Durch Schreiben denken lernen

Auf meinem Schreibtisch liegt ein weiterer Band der UTB-Reihe „Kompetent lehren“ mit dem Titel „Schreibdenken“. Auf den ersten Blick erschließt sich mir nicht sofort, was damit gemeint ist. Denke ich nicht immer beim Schreiben? Versuche ich nicht immer, mir den passenden Stil und Inhalt zurechtzudenken? Doch genau das soll hier nicht gemeint sein. Vielmehr geht es darum, beim Schreiben weiterzudenken, um im Anschluss die Quintessenz der Gedanken herauszufiltern. Nach einem Selbsttest kann ich sagen: Klingt erstmal schwierig, ist es aber nicht! Hat man sich einmal darauf eingelassen, lässt sich ein kreativer Schub wahrnehmen. Ein Blick ins Buch erklärt uns auch, warum: Schreibdenken integriert beide Hirnhälften und das steigert unsere Denkleistung. Gar nicht mal so schlecht! Und dann – auf der Höhe unserer Denkleistung – fällt es natürlich umso leichter, das Wesentliche herauszufiltern.

Dank 20-jähriger Schreiberfahrung – sowohl als Autorin als auch Unterstützerin anderer Autorin – schafft Ulrike Scheuermann es, ihr Konzept verständlich rüberzubringen. Dabei kritisiert sie auch die derzeitige Schreibsituation in Deutschland allgemein und an Hochschulen. Man kann ihr nur zustimmen, wenn sie meint, dass bei uns vorrangig die Meinung herrscht, dass man „schreiben entweder kann – oder eben nicht“. Dabei können doch ein paar kleine Übungen täglich aus jedem von uns einen besseren Schreiber machen. Und diesen Ansatz verfolgt das vorliegende Buch durchgängig. Dabei schafft sie es, trotz Nennung klassischer Techniken eine Verbindung zum Selbstcoaching und der Psychologie herzustellen. In der Übung „Das innere Gespräch“ ist man dazu angehalten, mit zwei Facetten seiner selbst in Dialog zu treten: Wenn der „Mäkelige“ nichts mehr zu meckern hat und die „Gerneschreiberin“ kurz innehält, dann ist das Ziel erreicht: Man hat sich mit sich selbst auseinandergesetzt und kann mit frischen Ideen starten.

Es wird sogar philosophisch

Doch was bietet das Buch inhaltlich? Neben grundlegenden Informationen über das Schreibdenken wird auch eine Beziehung zu anderen Konzepten, wie z. B. Voice oder Flow hergestellt. Auch zeigt es auf, wie sich Schreibblockade und andere (Schreib-)Probleme lösen lassen. Besonders positiv fallen dabei die Schilderung des prototypischen Schreibprozesses und die Auflistung der Schreibtypen auf. Hat man erstmal festgestellt, ob man eher der „Drauflosschreiber“, „Versionenschreiber“, „Patchwork-Schreiber“ oder „Planer ist“ – mit allen Vor- und Nachteilen – fällt es viel leichter, sich auf das Schreiben einzulassen. Und auch Intro- und Extravertierte werden eingebunden. Letztere – eher als Schreibmuffel bekannt – werden dazu angehalten, Möglichkeiten zu suchen, über das Geschriebene zu sprechen. Ein weiterer großer Pluspunkt sind die vielen praktischen Übungen. Dabei wird vor allem auf Kürze udn Prägnanz wert gelegt. Längere Übungen (bis zu 30 Minuten) sind als Gruppenübungen angelegt. Das lässt den Arbeitsaufwand abschätzen und demotiviert nicht gleich vorab. Auch werden die Übungen in bestimmte Kontexte gesetzt. Welche Übung hilft z. B. wenn ich mich fokussieren will? Am Ende wird es sogar noch philosophisch: Schreibdenken lässt sich nämlich auch für das Selbstcoaching im Alltag anwenden. Und wie findet man am besten heraus, was man in den letzten 7 Monaten seines Lebens tun würde, als einfach mal draufloszuschreibdenken?

Fazit

Ich kann dieses Buch allen empfehlen, die einfaches Rezeptwissen in kurzweiliger Darstellung suchen. Viele Tipps helfen Ihnen sicherlich aus dem Schreibloch und zeigen neue Wege, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Um tiefer in die Materie einzutauchen, eignet sich das Buch nicht – den Anspruch erhebt es aber auch nicht. Wer eine Abhandlung zum Thema Schreibdenken erwartet, wird sicher enttäuscht. Vielmehr nennt das Buch sein Konzept, geht dabei aber auch immer wieder auf andere Bereiche bis hin zum Selbstcoaching und privaten Schreiben ein. Genau darin liegt aber die Stärke des Buches: Es ist eine generelle Schreibhilfe.

Literatur:  Scheuermann, Ulrike [2016; 3. Aufl.]: Schreibdenken. Schreiben als Denk- und Lernwerkzeug nutzen und vermitteln. Verlag Barbara Budrich, Opladen und Toronto. ISBN 978-3-8252-4717-1.

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als elektronisches Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

OneNote als Leitsystem für das Projekt-Management

Entspannt Projekte managen mit OneNote

Von Haus aus ist Microsoft OneNote ja eigentlich „nur“ eine Notizbuch-Software. Allerdings mit dem Potenzial zu sehr viel mehr. Wie wir hier im doctima-Blog schon mehrfach berichtet haben, lässt sich OneNote zu einer intelligenten Projektmanagement-Plattform ausbauen. In der doctima-Redaktion arbeiten wir als Team schon einige Jahre auf dieser Basis. In diesem Post möchte ich noch einmal zusammenfassen, was man tun muss, um dieses Mehr zu erreichen – und was für uns noch heute den Reiz dieser Lösung ausmacht.

Antwort auf zwei zentrale Fragen

Die Grundlage dafür, dass es mit OneNote als Projektmanagement-Plattform klappen kann, liegt in zwei einfachen Fragen. Fragen, die im Grunde für jede Systemeinführung gelten. Was möchte ich mit einer Lösung erreichen? Und wer soll damit arbeiten? Die Frage also nach der Funktion und den Zielgruppen.

Unser Glück war, dass wir diese Fragen bei unserem Start mit OneNote recht gut beantworten konnten. Wir brauchten eine Plattform, die uns bei der inhaltlichen Steuerung der täglichen Projektarbeit unterstützt. Und zwar für ein Team aus bis zu zehn Beteiligten, die allesamt professionell in der Technischen Redaktion unterwegs sind.

Damit war eine klare Grenze gesetzt zu Systemen, die vor allem planerische Aufgaben fokussieren oder auf Verwaltung und Controlling von Budgets spezialisiert sind wie beispielsweise Microsoft Project oder auf Projektmanagement spezialisierte Ticketsysteme wie redmine. Wir haben solche Systeme durchaus im Einsatz, aber als „Hilfssysteme“ und nicht als „Leitsystem“.

OneNote hat sich nach einigen Tests schnell als ein solches „Leitsystem“ angeboten, das unsere naturgemäß stark redaktionell und content-orientierten Bedürfnisse wirksam unterstützt.

Aufgeräumte Informationsstrukturen

A und O eines funktionierenden Datenbestandes sind passgenaue Informationsstrukturen. Strukturen, die über eine längere Zeit halten und in denen sich auch Neueinsteiger – nach einem initialen Briefing – sicher bewegen und zurechtfinden. Im Falle von OneNote betrifft das Thema Informationsstrukturen vor allem die folgenden drei Bereiche:

Die Grobaufteilung der Daten. Liegt alles, was über OneNote organisiert werden soll, in einem einzigen Notizbuch? Oder braucht es mehrere? – Wir als Team haben insgesamt sieben Notizbücher im Einsatz, von denen jedes eine definierte Klasse an gemanagten Daten und Informationen enthält.

Kurz ein Blick in drei dieser Notizbücher – anonymisiert, versteht sich: Herzstück unserer Architektur ist das Notizbuch mit den laufenden Projekten. Quasi als Fundament darunter managt ein weiteres Notizbuch projektübergreifende Informationen und Wissensbestände zu einzelnen Kunden (z. B. den Redaktionsleitfaden, CI-Ressourcen wie das Kundenlogo, spezielle kundenspezifische Arbeitsprozesse, die für jedes Einzelprojekt gelten). Und noch eine Ebene „grundsätzlicher“ angesiedelt ist eine Knowledge-Base in Form eines Notizbuchs, in der wir Fachwissen, das für uns als Team wichtig ist, strukturiert ablegen.

Wie der Screenshot zeigt: Für jedes Notizbuch verwenden wir eine jeweils eigene Form der Informationsstrukturierung. Das Notizbuch für Projekte ist (logischerweise) nach Projekten geordnet, die Knowledge-Base dagegen nach Stichworten.

Als dritte Ebene der Strukturierung arbeiten wir in jedem Notizbuch mit Templates, also vordefinierten Seitentypen. Hier ein Blick auf die Startseite eines Projekts. Wie Sie sehen: Die Aufbereitung der Daten ist strikt standardisiert, was – in diesem Fall zu dem gewünschten – Ergebnis führt, dass jedes Projekt aus Perspektive des standardisierten Informations-Managements unabhängig von seinem Inhalt erst einmal „gleich“ aussieht:

Strikt standardisiert – trotzdem einfach und flexibel

Stringente Standardisierung und Flexibilität müssen sich nicht ausschließen. Das ist etwas, das wir als Team an unserer Lösung mit OneNote sehr schätzen. Dabei kommt uns zugute, dass OneNote im Gegensatz zum Beispiel zu web-basierten Systemen wie Wiki-Plattformen oder Microsoft SharePoint wirklich „wiki“ (also schnell) zu bedienen ist. Es gibt keine Unterscheidung zwischen Frontend (User-Perspektive) und Backend (Verwaltungsperspektive). Brauche ich eine neue Seite, ist sie mit wirklich nur einem einzigen Mausklick angelegt. Natürlich – das System stellt nicht automatisch sicher, dass die Standards (siehe oben) eingehalten werden. Dafür ist der (und nur der) verantwortlich, der vor dem Rechner sitzt. Weil wir ein überschaubares und gut eingespieltes Team sind, ist das für uns kein Problem. In größeren Prozessen kann diese Offenheit von OneNote durchaus zum Fallstrick werden.

Was ich zum Stichwort „Einfachheit“ noch dringend empfehle: Eine Team-spezifische Registerkarte im Menüband von OneNote, die alle Formate, Funktionen und Makros an einer Stelle sammelt. So braucht niemand zu raten, was erlaubt ist und was nicht. Und es geht auch keine Zeit dafür verloren, irgendwo im Menüband von OneNote versteckte Einzelfunktionen zu suchen.

Fazit – Wir bleiben dabei

Ein Leitsystem für’s Projektmanagement mit einer Notizbuch-Software? Ja, das funktioniert. Und auch noch nach Jahren. Wir als Team sehen noch keinen Bedarf, uns grundlegend umzuorientieren. Natürlich hat OneNote deutliche Grenzen, gerade in den Bereichen Automation, Integration und Datenaggregation. Wir arbeiten deswegen wie gesagt mit einem Set an flankierenden Assistenz-Systemen und fahren mit dieser Aufstellung sehr gut.

Ich selbst bin über die Jahre zugegeben zu einem OneNote-Fan geworden – ich organisiere auch privat einiges über OneNote. Und gleich nachher werde ich OneNote wieder beruflich in einem Szenario „at its best“ nutzen. Es geht zu einem Kundenworkshop. Meine Fragen habe ich in OneNote dabei und dank des Caching-Mechanismus die gesamte Projekthistorie mitsamt meiner gewohnten Arbeitsumgebung, ganz so, als würde ich von meinem Schreibtisch im Büro aus arbeiten. Und wenn ich mit den Workshop-Ergebnissen zurückkomme, dauert es nur ein paar Sekunden, bis mein ganzes Team darauf Zugriff hat. Geht’s schneller?

Suchmaschinenoptimierung für die Technische Dokumentation: 6 Schritte

Hilft Ihre Gebrauchsanleitung der Suchmaschine?

Hilft Ihre Anleitung der Suchmaschine?

Heute habe ich im Parson-Blog einen Post darüber veröffentlicht, wie die Technische Dokumentation ihr SEO(Suchmaschinen)-Potenzial entfalten kann. Aus Platzgründen habe ich dabei die Frage aussparen müssen, welche Schritte notwendig sind, um Produktkommunikation für Suchmaschinen nutzbar zu machen.

1. Contentqualität heben

Richten Sie Ihre Dokumentation konsequent auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen aus. Entschlacken Sie Inhalte und geben Sie den Nutzern Ihrer Dokumentation einen Eindruck für welchen Zeitpunkt im Produktlebenszyklus der aktuelle Content gedacht ist. Entwickeln Sie eine Strategie, wie die Nutzer jeweils den richtigen Content zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Medium finden können. Dadurch sorgen Sie dafür, dass auch die Suchmaschine Ihren Content als relevant erkennt.

2. Modular texten

Modulares Texten ist seit längerem der Königsweg, um die Textvolumen in der Technischen Dokumentation effizient und qualitativ hochwertig produzieren zu können. Technisch wird die modulare Texterstellung oft durch XML-basierte Redaktionssysteme oder professionelle CMS-Lösungen unterstützt. Durch geschickte modulare Texterstellung versorgen Sie Ihren Webauftritt mit der Contentmenge, die tatsächlich suchmaschinenwirksam wird.

3. Metadaten vergeben

Text zu erstellen, ist nur die halbe Miete. Durch Metadaten reichern Sie Ihren Content mit Semantik an. Metadaten ermöglichen eine intelligentere Suche und sorgen dafür, dass Contentmodule automatisch in die richtigen Zusammenhänge integriert werden (z. B. eine Produktbeschreibung in den Webshop). Dadurch reichern Sie bestehenden Web-Content mit einer höheren Qualität an und erhöhen die Relevanz für Nutzer und Suchmaschinen.

4. Terminologie nutzen

Vermutlich haben Sie schon einen funktionierenden Terminologieprozess in Ihrem Unternehmen. Für das Web ist hier eine Umkehrung des Prozesses gefragt. Denn natürlich soll Ihr Content unter allen Begriffsvarianten gefunden werden und nicht nur entsprechend Ihrer terminologischen Festlegungen. Analysieren Sie deshalb Ihre „deprecated terms“ und reichern Sie Ihren Content für die Webdarstellung an geeigneten Stellen (z. B. in description, title, Alt-Tags) mit diesen Begriffen an. Dadurch sorgen Sie dafür, dass Google Sie unter möglichst vielen Begriffsvarianten als relevant erkennt.

5. Übersetzungen managen

Übersetzungsmanagement ist in Technischen Redaktionen heute oft ein Kernprozess. In vielen Fällen laufen Übersetzungen aber parallel zum Marketing ab. Hinzu kommt, dass Marketingabteilungen auch heute noch oft ohne gezielte Übersetzungssteuerung und Translation Memory Systeme arbeiten. Eine Analyse der gemeinsamen Content-Schnittmengen sorgt hier dafür, dass Content in möglichst vielen Sprachen zu Verfügung steht und Suchmaschinen das eigene Unternehmen auf allen Zielmärkten weit oben rankt.

6. Content automatisieren

Suchmaschinenoptimierung mit Dokumentations-Content kann keine Handarbeit sein. Das verbieten allein schon die typischen Contentbestände in der Technischen Dokumentation. Viele Unternehmen stellen heute Produktdokumentation als PDF zum Download bereit. Eine suboptimale Lösung, denn PDFs entfalten eine vergleichsweise geringe Suchmaschinenwirkung. Besser ist es, Dokumentationscontent nativ in den Webauftritt zu integrieren und die Redaktionswerkzeuge der beteiligten Abteilungen miteinander zu vernetzen. Dadurch erzielen Sie einen starken Automatisierungsgrad und – für Suchmaschinen ein wichtiges Kriterium – eine hohe Aktualität Ihres Contents.

Es lohnt sich also, das Suchmaschinenpotenzial der Technischen Redaktion zu erschließen. Reden Sie mit uns. Wir helfen Ihnen gerne auf dem Weg zum erfolgreichen Dokumentations-Content.

Stoff reduzieren

Ist weniger mehr? – Lehrstoff sinnvoll reduzieren

Titelseite: Ritter-Mamczak "Stoff reduzieren"

Titelseite: Ritter-Mamczak „Stoff reduzieren“

Vor mir liegt nun also ein Arbeitsbuch für die Lehrpraxis an Hochschulen. „Stoff reduzieren“ von Bettina Ritter-Mamczek war der Auftakt zur Reihe „Kompetent lehren“ des UTB-und Budrich-Verlages, in der mittlerweile 8 Bücher erschienen sind. Im Mittelpunkt steht – ganz dem Zeitgeist entsprechend – der Lernende. Wie kann ich Wissen so aufbereiten, dass der Lernende den größtmöglichen Nutzen daraus zieht?
Die Autorin ist selbst seit 19 Jahren als Dozentin und Moderatorin tätig. Sie liefert einen Überblick über Lehrkonzepte und gibt zahlreiche Tipps zur Planung von Lehrveranstaltungen.  Dabei geht es nicht nur um Stoffreduzierung sondern auch um durchdachte Lehrorganisation. Das Buch startet mit einer notwendigen Begriffserklärung als Schnelleinstieg und versammelt dann Konzepte zur Veranstaltungsplanung, insbesondere sog. Fachlandkarten. Zur Veranschaulichung fließen immer wieder Beispiele aus der Praxis ein. Aufgelockert wird das Ganze mit Handzeichnungen.

Hält sich das Buch an seine eigenen Regeln?

Stellenweise fällt es schwierig, sich einen endgültigen Masterplan herauszufiltern. Die Autorin nennt so viele Konzepte und teils sich überschneidende Fragelisten zur Planung, dass ich mich frage, wo ich am besten anfangen soll. Hier liegt es dann doch am Leser selbst, sich daraus einen geeigneten Plan zurechtzubasteln. Aber genau das muss nicht immer ein Nachteil sein. Die Autorin beschränkt sich nämlich nicht nur auf klassische Lehrmethoden, sondern bedient sich auch beim Projektmanagement (s. SMART-Konzept). Die Stärke des Buchs liegt dabei klar in den praxisrelevanten Beispielen und Übungen. Der Leser wird dazu angehalten, die eigene Arbeit im Hinblick auf das Beschriebene zu überdenken oder in Übungen zu erproben. Dadurch stellt sich schnell eine gewisse Routine in der Aufbereitung von Lehrinhalten ein.

Und was nützt das im Unternehmen?

Schön und gut, jetzt habe ich gelernt, wie ich Studenten und Schülern sinnvoll Wissen vermittle. Aber kann ich dieses Wissen auch in anderen Bereichen anwenden? Ein Blick über den Tellerrand lohnt sich. Die vorgestellten Konzepte lassen sich ganz klar auf die Arbeit im Unternehmen und den Redaktionsalltag übertragen. Immer wieder muss ich mich beim Schreiben eines Artikels fragen: Wer sind meine Leser, was meine Ziele, und was ist das zentrale Thema? Das letzte Kapitel widmet sich dieser Problematik und liefert Vorschläge für auftauchende Fragen. Außerdem sind Workshops und Seminare auch bei uns im Unternehmen immer ein Thema. Dafür kann man sich hier bedenkenlos bedienen.

Ein Nachschlagewerk für Wissensvermittlung

Der Tatsache geschuldet, dass das Buch in einer Reihe erschienen ist, werden einige Aspekte nicht behandelt. Es geht nicht darauf ein, wie man Inhalte veranstaltungsübergreifend vorbereitet, was bei heterogenen Gruppen zu beachten ist oder  welcher Medieneinsatz sinnvoll ist. Hier liegen dann auch die Grenzen für mich als Redakteurin im Unternehmen oder Leiterin von Workshops, wo eine homogene Zielgruppe doch eher die Ausnahme ist. Nichtsdestotrotz liefert das Buch einen hervorragenden Einstieg in das Thema. Es richtet sich an Einsteiger und Geübte gleichermaßen, wobei letztere dabei vor allem zur Reflexion ihrer bisherigen Lehrgestaltung angeregt werden. Sollte ich mal vergessen haben, worauf es ankommt, kann ich mich mit diesem Buch immer wieder daran erinnern.

Literatur:  Bettina Ritter-Mamczek [2016; 2. Aufl.]: Stoff reduzieren. Methoden für die Lehrpraxis. Verlag Barbara Budrich, Opladen und Toronto. ISBN 978-3-8252-4462-0
Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als elektronisches Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Zeit für den Nachwuchs

Das Basler Münster mit Pfalz und Rheinbrücke von Taxiarchos228Eigenes Werk, FAL, Link

Ergänzung (19.05.2017): Wir wurden von einigen Teilnehmern gebeten, mehr Zeit für die Einreichung zu ermöglichen. Deshalb haben wir uns entschlossen, die Frist bis einschließlich 31.05.2017 zu verlängern.

Jedes zweite Jahr ist es wieder Zeit für unseren Nachwuchspreis für berufliche Kommunikation. doctima verleiht mittlerweile zum zweiten Mal gemeinsam mit der Gesellschaft für angewandte Linguistik den Nachwuchspreis für berufliche Kommunikation. In diesem Jahr geht es zur nach Basel. Auf der GAL-Sektionentagung erhalten die Preisträgerin bzw. der Preisträger im großen Rahmen die angemessene Würdigung ihrer Arbeit.

Was musst du tun, um teilzunehmen? Ganz einfach: Bis zum 15.05. ein Abstract deiner wissenschaftlichen Abschlussarbeit einreichen, Lebenslauf dazu, an geschaeftsstelle@gal-ev.de schicken – fertig! Eine Jury aus fünf Wissenschaftlern prüft die Einreichungen und entscheidet dann, wer gewonnen hat. Die komplette Ausschreibung gibt es hier.

Zu gewinnen gibt es natürlich auch etwas: Der Preis ist mit 500 € dotiert und der Gewinner bzw. die Gewinnerin erhält die Gelegenheit, die Siegerarbeit einem breiten Fachpublikum im Rahmen der Eröffnungsveranstaltung der GAL Sektionentagung in Basel vorzustellen. Wer möchte, darf seine Arbeit auch hier im Blog präsentieren. Die Siegerarbeit aus 2015 beschäftigt sich mit der Kommunikation bei Feuerwehreinsätzen; Jan Gerwinski hat sie in einem Post für uns zusammengefasst.

Also ran an die Tastatur und nichts wie losgelegt mit der Einreichung zum doctima-Preis für berufliche Kommunikation.

Wie technische Redakteure den Wandel in der technischen Kommunikation aktiv mitgestalten können

Wenn der Zeitdruck steigt, bleibt die Qualität leicht auf der Strecke.

Wenn der Zeitdruck steigt, bleibt die Qualität leicht auf der Strecke.

In unserer Reihe zu Trends in der Technischen Redaktion haben wir heute Ina Franke zu Gast. Sie ist Senior Marketing Manager bei der Acrolinx GmbH. Acrolinx hilft Unternehmen überzeugenden Content zu erstellen: markenkonform, wirkungsvoll und skalierbar. Ausgestattet mit einer fortschrittlichen Sprachtechnologie, „liest“ Acrolinx Content und leitet Autoren an, ihn zu verbessern. Mehr Informationen dazu finden sich auf acrolinx.de.

Der Wert der technischen Kommunikation wird auf Unternehmensebene häufig unterschätzt. Manager betrachten die technische Kommunikation oft als notwendige Kostenstelle und übersehen dabei ihre enorme Bedeutung für die Gewinnung und Bindung von Kunden. Gleichzeitig tun technische Redakteure noch immer wenig, um diese Vorstellung zu korrigieren. Besonders, wenn sie ihren Aufgabenbereich darauf reduzieren, Verbrauchern Fragen zu Produkten und Fehlerbehebungen zu beantworten.

Mit der weiterhin steigenden Bedeutung von Content beobachten wir 6 wichtige Veränderungen im Bereich der technischen Kommunikation, die die Rolle von technischen Redakteuren neu definieren:

  1. Die Erstellung von technischem Content wird vorverlagert. Immer häufiger sind es Ingenieure und Mitarbeiter in der Produktentwicklung und im technischen Support, die Inhalte erstellen. Dadurch wird es schwieriger, für Konsistenz zu sorgen – sowohl innerhalb der technischen Redaktion als auch unternehmensweit. Verschärft wird das Problem dadurch, dass Content oft ohne eine abteilungsübergreifende Abstimmung veröffentlicht wird. Dies kann zu inkorrekten Informationen und unzufriedenen Kunden führen.
  2. Knappe Budgets oder eine fehlende Wertschätzung der technischen Kommunikation können zur Folge haben, dass das Erstellen von technischem Content ausgelagert wird. Auch dies führt dazu, dass Inhalte von zentralen technischen Ressourcen wie Produktentwicklungsteams oder der gesamten Content-Strategie abgekoppelt werden.
  3. Content wird zunehmend von Nicht-Muttersprachlern erstellt. Zu den Folgen dieser Entwicklung zählen fehleranfälliger und inkonsistenter Content, schwer verständliche und kostenaufwändige Übersetzungen und ein mangelnder redaktioneller Überblick. Das Fehlen effektiver Qualitätskontrollen erschwert es außerdem, Fehler zu beheben – oft bleiben diese unkorrigiert.
  4. Vor allem englischer Content wird zunehmend von Nicht-Muttersprachlern gelesen. Vor diesem Hintergrund müssen technische Informationen leicht verständlich sein und interkulturellen Anforderungen genügen. Eine computerunterstützte Übersetzung kann für die Lokalisierung von technischem Content hilfreich sein, erfordert aber eine zusätzliche Qualitätskontrolle.
  5. Engere Zeitpläne machen schnellere Turnarounds erforderlich. Dabei ist es wichtig, dass technische Redakteure frühzeitig integriert werden. Das ist leider nicht immer der Fall. Der Fokus auf Kosten und Schnelligkeit führt häufig sogar dazu, dass technische Inhalte erst auf Nachfrage von Kunden geschrieben werden. So hinkt technischer Content den Entwicklungen oft hinterher.
  6. Technische Redakteure teilen ihr Wissen in sozialen Medien, die von immer mehr Kunden als Ergänzung oder sogar als Ersatz für die eigentliche Dokumentation wahrgenommen werden. Statt Content vor der Auslieferung eines Produkts zu erstellen, reagieren technische Redakteure in Echtzeit auf Fragen von Kunden. Hierbei ist es wichtig, eine gute Balance zu finden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Unternehmen Social Media als zusätzliche Rechtfertigung dafür sehen, technischen Content weiter zu kürzen.

Als technischer Redakteur sollten Sie die genannten Entwicklungen zum Anlass nehmen, sich geschickt neu zu positionieren. Dazu sollten Sie zunächst Ihre Selbstwahrnehmung überprüfen und sich den Wert ihrer Arbeit bewusstmachen.

Die technische Kommunikation kann einen wertvollen Beitrag dazu leisten, die Umsätze Ihres Unternehmens zu steigern. Überlegen Sie, wie Sie strategische Prioritäten Ihres Unternehmens unterstützen und dies nachvollziehbar demonstrieren können. Zeigen Sie, dass die Nachfrage nach Ihrem Content wächst. Dabei können Sie sich auch auf die Marketing-Strategie Ihres Unternehmens und die Wünsche von Kunden beziehen.

Ihre Arbeit spielt eine wichtige Rolle, das Leistungsversprechen Ihres Unternehmens umzusetzen. Um das Potential Ihrer Rolle voll auszuschöpfen, müssen Sie den Wert Ihrer Arbeit jedoch überzeugend auf den Punkt bringen.

Gehörige Horizonterweiterung – Wie Bürger- und Kundenkommunikation gelingen kann

Die Qualität eines Textes kann nicht losgelöst von der kommunikativen Funktion bestimmt werden. Während ich in diesen Wochen ein kommunales Serviceunternehmen dabei unterstütze, seine Kundenanschreiben hinsichtlich Verständlichkeit, Prägnanz und Leserbezug einer Generalüberholung zu unterziehen, liegt das „Handbuch Bürgerkommunikation“ griffbereit neben mir auf dem Schreibtisch. Aus ihm stammt der eingangs zitierte Satz. Ihn kann ich aus meiner Erfahrung in der Beratung von Kommunen, Banken, Krankenkassen und Versicherungen nur unterschreiben. Und er spielt auch in meinem aktuellen Projekt eine Rolle.

Wesentlich mehr als ein Ratgeber

Das Handbuch Bürgerkommunikation: Es fasst die Erfahrungen und fachlichen Grundlagen eines großangelegten Projekts der Stadt Arnsberg zusammen, die schon vor über zehn Jahren zusammen mit einem linguistisch kompetenten Beratungsteam daran ging, ihren Sprach- und Schreibstil systematisch auf größtmögliche Bürgernähe hin auszurichten. Und das mit Erfolg. Das Handbuch Bürgerkommunikation ist damit ein gutes Beispiel dafür, wie sprachwissenschaftlich fundierte Kommunikationskonzepte einen entscheidenden Unterschied machen.

Dieses Attribut „wissenschaftlich“ ist es auch, das für mich den großen Mehrwert dieses Buches gegenüber anderer Literatur im Bereich Textoptimierung ausmacht – vor allem gegenüber der klassischen Ratgeberliteratur. Es geht nicht um ein bisschen mehr „Pfiff“ oder einen „lockeren Stil“ – sondern alles, was gefordert und geraten wird (und das passiert durchaus mit ganz konkreten Beispielen und Empfehlungen), steht auf soliden fachlichen Füßen. Und so bilden die Basis dieses Buches und seiner insgesamt neun Module (Kapitel) auch nicht die erwartbaren Stilblüten und Schenkelklopfer aus dem Fundus deutscher Behördenpublikationen, sondern Themen wie „Modelle der Textverständlichkeit“ (Modul 1), „Soziale Klugheit“ (Modul 3) oder „Instrumente der Identitätskommunikation“ (Modul 7).

Sparringspartner für harte Nüsse

Das zeigt schon: Ganz einfache Kost ist dieses Buch nicht. Es geht um Sprachwissenschaftliches, Kommunikationswissenschaftliches, Soziologisches und auch (Staats-)Philosophisches. Und es gibt Nebentöne, die in der mitunter stark auf Effizienz getrimmten Debatte um die Optimierung von Kommunikation eher ungewöhnlich sind, z. B. wenn es um die gesellschaftliche Verantwortung von Kommunizierenden geht.

Mein Fazit: Wer mehr als bloß ein paar Tipps zur Bürger- und Kundenkommunikation sucht, wer als Profi einen weiten Horizont benötigt und tiefer verstehen möchte, weil er nur so zu wirklich passenden Lösungen findet: Dem kann ich dieses Buch nur empfehlen.

Ich werde es auf jeden Fall noch einmal intensiv durcharbeiten. Und es dabei auch befragen zu Innovationsthemen, die in unseren Projekten zunehmend wichtig werden. Zum Beispiel wie sich das Konzept der Leichten Sprache noch wirkungsvoller in die Bürger- und Kundenkommunikation integrieren lässt.

Literatur: Ebert, Helmut/Fisiak, Iryna [2016]: Handbuch Bürgerkommunikation: Moderne Schreib- und Kommunikationskultur in der Dienstleistungsverwaltung. LIT Verlag, Berlin, 331 Seiten. 978-3825887575

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Erzähl mir keine Geschichten

Welche Geschichte wohl hinter diesem Schild steckt?

Heute auf meiner Leseliste: „Digital Storytelling“ von Dieter Georg Herbst und Thomas Heinrich Musiolik. Storytelling? Ja, Geschichten haben wieder Konjunktur im Marketing und der Unternehmenskommunikation. Da lohnt es sich sicher, einmal einen Blick über den Tellerrand zu wagen und zu gucken, ob das nicht auch für die Technische Redaktion ein interessanter Trend werden könnte. Und da kann die Beschränkung auf „digital“ eigentlich nur nutzen, schließlich sind auch bei uns die meisten Texte digital.

Mit einigermaßen großen Hoffnungen habe ich mich also an die Lektüre gemacht. Ich hoffte zum einen mehr darüber zu erfahren, wie Geschichten funktionieren, wie man sie in einem Unternehmenskontext nutzbar macht. Und zum anderen hat mich interessiert, was digitale Geschichten von den Geschichten unterscheidet, die wir alle kennen.

Und ich muss sagen, ich wurde auf ganzer Linie enttäuscht. Was eine Geschichte ist, das setzen die Autoren anscheinend als gegeben voraus. Jedenfalls weiß ich das am Ende des zweiten Kapitels immer noch nicht; das dritte Kapitel zeigt mir aber schon wie ich zum „eigenen Digital Storytelling“ komme. In der Zwischenzeit habe ich bereits mehrfach gehört, wie wichtig es ist, die Lagerfeueratmosphäre des Geschichtenerzählens für Unternehmen nutzbar zu machen. Dabei wird immer wieder mit unterschiedlichsten Begriffen jongliert, die alle irgendwie mit „Geschichten“ zu tun haben: Bilder, Emotionen, Transparenz – alles ist irgendwie eine Story und auch wieder nicht.

Vielleicht liegt das ja auch daran, dass Herbst und Musiolik selbst erstaunlich wenig Geschichten erzählen. Stattdessen changiert der Text zwischen Marketing-Speak und Quasi-Wissenschaftlichkeit. Beispiele werden zwar immer wieder genannt, aber nur angerissen und nicht besprochen, sondern irgendwie immer schon als bekannt vorausgesetzt. Da fehlt es mir letzten Endes an Konkretheit.

Zum Schluss noch ein Geständnis: Es passiert mir nur ganz selten, aber dieses Buch habe ich nicht zu Ende gelesen: Es kann also sein, dass „Digital Storytelling“ so ab dem zweiten Drittel eine komplette Kehrtwende macht und all das liefert, was ich mir erhofft habe. Vielleicht ein Fehler, aber mir fehlte schlicht und einfach die Geduld. An dem Thema Storytelling (und Technische Dokumentation) werde ich sicher dran bleiben. Mit „Digital Storytelling“ aber nicht.

Literatur: Herbst, Dieter Georg; Thomas Heinrich Musiolik [2016]: „Digital Storytelling. Spannende Geschichten für interne Kommunikation, Werbung und PR“. UVK Verlagsgesellschaft mbH, Konstanz und München. ISBN 978-3-7398-0017-2

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als elektronisches Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Futter für Berater, Trainer und Leute in Führungsverantwortung

Ein Büchlein von Eva Buff Keller und Stefan Jörissen über Abschlussarbeiten liegt schon eine ganze Weile auf meinem Schreibtisch. „Du betreust doch bei uns die meisten Masterarbeiten“ – so kam es dorthin. In die Hand genommen habe ich es immer wieder über die letzten Monate. Und heute möchte ich meine Leseeindrücke endlich teilen.

Weil wir Abschlussarbeiten betreuen

Ja, es ist so. Hier bei doctima entstehen jedes Jahr zwei bis drei Abschlussarbeiten. Meist sind es linguistische oder redaktionelle Themenstellungen. Einfach deswegen, weil wir als Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen am Puls der Zeit bleiben und neue Ideen fachlich austesten wollen.

So stehen in unserer Bibliothek mittlerweile eine ganze Reihe Abschlussarbeiten von Studentinnen und Studenten, die im Rahmen eines Praktikums bei uns engagiert waren und als „Krönung“ dieser Zeit zu einem praxisrelevanten Thema geforscht und geschrieben haben. Darunter Arbeiten zu „Checklisten als Instrumente in der Qualitätssicherung“, zum Konzept der „Leichten Sprache“ oder – in Kürze – zu Redaktionsleitfäden für Redaktionen, die ein CMS einsetzen.

Selektives Lesen schärft das Handwerkszeug

Anfangs war ich – ehrlich gesagt – ein bisschen skeptisch, ob ich in meiner Arbeit von diesem Buch profitieren würde. Denn es richtet sich erst einmal an die akademische Welt. Also Leute, die in ihrer Funktion als Dozenten an Hochschulen Abschlussarbeiten von A bis Z betreuen. Eine Hochschule tickt doch sehr anders als ein Unternehmen. Außerdem gibt es Themen, die ich als Zweitbetreuer getrost dem Erstkorrektor und Hauptbetreuer überlassen kann wie zum Beispiel die Frage, ob die Inhalte durchgängig den Anforderungen wissenschaftlichen Schreibens genügen.

Diese Skepsis habe ich nach und nach abgelegt. Und zwar aus mehreren Gründen. Zum einem tritt das Buch mit einem sehr weiten thematischen Horizont an. Wenn es zum Beispiel in Kapitel 2 um die Vermittlung fachlicher und überfachlicher Kompetenzen geht, lesen in mir vor allem der Trainer, Coach und Abteilungsleiter mit großem Interesse mit. Oder wenn Kapitel 4 das „Kontinuum zwischen Führen und Beraten“ reflektiert, finde ich Kompetenzen thematisiert, die ich im Projekt- und Beratungsgeschäft tagtäglich brauche.

Das alles ordne ich – Sie merken es – für mich erst einmal gar nicht in die Rubrik „Abschlussarbeiten“ ein, sondern verknüpfe es mit dem Handwerkszeug, das ich für meinen eigenen Beruf benötige. Diese fachliche Fundiertheit, die mir diese zugegeben sehr selektive Nutzung ermöglicht, halte ich für eine der ganz großen Stärken des Buchs. Man liest und lernt viel zum Thema Wissensvermittlung, Begleitung von Menschen und Bewertung von Inhalten – egal aus welcher Disziplin man kommt.

Fachlich fundiert, systematisch aufbereitet

Natürlich muss man mit dem diskursiven Ansatz des Buchs zurechtkommen. Viele Themen werden nur kurz angesprochen, für Details müsste man den zahlreichen Literaturverweisen auf einschlägige Fachliteratur nachgehen. Das Gute daran: Es wird kein verkürztes und billiges Rezeptwissen feilgeboten. Man bewegt sich auf fachlich solidem Grund.

Und trotzdem wird man nicht mit einer Menge akademischer Richtigkeiten alleine gelassen. Dadurch, dass alle Inhalte in ein generisches Modell eingebunden sind und es viele praktische Tipps und griffige Aufbereitungen zum Beispiel in Form von Diagrammen gibt, lässt sich viel direkter Profit schlagen.

Wo ich mir ganz sicher bin: Wenn die nächste Abschlussarbeit zur Betreuung ansteht, werde ich mich durch das Büchlein weiter coachen lassen. Und dann wirklich ganz im Sinne von Autorin und Autor.

Literatur: Eva Buff Keller, Stefan Jörissen [2015]: „Abschlussarbeiten im Studium anleiten, betreuen und bewerten“. UTB. ISBN 978-3825243456

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Von A nach B – 6 Tipps zur Contentmigration

Pelikane im Flug

Nur selten ist Migration so einfach wie bei Zugvögeln…

Wenn es um die Bestandsdatenübernahme geht, kann man beim Wechsel des CMS einige böse Überraschungen erleben. Denn bei der Übernahme von Altdaten steckt der Teufel im Detail. Deshalb wollen wir heute einmal ein paar Tipps zu den Details geben, auf die Sie in Ihrem Contentmigrations-Projekt achten sollten.

Zeichenkodierung beachten

Welche Zeichenkodierung haben eigentlich die Ausgangsdaten: ISO-8859-1, Windows-1252, Unicode oder etwas noch Exotischeres? Und welche Zeichenkodierung erlaubt bzw. verlangt das Zielsystem. Gibt es im Ausgangstext ein durchgehendes Escaping (Kodierung von Sonderzeichen durch Zeichenfolgen, z. B. „äußerst“ wird zu „äußerst“) und wie lässt sich dieses in das Zielsystem transformieren? Wer hier die Daten vorab genau analysiert, kann eine Menge Probleme im Migrationsprozess vermeiden.

Inkompatible Layout- und Textkonstrukte

Sind die Textkonstrukte zwischen Ausgangs- und Zielsystem kompatibel zueinander.  Komplexe semantische Handlungsanweisungen, tief geschachtelte Listen oder Zeichenformatkombinationen sind typische Problemstellen. Manches System lässt schon die Kombination aus Fett- und Kursivmarkierung (<b><i>Si meliora…</i></b>) aus der Kurve fliegen.

Makros machen Ärger

Gelegentlich werden auch statische Dokumente teilweise dynamisch gestaltet (z. B. durch eingebundene Excel-Berechnungen) oder nachträglich verändert (z. B. durch Word-Makros). Im eigentlichen Bestandscontent sind solche Mechanismen oft nicht leicht zu erkennen und manchmal sind sie den Benutzern nicht einmal bewusst. Hier ist also Recherche angesagt und ein Vergleich zwischen dem Bestandscontent und den ausgelieferten Dokumenten. Hat man solche Mechanismen entdeckt, gilt es zu entscheiden, ob sich auf sie verzichten lässt, ob sie im Zielsystem nachimplementiert werden können oder ob sie durch geeignete Mechanismen des Zielsystems ersetzt werden müssen.

Grafikformate

Auch bei Grafiken gibt es Formatprobleme – und nicht nur wenn es um print oder online als Ausgabemedien geht. Immer wieder kommen bestimmte Zielsysteme nicht mit den Formaten des Ausgangssystems zurecht. Word kann zum Beispiel nicht mit SVG umgehen. Umgekehrt stellen Word-Zeichnungen für fast alle anderen Systeme ein Problem dar. Also: Auch hier genau prüfen, was möglich ist und im Problemfall zum Beispiel ein Kompromissformat finden, mit dem beide Systeme zurechtkommen.

Beschriftungen

Neben den eigentlichen Grafikformaten sollten Sie sich auch die Art der Beschriftung in den Grafiken ansehen. Hier sind ganz unterschiedliche Varianten üblich: fest im Bild integriert (eher selten), als gruppierte Objekte (häufig und schwierig zu migrieren), mit einer eigenständigen, unabhängigen Legende (aufpassen, damit die Zusammenhänge nicht verloren gehen) u. v. m. Bedenken Sie auch die Optionen, die das Zielsystem bietet. Vielleicht ist ja z. B. eine Clickmap die bessere Lösung für die Beschriftung. Denn wenn man schon den Aufwand für die Migration betreibt, dann sollte der Content im Zielsystem auch besser sein als zuvor.