Eingeführt mit dem Ziel, die täglichen Abläufe in der Produktion zu straffen, fand es bald Einzug in andere Unternehmensbereiche wie Personalwesen, Marketing oder Softwareentwicklung.
Kanban blickt im Gegensatz zu vielen anderen Methoden aus einer horizontalen Perspektive auf die täglichen Aufgabenpakete. Inwieweit dies auch Technische Redaktionen unterstützen kann, schauen wir uns im heutigen Post genauer an.

Was ist Kanban überhaupt?

Das japanische Wort Kanban bedeutet „(Laden-)Schild“. Damit ist schon gesagt, mit welchem Hilfsmittel man arbeitet: Mit Karten zur Visualisierung von Aufgaben. Aber dazu gleich mehr.
Schauen wir uns zwei Grundprinzipien von Kanban an:

  1. Visualisiere deine Aufgaben und erledige sie in zielführender Reihenfolge.
  2. Begrenze die Anzahl der Aufgaben pro Tag: Hör auf, Dinge anzufangen. Fang an, Dinge fertig zu stellen.

Es geht also darum, die anstehenden Aufgaben so zu verwalten, dass sie in sinnvoller Reihenfolge angegangen werden können. Die Aufgaben der einzelnen Bearbeitungsphasen sollen mit so wenig Unterbrechungen wie möglich durchlaufen werden. Man soll sich also in einer Art „Flow“-Zustand befinden.

Und wie sieht das dann konkret aus?

Wer schon von agilen Methoden gehört hat, denkt sicher ziemlich schnell an große Whiteboards mit verschiedenen Spalten und vielen Zetteln. Auch Kanban arbeitet mit einem Board – und das ist letztlich auch das einzige Werkzeug. Das Board hilft, die täglichen Aufgaben, deren Anzahl sowie Status zu visualisieren. Und das entweder für mich selbst, also nur für meine Aufgaben, oder für mehrere Teammitglieder.
Ein Kanban-Board stellt die einzelnen Bearbeitungsphasen einer Aufgabe dar und sammelt die noch zu erledigenden Aufgaben. Auf Karten oder wie in den meisten Fällen auf Post-Its steht die jeweilige Aufgabe. Das kann zum Beispiel so aussehen:

Die Bearbeitungsphasen sind hier grob abgebildet in „Aufgabe“ (anstehend), „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Denkbar ist auch eine weitere Spalte „Warten“ für Aufgaben, bei denen man auf Input von anderen angewiesen ist und eine Spalte „Nächste“, um die folgende Aufgabe optisch nah an die Aufgaben heranzubringen, die man gerade bearbeitet. Ein Board (haptisch oder digital) kann für eine einzelne Person oder für mehrere Teammitglieder verwendet und angepasst werden. Wichtig ist, dass man sich täglich vor dem Board trifft und kurz die Aufgaben des Tages auflistet.

Was das Ganze bringt: Komplexität verringern und tägliche Motivation schaffen

Das Board ist ein Hilfsmittel, um auf einen Blick die Anzahl der Aufgaben zu sehen und schnell einen Überblick zu bekommen. Das Wichtigste ist aber, dem Prinzip treu zu bleiben, Aufgaben zu erledigen und nicht mittendrin von einer Aufgabe zur nächsten zu springen. Das erreicht man dadurch, dass man sich pro Tag eine maximale Anzahl an Aufgaben setzt, das sogenannte WIP-Limit (WIP: Work in Progress). Die Anzahl ist dabei abhängig vom Umfang einer Aufgabe und wie weit man diesen Umfang für alle Aufgaben bestimmen kann. Dafür kann man sich z. B. der Eisenhower- oder der ALPEN-Methode bedienen.
Wenn man also diese zwei Dinge beherzigt – ein Board, das die Aufgaben visualisiert, und die Begrenzung der täglichen Aufgaben, erlebt man folgendes:

  • Tägliche Erfolgserlebnisse, da man mindestens eine Aufgabe erledigt hat.
  • Jedes Erfolgserlebnis erhöht die Motivation für die nächste anstehende Aufgabe.
  • Die Qualität des Ergebnisses steigert sich, da man mit ganzem Fokus an der Aufgabe gearbeitet hat.
  • Kein Gefühl der Überforderung.
  • Die Teammitglieder sehen, woran die anderen arbeiten.
  • Die Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus sind sichtbar.

Fazit

Ein Kanban-Board hilft also dabei, den Überblick über die Projektaufgaben zu behalten. Und die Begrenzung der täglichen Aufgaben führt dazu, endlich Ergebnisse zu schaffen und jeden Tag einen Schritt voran zu kommen. Wer Kanban einsetzen möchte, sollte sich dennoch bewusst sein, dass man die Aufgaben und deren Priorität nach wie vor selbst bestimmen muss. Für einen ganz sanften Einstieg kann man auch ein sogenanntes „Personal Kanban-Board“ einrichten, also ein Board, das man zunächst nur für sich selbst führt. Da kann man sich zum Beispiel erst mal an der Organisation seines Privatlebens ausprobieren.
Noch ein Hinweis: Hinter Kanban steckt natürlich noch viel mehr als dieser Post fassen kann. Gern setzen wir diesen Post fort. Wer sich schon jetzt weiter damit beschäftigen möchte:

Haben Sie bereits Erfahrung mit Kanban gesammelt, vielleicht auch in der Teamarbeit? Dann freuen wir uns über Ihre Kommentare und Diskussionsbeiträge zu diesem spannenden Thema zur Selbst- und Teamorganisation.

Wie erstellt man eine Checkliste? Tipps und Tricks

In meinem letzten Beitrag habe ich davon erzählt, wofür sich Checklisten in der Qualitätssicherung lohnen und welche Chancen aber auch Risiken sie bergen. Damit Sie vor allem die möglichen Risiken eingrenzen können, zeige ich Ihnen heute, was Sie beachten sollten, um eine gute Checkliste zu erstellen.

Vorbereitung: Bestimmen Sie die Rahmenbedingungen

Bevor Sie eine Checkliste für die Qualitätssicherung erstellen, müssen Sie sich einige Fragen beantworten. Dann fällt ihnen das Aufschreiben der Listenpunkte leichter und sie können die zu prüfenden Fakten besser eingrenzen. Folgende Fragen müssen Sie für sich beantworten:

1. Wofür möchte ich die Checkliste einsetzen? Was ist das Ziel?

Der Begriff „Qualitätssicherung“ ist zwar eine erste Begrenzung – aber wirklich aussagekräftig ist das nicht, oder? Da fallen Ihnen sicher viele Sachen ein, die man mal qualitätssichern könnte… Überlegen Sie sich also vorher und möglichst nach der SMART-Methode, was das Ziel der Checkliste sein soll. Eine Variante ist, sich für die Produktqualität zu entscheiden, die ich ja im letzten Beitrag schon erläutert habe. Dann überlegen Sie weiter und brechen die Produktqualität herunter auf die einzelnen Merkmale, die die Qualität für den Kunden letztendlich ausmachen. Manchmal sind das ganz profane Dinge wie die richtige Schriftart zu verwenden oder die richtigen Bezeichnungen. Denn die sind oft so offensichtlich, dass man sie im Stress leicht übersehen kann. Umso besser, wenn man dann noch mal drüber schaut.

2. Für wen ist die Checkliste?

Ganz wichtig: Wer arbeitet mit der Checkliste? Orientieren Sie sich an Ihrer Zielgruppe. Vielleicht sind Sie sogar selbst Ihre Zielgruppe? Legen Sie auch fest, ob die Checkliste nur intern verbleiben soll oder ebenso an den Kunden geht. Auch davon hängt ab, wie Sie die Checkliste aufbauen und formulieren. Ein weiterer Aspekt: Ein eingearbeiteter Kollege wird mit kurzen, knappen Formulierungen leichter zurechtkommen als ein neuer Mitarbeiter.

3. In welcher Form soll die Checkliste bereitstehen?

Die Checkliste soll ja vor allem die Qualitätsmerkmale prüfen und diese sichern. Sie sollte aber auch so beschaffen und zugänglich sein, dass sie die Arbeitsprozesse der jeweiligen Anwender nicht behindert. Sonst wird sie berechtigterweise leicht als Ballast empfunden und verliert an Akzeptanz. Und dann haben Sie und die Qualität des Produkts oder des Prozesses leider nicht viel von der Checkliste. Mögliche Medien für Checklisten sind Microsoft Excel und Word, OneNote, PDF, händisch auf einem Blatt Papier usw. Bedenken Sie auch, ob die Checkliste als digitale Variante ausreicht oder ausgedruckt vorliegen sollte. Ebenfalls wichtig: Wer darf die Checkliste anpassen? Wenn das nicht alle dürfen, greifen Sie auf eine PDF-Variante zurück, deren Ursprungsdatei nur die autorisierte Person ändern darf.

Durchführung: Erstellen Sie die Checkliste

Wenn Sie diese drei Fragen für sich beantwortet haben und jetzt Ziel, Zielgruppe und Kontext kennen, geht es an die Gliederung der Liste und die Formulierung der Listenpunkte.

Nutzen Sie das Wissen und das Können Ihrer Mitarbeiter und Kollegen

Wenn Sie die Checklistenpunkte formulieren, arbeiten Sie dabei eng mit denjenigen zusammen, die die Checkliste verwenden. Nur so können Sie gut dafür sorgen, dass die Formulierungen auch in der konkreten Situation verstanden werden. Gehen Sie gemeinsam durch, welche QS-Tätigkeiten anfallen und in welcher Reihenfolge sie durchgegangen werden. Zerlegen Sie die Tätigkeiten in möglichst einfache Teilaufgaben. Ein Beispiel dazu: Bei der QS eines Dokuments fängt man am besten beim Layout auf der höchsten Ebene an und arbeitet sich dann in die Details vor: Wurde die vorgesehene Gliederungsstruktur eingehalten? Sind die Überschriften korrekt formatiert? Wurden Elemente korrekt ausgezeichnet?

Ob die Listenpunkte so kurz wie möglich formuliert werden oder kurze Hintergrundinformationen enthalten, hängt stark vom Ziel und der Zielgruppe der Checkliste ab. Einem erfahrenen Mitarbeiter reicht ein Checklistenpunkt wie „Einhaltung der Formatvorlagen“. Für einen unerfahrenen Kollegen müssen die spezifischen Formatvorlagen vermutlich mitgegeben werden.

Lassen Sie die Checkliste leben

Ein Tipp zum Schluss, der über das Erstellen hinausgeht: Kommunizieren Sie an Ihre Mitarbeiter, dass es die Checkliste nun gibt und sie gültig ist. Und sorgen Sie dafür, dass die Checkliste gültig bleibt, indem Sie sie pflegen und Feedback einholen. Denn mit einer funktionierenden Checkliste pflegen Sie letztlich auch die Qualität.

Qualität zum Abhaken

Wenn in der Technischen Dokumentation Dokumente freigegeben werden, muss die Qualität stimmen. Mit Checklisten können wir als Technische Redakteure genau dafür sorgen. Dennoch sind sie nicht bei jedem gleich beliebt – ein Argument ist oft, dass „man doch alles im Kopf hat“. Um Gegner und Befürworter näher zueinander zu bringen, widme ich mich heute mal dem Thema Checklisten in der Qualitätssicherung. Wann zahlt sich eine QS-Checkliste aus und was sollte man bedenken?

Wer anschließend noch mehr wissen möchte: Nächste Woche gebe ich Tipps und Hinweise, wie man Checklisten am sinnvollsten erstellt.

Wann lohnt sich eine Checkliste?

Grundsätzlich kann man wohl für die Qualitätssicherung sagen: „Immer.“ Voraussetzung sowohl für Qualität als auch für eine Checkliste ist aber erst mal: Die Qualität für das Produkt muss klar sein, bevor es an die Umsetzung geht. Dazu gehören die ganz klassischen Qualitätskriterien wie Gesetzes- und Normenkonformität, Verständlichkeit, Einheitlichkeit, korrekte Rechtschreibung usw. Darüber hinaus aber insbesondere: Was will der Kunde? Wie sollen die Überschriften formatiert sein, wie die Handlungsanweisungen formuliert? Was also macht die Qualität für das spezielle Produkt aus?

Dass man die Qualität über Standardisierung erhöhen kann, ist in der Technischen Dokumentation kein Geheimnis. Und genau an dieser Stelle können Checklisten zeigen, was sie draufhaben: Wenn Produkte eine gleichbleibende Qualität liefern sollen, können die Eigenschaften, die diese Qualität ausmachen, in Checklisten sauber und präzise aufgelistet und schließlich geprüft werden. Das gilt besonders dann, wenn man in mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, die unterschiedlichste Qualitätsziele haben.

Auf die Details kommt es an.

Welche Qualität soll gesichert werden?

In der Qualitätssicherung kann eine Checkliste also zum einen die Eigenschaften des Endprodukts auflisten. Sie dient dann der Produktqualität, die vor allem für den Auftraggeber wichtig ist. Sie kann aber zum anderen auch den Erstellungsprozess begleiten und so z. B. die wichtigsten Prozessschritte abbilden. Dann ist sie intern ein wertvolles Werkzeug zur Einhaltung gleichbleibender Qualitätsstandards.

Ein Beispiel: Gehen wir einmal von einem Handbuch für den Einbau von Fensterrahmen aus: Der Redakteur erstellt (intern oder extern) die Inhalte zusammen mit dem Produktmanagement und möchte die vorgegebenen Qualitätskriterien dabei natürlich einhalten. Dazu öffnet er in OneNote eine Checkliste, die ihm die einzelnen Prozessschritte auflistet, die er abarbeitet und so zur Prozessqualität beitragen kann. Seine Kollegen können dann nachvollziehen, was er schon erledigt hat, wenn er mal nicht im Haus ist. Die andere (oder lieber zusätzliche) Möglichkeit ist, dass er für die Qualitätssicherung dem Prüfenden eine Checkliste gibt, die die Qualitätskriterien des Endprodukts auflistet.

Zu Risiken und Nebenwirkungen…

Checklisten sind vielseitig einsetzbar und erstellbar, das kennen wir ja auch aus dem Privatleben. Sie bieten in der Qualitätssicherung den großen Vorteil, sowohl intern als auch extern ein Nachweisdokument in der Hand zu haben, wenn es mal Probleme geben sollte. Wenn sie gut gemacht sind, steigern sie die Qualität in einem hohen Maße, reduzieren sich immer wieder einschleichende (Flüchtigkeits-)Fehler und machen Qualitätskriterien transparent. Natürlich muss man sie parat haben, wenn es soweit ist und man muss jeden Schritt abhaken – da gebe ich manchen Gegnern von Checklisten recht. Aber das muss einfach ins Blut übergeben durch stetiges Verwenden.

Was eine wesentlich größere Nebenwirkung ist – aber auch immense Chancen bietet: Um eine Checkliste für die Qualitätssicherung zu erstellen, muss man am Anfang oft viel Zeit und Herzblut investieren. Man muss klar definieren, was mit ihr geprüft werden soll und dieses „was“ selbst so klar wie möglich definiert haben. Denn wenn die Checkliste nicht aktuell ist oder die falschen Dinge auflistet, führt das weder zu einer erhöhten Qualität noch zu motivierten Mitarbeitern. Die Checkliste muss wie jedes andere QS-Tool ein akzeptiertes und integriertes Werkzeug sein.

Doch der Aufwand lohnt sich: Am Ende steht den Mitarbeitern ein Werkzeug zur Verfügung, das den Prozess oder die Qualität des Produkts für alle transparent macht und das gleichzeitig zur Standardisierung beiträgt. Und damit können sich die Redakteure auch wieder anderen Themen widmen als der „leidlichen (aber unvermeidlichen) Qualitätssicherung“.

Wie ist das bei Ihnen? Setzen Sie Checklisten für die Qualitätssicherung ein? Welchen Nutzen sehen sie, wo liegen bei Ihnen die Herausforderungen?

Stellenanzeigen für die Imagepflege des Unternehmens

Trotz Social Media und zahlreichen Kontaktmessen für verschiedene Branchen ist die Stellenanzeige immer noch das zentrale Instrument, um neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen. Das heutige Fachbuch befasst sich mit Stellenanzeigen im Zusammenspiel mit verschiedenen Unternehmensbereichen und Forschungsgebieten. In verschiedenen Fachartikeln geht es darum, wie Stellenanzeigen für Unternehmen zur Bildung einer Arbeitgebermarke genutzt werden können – ein wesentliches Thema auch für Unternehmen der Technischen Redaktion, deren Bewerber sehr oft mit heterogenen Hintergründen aufwarten.

Worum geht es?

Der Band „Stellenanzeigen als Instrument des Employer Branding in Europa“ sammelt Studien, die sich aus unterschiedlichen Perspektiven damit beschäftigen, wie Stellenanzeigen für die Entwicklung eines Unternehmens als attraktive Marke genutzt werden können. In elf Studien und einem Interview wird unter anderem aus dem Blickwinkel des Marketings und der Werbung, aus der Textgestaltung und den Rechtswissenschaften auf Stellenausschreibungen geschaut.

In einer Studie geht es zum Beispiel darum, wie sich das Design der Textsorte Stellenanzeigen auf die Gewinnung von Bewerbern auswirkt. In einer anderen wird gezeigt, wie in Stellenanzeigen Markenbildungsstrategien eingesetzt werden können. Interessant ist aus textlinguistischer Sicht auch der Beitrag von Karin Luttermann, der den Aufbau und die Rolle der einzelnen Textbausteine einer Stellenanzeige untersucht und wie sie als Werbemittel für das Unternehmen verwendet werden können.

Der Großteil der Beiträge basiert auf wissenschaftlichen Untersuchungen von Textsammlungen. Eine auflockernde Abwechslung ist das einzige darin enthaltene Interview: Eine der Herausgeber, Karin Luttermann, bespricht sich dort mit unserem Kollegen Markus Nickl zum Thema Stellenanzeigen bei doctima. Wer also wissen möchte, wie der Bewerberprozess bei doctima abläuft und welche Rolle Social Media und Stellenanzeigen spielen, sollte diesen Beitrag lesen.

Für wen ist das Buch zu empfehlen?

Da Stellenanzeigen immer noch das klassische Mittel für die Mitarbeiterfindung sind, sollte ihr Wert als markenbildendes Mittel für das Unternehmen nicht unterschätzt werden. Ein Beispiel: Ist das Unternehmen dem möglichen Bewerber nicht bekannt, gewinnt er über die Anzeige einen ersten Eindruck. Und der ist ja bekanntlich nicht zu unterschätzen. Kann der Bewerber nicht klar erkennen, worum es bei der Stelle geht oder was das Unternehmen ihm zu bieten hat, kann ein qualifizierter Bewerber schon verloren gehen.
Der Band bzw. einzelne Studien des Bands sind also für diejenigen interessant, die über Stellenanzeigen das Image des Unternehmens mitgestalten möchten. Abhängig von der Ausrichtung des Unternehmens, aber sicher auch der angesprochenen Zielgruppe der Stellenanzeige kann man in diesem Band durchaus interessante Forschungsergebnisse finden, die sich für die eigene Anzeige nutzen lassen. Oder über die man zumindest einmal nachdenken könnte – denn auch für Unternehmen der Technischen Kommunikation gilt der immer stärker werdende Wettbewerb um gut ausgebildete Arbeitskräfte.

Fazit

Dass eine sauber strukturierte und verständlich formulierte Stellenanzeige einen besseren Eindruck hinterlässt und so zielgenauer wirkt, dürfte klar sein. Welche Aspekte dabei eine besondere Rolle spielen, lässt sich tiefergehend anhand der Studien im Band nachsehen. Und dass man auch über eine Stellenanzeige die erste Beziehung zum neuen Mitarbeiter herstellt – der für das Unternehmen genauso wichtig ist wie das Unternehmen für den Mitarbeiter – ist ein weiteres Argument, eine Stellenbeschreibung auch konzeptionell anzugehen. Gleichzeitig stellen die dargestellten Studien natürlich Ausschnitte von klar abgegrenzten Analysen dar, sie bilden also nur einen Teil der Wahrheit ab. Der Wert der Erkenntnisse muss für das eigene Vorgehen selbst bemessen werden. Aber sie sind ein Fundus wissenschaftlicher Argumente für die Gestaltung einer Stellenbeschreibung.

Literatur:  Nielsen, Martin; Magdalène Lévy-Tödter, Karin Luttermann [Hrsg. 2017]: Stellenanzeigen als Instrument des Employer Branding in Europa. Interdisziplinäre und kontrastive Perspektiven. Reihe Europäische Kulturen in der Wirtschaftskommunikation. Bd. 23. VS Verlag für Sozialwissenschaften, ISBN 978-3-658-12718-3.

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Türkische Kulturwissenschaft für Technische Redakteure?

Fachbuch für Übersetzer. Und für Technische Redakteure?

Fachbuch für Übersetzer. Und für Technische Redakteure?

An dieser Stelle haben wir bereits von der Bedeutung interkultureller Kompetenz bei Technischen Redakteuren gesprochen. Heute liegt ein Buch (Mehmet Tahir Öncü: Kulturspezifische Aspekte in technischen Texten) zur Rezension auf unserem Schreibtisch, das eigentlich für (Fach-)Übersetzer gedacht ist. Mit seiner kulturvergleichenden Analyse von Gebrauchsanleitungen könnte es aber auch eine interessante Quelle für die Technische Redaktion sein.

Fachübersetzer müssen neben fremdsprachlichem Wissen in einem fachlichen Bereich auch über ein Bewusstsein für die kulturellen Besonderheiten der Sprachgemeinschaft verfügen. Wer Land und Leute, Sprache und Kultur kennt, kann Übersetzungsfehler vermeiden.

Eine Hilfestellung für den türkischsprachigen Raum möchte Mehmet Tahir Öncü mit seiner Habilitationsschrift vor allem Übersetzern bieten. Doch auch für Technische Redakteure ist sie ein nützliches Nachschlagewerk, und zwar nicht nur in Bezug auf  türkischsprachige Anleitungen.

Worum geht es?

Öncü setzt sich mit seinem Werk „Kulturspezifische Aspekte in technischen Texten“ zwei ehrgeizige Ziele – gleichzeitig kommt seine Arbeit, laut seinen Worten, einer Pionierarbeit gleich, da es noch kein ähnliches Unterfangen im Bereich des Fachübersetzens gibt:

  • Er möchte neue  Ergebnisse für die systematische Analyse mono- und multilingualer Gebrauchsanleitungen liefern.
  • Er will spezifische Eigenschaften auf Text- und Satzebene von deutsch- und türkischsprachigen Anleitungen aufzeigen.

Öncü richtet sich damit in erster Linie an Fachübersetzer, die für den türkischsprachigen Raum deutsche Gebrauchsanleitungen übersetzen. Dazu untersucht er Gebrauchsanleitungen der beiden Sprachen von nationalen und internationalen Herstellern von Haushaltsgeräten.

Kurzer Vergleich  der deutschen und türkischen Kultur

Das Buch besteht wie jede gute wissenschaftliche Arbeit aus einem Theorie- und einem darauf aufbauenden Empirieteil. Nachdem er den Begriff „Kultur“ im Theorieteil kurz umrissen hat, vergleicht Öncü die deutsche und türkische Kultur mithilfe des häufig für  Analysen zugrunde gelegten Fünf-Dimensionen-Modells nach Hofstede, das (bis dahin) als einziges die türkische Kultur einbezieht.  Die fünf Dimensionen umfassen:

  1. Machtdistanz/Soziale Distanz
  2. Kollektivismus vs. Individualismus
  3. Unsicherheitsvermeidung
  4. Maskulinität vs. Feminität
  5. Langfristige vs. kurzfristige Orientierung

Öncü stellt in seinen Vergleichen fest, dass in nahezu allen Dimensionen Unterschiede in den beiden Kulturen bestehen. Um dem Thema „Übersetzen“ treu zu bleiben, erklärt er danach die Eigenheiten der Übersetzungsmechanismen in Deutschland und in der Türkei. So zeigt er zum Beispiel die unterschiedlichen Einflüsse für Übersetzungen, die durch verschiedene Wahrnehmung von Zeit oder Machtdistanzen entstehen und wie diese die Kommunikation prägen. Nach diesem Einblick in die deutsch- und türkischsprachige Kulturwissenschaft geht Öncü kurz auf universelle und kulturspezifische Eigenschaften von Gebrauchsanweisungen ein. Um seinen Untersuchungsgegenstand „Gebrauchsanleitungen“ definieren zu können, erläutert er Fachtextsorten und deren Konventionen. Öncü definiert die Textsorte „Gebrauchsanleitung“  als Mittel der Massenkommunikation und grenzt sie als Textsorte unter der Sammelbezeichnung „Technische Dokumentation“ ab. Er attestiert dieser Textsorte eine „Kulturgebundenheit“, also eine Abhängigkeit zur jeweiligen Kulturgemeinschaft, für bzw. in der sie verfasst wurde.

Praktische Erkenntnisse für Übersetzer und Technische Redakteure?

Seine Analysen im Empirieteil konzentrieren sich auf die Bereiche der Text- und Satzebene. Vor allem für Übersetzer, aber auch für Redakteure,  sind die Ergebnisse auf Textebene interessant. Hier legt er den Schwerpunkt auf die Makrostruktur, Sprechakte und den Personeneinbezug. Ein beispielhafter Einblick in seine Ergebnisse zum Bereich der Sprechakte:

Es mag manch einen erstaunen, dass die deutschsprachigen Anleitungen der Untersuchung mehr Direktive (Aufforderungen, Befehle, Bitten) aufweisen als die türkischsprachigen. Diese verwenden im Vergleich zu den deutschsprachigen Anleitungen verhältnismäßig mehr Repräsentative, die ja Feststellungen, Beschreibungen, Behauptungen und Vermutungen beinhalten. Öncü deutet dies als Zeichen einer hohen Machtdistanz,  da mit den Repräsentativen eine Art Entwicklerperspektive eingenommen wird und der Anwender den „Entwicklern“ scheinbar weniger dominant gegenübersteht. Die deutschsprachigen Anleitungen stellen analog eine „Anwenderperspektive“ dar.

Fazit: Querschnitt für Übersetzer und Technische Redakteure

Das Buch eignet sich durchaus für Übersetzer bzw. Technische Redakteure, die für den türkischsprachigen Raum arbeiten. Der Leser kann wertvolle Hinweise für die Übersetzung finden – allerdings muss man diese tatsächlich suchen, da sie leider – dem Ziel des wissenschaftlichen Schreibens erliegend – nur schwer im Text aufzufinden sind. Unter den Ergebnissen im Empirieteil finden sich immer wieder nützliche Informationen zu kulturspezifischen Eigenheiten türkischsprachiger Anleitungen. Diese Informationen können auch herangezogen werden, wenn ein Konzept für eine Gebrauchsanleitung für den türkischsprachigen Raum erstellt werden soll.

In diesem Sinne ist das Buch auch Technischen Redakteuren dienlich, die nichts mit der Übersetzung zu tun haben und nicht speziell für den türkischsprachigen Raum Anleitungen erstellen – denn der kleine Rundumschlag Öncüs zu textuellen und sprachlichen Eigenschaften deutschsprachiger Anleitungen kann auch der eigenen Arbeit nützen.

Also: Kein Thema für eine breite Masse; aber hilfreiche Ergebnisse sowohl für deutsch- als auch türkischsprachige Gebrauchsanleitungen. Inwiefern man im Arbeitsalltag darauf zurückgreift, bleibt offen. Im Sinne nutzerorientierter Anleitungen wäre ein belegbarer Zusammenhang zwischen Direktiven und Verständlichkeit interessant; dies war aber nicht im Fokus der Arbeit und verlangt eine andere Zielstellung und Methodik.

Literatur: Öncü, Mehmet Tahir: Kulturspezifische Aspekte in technischen Texten. FFF – Forum Fachsprachen Forschung, Bd. 109. Verlag Franck & Timme, Berlin, 212 Seiten. ISBN 978-3-86596-517-2

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

5 Gründe, warum du Technischer Redakteur werden musst

Technische Redaktion – ein Sammelbecken für Quereinsteiger. Zunehmend gibt es aber auch Leute, die den geraden Weg gehen; bei mir zum Beispiel mit einem Masterstudium an der Hochschule Merseburg. Deshalb dachte ich mir, ich wende mich heute mal an alle, die sich fragen, ob Technische Redaktion für sie das Richtige ist, und versuche mich an der Berufsberatung.

1. Du bist diejenige, die immer sagt „Hast du mal in die Anleitung geschaut?“

Wenn jemand in deinem Umfeld seine neueste technische Errungenschaft nicht versteht. Denn du weißt: Die Anleitung wurde schließlich nicht umsonst geschrieben. Und meist löst sie das Problem besser als irgendwelche Internettipps.

Und wo wir schon dabei sind: Du bist auch diejenige, die jede Anleitung aufhebt, sich die guten heraussucht und die schlechten heimlich korrigiert – oder wenigstens darüber ablästert.

Und darüber hinaus heißt es nach deiner Meinung …

2. … „Studieren geht über Probieren“

Klar, ein wenig Risiko macht auch mal Spaß. Die Bohrmaschine kann man bestimmt auch mal benutzen, um das neue Tapetenweiß anzurühren… Aber Sicherheitshinweise zum Beispiel werden ja nicht zum Spaß angebracht, wie man im Studium lernt. Sie sind eine Wissenschaft für sich und gar nicht so einfach zu erstellen. Und auch vieles andere erledigt sich nicht „mit einer flotten Schreibe“, sondern ist solides Handwerk.

3. Du suchst gern die Nadel in der Suppe

Äh. Das Haar im Wald. Beziehungsweise das Salz im Heuhaufen. Ach das gibt’s doch nicht!

Was ich damit sagen will: Du liebst Sprache. Und du kannst richtig ungemütlich werden, wenn ebendiese misshandelt wird. Das kommt dir zugute, wenn du Texte zu Immobilienfonds oder Werkzeugmaschinen lektorierst. Wo es unverständlich wird, greifst du ein und klärst mit den Entwicklern die Stellen, die überarbeitet werden sollten.

Und jetzt zu den weniger offensichtlichen Dingen…

4. Du magst Listen….

a) Alphabetische Listen
1. Nummerierte Listen
• Listen mit Punkten und
√ ganz besonders die mit Häkchen!

Und zu Recht. Listen sind die Helden des Alltags, auch in der Technischen Redaktion. Genauso wie man zu Hause aufräumt, wenn man sonst im Chaos versinkt. Listen strukturieren Projekte, Aufgaben, Kriterien usw. Und sie können ganz subtil sogar für eine funktionierende Qualitätssicherung sorgen.

5. Du brauchst Abwechslung

Im Büro, auf dem Schreibtisch, auf deinem Monitor.

Und die bekommst du, das garantiere ich dir. So viel Abwechslung wurde dir das letzte Mal mit sechs Jahren im Bällebad bei IKEA geboten. An einem Tag erklärst du Steuersoftware, am nächsten die Funktionsweise einer Pumpe oder eines Panzers. Und du findest diese ganzen unbekannten Fachbegriffe, Funktionen und Zusammenhänge jedes Mal aufs Neue spannend. Außerdem kann dich irgendwann keiner mehr auf dem Gebiet Allgemeinwissen schlagen. Jauch kann einpacken.

Du willst noch mehr Gründe?

Mir fallen noch viele Punkte ein, die hier folgen könnten. Zum Beispiel, dass du gerne über den engen Tellerrand der eigenen Abteilung hinausblickst. Denn Technische Dokumentation ist eine echte Querschnittsaufgabe, bei der man mit allen möglichen Bereichen im Unternehmen in Kontakt kommt.

Letzten Endes kann man nur in der praktischen Arbeit sehen, was einem am meisten Spaß macht. Für mich ist es die Kombination von Sprache, Technik, Anwenderorientierung und vor allem, Projektziele gemeinsam mit einem Team zu erreichen. Ich jedenfalls fühle mich als Technische Redakteurin pudelwohl.

Gut gerüstet für Social Media Marketing

Stephanie Holmes: Social Media Marketing 2015

Stephanie Holmes: Social Media Marketing 2015

Social Media spielt auch für kleinere Unternehmen und Selbstständige eine wichtige Rolle. Oft fehlen hier jedoch Zeit, Know-how und das finanzielle Budget, um soziale Medien zielgerecht zu nutzen. „Social Media Marketing 2015“ von Stephanie Holmes will hier eine Hilfe bieten. Ihre Erfahrungen hat die Autorin in IT-Projekten und durch die Arbeit mit Unternehmen in ihrer Social Media Beratungsagentur gesammelt. Mit dem Buch zeigt sie, wie sich Social Media auch ohne eigene Abteilung für die externe Kommunikation einsetzen lässt.

Marketing im Vorübergehen
Auf knapp 200 Seiten mit insgesamt 17 Kapiteln geht sie auf die wichtigsten Aspekte Ihrer Zielgruppe ein: Selbstständige sowie kleine und mittelständische Unternehmen. Dort muss Social Media Marketing meist „nebenbei“ geschehen. Damit das Social Media  Engagement nicht bei einer kurzfristigen Aktion bleibt, deren Effekt schnell versandet, legt die Autorin zunächst einen theoretischen Grundstein. Mit dessen Hilfe kann man anschließend schnell selbst in der Social Media-Welt Fuß fassen und das „Marketing nebenbei“ professionell gestalten.

Grundgerüst für den schnellen Einstieg
In vier Blöcken lernt der Leser Grundlegendes zu Theorie und Praxis des Social Media Marketing:

  • Social Media im Unternehmen
  • Vorstellung von Social Media-Plattformen
  • Planung einer Social Media Strategie
  • Umgang mit Krisen und Kritik

Jedes Kapitel ist so aufgebaut, dass das neu erworbene Wissen mit Fragen und Übungen gefestigt wird. In den einzelnen Kapiteln erklärt die Autorin zunächst in straffer Form, worum es geht. Zahlreiche Abbildungen erleichtern das Verständnis. Im Grundlagenteil wird Social Media im Unternehmen eingeordnet: Wo in der Unternehmenskommunikation ist es anzusiedeln, wer ist dafür verantwortlich? Anschließend erfährt man, welche Social Media Plattformen (XING, Twitter, Groupon etc.) im Netz zu finden sind und was sie dem Unternehmen bringen. Die Autorin konzentriert sich hier auf die Funktionalitäten der Plattformen und nicht auf die technischen Details. Ein kritischer Abschnitt sowie ein Fallbeispiel runden jedes Kapitel zu den Plattformen ab. Der letzte Teil des Buches zeigt schließlich, wie man eine Strategie entwickelt und Social Media für sein eigenes Unternehmen einsetzt.

Gute Grundlage – aber ausreichend für die Praxis?
Die Autorin hat sich eine ambitionierte Aufgabe gestellt – Selbstständige und KMU sollen mit dem Buch von Social Media profitieren können. Umfang und Preis des Buches sprechen für eine kurzweilige und praxisnahe Darstellung. Der Inhalt wird anschaulich erläutert und durch diverse Hilfsmittel wie Fragenblöcke, Comics etc. ist er leicht verständlich.

Doch der Umfang hat seine Tücken: Zum Beispiel sind einige Plattform-Beschreibungen zu begrenzt: statt der Unternehmenssicht steht manchmal die persönliche Praxis im Vordergrund. Für XING beispielsweise wäre die Pflege einer Unternehmensseite interessant; nicht unbedingt nur, wie man sich als Privatperson anmeldet. Die einzelnen Kapitel könnten mehr harte Fakten und vor allem Handlungsanweisungen beinhalten. Wünschenswert sind auch Hinweise, wo und wie man das Wissen selbstständig weiter vertiefen könnte.
Hilfreich sind dagegen die zahlreichen Übungen und Anregungen, über Social Media in seinem Unternehmen nachzudenken. Stets geht es in den Übungen darum, das gerade Gelesene auf sein eigenes Unternehmen anzuwenden. So ist der erste Schritt zur Umsetzung bereits beim Lesen des Buchs getan. Fallbeispiele zeigen außerdem sehr anschaulich, wie andere Unternehmen die verschiedenen Plattformen einsetzen und was man aus Fehlern von anderen lernen kann.

Fazit
Insgesamt: ein schnell und angenehm lesbares Buch, das seiner Zielgruppe den Einstieg in das Thema leicht macht. Besonders der Abschnitt zur Planung einer Strategie wird in der Einführungsphase sicher immer wieder nützlich werden. Auch die vielen Übungen mit direktem Praxisbezug machen das Buch zu einer lohnenden Lektüre. Wer allerdings tiefer in das Thema einsteigen möchte, kommt schnell an die Grenzen des Buchs. Ein Manko, das man aber bei dem budgetschonenden Preis von 19,90 € durchaus in Kauf nehmen kann.

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns von der Autorin kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag und die Autorin haben keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Literatur:  Stephanie Holmes [2015]: Social Media Marketing 2015. webmasters press, Nürnberg. ISBN 978-1511552639

Frische Luft gegen rauchende Köpfe

Schreibimpulsfächer

Schreibimpulsfächer (c) Budrich Verlag

Heute habe ich meine Schreibblockade einfach weggefächert. Statt einen unhandlichen Ratgeber nach Tipps zum Schreiben zu durchforsten, habe ich zum „Schreibimpulsfächer“ gegriffen. Der Markt für Ratgeber-Literatur zum Schreiben und Texten ist ja voll von Sachbüchern, die Abhilfe bei Blockaden versprechen. Doch kaum eines ist bisher so handlich und schnell einsetzbar wie die Fächer-Variante von Ingrid Scherübl und Katja Günther aus dem UTB-Verlag.

Fächern um jedes Wort?

Der Schreibimpulsfächer soll in jeder Phase des Schreibens helfen, besonders wenn der Schreibprozess stockt. Doch was soll ein „Schreibimpulsfächer“ eigentlich sein?
Etwas länger und schmaler als ein Brillenetui hat der Fächer eine kompakte und handliche Form. Er besteht aus losen Blättern, die mit einer Schraube fest aneinander geheftet sind. Das dicke, griffige Papier lässt sich gut durchblättern – konstruktiv gesehen erfüllt der Fächer schon mal seinen Zweck.
Auf den 55 Fächerseiten finden sich Tipps in Form von Fragen, Aufforderungen oder Gedankenspielen. Der Fächer hat sogar eine kleine Anleitung, die sich auf dem ersten Fächerblatt befindet. Er ist unterteilt nach Arbeitseinheiten, die den Schreibprozess bestimmen:

  • Einstimmen,
  • Loslassen,
  • Durchsteigen,
  • Dranbleiben und
  • Abrunden

Klingt nicht sehr spezifisch, aber trifft den Kern des Problems. Und die Erkenntnis, dass Schreiben aus verschiedenen Phasen besteht, empfinde ich als hilfreich für das strukturierte Arbeiten. Die Arbeitseinheiten sind zudem farblich voneinander abgehoben, sodass der Fächer bei einer Schreibblockade schnell eingesetzt werden kann. Für jede Arbeitseinheit gibt es pro Fächerblatt einen kurzen, griffigen Tipp, der meist aus einem einzigen Satz oder einer Frage besteht. Zum Beispiel für die Einheit „Einstimmen“: „Wie sieht eine wirklich erholsame Pause für dich aus? Was lässt du besser?“. Für die Phase des „Dranbleibens“ soll dieser Tipp helfen: „Wie kann Dein Betreuer Dich aktuell unterstützen? – Dein Erfolg ist auch sein Erfolg.“

So geht „Fächern“

Man muss sich bewusst sein, in welcher Arbeitsphase man gerade steckt. Nehmen wir mal die des „Durchsteigens“. Das ist laut Autoren die Phase des „Drin-Seins“, hier sind neue Perspektiven nützlich und dass man den Überblick nicht verliert. Man sucht sich den Teil des Fächers heraus, der Tipps für diese Phase gibt. Das ist etwas mühselig, wenn man die anderen Kategorien nicht mit durchblättern möchte. Der letzte Schritt ist, sich blind ein Fächerblatt der jeweiligen Phase herauszuziehen – wie bei einem Kartentrick – und den Tipp als Denkanstoß zu nutzen. Der gezogene Schreibimpuls könnte zum Beispiel lauten: „Das Thema Deiner Arbeit: Erkläre es so einfach wie möglich einem Viertklässler!“ So erhält man schnell eine überraschende Inspiration, die die Schreibblockade lösen kann.

Wohl dosierte Soforthilfe

Prinzipiell gibt es solche Tipps natürlich in Hülle und Fülle auch in anderen Ratgebern. Einige Vorschläge sind nicht neu und sicherlich nicht für jeden eine Hilfe: Zum Beispiel, dass die meisten an einem ordentlichen Arbeitsplatz besser arbeiten können. Dennoch: Ich fand einige Tipps neu und nützlich und bin froh, dass der Fächer auf meinem Tisch liegt und ich ihn beim Schreiben ab und zu durchblättern kann. Denn gerade die Kürze der Tipps und das praktische Fächer-Format bieten einen unerwarteten Denkanstoß, der beim Lesen eines langen Ratgeber-Textes schnell wieder verfliegen kann. Die Schreibimpulse helfen auf unkomplizierte Art eine neue Perspektive einzugehen und sich wieder auf seinen Text einzulassen.
Grundsätzlich bietet der Fächer keine dauerhafte Veränderung des eigenen Schreibprozesses. Er ist eher eine „Instant-Hilfe“, die mit genügend gutem Willen die akuten Beschwerden lösen kann, nicht aber die chronischen. Aber diesen Anspruch soll er laut Autoren ja auch nicht erfüllen. Wer nach langfristiger Hilfe sucht, muss doch zu den umfangreichen Ratgebern in Buchform greifen. Mein Fazit: Eine klasse Ergänzung, aber kein Ersatz für die Buch-Ratgeber.

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Literatur: Scherübl, Ingrid/Günther, Katja [2015]: Der Schreibimpulsfächer. Inspirationen für das Selbstcoaching beim Schreiben. Budrich: Opladen, Toronto. ISBN 978-3-8252-4344-9