Schwere Kost – doch nahrhaft

Schwere Kost im ganz wörtlichen Sinn ist das Buch, das ich dieses Mal besprechen möchte. Mit 1030 Seiten bringt „Fachkommunikation im Fokus – Paradigmen, Positionen, Perspektiven“ immerhin fast eineinhalb Kilo auf die Waage. Nun ist schwere Kost an sich nicht schlecht und oft ja auch nahrhaft. Bleibt also die Frage zu klären, ob das auch bei diesem Buch so ist.

Was soll das?

Das Buch versammelt Aufsätze von über dreißig Wissenschaftlern und Wissenschaftlerinnen rund um das Thema Fachkommunikation. Als Laie mag ein solches Buch vielleicht befremden; Meine Kollegen haben mich jedenfalls ungläubig gefragt, ob ich das wirklich rezensieren will. Aber ja, das wollte ich und zwar aus mehreren – teilweise persönlichen – Gründen:

  • Fachkommunikation ist ein Thema, das mich seit langem beschäftigt und selten bekommt man ein derart breites Spektrum an einer Stelle geboten.
  • Das Buch ist ein Vertreter einer akademischen Textsorte, die leider und zu Unrecht langsam ausstirbt, nämlich eine Festschrift. In diesem Fall zum 60. Geburtstag von Klaus-Dieter Baumann, einem der herausragenden Experten in der deutschen Fachsprachenforschung.
  • „Fachkommunikation im Fokus“ ist Band 100 in der Reihe FFF /Forum für Fachsprachen-Forschung“, in der vor fast zwanzig Jahren auch meiner Dissertation erschienen ist.

Für mich also Gründe genug, um mir das Buch einmal näher anzusehen.

Was bietet es?

Das Buch versammelt Aufsätze zur Fachkommunikation mit ganz unterschiedlichen Schwerpunkten, zu verschiedenen Einzelsprachen und mit diversen methodischen Zugängen. Ein Schwerpunkt liegt in Arbeiten aus sprachvergleichender Sicht und aus der Übersetzungswissenschaft.

Die Themen sind zwar wissenschaftlich anspruchsvoll, im allgemeinen aber für Laien durchaus lesbar. Beispielhaft herausheben möchte ich hier einen Aufsatz von Kerstin Petermann (Leipzig), in der sie die Rolle des journalistischen Interviewers aus Sicht der Fachkommunikation untersucht und so die widersprüchlichen Anforderungen an den Interviewer als Fragenden und als Vertreter des Publikums herausarbeitet. Sie modelliert Interviews als Form des Wissenstransfers und belegt dieses anhand eines Korpus. Diese Modellierung hat durchaus praktische Konsequenzen, z. B. widerspricht  sie  der verbreiteten Forderung nach einem „Gespräch auf Augenhöhe“, da in Interviews als Wissenstransfer automatisch eine asymmetrische Situation (Experte/Laie) angelegt ist.

Auch als Praktiker lassen sich dem Buch also neue Denkanstöße abgewinnen. Dennoch ist diese Stärke des Buchs – die thematische, einzelsprachliche und methodische Vielfalt – aus Sicht des fachlich interessierten Laien aber auch das größte Manko des Buches. Wer sich das Themenfeld Fachkommunikation neu erschließen möchte, wird von der Vielfalt der Perspektiven und Forschungsansätze vermutlich überfordert werden. Man sollte schon über eine solide Grundlage in der (linguistischen) Fachsprachenforschung verfügen, um das Buch sinnvoll nutzen zu können.

Wer sollte es lesen?

„Fachsprachen im Fokus“ ist sicher nichts für Praktiker, die einfach nur eine schnelle und effiziente Lösung ihrer Alltagsprobleme suchen. Auch Einsteiger in das Gebiet der Fachsprachenforschung werden mit dem Band wohl eher überfordert sein. Für Leute wie mich, die sich gerne einmal mit den wissenschaftlichen Grundlagen Ihres Fachs beschäftigen und sich über den aktuellen Stand der Diskussion informieren möchten, ist dieses Buch ein echtes Geschenk – ein Geschenk, das mich sicher noch öfter beschäftigen wird.

Literatur:  Kalverkämper, Hartwig [Hrsg. 2016]: Fachkommunikation im Fokus. Paradigmen, Positionen, Perspektiven, Reihe FFF – Forum für Fachsprachen-Forschung, Bd. 100, Verlag Frank und Timme, Berlin. ISBN 978-3-7329-0214-9 .

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Durch Schreiben denken lernen

Auf meinem Schreibtisch liegt ein weiterer Band der UTB-Reihe „Kompetent lehren“ mit dem Titel „Schreibdenken“. Auf den ersten Blick erschließt sich mir nicht sofort, was damit gemeint ist. Denke ich nicht immer beim Schreiben? Versuche ich nicht immer, mir den passenden Stil und Inhalt zurechtzudenken? Doch genau das soll hier nicht gemeint sein. Vielmehr geht es darum, beim Schreiben weiterzudenken, um im Anschluss die Quintessenz der Gedanken herauszufiltern. Nach einem Selbsttest kann ich sagen: Klingt erstmal schwierig, ist es aber nicht! Hat man sich einmal darauf eingelassen, lässt sich ein kreativer Schub wahrnehmen. Ein Blick ins Buch erklärt uns auch, warum: Schreibdenken integriert beide Hirnhälften und das steigert unsere Denkleistung. Gar nicht mal so schlecht! Und dann – auf der Höhe unserer Denkleistung – fällt es natürlich umso leichter, das Wesentliche herauszufiltern.

Dank 20-jähriger Schreiberfahrung – sowohl als Autorin als auch Unterstützerin anderer Autorin – schafft Ulrike Scheuermann es, ihr Konzept verständlich rüberzubringen. Dabei kritisiert sie auch die derzeitige Schreibsituation in Deutschland allgemein und an Hochschulen. Man kann ihr nur zustimmen, wenn sie meint, dass bei uns vorrangig die Meinung herrscht, dass man „schreiben entweder kann – oder eben nicht“. Dabei können doch ein paar kleine Übungen täglich aus jedem von uns einen besseren Schreiber machen. Und diesen Ansatz verfolgt das vorliegende Buch durchgängig. Dabei schafft sie es, trotz Nennung klassischer Techniken eine Verbindung zum Selbstcoaching und der Psychologie herzustellen. In der Übung „Das innere Gespräch“ ist man dazu angehalten, mit zwei Facetten seiner selbst in Dialog zu treten: Wenn der „Mäkelige“ nichts mehr zu meckern hat und die „Gerneschreiberin“ kurz innehält, dann ist das Ziel erreicht: Man hat sich mit sich selbst auseinandergesetzt und kann mit frischen Ideen starten.

Es wird sogar philosophisch

Doch was bietet das Buch inhaltlich? Neben grundlegenden Informationen über das Schreibdenken wird auch eine Beziehung zu anderen Konzepten, wie z. B. Voice oder Flow hergestellt. Auch zeigt es auf, wie sich Schreibblockade und andere (Schreib-)Probleme lösen lassen. Besonders positiv fallen dabei die Schilderung des prototypischen Schreibprozesses und die Auflistung der Schreibtypen auf. Hat man erstmal festgestellt, ob man eher der „Drauflosschreiber“, „Versionenschreiber“, „Patchwork-Schreiber“ oder „Planer ist“ – mit allen Vor- und Nachteilen – fällt es viel leichter, sich auf das Schreiben einzulassen. Und auch Intro- und Extravertierte werden eingebunden. Letztere – eher als Schreibmuffel bekannt – werden dazu angehalten, Möglichkeiten zu suchen, über das Geschriebene zu sprechen. Ein weiterer großer Pluspunkt sind die vielen praktischen Übungen. Dabei wird vor allem auf Kürze udn Prägnanz wert gelegt. Längere Übungen (bis zu 30 Minuten) sind als Gruppenübungen angelegt. Das lässt den Arbeitsaufwand abschätzen und demotiviert nicht gleich vorab. Auch werden die Übungen in bestimmte Kontexte gesetzt. Welche Übung hilft z. B. wenn ich mich fokussieren will? Am Ende wird es sogar noch philosophisch: Schreibdenken lässt sich nämlich auch für das Selbstcoaching im Alltag anwenden. Und wie findet man am besten heraus, was man in den letzten 7 Monaten seines Lebens tun würde, als einfach mal draufloszuschreibdenken?

Fazit

Ich kann dieses Buch allen empfehlen, die einfaches Rezeptwissen in kurzweiliger Darstellung suchen. Viele Tipps helfen Ihnen sicherlich aus dem Schreibloch und zeigen neue Wege, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Um tiefer in die Materie einzutauchen, eignet sich das Buch nicht – den Anspruch erhebt es aber auch nicht. Wer eine Abhandlung zum Thema Schreibdenken erwartet, wird sicher enttäuscht. Vielmehr nennt das Buch sein Konzept, geht dabei aber auch immer wieder auf andere Bereiche bis hin zum Selbstcoaching und privaten Schreiben ein. Genau darin liegt aber die Stärke des Buches: Es ist eine generelle Schreibhilfe.

Literatur:  Scheuermann, Ulrike [2016; 3. Aufl.]: Schreibdenken. Schreiben als Denk- und Lernwerkzeug nutzen und vermitteln. Verlag Barbara Budrich, Opladen und Toronto. ISBN 978-3-8252-4717-1.

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als elektronisches Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Suchmaschinenoptimierung für die Technische Dokumentation: 6 Schritte

Hilft Ihre Gebrauchsanleitung der Suchmaschine?

Hilft Ihre Anleitung der Suchmaschine?

Heute habe ich im Parson-Blog einen Post darüber veröffentlicht, wie die Technische Dokumentation ihr SEO(Suchmaschinen)-Potenzial entfalten kann. Aus Platzgründen habe ich dabei die Frage aussparen müssen, welche Schritte notwendig sind, um Produktkommunikation für Suchmaschinen nutzbar zu machen.

1. Contentqualität heben

Richten Sie Ihre Dokumentation konsequent auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen aus. Entschlacken Sie Inhalte und geben Sie den Nutzern Ihrer Dokumentation einen Eindruck für welchen Zeitpunkt im Produktlebenszyklus der aktuelle Content gedacht ist. Entwickeln Sie eine Strategie, wie die Nutzer jeweils den richtigen Content zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Medium finden können. Dadurch sorgen Sie dafür, dass auch die Suchmaschine Ihren Content als relevant erkennt.

2. Modular texten

Modulares Texten ist seit längerem der Königsweg, um die Textvolumen in der Technischen Dokumentation effizient und qualitativ hochwertig produzieren zu können. Technisch wird die modulare Texterstellung oft durch XML-basierte Redaktionssysteme oder professionelle CMS-Lösungen unterstützt. Durch geschickte modulare Texterstellung versorgen Sie Ihren Webauftritt mit der Contentmenge, die tatsächlich suchmaschinenwirksam wird.

3. Metadaten vergeben

Text zu erstellen, ist nur die halbe Miete. Durch Metadaten reichern Sie Ihren Content mit Semantik an. Metadaten ermöglichen eine intelligentere Suche und sorgen dafür, dass Contentmodule automatisch in die richtigen Zusammenhänge integriert werden (z. B. eine Produktbeschreibung in den Webshop). Dadurch reichern Sie bestehenden Web-Content mit einer höheren Qualität an und erhöhen die Relevanz für Nutzer und Suchmaschinen.

4. Terminologie nutzen

Vermutlich haben Sie schon einen funktionierenden Terminologieprozess in Ihrem Unternehmen. Für das Web ist hier eine Umkehrung des Prozesses gefragt. Denn natürlich soll Ihr Content unter allen Begriffsvarianten gefunden werden und nicht nur entsprechend Ihrer terminologischen Festlegungen. Analysieren Sie deshalb Ihre „deprecated terms“ und reichern Sie Ihren Content für die Webdarstellung an geeigneten Stellen (z. B. in description, title, Alt-Tags) mit diesen Begriffen an. Dadurch sorgen Sie dafür, dass Google Sie unter möglichst vielen Begriffsvarianten als relevant erkennt.

5. Übersetzungen managen

Übersetzungsmanagement ist in Technischen Redaktionen heute oft ein Kernprozess. In vielen Fällen laufen Übersetzungen aber parallel zum Marketing ab. Hinzu kommt, dass Marketingabteilungen auch heute noch oft ohne gezielte Übersetzungssteuerung und Translation Memory Systeme arbeiten. Eine Analyse der gemeinsamen Content-Schnittmengen sorgt hier dafür, dass Content in möglichst vielen Sprachen zu Verfügung steht und Suchmaschinen das eigene Unternehmen auf allen Zielmärkten weit oben rankt.

6. Content automatisieren

Suchmaschinenoptimierung mit Dokumentations-Content kann keine Handarbeit sein. Das verbieten allein schon die typischen Contentbestände in der Technischen Dokumentation. Viele Unternehmen stellen heute Produktdokumentation als PDF zum Download bereit. Eine suboptimale Lösung, denn PDFs entfalten eine vergleichsweise geringe Suchmaschinenwirkung. Besser ist es, Dokumentationscontent nativ in den Webauftritt zu integrieren und die Redaktionswerkzeuge der beteiligten Abteilungen miteinander zu vernetzen. Dadurch erzielen Sie einen starken Automatisierungsgrad und – für Suchmaschinen ein wichtiges Kriterium – eine hohe Aktualität Ihres Contents.

Es lohnt sich also, das Suchmaschinenpotenzial der Technischen Redaktion zu erschließen. Reden Sie mit uns. Wir helfen Ihnen gerne auf dem Weg zum erfolgreichen Dokumentations-Content.

Zeit für den Nachwuchs

Das Basler Münster mit Pfalz und Rheinbrücke von Taxiarchos228Eigenes Werk, FAL, Link

Ergänzung (19.05.2017): Wir wurden von einigen Teilnehmern gebeten, mehr Zeit für die Einreichung zu ermöglichen. Deshalb haben wir uns entschlossen, die Frist bis einschließlich 31.05.2017 zu verlängern.

Jedes zweite Jahr ist es wieder Zeit für unseren Nachwuchspreis für berufliche Kommunikation. doctima verleiht mittlerweile zum zweiten Mal gemeinsam mit der Gesellschaft für angewandte Linguistik den Nachwuchspreis für berufliche Kommunikation. In diesem Jahr geht es zur nach Basel. Auf der GAL-Sektionentagung erhalten die Preisträgerin bzw. der Preisträger im großen Rahmen die angemessene Würdigung ihrer Arbeit.

Was musst du tun, um teilzunehmen? Ganz einfach: Bis zum 15.05. ein Abstract deiner wissenschaftlichen Abschlussarbeit einreichen, Lebenslauf dazu, an geschaeftsstelle@gal-ev.de schicken – fertig! Eine Jury aus fünf Wissenschaftlern prüft die Einreichungen und entscheidet dann, wer gewonnen hat. Die komplette Ausschreibung gibt es hier.

Zu gewinnen gibt es natürlich auch etwas: Der Preis ist mit 500 € dotiert und der Gewinner bzw. die Gewinnerin erhält die Gelegenheit, die Siegerarbeit einem breiten Fachpublikum im Rahmen der Eröffnungsveranstaltung der GAL Sektionentagung in Basel vorzustellen. Wer möchte, darf seine Arbeit auch hier im Blog präsentieren. Die Siegerarbeit aus 2015 beschäftigt sich mit der Kommunikation bei Feuerwehreinsätzen; Jan Gerwinski hat sie in einem Post für uns zusammengefasst.

Also ran an die Tastatur und nichts wie losgelegt mit der Einreichung zum doctima-Preis für berufliche Kommunikation.

Gehörige Horizonterweiterung – Wie Bürger- und Kundenkommunikation gelingen kann

Die Qualität eines Textes kann nicht losgelöst von der kommunikativen Funktion bestimmt werden. Während ich in diesen Wochen ein kommunales Serviceunternehmen dabei unterstütze, seine Kundenanschreiben hinsichtlich Verständlichkeit, Prägnanz und Leserbezug einer Generalüberholung zu unterziehen, liegt das „Handbuch Bürgerkommunikation“ griffbereit neben mir auf dem Schreibtisch. Aus ihm stammt der eingangs zitierte Satz. Ihn kann ich aus meiner Erfahrung in der Beratung von Kommunen, Banken, Krankenkassen und Versicherungen nur unterschreiben. Und er spielt auch in meinem aktuellen Projekt eine Rolle.

Wesentlich mehr als ein Ratgeber

Das Handbuch Bürgerkommunikation: Es fasst die Erfahrungen und fachlichen Grundlagen eines großangelegten Projekts der Stadt Arnsberg zusammen, die schon vor über zehn Jahren zusammen mit einem linguistisch kompetenten Beratungsteam daran ging, ihren Sprach- und Schreibstil systematisch auf größtmögliche Bürgernähe hin auszurichten. Und das mit Erfolg. Das Handbuch Bürgerkommunikation ist damit ein gutes Beispiel dafür, wie sprachwissenschaftlich fundierte Kommunikationskonzepte einen entscheidenden Unterschied machen.

Dieses Attribut „wissenschaftlich“ ist es auch, das für mich den großen Mehrwert dieses Buches gegenüber anderer Literatur im Bereich Textoptimierung ausmacht – vor allem gegenüber der klassischen Ratgeberliteratur. Es geht nicht um ein bisschen mehr „Pfiff“ oder einen „lockeren Stil“ – sondern alles, was gefordert und geraten wird (und das passiert durchaus mit ganz konkreten Beispielen und Empfehlungen), steht auf soliden fachlichen Füßen. Und so bilden die Basis dieses Buches und seiner insgesamt neun Module (Kapitel) auch nicht die erwartbaren Stilblüten und Schenkelklopfer aus dem Fundus deutscher Behördenpublikationen, sondern Themen wie „Modelle der Textverständlichkeit“ (Modul 1), „Soziale Klugheit“ (Modul 3) oder „Instrumente der Identitätskommunikation“ (Modul 7).

Sparringspartner für harte Nüsse

Das zeigt schon: Ganz einfache Kost ist dieses Buch nicht. Es geht um Sprachwissenschaftliches, Kommunikationswissenschaftliches, Soziologisches und auch (Staats-)Philosophisches. Und es gibt Nebentöne, die in der mitunter stark auf Effizienz getrimmten Debatte um die Optimierung von Kommunikation eher ungewöhnlich sind, z. B. wenn es um die gesellschaftliche Verantwortung von Kommunizierenden geht.

Mein Fazit: Wer mehr als bloß ein paar Tipps zur Bürger- und Kundenkommunikation sucht, wer als Profi einen weiten Horizont benötigt und tiefer verstehen möchte, weil er nur so zu wirklich passenden Lösungen findet: Dem kann ich dieses Buch nur empfehlen.

Ich werde es auf jeden Fall noch einmal intensiv durcharbeiten. Und es dabei auch befragen zu Innovationsthemen, die in unseren Projekten zunehmend wichtig werden. Zum Beispiel wie sich das Konzept der Leichten Sprache noch wirkungsvoller in die Bürger- und Kundenkommunikation integrieren lässt.

Literatur: Ebert, Helmut/Fisiak, Iryna [2016]: Handbuch Bürgerkommunikation: Moderne Schreib- und Kommunikationskultur in der Dienstleistungsverwaltung. LIT Verlag, Berlin, 331 Seiten. 978-3825887575

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Erzähl mir keine Geschichten

Welche Geschichte wohl hinter diesem Schild steckt?

Heute auf meiner Leseliste: „Digital Storytelling“ von Dieter Georg Herbst und Thomas Heinrich Musiolik. Storytelling? Ja, Geschichten haben wieder Konjunktur im Marketing und der Unternehmenskommunikation. Da lohnt es sich sicher, einmal einen Blick über den Tellerrand zu wagen und zu gucken, ob das nicht auch für die Technische Redaktion ein interessanter Trend werden könnte. Und da kann die Beschränkung auf „digital“ eigentlich nur nutzen, schließlich sind auch bei uns die meisten Texte digital.

Mit einigermaßen großen Hoffnungen habe ich mich also an die Lektüre gemacht. Ich hoffte zum einen mehr darüber zu erfahren, wie Geschichten funktionieren, wie man sie in einem Unternehmenskontext nutzbar macht. Und zum anderen hat mich interessiert, was digitale Geschichten von den Geschichten unterscheidet, die wir alle kennen.

Und ich muss sagen, ich wurde auf ganzer Linie enttäuscht. Was eine Geschichte ist, das setzen die Autoren anscheinend als gegeben voraus. Jedenfalls weiß ich das am Ende des zweiten Kapitels immer noch nicht; das dritte Kapitel zeigt mir aber schon wie ich zum „eigenen Digital Storytelling“ komme. In der Zwischenzeit habe ich bereits mehrfach gehört, wie wichtig es ist, die Lagerfeueratmosphäre des Geschichtenerzählens für Unternehmen nutzbar zu machen. Dabei wird immer wieder mit unterschiedlichsten Begriffen jongliert, die alle irgendwie mit „Geschichten“ zu tun haben: Bilder, Emotionen, Transparenz – alles ist irgendwie eine Story und auch wieder nicht.

Vielleicht liegt das ja auch daran, dass Herbst und Musiolik selbst erstaunlich wenig Geschichten erzählen. Stattdessen changiert der Text zwischen Marketing-Speak und Quasi-Wissenschaftlichkeit. Beispiele werden zwar immer wieder genannt, aber nur angerissen und nicht besprochen, sondern irgendwie immer schon als bekannt vorausgesetzt. Da fehlt es mir letzten Endes an Konkretheit.

Zum Schluss noch ein Geständnis: Es passiert mir nur ganz selten, aber dieses Buch habe ich nicht zu Ende gelesen: Es kann also sein, dass „Digital Storytelling“ so ab dem zweiten Drittel eine komplette Kehrtwende macht und all das liefert, was ich mir erhofft habe. Vielleicht ein Fehler, aber mir fehlte schlicht und einfach die Geduld. An dem Thema Storytelling (und Technische Dokumentation) werde ich sicher dran bleiben. Mit „Digital Storytelling“ aber nicht.

Literatur: Herbst, Dieter Georg; Thomas Heinrich Musiolik [2016]: „Digital Storytelling. Spannende Geschichten für interne Kommunikation, Werbung und PR“. UVK Verlagsgesellschaft mbH, Konstanz und München. ISBN 978-3-7398-0017-2

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Futter für Berater, Trainer und Leute in Führungsverantwortung

Ein Büchlein von Eva Buff Keller und Stefan Jörissen über Abschlussarbeiten liegt schon eine ganze Weile auf meinem Schreibtisch. „Du betreust doch bei uns die meisten Masterarbeiten“ – so kam es dorthin. In die Hand genommen habe ich es immer wieder über die letzten Monate. Und heute möchte ich meine Leseeindrücke endlich teilen.

Weil wir Abschlussarbeiten betreuen

Ja, es ist so. Hier bei doctima entstehen jedes Jahr zwei bis drei Abschlussarbeiten. Meist sind es linguistische oder redaktionelle Themenstellungen. Einfach deswegen, weil wir als Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen am Puls der Zeit bleiben und neue Ideen fachlich austesten wollen.

So stehen in unserer Bibliothek mittlerweile eine ganze Reihe Abschlussarbeiten von Studentinnen und Studenten, die im Rahmen eines Praktikums bei uns engagiert waren und als „Krönung“ dieser Zeit zu einem praxisrelevanten Thema geforscht und geschrieben haben. Darunter Arbeiten zu „Checklisten als Instrumente in der Qualitätssicherung“, zum Konzept der „Leichten Sprache“ oder – in Kürze – zu Redaktionsleitfäden für Redaktionen, die ein CMS einsetzen.

Selektives Lesen schärft das Handwerkszeug

Anfangs war ich – ehrlich gesagt – ein bisschen skeptisch, ob ich in meiner Arbeit von diesem Buch profitieren würde. Denn es richtet sich erst einmal an die akademische Welt. Also Leute, die in ihrer Funktion als Dozenten an Hochschulen Abschlussarbeiten von A bis Z betreuen. Eine Hochschule tickt doch sehr anders als ein Unternehmen. Außerdem gibt es Themen, die ich als Zweitbetreuer getrost dem Erstkorrektor und Hauptbetreuer überlassen kann wie zum Beispiel die Frage, ob die Inhalte durchgängig den Anforderungen wissenschaftlichen Schreibens genügen.

Diese Skepsis habe ich nach und nach abgelegt. Und zwar aus mehreren Gründen. Zum einem tritt das Buch mit einem sehr weiten thematischen Horizont an. Wenn es zum Beispiel in Kapitel 2 um die Vermittlung fachlicher und überfachlicher Kompetenzen geht, lesen in mir vor allem der Trainer, Coach und Abteilungsleiter mit großem Interesse mit. Oder wenn Kapitel 4 das „Kontinuum zwischen Führen und Beraten“ reflektiert, finde ich Kompetenzen thematisiert, die ich im Projekt- und Beratungsgeschäft tagtäglich brauche.

Das alles ordne ich – Sie merken es – für mich erst einmal gar nicht in die Rubrik „Abschlussarbeiten“ ein, sondern verknüpfe es mit dem Handwerkszeug, das ich für meinen eigenen Beruf benötige. Diese fachliche Fundiertheit, die mir diese zugegeben sehr selektive Nutzung ermöglicht, halte ich für eine der ganz großen Stärken des Buchs. Man liest und lernt viel zum Thema Wissensvermittlung, Begleitung von Menschen und Bewertung von Inhalten – egal aus welcher Disziplin man kommt.

Fachlich fundiert, systematisch aufbereitet

Natürlich muss man mit dem diskursiven Ansatz des Buchs zurechtkommen. Viele Themen werden nur kurz angesprochen, für Details müsste man den zahlreichen Literaturverweisen auf einschlägige Fachliteratur nachgehen. Das Gute daran: Es wird kein verkürztes und billiges Rezeptwissen feilgeboten. Man bewegt sich auf fachlich solidem Grund.

Und trotzdem wird man nicht mit einer Menge akademischer Richtigkeiten alleine gelassen. Dadurch, dass alle Inhalte in ein generisches Modell eingebunden sind und es viele praktische Tipps und griffige Aufbereitungen zum Beispiel in Form von Diagrammen gibt, lässt sich viel direkter Profit schlagen.

Wo ich mir ganz sicher bin: Wenn die nächste Abschlussarbeit zur Betreuung ansteht, werde ich mich durch das Büchlein weiter coachen lassen. Und dann wirklich ganz im Sinne von Autorin und Autor.

Literatur: Eva Buff Keller, Stefan Jörissen [2015]: „Abschlussarbeiten im Studium anleiten, betreuen und bewerten“. UTB. ISBN 978-3825243456

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Lasten- und Pflichtenhefte – der Erfolg entscheidet sich am Dokumentkonzept

Vorgefertigte Lastenhefte wollen viele. Aber wären die sinnvoll?

Vorgefertigte Lastenhefte wollen viele. Aber wären die sinnvoll?

Seit gut zehn Jahren bin ich in Unternehmen unterwegs, um mit Entwicklungsabteilungen einen für die Ingenieure oft lästigen Dokumenttyp auf Vordermann zu bringen: Lasten- und Pflichtenhefte. Egal wohin ich komme, hegen meine Kunden eine ganz bestimmte Hoffnung. Eine Hoffnung, die sich in zwei Fragen ausdrückt:

Frage 1: Gibt es Normen, die man unbedingt beachten muss, um ein wirklich sauberes (und damit vollständiges und möglichst rechtssicheres) Lastenheft oder Pflichtenheft zu erstellen?

Und Frage 2: Gibt es nicht allgemeingültige Dokumentvorlagen mit allen benötigten Inhalten – am besten downloadbar aus dem Web? Und dann ist alles gut?

Unerfüllbare Hoffnungen

Diese Hoffnung muss ich regelmäßig enttäuschen. Leider – könnte man erst einmal meinen.

Natürlich gibt es Normen, die Lasten- und Pflichtenhefte thematisieren, zum Beispiel die DIN 69901. Aber diese Normen helfen bei den Fragen, die die Unternehmen umtreiben, nicht wirklich weiter. Normen kann man vor allem Definitionen entnehmen, was ein Lasten- oder Pflichtenheft ist, was als Gliederung eventuell sinnvoll ist und wie man diese Dokumente in Entwicklungsprozessen am besten einsetzt. Gewonnen ist damit nicht viel.

Dasselbe gilt für downloadbare Vorlagen: Sie können einem einen ersten Eindruck geben, was vielleicht wichtig ist. Aber eine Dokumentvorlage und vor allem die darin enthalten Inhaltspunkte entspringen immer einem bestimmten Kontext und treffen nie passgenau zu. Oder sie sind so allgemein gehalten, dass sie im Grunde nichts aussagen.

Die gute Nachricht – Freiraum für passgenaue Dokumentkonzepte

Mit „Kontext“ ist das relevante Stichwort schon gefallen. Jedes Unternehmen arbeitet (egal ob Auftragnehmer oder Auftraggeber, egal ob Lastenheft oder Pflichtenheft) unter anderen Rahmenbedingungen. Produkte unterscheiden sich technologisch grundlegend, die Vertragspartner sind unterschiedliche, interne Dokumente benötigen andere Inhalte als Dokumente, die über Unternehmensgrenzen ausgetauscht werden. Abhängig davon, wer die Designverantwortung trägt, entwickeln Lasten- und Pflichtenhefte erst ihre eigentliche Gestalt.

Eine Lösung von der Stange – das zeigt mir die Praxis immer wieder ganz deutlich – kann es eigentlich gar nicht geben.

Genau hier aber liegt die große Chance für die Unternehmen. Und das ist die Botschaft, die die Miene meiner Kunden ganz schnell wieder aufhellt. Weil der Kontext hochgradig individuell ist, besteht große Freiheit in der Gestaltung von Lastenheften und Pflichtenheften. Ganz sicher keine Beliebigkeit, aber ein Freiraum, in dem man eine unternehmensspezifisches Dokumentenkonzept entwickeln kann. Ein Konzept, das dann wirklich funktionierende Dokumente ermöglicht.

Was so ein spezifisches Dokumentenkonzept ganz konkret ausmacht, möchte ich hier noch an drei Beispielen zeigen:

Beispiel 1: Es muss nicht immer viel sein

Dieses Konzept ist vor gut zwei Jahren in München entstanden. Ein Unternehmen der Schwerindustrie liefert als Auftragnehmer eine Presseinrichtung für eine große Stahlverarbeitungsanlage. Das spezifizierte Produkt ist für meine Vorstellungen riesengroß, das Pflichtenheft dazu ist aber maximal schlank geworden. Es ist wenige Seiten lang und macht zusammen mit dem Maschinenplan trotzdem eine vollumfängliche Leistungszusage an den Auftraggeber.

Der Kunde hat sehr aufgeatmet: Dass ein Projekt mit Pflichtenheft die Dokumentationsaufwände der Ingenieure, die ja sowieso schon unter hohem Zeitdruck arbeiten, vervielfachen würde – diese Befürchtung hat sich nicht bewahrheitet.

Beispiel 2: Ein Dokument, das skaliert

Genau hinsehen! Auf dem Weg zu einer passgenauen Dokumentkonzeption

Genau hinsehen! Auf dem Weg zu einer passgenauen Dokumentkonzeption

Ein Unternehmen für Fenster- und Fassadentechnologie definiert seinen Entwicklungsprozess für Innovationsprojekte neu. Damit die Entwicklung koordiniert abläuft, soll der Vertrieb als unternehmensinterner Auftraggeber ein Lastenheft schreiben. Das Problem an der bisherigen Praxis: Das Lastenheft des Vertriebs ist der Entwicklung zu unspezifisch, der Vertrieb möchte aber nichts vorgeben und spezifizieren, worüber er noch keine Aussagen machen kann. Eine klassische Patt-Situation.

Als Lösung haben wir ein Lastenheft konzipiert, das mitwachsen kann. In seiner ersten Fassung (das „Lastenheft light“) formuliert der Vertrieb die Produktidee und die zentralen Leistungsmerkmale des neu zu entwickelnden Produkts. Dieser Stand dient der internen Abstimmung. Erst wenn klar ist, ob sich dieses Produktkonzept technologisch und wirtschaftlich umsetzen lässt (und in diesem Bewertungs- und Aushandlungsprozess sitzt die Entwicklung mit am Tisch), wird ein „richtiges“ und umfassendes Lastenheft erstellt, das für die Entwicklungsabteilung die Vorgaben in relevanter Breite und Tiefe niederlegt.

Dass dieses Konzept aufgeht, ist konzeptionell vor allem der Gliederung der neuen Lastenheftvorlage zu verdanken. Sie kann angelehnt an den Fortschritt im Entwicklungsprozess von vorne nach hinten wachsen. Es ist als Lastenheft-Standard eine ganz individuelle Lösung entstanden, die sich durch ein hohes Maß an Flexibilität und Skalierbarkeit auszeichnet.

Beispiel 3: Antworten auf 1500 Anforderungen

Ein letztes Beispiel: Ein Automobilzulieferer bekommt von seinen Auftraggebern in schöner Regelmäßigkeit Lastenhefte vorgelegt, die 300 Seiten und länger sind. Um noch einmal eine Zahl zu nennen: Wir reden von 1200 bis 1500 Anforderungen.

Wie kann nun ein Pflichtenheft bzw. die Leistungszusage in so einem Szenario aussehen? Und zwar ohne dass als Pflichtenheft ein noch längeres Monsterdokument entsteht, das unsinnige Aufwände erzeugt? Denn immerhin sagt die reine Lehre – und auch die Auftraggeber aus dem Automobilsektor fordern es: Ein Pflichtenheft muss Antwort geben auf alle Anforderungen des Auftraggebers.

In diesem Fall entwickeln wir eine Lösung aus zwei Dokumenten:  Die Detailantworten stehen in einer Excel-Liste, die eine maximal kurze Antwort auf wirklich jede Anforderung gibt. Dazu kommt aber – und das war hier das Aha-Erlebnis – ein Rahmendokument, in dem der Auftragnehmer noch einmal losgelöst von dem Detaildokument seine Lösung und seine Leistungsfähigkeit konzentriert darstellt. Das zudem Punkte hervorhebt und anbringt, die ihm aus seiner Rolle heraus wichtig sind – und nicht nur solche, die der Auftraggeber aktiv nachfragt. Und das zu guter Letzt sogar – auch das ein Novum – den Auftraggeber in die Pflicht nimmt.

Seit diesem Jahr gehen alle „Antworten“ dieses Kunden auf diese Weise zurück an seine Auftraggeber.

Buchbar als Praxispaket Lastenhefte/Praxispaket Pflichtenhefte

Die konzeptionelle Anlage eines Lasten- oder Pflichtenheftes halte ich im Rückblick auf bestimmt 60 Beratungs-Einsätze als den wesentlichen Schlüssel zum Erfolg. Und das Schöne ist, dass man die Konzepte so auslegen kann, dass daraus ein wirklicher Standard entsteht – also Vorlagen und Definitionen, die für ganze Klassen von Projekten tragen und nicht nur für einen Einzelfall.

Sollten Ihnen diese Sorte Spezifikationsdokumente auch im Magen liegen: Schauen Sie sich doch einfach einmal unser ‚Praxispaket Lastenhefte/Praxispaket Pflichtenhefte‚ an. Ein bewährtes Verfahren, in dem wir schon ganz viele Unternehmen begleitet haben.

„Vermeintlich“ richtig

"Vermutlich" der beste Freund des Menschen - oder doch eher "vermeintlich"?

„Vermutlich“ der beste Freund des Menschen – oder doch eher „vermeintlich“?

Als Linguist ist es vermutlich ein Berufsrisiko: Sobald ich in einem Text über eine Formulierung stolpere, fange ich an zu grübeln, was da eigentlich los ist.

Sprachliches Unbehagen

Gegrübelt habe ich in letzter Zeit zum Beispiel über Sätze wie diesen aus einem Artikel auf Spiegel online: „In der Zwischenzeit hat Bügerrechtsanwältin Gloria Allred in einer Pressekonferenz in Los Angeles ein weiteres vermeintliches Opfer von Trump vorgestellt. Summer Zervos, eine frühere Kandidatin der Realtity-Show „The Apprentice“, beschuldigt Trump ebenfalls, sie belästigt zu haben.“

Na? Regt sich bei Ihnen auch das sprachliche Unbehagen? Zugegeben, Trump und sein Verhältnis zu Frauen ist immer ein wenig gruselig. Aber das meine ich in dem Fall nicht. Mir geht es auch nicht um  „Bügerrechtsanwältin“ und „Realtity“, sondern um das „vermeintlich“ (na ja, das war bei dem Titel des Posts wohl auch zu erwarten).

Was ist los mit „vermeintlich“?

Im ersten Moment, war ich ein wenig irritiert, anhand welcher Fakten der Autor  Frau Zervos der Lüge überführt hat. Dann wurde mir klar: Es geht hier gar nicht um „vermeintlich“ sondern um „mutmaßlich“. „Vermeintlich“ heißt im Kern: „Es wird behauptet/angenommen, ist in Wirklichkeit aber gar nicht so.“ Gemeint war aber „Es wird behauptet/angenommen.“ und genau das drückt „mutmaßlich“ aus.

Ursachen – vermutlich

Ich denke, dass hier eine Verwechslung mit „vermutlich“ vorliegt. „Vermutlich“ bedeutet zwar das Richtige, Nur hat „vermutlich“ auch den Nachteil, dass es kein typisches Adjektiv ist, was manche Schreiber vermutlich verunsichert. Das Wort unterliegt nämlich bei seiner Verwendung gewissen Beschränkungen. Ein Beispiel: „Der vermutliche Täter ist alt.“ lässt sich ohne Probleme formulieren; dagegen „Der alte Täter ist vermutlich.“ nicht. Das heißt: „Vermutlich“ ist ein Adjektiv, das sich nur eingeschränkt prädikativ verwenden lässt. Bei „vermeintlich“ ist das übrigens genau das Gleiche: „Der alte Täter ist vermeintlich.“ Wohl auch ein Faktor bei der Verwechslungsgefahr.

Ist das denn so wichtig

Wer mich kennt, weiß, dass ich ganz gewiss kein Sprachkritiker bin, der bei jeder Sprachwandel-Erscheinung sofort den Niedergang des Abendlands ausruft. Andererseits muss ich zugeben, dass mir Fehler wie dieser wirklich den Blutdruck in die Höhe treiben. Ich finde nämlich, dass hier etwas sehr Wichtiges verloren geht: Und zwar die Unterscheidungsfähigkeit zwischen Potenziellem und Irrealem. Das Gleiche sieht man auch beim Verschwinden des Konjunktivs. Und bei der Verwechslung zwischen „anscheinend“ und „scheinbar“. Und, und, und. Aber vielleicht muss das ja im Zeitalter der Virtual und Augmented Reality so sein…

(Ergänzung: Offensichtlich ist auch Spiegel online der Fehler bereits aufgefallen. Mittlerweile wurde „vermeintlich“ durch „mutmaßlich“ ersetzt.)

Formulare, die nicht nerven

 Dieter Schütz / pixelio.de

Dieter Schütz / pixelio.de

„Von der Wiege bis zur Bahre – Formulare, Formulare“ ächzt der Volksmund. Und tatsächlich sind Formulare fast überall zu finden;  denn sie sind ein wichtiges Hilfsmittel, um Standardprozesse effizient zu gestalten.

Warum erhalten Formulare dann aber so wenig Aufmerksamkeit? Vielleicht, weil Herausforderungen auf ganz verschiedenen Ebenen zu bewältigen sind. Es lohnt sich aber, diese Herausforderungen anzugehen. Denn beim Optimieren von Kommunikationsprozessen, stellen wir immer wieder fest, dass Formulare eine wichtige Stellschraube für reibungslose Abläufe sind.  Deshalb hier sechs Tipps für bessere Formulare.

1. Gestaltgesetze beachten

Die Gestaltgesetze der Wahrnehmung sind die Basis für eine ergonomische Gestaltung von Formularen. Sie geben eine Richtschnur wie sich die Zusammengehörigkeit (bzw. Trennung) von Informationseinheiten optisch gut markieren lässt. Clever angewendet wird es dann auch möglich, das starre „Block- und Felder“-Design vieler Formulare aufzubrechen und dem Benutzer durch eine luftigere Gestaltung den Zugang zum Formular zu erleichtern.

2. Verständlich schreiben

Verständlichkeit spielt natürlich auch bei Formularen eine Rolle. Hier ist die Situation aber sogar noch schwieriger als in anderen Sachtexten, denn in Formularen ist Platz Mangelware. Oft bliebt dann keine andere Wahl, als mit Substantivierungen auf Redundanz zu verzichten. Gerade dann ist aber Feingefühl gefragt, damit den Benutzern nicht wichtige Zusammenhänge entgehen. Das gleiche gilt für Abkürzungen: Sind sie wirklich allgemein verständlich? Ohne Test bei der Zielgruppe ist das meist nur schwer zu entscheiden.

3. Begriffe einheitlich verwenden

Einen Aspekt der verständlichen Sprache möchte ich hier besonders erwähnen. Formulare müssen terminologisch konsistent sein. Und zwar innerhalb des Formulars aber auch zwischen verschiedenen Formularen desselben Herausgebers. Stilistische Variation hat in Formularen nichts zu suchen; sie führt stattdessen zu Verwirrung bei den Benutzern und erhöht dadurch die Bearbeitungszeiten.

4. Vertrauen herstellen

Ob und wie Formulare bearbeitet werden, hat viel mit Vertrauen zu tun. Nicht immer ist deshalb eine besonders schicke Gestaltung für ein Formular sinnvoll. Eine zurückhaltende, seriöse Gestaltung kann dem Benutzer signalisieren „Hier sind deine Daten gut aufgehoben, hier werden sie professionell behandelt.“ Zur Seriosität tragen aber auch die sprachliche Gestaltung bei, z. B. die Form der Ansprache oder explizite Datenschutzhinweise und Kontaktangebote.

5. Prozesslogik einhalten

Formulare sind in zweifacher Weise an Prozesse gebunden: Zum einen an inneren Ablaufplan des Formulars (Welche Fragen werden in welcher Reihenfolge beantwortet? Wo gibt es Weichen? Wo Alternativen?). Mindestens ebenso wichtig sind aber die Arbeitsprozesse, in die das Formular eingebunden ist. Wenn der Benutzer eine Information nachschlagen muss oder wenn er in einem Arbeitsprozess an eine andere Maschine oder in einen anderen Raum wechselt, dann sind dies Sollbruchstellen, bei denen es vermehrt zu Fehlern und Abbrüchen der Bearbeitung kommt.

6. Formularprozesse aufbauen

Der letzte Tipp hat weniger mit Gestaltung und Inhalt der Formulare zu tun als damit wie die Formulare entstehen. Denn gar nicht so selten gibt es keine expliziten Verantwortlichen für die Formulare in einem Unternehmen oder einer Behörde. Die Formulare entstehen fallweise, es gibt nur einen losen Gestaltungsrahmen, die Abläufe beim Erstellen eines Formulars müssen immer wieder von Neuem erfragt werden und niemand bündelt das Feedback, das im Unternehmen oder der Behörde zu den Formularen ankommt. Kein Wunder, wenn unter diesen Bedingungen Formulare alle nerven: Ersteller wie Bearbeiter.

Zu guter Letzt interessieren mich noch Ihre Erfahrungen mit Formularen: Was hat Sie positiv überrascht? Wo verzweifeln Sie regelmäßig? Und wann erstellen Sie selbst Formulare? Ich bin gespannt auf Ihre Kommentare.