Suchmaschinenoptimierung für die Technische Dokumentation: 6 Schritte

Hilft Ihre Gebrauchsanleitung der Suchmaschine?

Hilft Ihre Anleitung der Suchmaschine?

Heute habe ich im Parson-Blog einen Post darüber veröffentlicht, wie die Technische Dokumentation ihr SEO(Suchmaschinen)-Potenzial entfalten kann. Aus Platzgründen habe ich dabei die Frage aussparen müssen, welche Schritte notwendig sind, um Produktkommunikation für Suchmaschinen nutzbar zu machen.

1. Contentqualität heben

Richten Sie Ihre Dokumentation konsequent auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen aus. Entschlacken Sie Inhalte und geben Sie den Nutzern Ihrer Dokumentation einen Eindruck für welchen Zeitpunkt im Produktlebenszyklus der aktuelle Content gedacht ist. Entwickeln Sie eine Strategie, wie die Nutzer jeweils den richtigen Content zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Medium finden können. Dadurch sorgen Sie dafür, dass auch die Suchmaschine Ihren Content als relevant erkennt.

2. Modular texten

Modulares Texten ist seit längerem der Königsweg, um die Textvolumen in der Technischen Dokumentation effizient und qualitativ hochwertig produzieren zu können. Technisch wird die modulare Texterstellung oft durch XML-basierte Redaktionssysteme oder professionelle CMS-Lösungen unterstützt. Durch geschickte modulare Texterstellung versorgen Sie Ihren Webauftritt mit der Contentmenge, die tatsächlich suchmaschinenwirksam wird.

3. Metadaten vergeben

Text zu erstellen, ist nur die halbe Miete. Durch Metadaten reichern Sie Ihren Content mit Semantik an. Metadaten ermöglichen eine intelligentere Suche und sorgen dafür, dass Contentmodule automatisch in die richtigen Zusammenhänge integriert werden (z. B. eine Produktbeschreibung in den Webshop). Dadurch reichern Sie bestehenden Web-Content mit einer höheren Qualität an und erhöhen die Relevanz für Nutzer und Suchmaschinen.

4. Terminologie nutzen

Vermutlich haben Sie schon einen funktionierenden Terminologieprozess in Ihrem Unternehmen. Für das Web ist hier eine Umkehrung des Prozesses gefragt. Denn natürlich soll Ihr Content unter allen Begriffsvarianten gefunden werden und nicht nur entsprechend Ihrer terminologischen Festlegungen. Analysieren Sie deshalb Ihre „deprecated terms“ und reichern Sie Ihren Content für die Webdarstellung an geeigneten Stellen (z. B. in description, title, Alt-Tags) mit diesen Begriffen an. Dadurch sorgen Sie dafür, dass Google Sie unter möglichst vielen Begriffsvarianten als relevant erkennt.

5. Übersetzungen managen

Übersetzungsmanagement ist in Technischen Redaktionen heute oft ein Kernprozess. In vielen Fällen laufen Übersetzungen aber parallel zum Marketing ab. Hinzu kommt, dass Marketingabteilungen auch heute noch oft ohne gezielte Übersetzungssteuerung und Translation Memory Systeme arbeiten. Eine Analyse der gemeinsamen Content-Schnittmengen sorgt hier dafür, dass Content in möglichst vielen Sprachen zu Verfügung steht und Suchmaschinen das eigene Unternehmen auf allen Zielmärkten weit oben rankt.

6. Content automatisieren

Suchmaschinenoptimierung mit Dokumentations-Content kann keine Handarbeit sein. Das verbieten allein schon die typischen Contentbestände in der Technischen Dokumentation. Viele Unternehmen stellen heute Produktdokumentation als PDF zum Download bereit. Eine suboptimale Lösung, denn PDFs entfalten eine vergleichsweise geringe Suchmaschinenwirkung. Besser ist es, Dokumentationscontent nativ in den Webauftritt zu integrieren und die Redaktionswerkzeuge der beteiligten Abteilungen miteinander zu vernetzen. Dadurch erzielen Sie einen starken Automatisierungsgrad und – für Suchmaschinen ein wichtiges Kriterium – eine hohe Aktualität Ihres Contents.

Es lohnt sich also, das Suchmaschinenpotenzial der Technischen Redaktion zu erschließen. Reden Sie mit uns. Wir helfen Ihnen gerne auf dem Weg zum erfolgreichen Dokumentations-Content.

Gehörige Horizonterweiterung – Wie Bürger- und Kundenkommunikation gelingen kann

Die Qualität eines Textes kann nicht losgelöst von der kommunikativen Funktion bestimmt werden. Während ich in diesen Wochen ein kommunales Serviceunternehmen dabei unterstütze, seine Kundenanschreiben hinsichtlich Verständlichkeit, Prägnanz und Leserbezug einer Generalüberholung zu unterziehen, liegt das „Handbuch Bürgerkommunikation“ griffbereit neben mir auf dem Schreibtisch. Aus ihm stammt der eingangs zitierte Satz. Ihn kann ich aus meiner Erfahrung in der Beratung von Kommunen, Banken, Krankenkassen und Versicherungen nur unterschreiben. Und er spielt auch in meinem aktuellen Projekt eine Rolle.

Wesentlich mehr als ein Ratgeber

Das Handbuch Bürgerkommunikation: Es fasst die Erfahrungen und fachlichen Grundlagen eines großangelegten Projekts der Stadt Arnsberg zusammen, die schon vor über zehn Jahren zusammen mit einem linguistisch kompetenten Beratungsteam daran ging, ihren Sprach- und Schreibstil systematisch auf größtmögliche Bürgernähe hin auszurichten. Und das mit Erfolg. Das Handbuch Bürgerkommunikation ist damit ein gutes Beispiel dafür, wie sprachwissenschaftlich fundierte Kommunikationskonzepte einen entscheidenden Unterschied machen.

Dieses Attribut „wissenschaftlich“ ist es auch, das für mich den großen Mehrwert dieses Buches gegenüber anderer Literatur im Bereich Textoptimierung ausmacht – vor allem gegenüber der klassischen Ratgeberliteratur. Es geht nicht um ein bisschen mehr „Pfiff“ oder einen „lockeren Stil“ – sondern alles, was gefordert und geraten wird (und das passiert durchaus mit ganz konkreten Beispielen und Empfehlungen), steht auf soliden fachlichen Füßen. Und so bilden die Basis dieses Buches und seiner insgesamt neun Module (Kapitel) auch nicht die erwartbaren Stilblüten und Schenkelklopfer aus dem Fundus deutscher Behördenpublikationen, sondern Themen wie „Modelle der Textverständlichkeit“ (Modul 1), „Soziale Klugheit“ (Modul 3) oder „Instrumente der Identitätskommunikation“ (Modul 7).

Sparringspartner für harte Nüsse

Das zeigt schon: Ganz einfache Kost ist dieses Buch nicht. Es geht um Sprachwissenschaftliches, Kommunikationswissenschaftliches, Soziologisches und auch (Staats-)Philosophisches. Und es gibt Nebentöne, die in der mitunter stark auf Effizienz getrimmten Debatte um die Optimierung von Kommunikation eher ungewöhnlich sind, z. B. wenn es um die gesellschaftliche Verantwortung von Kommunizierenden geht.

Mein Fazit: Wer mehr als bloß ein paar Tipps zur Bürger- und Kundenkommunikation sucht, wer als Profi einen weiten Horizont benötigt und tiefer verstehen möchte, weil er nur so zu wirklich passenden Lösungen findet: Dem kann ich dieses Buch nur empfehlen.

Ich werde es auf jeden Fall noch einmal intensiv durcharbeiten. Und es dabei auch befragen zu Innovationsthemen, die in unseren Projekten zunehmend wichtig werden. Zum Beispiel wie sich das Konzept der Leichten Sprache noch wirkungsvoller in die Bürger- und Kundenkommunikation integrieren lässt.

Literatur: Ebert, Helmut/Fisiak, Iryna [2016]: Handbuch Bürgerkommunikation: Moderne Schreib- und Kommunikationskultur in der Dienstleistungsverwaltung. LIT Verlag, Berlin, 331 Seiten. 978-3825887575

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Lasten- und Pflichtenhefte – der Erfolg entscheidet sich am Dokumentkonzept

Vorgefertigte Lastenhefte wollen viele. Aber wären die sinnvoll?

Vorgefertigte Lastenhefte wollen viele. Aber wären die sinnvoll?

Seit gut zehn Jahren bin ich in Unternehmen unterwegs, um mit Entwicklungsabteilungen einen für die Ingenieure oft lästigen Dokumenttyp auf Vordermann zu bringen: Lasten- und Pflichtenhefte. Egal wohin ich komme, hegen meine Kunden eine ganz bestimmte Hoffnung. Eine Hoffnung, die sich in zwei Fragen ausdrückt:

Frage 1: Gibt es Normen, die man unbedingt beachten muss, um ein wirklich sauberes (und damit vollständiges und möglichst rechtssicheres) Lastenheft oder Pflichtenheft zu erstellen?

Und Frage 2: Gibt es nicht allgemeingültige Dokumentvorlagen mit allen benötigten Inhalten – am besten downloadbar aus dem Web? Und dann ist alles gut?

Unerfüllbare Hoffnungen

Diese Hoffnung muss ich regelmäßig enttäuschen. Leider – könnte man erst einmal meinen.

Natürlich gibt es Normen, die Lasten- und Pflichtenhefte thematisieren, zum Beispiel die DIN 69901. Aber diese Normen helfen bei den Fragen, die die Unternehmen umtreiben, nicht wirklich weiter. Normen kann man vor allem Definitionen entnehmen, was ein Lasten- oder Pflichtenheft ist, was als Gliederung eventuell sinnvoll ist und wie man diese Dokumente in Entwicklungsprozessen am besten einsetzt. Gewonnen ist damit nicht viel.

Dasselbe gilt für downloadbare Vorlagen: Sie können einem einen ersten Eindruck geben, was vielleicht wichtig ist. Aber eine Dokumentvorlage und vor allem die darin enthalten Inhaltspunkte entspringen immer einem bestimmten Kontext und treffen nie passgenau zu. Oder sie sind so allgemein gehalten, dass sie im Grunde nichts aussagen.

Die gute Nachricht – Freiraum für passgenaue Dokumentkonzepte

Mit „Kontext“ ist das relevante Stichwort schon gefallen. Jedes Unternehmen arbeitet (egal ob Auftragnehmer oder Auftraggeber, egal ob Lastenheft oder Pflichtenheft) unter anderen Rahmenbedingungen. Produkte unterscheiden sich technologisch grundlegend, die Vertragspartner sind unterschiedliche, interne Dokumente benötigen andere Inhalte als Dokumente, die über Unternehmensgrenzen ausgetauscht werden. Abhängig davon, wer die Designverantwortung trägt, entwickeln Lasten- und Pflichtenhefte erst ihre eigentliche Gestalt.

Eine Lösung von der Stange – das zeigt mir die Praxis immer wieder ganz deutlich – kann es eigentlich gar nicht geben.

Genau hier aber liegt die große Chance für die Unternehmen. Und das ist die Botschaft, die die Miene meiner Kunden ganz schnell wieder aufhellt. Weil der Kontext hochgradig individuell ist, besteht große Freiheit in der Gestaltung von Lastenheften und Pflichtenheften. Ganz sicher keine Beliebigkeit, aber ein Freiraum, in dem man eine unternehmensspezifisches Dokumentenkonzept entwickeln kann. Ein Konzept, das dann wirklich funktionierende Dokumente ermöglicht.

Was so ein spezifisches Dokumentenkonzept ganz konkret ausmacht, möchte ich hier noch an drei Beispielen zeigen:

Beispiel 1: Es muss nicht immer viel sein

Dieses Konzept ist vor gut zwei Jahren in München entstanden. Ein Unternehmen der Schwerindustrie liefert als Auftragnehmer eine Presseinrichtung für eine große Stahlverarbeitungsanlage. Das spezifizierte Produkt ist für meine Vorstellungen riesengroß, das Pflichtenheft dazu ist aber maximal schlank geworden. Es ist wenige Seiten lang und macht zusammen mit dem Maschinenplan trotzdem eine vollumfängliche Leistungszusage an den Auftraggeber.

Der Kunde hat sehr aufgeatmet: Dass ein Projekt mit Pflichtenheft die Dokumentationsaufwände der Ingenieure, die ja sowieso schon unter hohem Zeitdruck arbeiten, vervielfachen würde – diese Befürchtung hat sich nicht bewahrheitet.

Beispiel 2: Ein Dokument, das skaliert

Genau hinsehen! Auf dem Weg zu einer passgenauen Dokumentkonzeption

Genau hinsehen! Auf dem Weg zu einer passgenauen Dokumentkonzeption

Ein Unternehmen für Fenster- und Fassadentechnologie definiert seinen Entwicklungsprozess für Innovationsprojekte neu. Damit die Entwicklung koordiniert abläuft, soll der Vertrieb als unternehmensinterner Auftraggeber ein Lastenheft schreiben. Das Problem an der bisherigen Praxis: Das Lastenheft des Vertriebs ist der Entwicklung zu unspezifisch, der Vertrieb möchte aber nichts vorgeben und spezifizieren, worüber er noch keine Aussagen machen kann. Eine klassische Patt-Situation.

Als Lösung haben wir ein Lastenheft konzipiert, das mitwachsen kann. In seiner ersten Fassung (das „Lastenheft light“) formuliert der Vertrieb die Produktidee und die zentralen Leistungsmerkmale des neu zu entwickelnden Produkts. Dieser Stand dient der internen Abstimmung. Erst wenn klar ist, ob sich dieses Produktkonzept technologisch und wirtschaftlich umsetzen lässt (und in diesem Bewertungs- und Aushandlungsprozess sitzt die Entwicklung mit am Tisch), wird ein „richtiges“ und umfassendes Lastenheft erstellt, das für die Entwicklungsabteilung die Vorgaben in relevanter Breite und Tiefe niederlegt.

Dass dieses Konzept aufgeht, ist konzeptionell vor allem der Gliederung der neuen Lastenheftvorlage zu verdanken. Sie kann angelehnt an den Fortschritt im Entwicklungsprozess von vorne nach hinten wachsen. Es ist als Lastenheft-Standard eine ganz individuelle Lösung entstanden, die sich durch ein hohes Maß an Flexibilität und Skalierbarkeit auszeichnet.

Beispiel 3: Antworten auf 1500 Anforderungen

Ein letztes Beispiel: Ein Automobilzulieferer bekommt von seinen Auftraggebern in schöner Regelmäßigkeit Lastenhefte vorgelegt, die 300 Seiten und länger sind. Um noch einmal eine Zahl zu nennen: Wir reden von 1200 bis 1500 Anforderungen.

Wie kann nun ein Pflichtenheft bzw. die Leistungszusage in so einem Szenario aussehen? Und zwar ohne dass als Pflichtenheft ein noch längeres Monsterdokument entsteht, das unsinnige Aufwände erzeugt? Denn immerhin sagt die reine Lehre – und auch die Auftraggeber aus dem Automobilsektor fordern es: Ein Pflichtenheft muss Antwort geben auf alle Anforderungen des Auftraggebers.

In diesem Fall entwickeln wir eine Lösung aus zwei Dokumenten:  Die Detailantworten stehen in einer Excel-Liste, die eine maximal kurze Antwort auf wirklich jede Anforderung gibt. Dazu kommt aber – und das war hier das Aha-Erlebnis – ein Rahmendokument, in dem der Auftragnehmer noch einmal losgelöst von dem Detaildokument seine Lösung und seine Leistungsfähigkeit konzentriert darstellt. Das zudem Punkte hervorhebt und anbringt, die ihm aus seiner Rolle heraus wichtig sind – und nicht nur solche, die der Auftraggeber aktiv nachfragt. Und das zu guter Letzt sogar – auch das ein Novum – den Auftraggeber in die Pflicht nimmt.

Seit diesem Jahr gehen alle „Antworten“ dieses Kunden auf diese Weise zurück an seine Auftraggeber.

Buchbar als Praxispaket Lastenhefte/Praxispaket Pflichtenhefte

Die konzeptionelle Anlage eines Lasten- oder Pflichtenheftes halte ich im Rückblick auf bestimmt 60 Beratungs-Einsätze als den wesentlichen Schlüssel zum Erfolg. Und das Schöne ist, dass man die Konzepte so auslegen kann, dass daraus ein wirklicher Standard entsteht – also Vorlagen und Definitionen, die für ganze Klassen von Projekten tragen und nicht nur für einen Einzelfall.

Sollten Ihnen diese Sorte Spezifikationsdokumente auch im Magen liegen: Schauen Sie sich doch einfach einmal unser ‚Praxispaket Lastenhefte/Praxispaket Pflichtenhefte‚ an. Ein bewährtes Verfahren, in dem wir schon ganz viele Unternehmen begleitet haben.

Denkblockaden oder Schreibmythen?

Christian Wymann [2016]: Schreibmythen entzaubern

Christian Wymann [2016]: Schreibmythen entzaubern

Falsche Vorstellungen können beim Schreiben oft mehr blockieren als ein schweres Thema oder stilistische Schwächen. Das ist uns in unseren Schreib-Coachings immer wieder aufgefallen. Dankenswerter Weise hat nun Christian Wymann die häufigsten Denkblockaden in einem kurzen Buch zusammengestellt. Denn immerhin: Solche „Schreibmythen“ (wie er sie nennt) können zum echten Karrierekiller werden, wenn sie nicht rechtzeitig „entzaubert“ werden.

Wymanns Buch versammelt je drei „Schreibmythen“ zu Autor, Schreibprozess und Dokument. Die so gesammelten „Schreibmythen“ sind selbstverständlich nicht vollständig, decken aber die häufigsten Missverständnisse ab, die es rund um das Schreiben so gibt. Jedes Kapitel startet mit einem kurzen Fragenteil, der dabei hilft einzuschätzen, ob man diesem „Mythos“ selbst anhängt. Der Autor streut zur Veranschaulichung der „Mythen“ viele Schreibbiographien von professionellen Autoren ein. Zum Ende eines Kapitels gibt Wymann noch kurze Tipps, wie man mit dem jeweiligen „Mythos“ umgehen kann, was sich gegen ihn tun lässt. Ich bezweifle zwar, ob sich eine eingefahrene Denkblockade durch die Lektüre des Buchs wirklich beseitigen lässt. Aber Wymanns Ratgeber kann den ersten Anstoß geben, um mehr über sich und seine Schreibgewohnheiten nachzudenken.

Das Buch beschäftigt sich im Prinzip nur mit dem akademischen Schreiben. Man sollte sich dadurch aber nicht abschrecken lassen. Denn die „Schreibmythen“ wirken auch bei anderen Formen des sachorientierten Schreibens. Für die Technische Redaktion sind sie mühelos übertragbar. Für Technische Redakteure und Redakteurinnen dürfte beim Lesen allerdings das durchgängig verwendete große Binnen-I ungewohnt sein. In der Hochschulwelt ist diese Schreibung mittlerweile verbreitet, in der Wirtschaft aber noch nicht angekommen.

Insgesamt ist „Schreibmythen“ ein lesenswertes Buch, insbesondere für den schmalen Preis von 12,99 €. Ich empfehle es all denen, die eben gerade nicht gerne schreiben. Gestört hat mich bei dem Buch eigentlich nur der Begriff „Schreibmythen“. Ein Mythos ist in meiner Sicht eine Erzählung, die zwar nicht unbedingt die reale, faktische Welt darstellt, aber eine innere Wahrheit wiedergibt. Das sind die hier genannten Schreibmythen aber nun gerade nicht. Deshalb werde ich auch weiter von „Denkblockaden“ sprechen.

Literatur: Christian Wymann [2016]: „Schreibmythen entzaubern. Ungehindert schreiben in der Wissenschaft“. Verlag Barbara Budrich, Opladen, Toronto

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

 

Sicherheits- und Warnhinweise – Ein LEIT-FADEN aus dem Dschungel?

leitfaden_warnhinweisWer technische Dokumentation schreibt, kommt früher oder später mit dem Thema Sicherheits- und Warnhinweise in Berührung. Herauszufinden, welche Normen und Gesetze für das aktuelle Projekt relevant sind, stellt in der Regel keine allzu große Herausforderung dar. Aber schnell stellt man fest, dass all diese Regelungen doch einen enormen Spielraum für die konkrete Umsetzung lassen. Dass viele Redakteure verunsichert sind, ist deshalb nicht verwunderlich…

Klare Ziele

Hier setzt der „Leitfaden Sicherheits- und Warnhinweise“ an. Mit ihrem Werk haben sich die Autoren zwei Hauptziele gesetzt:

  • Technischen Redakteuren einen Überblick über die gesetzlichen und normativen Anforderungen zu geben und
  • eine Entscheidungshilfe für die konkrete Umsetzung von sicherheitsbezogenen Informationen bereitzustellen, die mit konkreten Beispiele illustriert wird.

Klare Grenzen

Die Autoren machen von Anfang an auf zwei Einschränkungen aufmerksam: Einige klar definierte Branchen werden nicht behandelt. Außerdem werden die sicherheitsrelevanten Informationen nur aus Herstellersicht betrachtet, was in dem Kontext durchaus gerechtfertigt ist.
Das Thema wird dafür aber insgesamt sehr strukturiert abgearbeitet. Auch Definitionen zentraler Begriffe sowie ein Abkürzungs- und Literaturverzeichnis fehlen nicht. Viele Informationen sind tabellarisch dargestellt, was den Überblick erleichtert. Die Autoren bemühen sich, auch Hintergründe nachvollziehbar darzustellen statt nur abstrakte Fakten zu präsentieren. Dies erfolgt manchmal allerdings auf Kosten der angestrebten Übersichtlichkeit. Auch mit kleinen Einschüben à la „das Wichtigste in Kürze“ hätte man diese Anschaulichkeit erreichen können.

Bemerkenswert: Die Autoren unterscheiden begrifflich zwischen „Warnhinweise“ und „Sicherheitshinweise“, die oft eigentlich synonym verwendet werden. Sicherheitshinweise stehen am Anfang der Anleitung in einem gesonderten Kapitel. Ihr Zweck: Den Anwender mit dem Produkt insgesamt vertraut machen und ihn zum sicheren Umgang mit dem Produkt befähigen. Sie müssen also nicht zwangsläufig als normierte Warnhinweise formuliert sein. Warnhinweise hingegen stehen immer in dem Zusammenhang, in dem eine konkrete Gefährdung auftritt und sollten als solche eindeutig erkennbar sein.

Sicherheitsbezogene Information: Wege zur Qualität

Die ersten beiden Kapitel vermitteln wichtige Grundlagen darüber, welche Arten von sicherheitsbezogenen Informationen es gibt und wie diese in der Produkt- bzw. Dokumentationsentwicklung eingebettet sind. Typische Fehlerquellen zu Prozessbeginn, die aber gravierende Folgen haben, werden beleuchtet. Sehr wertvoll sind z. B. die Hinweise auf Mängel in der Risikobeurteilung. Dem Leser wird auch deutlich vorgeführt, wie wichtig eine klare und strukturierte Vorgehensweise schon zu Beginn der Produktentwicklung ist.

Aber auch andere wichtige Qualitätsfaktoren werden in einem größeren Gesamtkontext betrachtet. Die Textsorte „sicherheitsbezogene Informationen“ stellt besondere Anforderungen hinsichtlich der Verständlichkeit – mit dieser Aussage überraschen die Autoren wohl niemanden; sie stellen aber klar, warum „Verständlichkeit“ sich in diesem Kontext nicht auf „verständlich formuliert“ reduzieren lässt. Dass auch der Technische Redakteur nicht alleine die Verantwortung dafür trägt (und tragen darf), dürfte für einige eine angenehme Überraschung sein. Der Leitfaden erklärt, wie wichtig die Zusammenarbeit zwischen Konstruktion und Redaktion für die Qualität des Endergebnisses ist, und zeigt auch mögliche Wege auf, dies umzusetzen. Man erfährt zum Beispiel, warum es von zentraler Bedeutung ist, die getroffenen Entscheidungen über die Sicherheitsinformationen zu dokumentieren.

Rechtliche und normative Anforderungen: Ein klarer Überblick

Kapitel 3 und 4 geben einen Gesamtüberblick über die Quellen für gesetzliche und normative Anforderungen weltweit. Diese sind nach drei Aspekten gegliedert: Region, branchenübergreifende und branchenspezifische Anforderungen. Diese Art der Aufbereitung erweist sich fürs schnelle Nachschlagen als sehr praktisch. Damit lösen die Autoren ihr erstes Hauptziel.
Die kontrastive Darstellung der gesetzlich-rechtlichen Grundlagen in den USA und Europa und die praktischen Tipps zur Umsetzung helfen, Kriterien für prüfbare Qualität festzulegen.
Was die Normen betrifft, werden nur die relevantesten besprochen. Man kommt also nicht darum herum, selbst zur prüfen, wie die Sachlage im eigenen Fall ist. Aber der Leser bekommt jede Menge Anhaltspunkte, was er in Betracht ziehen soll.

Worauf es bei der Umsetzung ankommt…

Die Empfehlungen zur Umsetzung in Kapitel 5 vermitteln meiner Meinung nach eine gute Basis, um eigene Entscheidungen zu treffen, vor allem auch deshalb, weil die Autoren einige Grundlagen zur kognitiven Wahrnehmung berücksichtigen.
Behandelt werden die wichtigsten Aspekte:

  • Aufbau und Inhalt des Sicherheitskapitels (mit Mustergliederungen)
  • Gestaltung
  • Platzierung
  • Formulierung

Auch das Zusammenspiel mancher Aspekte (z. B. Gestaltung in Abhängigkeit von Platzierung) wird angesprochen.

Zwar gehen die Autoren gesondert auf die Warnschilder ein, aber dieses Thema fällt meines Erachtens etwas zu kurz aus. Dies hängt womöglich damit zusammen, dass diese in den Bereich der Konstruktion fallen.

Mein persönliches Fazit

Persönlich habe ich zwei Sachen vermisst.
Zum einen hätte ich erwartet, dass die Belange der mobilen Dokumentation auch einen deutlichen Raum bekommen. Denn insbesondere die Dokumentation, die auf dem Smartphone gelesen wird, stellt besondere Anforderungen an den Text, die durch die hier dargestellten Prinzipien nicht abgedeckt werden.
Auch hätte ich mir einen praktischen Teil gewünscht oder zumindest eine umfangreichere Sammlung kommentierter Beispiele.

Dennoch bleibt mein Gesamturteil positiv: Dieser Leitfaden vermittelt dem Leser die wesentlichen Grundlagen und stellt ihm ein wichtiges Instrumentarium bereit, um eigenständig sinnvolle Entscheidungen zu treffen.

Literatur: Heuer-James, Jens-Uwe u. a. [2014]: Leitfaden Sicherheits- und Warnhinweise, tekom Stuttgart, ISBN 978-3-944740-03-4

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als elektronisches Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Die Übersetzung von Anleitungen als Kultur

Cover_Konventionen technischer KommunikationBrigitte Horn-Helf stellt mit „Konventionen technischer Kommunikation: Makro- und mikrokulturelle Kontraste in Anleitungen“ die Ergebnisse ihrer kontrastiven Textsortenvariantenforschung vor. Anhand von 12 Korpora hat sie Profile erstellt, die u.a. Technischen Übersetzern als praktische Arbeitshilfen dienen sollen.

Den meisten sprachwissenschaftlichen Publikationen eilt nicht gerade der Ruf voraus, besonders praxisbezogen zu sein; noch seltener wird ihren Autoren eine altruistische Zielsetzung unterstellt. Horn-Helf versucht sich mit ihrer Publikation an einem Gegenbeispiel: Sie will den Arbeitsalltag Technischer Übersetzer erleichtern und damit die Qualität (übersetzter) Anleitungstexte verbessern.

Eine gute Übersetzung…

… muss selbstverständlich inhaltlich und sprachlich korrekt sein. Aber die schnöde Aneinanderreihung von in die Zielsprache überführten Textbausteinen gelingt mittlerweile sogar dem Google-Translator (einigermaßen). Die Kunst einer professionellen Übersetzung liegt darin, den Zieltext auch den (Textsorten-) Konventionen der Zielkultur anzupassen. Und genau an dieser Stelle erkennt Horn-Helf Komplikationen.

Probleme in der Übersetzungspraxis

Zwar wird die Berücksichtigung der Zielkultur in der Übersetzungstheorie immer wieder postuliert. Selten wird diese aber in Form von konkreten Anweisungen, Hilfestellungen und Sprachratgebern für die Übersetzer greifbar gemacht. Laut Horn-Helf können sich die Übersetzer das Wissen um Textsortenkonventionen aber selbst nicht aneignen, da dafür in ihrem (wohl sehr) stressigen Arbeitsalltag einfach keine Zeit bleibe.

Man könnte annehmen, dass gerade diese Kenntnis interkultureller bzw. intersprachlicher Konventionen eine Kernkompetenz professioneller Übersetzer sein müsste. Horn-Helf erkennt diesen Anspruch aber allenfalls als weit verbreitete und anmaßende Forderung an diesen Berufsstand: Solange die Wissenschaft nicht hilft, könnten Übersetzer Textsortenkonventionen ihrer Zielsprachen höchstens „erahnen“, nie aber systematisch erfassen.

Hilfe für Technische Übersetzer

Selbstverständlich kann Horn-Helf nicht alle Technischen Übersetzern aus ihrer misslichen Lage befreien; wohl aber die, die zwischen der deutschen, englischen und russischen Sprache hin und her übersetzen. Dazu stellt sie sich der ultimativen Herausforderung: Kontrastive Textsortenprofile; genauer: kontrastive Textsortenvariantenprofile!

Bereits im Titel der Publikation wird auf den Unterschied zwischen Makro- und mikrokulturellen Kontrasten hingewiesen:

  • Makrokulturen sind für Horn-Helf die verschiedenen Kulturen bzw. Sprachen (hier: D/E/R).
  • Als Mikrokulturen bezeichnet Horn-Helf technisch-wissenschaftliche Disziplinen, wobei ihre Entscheidung für die Gegenüberstellung auf ‚Maschinenbau‘ und ‚Gerüstbau‘ fällt.

Aber Anleitungstexte müssen oft nicht nur Brücken zwischen Sprachen oder wissenschaftlichen Disziplinen schlagen:

  • Zusätzlich zu den beiden Mikrokulturen betrachtet Horn-Helf die in der Fachsprachenforschung allseits bekannte vertikale Schichtung ihrer drei Korpussprachen, auch bekannt als Theorie- und Verteilersprache oder interne und externe Kommunikation.

3 Makrokulturen [mal] 2 Mikrokulturen [mal] 2 vertikale Schichtungen – das macht 12 Korpora, die Horn-Helf auf über 100(!) sprachwissenschaftliche Analysekriterien abklopft und miteinander vergleicht. Nur ein geübter Sprachwissenschaftler kann nicht überrascht sein, ob der Menge an Dingen, die man an einem Anweisungstext betrachten und auszählen kann: Deklarationen, Sprachhandlungen, Interpunktion, Gliederungsmittel, Satzkomplexität, Typographie, Text-Bild-Relation, Parenthesen und und und.

Insgesamt umfasst die Publikation fast 1000 Seiten – aufgrund dieser Menge an Daten und Auswertungen wurden Kapitel 4-8 auf eine beiliegende CD ausgelagert. Von Interesse für die Übersetzungspraxis ist aber allein Kapitel zwei:

„Kulturspezifische Präferenzen und Translation“:

Horn-Helf nimmt sich jedes Analysekriterium vor, beschreibt ihre Ergebnisse und formuliert darauf aufbauend einen Ratschlag zur ‚translatorischen Behandlung‘.

So erfährt der Russisch-Deutsch-Übersetzer, dass er russische Imperative in imperativische Infinitive überführen sollte, da diese in deutschen Anweisungstexten üblich seien.

Bei der typographischen Gliederung von Aufzählungen bevorzugen Russen Minuskeln, Deutsche den Spiegelstrich, in englischen Texten hingegen „sollte sich die Markierung der Aufzählungsglieder grundsätzlich auf Ziffern beschränken.“

Für die Anpassung der Parenthesendichte einer deutschen Anleitung gilt für den Übersetzer die Faustregel: „Im Zuge der Translation ist die Parenthesendichte für den russischen [Zieltext] um ca. ein Drittel, für den englischen [Zieltext] auf die Hälfte zu reduzieren.“

Welche Zielgruppe hat dieses Buch?

Eine wohl überraschende erste Antwort auf diese Frage lautet: (Angehende) Kulturwissenschaftler. In ihrem ersten (weit über 300 Seiten umfassenden) Kapitel führt Horn-Helf ihren Leser äußerst detailliert und mithilfe breit gefächerter Meinungen und Zitate durch den aktuellen Forschungsstand zum Thema ‚Kultur‘: über den Kulturbegriff per se, über Universalia, hin zu kulturspezifischer Farbsemantik, Geschlechterrollen oder Freundschafts- und Höflichkeitsdefinitionen. Damit bietet Sie – beabsichtigt oder nicht – eine Art Einführung in die Vergleichende Kulturwissenschaft.

Die eigentlich angesprochenen Technischen Übersetzer müssen selbst entscheiden, ob ihnen die Beschäftigung mit Horn-Helfs Forschungsbeitrag ihre Arbeit erleichtert. Ein selektives Querlesen ist für diesen Berufsstand sicher interessant; wobei aber ein wichtiger Faktor (vor allem in Hinblick auf die Qualität der übersetzten Texte) nicht übersehen werden sollte: Horn-Helf bildet den Status quo von Anweisungstexten zum Zeitpunkt ihrer Korpuszusammenstellung ab – ohne Einbeziehung der jeweiligen makrokulturellen Verständlichkeitsforschung. So mag der imperativische Infinitiv in deutschen Anleitungstexten die Vormachtstellung haben; viele Verständlichkeitsforscher und Technische Sprachratgeber wären den Übersetzern aber sehr dankbar, wenn wenigstens sie von seiner Verwendung absehen würden.

Literatur: Horn-Helf, Brigitte: Konventionen technischer Kommunikation: Makro- und mikrokulturelle Kontraste in Anleitungen. FFF – Forum Fachsprachen Forschung, Bd. 91. Verlag Franck & Timme, Berlin, 612 Seiten mit CD. ISBN 978-3-86596-233-1

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Standardsammlung ohne Standardkost

Fünf Standards, viel Wissen, kein Vergleich

Wer technischer Redakteur, Verantwortlicher für die Einführung eines CMS, Quereinsteiger oder überhaupt an standardisierter und strukturierter Information interessiert ist, der soll mit „Standardisierungsmethoden für die technische Dokumentation“ gut bedient werden. Das Werk ist eine Hilfestellung für alle, die auf der Suche nach einer Methode zur Standardisierung ihrer Dokumentation sind. Werk sage ich bewusst, denn es handelt sich nicht um ein Buch, sondern um eine Sammlung von Aufsätzen, die von Experten oder Entwicklern der jeweiligen Standards verfasst wurden.

Amüsanter Anfang und lockeres Lernen

Geschichte mal anders: Mitreißender Informationsstrom statt öder Textwüste

Die ersten Zeilen lassen mich allerdings schmunzeln. Statt des erwarteten ernsthaften Textes überrascht ein unterhaltsamer Einstieg von Jürgen Muthig zur Vorstellung von Firmenstandards als Eigenentwicklung. Er ist gespickt mit humorvoller und anschaulicher Bildsprache, ohne lächerlich zu wirken oder mich als Einsteiger in meiner Wahl zu beeinflussen. Manfred Krüger und Wolfgang Ziegler schaffen es, den unterhaltsamen Stil der ersten Seiten weiterzuführen. Statt trockener Textwüsten über die Geschichte der Standards folgt ein ansprechender und kurzweiliger Fluss von Informationen. Nebenbei erhalte ich so solides Hintergrundwissen, das mir bei der Einschätzung der danach folgenden Expertenaufsätze hilft. Durch die Ansprache mit „wir“ ist der Text kein endloser Monolog und ich kann der zeitlichen Entwicklung von SGML und CALS über HTML und DocBook zu S1000D, DITA und weiteren modernen Standards gut folgen. Der Geschichtsteil hat auch einige Überraschungen parat: Zum Beispiel plaudert Ziegler ganz nebenbei aus dem Nähkästchen über den von ihm entwickelten Firmenstandard DOCU für Liebherr.

Eine bunte Mischung aus Expertenwissen

Sammelband: Vom Lehrbuch bis zur Werbebroschüre alles vertreten

Sammelband: Vom Lehrbuch bis zur Werbebroschüre alles vertreten

An manchen Stellen stößt das Konzept eines Sammelbandes leider an seine Grenzen. Die Autoren (Muthig/Schäflein-Armbruster, Closs, Lehrndorfer/Reuter, Juhl, Böhler) kommen auf sehr unterschiedlichen Wegen zur technischen Redaktion und unterscheiden sich in ihrem Schreibstil. Das schlägt sich auch in der Sammlung nieder. Die einen schreiben pistolenartige Kurzsätze, die anderen stapeln Schachtelsätze. Manche Aufsätze lesen sich wie eine Werbebroschüre, andere dagegen wie ein Lehrbuch. Ein wirklich objektiver Vergleich kann konzeptbedingt nicht stattfinden – kein Experte wird den Standard schlechtreden, für den er sich entschieden hat, und kein Entwickler das verreißen, was er selbst mühsam aufgebaut und verbreitet hat. Vergleichen muss der Leser deshalb selbst.

Entscheiden muss ich selbst

Wegfindung: Viele Standards führen zum Ziel

Wegfindung: Viele Standards führen zum Ziel

Die Entscheidung, welcher Standard für mich geeignet ist, wird mir nicht abgenommen. Aber sie wird mir erleichtert: So unterschiedlich die Stile der Autoren auch sein mögen, so wenig auch verglichen wird – jeder Aufsatz erklärt genau, wie der vorgestellte Standard funktioniert, für welche Einsatzzwecke er geeignet ist und erklärt die Hintergründe und Anwendung des Standards. Jeder Experte, der zu Wort kommt, macht deutlich, dass er ein Experte ist und vermittelt das Wissenswerte zu „seinem“ Standard. Die meisten von ihnen liefern auch eine Zusammenfassung für Eilige mit. Erfreulich ist, dass der Sammelband trotz des mehrfachen Aufgreifens derselben Themen in der Einführung und im dazu passenden Aufsatz nicht repetitiv ist – oder es zumindest schafft, nicht so zu wirken. Wer mehr wissen möchte, der wird im Werk ebenfalls fündig: Literaturangaben zu den jeweiligen Aufsätzen bieten eine Anlaufstelle zum Weiterlesen und das Autorenverzeichnis erleichtert die Kontaktaufnahme.

Gescheiterte Standards gibt es nicht

Das Schlusswort des Intros beschreibt in etwa den Eindruck, den die Sammlung von Expertenschriften bei mir hinterlassen hat. Das größte Problem eines Standards ist die Marktdurchdringung. Alle Standards haben ihre Berechtigung, einen gescheiterten Standard gibt es nicht. Was zu meinen Anwendungszwecken passt, wird übernommen. Und was nicht ganz passt, wird passend gemacht oder nur teilweise übernommen (dafür haben Krüger und Ziegler das schöne Wort „Steinbruchnutzung“ gefunden).

Sinn und Zweck der Aufsatzsammlung ist es, einen Überblick über einige der etablierten Standards in der Technischen Dokumentation zu bekommen. Ein Vergleich findet nicht statt. Das hat den Vorteil, dass ich unvoreingenommen an meine Auswahl gehen kann. Das hat aber gleichzeitig auch den Nachteil, dass mir etwaige Schwierigkeiten erst nach meiner Entscheidung auffallen können. Denn die Experten erwähnen Probleme oder Schwächen bei der Einbindung „ihrer“ Standards in Technische Dokumentation nicht. Dazu sollte man andere Werke zu Rate ziehen, die auch explizit die Schwächen mit in den Vergleich einbeziehen. Trotzdem servieren die Autoren eine Menge mundgerecht aufbereitetes Wissen, das bei der Beurteilung hilfreich ist. Nebenbei erfährt man – gerade als Einsteiger wie ich – bei der Lektüre Dinge, die einen vorher vielleicht interessiert haben, für einen technischen Redakteur aber nicht unwichtig sind. Zum Beispiel hat OpenOffice bereits vor Word eines der heute meistgenutzten Datenaustauschformate genutzt: XML. Das war für mich neu. Für Sie auch?

Literatur: Jürgen Muthig (Hrsg.): Standardisierungsmethoden für die Technische Dokumentation (2008). Verlag Schmidt-Römhildt, Lübeck, 167 Seiten. ISBN 978-3-7950-7066-3

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als elektronisches Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Wie wenig ist genug? – Rechtskonforme Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau

Querbeet durch die Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau.

Querbeet durch die Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau.

Hersteller müssen ihre Produkte rechtskonform machen. Neben dem Produkt selbst gehört dazu auch die Dokumentation. Dafür möchten sie so wenig Aufwand wie möglich betreiben. Doch wie wenig darf es werden und wie viel muss sein? Was braucht meine Dokumentation, um rechtlich auf sicheren Füßen zu stehen? Und wie kann meine Redaktion effizient und trotzdem sicher und konsistent schreiben? Antworten darauf will das Buch auf meinem Tisch geben: „Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau“ von Heinz Schlagowski.

Für wen soll das Buch sein?

Das Buch will mich ansprechen und „alle, die mit technischer Dokumentation zu tun haben“. Das ist sehr breit gefächert und macht es dem Autor nicht einfacher – haben wir als technische Redakteure doch ganz anderes Fachwissen als der Laie, der sein Produkt auf den Markt bringen möchte und für das Drumherum wenig übrig hat. Das Buch will erklären, warum das Drumherum für rechtssichere Produkte weit mehr ist als nur eine lästige Pflicht.

Was liefert das Buch?

Gleich so viel: Nach dem Lesen werde ich mit einer Fülle an Informationen belohnt, die nicht nur den Technischen Redakteur, sondern auch den Hersteller eines Produktes ansprechen soll. Allerdings bläht diese Informationsfülle das Buch auch auf 700 Seiten auf, die gelesen werden wollen und größtenteils aus Text bestehen.

Europäische Gemeinschaft: Gesetze und Grundlagen für Produkte
Warum interessieren sich Entscheider zunehmend für das Thema technische Dokumentation – oder wären gut beraten das zu tun? Ich als angehender Technischer Redakteur weiß natürlich warum technische Dokumentation wichtig ist (schließlich habe ich diesen Weg nicht zufällig eingeschlagen) und erfahre in diesem Teil nichts Weltbewegendes. Aber wer neu oder quer einsteigt weiß nach diesem Teil des Buches ebenfalls warum diese Arbeit wichtig und sinnvoll ist.

Der Entscheider im Unternehmen weiß das vielleicht noch nicht und versteht durch die Vermittlung der rechtlichen Grundlagen und Vorschriften, warum konsistente und gute technische Dokumentation ein Thema ist, das Aufmerksamkeit verdient hat.

Normen und Richtlinien als „Stand der Technik“
Wenn ein Hersteller eine Maschine produziert oder ich die Dokumentation dazu schreibe, dann muss das nach dem „Stand der Technik“ erfolgen. Was das genau heißt, können der Hersteller und ich im Bereich der Normen und Richtlinien nachlesen. Das Buch klärt uns auf was getan werden muss, um Maschine und Dokumentation auf den Stand der Technik zu bringen. Dass der Autor das Thema sehr ernst nimmt erklärt auch, warum das Thema das halbe Buch in Anspruch nimmt.

Während der Hersteller von den VDI-Richtlinien angesprochen wird, sind für mich die tekom-Leitfäden ein nützliches Handwerkszeug für den Alltag in der Redaktion. Auszugsweise Abschnitte und Erklärungen unter anderem aus der Maschinenrichtlinie und einigen DIN-Normen wie dem Klassiker 82079 helfen mir zu verstehen, was die manchmal sehr schwammigen Normen aus unserem Schrank eigentlich aussagen wollen. Der Entscheider versteht, welche Dokumente ich für meine Dokumentation brauche und kann die Kommunikation mit anderen Abteilungen fördern.

Sicher ist sicher
Sicherheit ist wichtig für denjenigen, der meine Dokumentation zu lesen bekommt. Damit sicher auch wirklich sicher und rechtskonform ist, präsentiert mir Herr Schlagowski die Informationen, die die Normen und Richtlinien enthalten, nochmals in einem separaten Kapitel. Dazu bekomme ich genaue Instruktionen zur Gestaltung – praktisch, da ich sofort anfangen kann, die Theorie in die Praxis umzusetzen.

Der rote Faden für die Dokumentation
Um individuelle Redaktionsleitfäden erstellen zu können, liefert das Buch einige Hinweise zur Entwicklung von Redaktionsleitfäden und betont, warum diese sinnvoll sind.

Wenn ich in die Situation kommen sollte einen Leitfaden für eine Redaktion schreiben zu müssen, dann kann ich auf das Kapitel „Redaktionshandbuch“ zurückgreifen. Hier wird mir genau erklärt, warum ein Redaktionsleitfaden nützlich ist und wie man zu einem guten Redaktionsleitfaden kommt. Das Kapitel enthält aber keine Mustervorlage oder Beispiele für einen Redaktionsleitfaden. Die Schreib- und Recherchearbeit nimmt einem der Autor also nicht ab.

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Damit der Leitfaden nicht zum Kuddelmuddel wird: Kapitel Redaktionsleitfäden
(Bild: Tim Reckmann / pixelio.de)

Für einen potenziellen Auftraggeber ist dieser Teil uninteressant, denn ihn interessiert weniger, wie ich arbeite, sondern was dabei herauskommt.

Hilfe zur Selbsthilfe
Wie ein Redaktionsleitfaden aussehen kann, wird mir im nächsten Kapitel klarer, das mit Beispielen aus einem Redaktionsleitfaden gewürzt ist, die zusätzlich noch mit Erklärungen versehen sind. Als Inspirationsquelle ist dieses Kapitel sehr gut geeignet und für Neueinsteiger sind die fertigen Bausteine sehr praktisch.

Das Kapitel liefert aber noch mehr. Der Betreiber der dokumentierten und ausgelieferten Maschine hat auch einige eigene Dokumentationspflichten. Um diesen nachzukommen benötigt er weitere Informationen. Der informierte Hersteller weiß nach diesem Kapitel, welche Informationen das sind und kann diese gleich mitliefern.

Mehrere Maschinen sind eine Anlage
Das Schlusskapitel erklärt, wie aus der Maschine eine Anlage wird und welche Regeln dann für den Hersteller und meine Dokumentation gelten. Anhand des Kapitels können Entscheider festlegen, ob es sich um eine Anlage handelt und welche Einzeldokumente wie vorliegen müssen, um eine funktionale Gesamtdokumentation zu erzeugen.

Für wen ist das Buch tatsächlich geeignet?

Dem Anspruch „allen, die mit technischer Dokumentation zu tun haben“ wird das Buch gerecht, es waren nicht nicht nur für mich interessante Abschnitte im Buch.

Besonders die konkreten Hilfen zur Erstellung eines Redaktionsleitfadens und die Gestaltungsvorschläge für Sicherheitshinweise haben mir gefallen.

Die Entscheider im Unternehmen wissen nach dem Lesen des Buches, warum sie unseren Beruf wertschätzen sollten und wie sie ihren Käufer auch nach dem Kauf bei seinen Dokumentationspflichten unterstützen können.

Rundumschlag mit großem Umfang

Allerdings erfordert das Buch dazu auch 700 Seiten und hat mich daher im ersten Moment eher abgeschreckt. Es kann als Universalbuch auch nicht in dieselbe Detailtiefe wie Fachliteratur gehen. Als Universalbuch ist „Technische Dokumentation im Anlagen- und Maschinenbau“ von Heinz Schlagowski geeignet, als Nachschlagewerk für Detailfragen weniger, da mich nicht jedes Kapitel angesprochen hat und ich reichlich oft mit Umblättern beschäftigt war. Hier bevorzuge ich spezielle Literatur, die genau auf die Technische Redaktion zugeschnitten ist.

Literatur: Heinz Schlagowski (Autor): Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau (2., überarbeitete Auflage 2015). Beuth Verlag GmbH, Berlin/Wien/Zürich, 749 Seiten. ISBN 978-3-410-25157-6

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

DITA und Deutschland – eine Antwort an die Redakteuse

Warum weht in Deutschland bei DITA ein anderer Wind? (c) lichtkunst.73 / pixelio.de

Warum weht in Deutschland bei DITA ein anderer Wind?
(c) lichtkunst.73 / pixelio.de

Im Nachgang zur #tekom15 hat Marijana Prusina hier die Diskussion auf der Tagung und ihre Gedanken zu DITA zusammengefasst. Unser Kommentar dazu.

Deutschland zu zögerlich? Ich denke eher nicht. Ich sehe den wichtigen Punkt eben doch darin, dass in Deutschland schon lange sehr leistungsfähige CCMS auf dem Markt sind.

Denn das heißt zunächst einmal: Alle early adopter haben sich frühzeitig damit beholfen.

Zweite Konsequenz: Die Unternehmen, die bisher bei unstrukturierten Workflows geblieben sind und bei denen DITA eine Lösung wäre, treffen auf einen Markt, auf denen DITA eine Lösung unter mehreren mächtigen Standards ist. Denn nur weil DITA eine Lösung wäre, heißt das ja nicht, dass ein CMS keine sein kann.

Drittens: Es gibt außerdem auch etliche Fälle, bei denen Unternehmen von DITA wegmigrieren. Auch das hält den Markt für DITA in Deutschland schlanker.

Und Viertens: Vielen Redakteure in Deutschland mit denen ich gesprochen habe, geht DITA schlicht und einfach auf die Nerven. In jedem zweiten internationalen Vortrag zu DITA wird zumindest angedeutet, dass die Redakteure in Deutschland sagen wir mal zu dumm sind zu verstehen, was DITA leistet. Zunächst ist das ja ohnehin schon keine besonders clevere Verkaufsstrategie. Und wenn ich die Argumente pro DITA dann schon in identischer Form seit mehreren Jahren von den CMS-Herstellern kenne, dann wirkt der DITA-Promoter auf mich nicht sonderlich kompetent.

DITA ist (genau wie CMS) immer nur so gut, wie die Leute damit arbeiten. Wir bei doctima haben in unseren Migrationsprojekten aus DITA schon die erstaunlichsten Fälle von Missbrauch erlebt. Leider versäumen viele Kunden von DITA (ebenso wie von CMS) ihre Redakteure auch redaktionell für strukturierte Schreibprozesse zu qualifizieren. Und dann hilft das beste System nichts…

World Leaders schreiben besser?

Die Autori des Beitrags, Kristina PelikanHeute begrüßen wir Kristina Pelikan als Autorin in unserem Blog. Am Schweizerischen Tropen- und Public Health – Institut in Basel widmet sie sich u. a. internationaler und interkultureller Projektkommunikation, als wissenschaftliche Mitarbeiterin der TU Berlin gehören Fachsprachen zu ihren Schwerpunkten – beide Themen verbindend promoviert sie als Sprachwissenschaftlerin zu Kommunikationsoptimierung.  Außerdem beschäftigt Sie sich damit, wie Wissenschaftler in internationalen Teams zusammen Dokumente erstellen…

Besprechung am Laptop

(c) K. Pelikan

Chausiku kommt aus Rukungiri und sitzt vor einer schwierigen Aufgabe.
Letztes Jahr hat sie in Uganda ihr Studium in Sozialwissenschaften erfolgreich abgeschlossen, und nun soll sie einen Text für den internen Newsletter eines Forschungsprojektes schreiben. Manche Texte dieses Newsletters werden auf der Projektwebseite veröffentlicht, was den Kreis der Rezipienten erweitert und Chausikus Druck erhöht. Wie soll sie diesen Text schreiben?
Chausiku arbeitet in einem Forschungsprojekt, das von Mitgliedern einer medizinischen Fakultät in Belgien geleitet wird, und an dem knapp 100 Projektmitglieder in sechs Ländern zusammen am Zugang zu bestimmten Medikamenten arbeiten. 11 verschiedene Muttersprachen und 9 verschiedene Fachrichtungen sorgen für eine sprachliche Heterogenität, der mit English als Lingua Franca begegnet wird. Wie schreibt Chausiku also nun diesen Text? Schreibt sie ihn alleine?

Collaborative Writing – das bedeutet?

Chausiku schickt ihren Entwurf der in der Schweiz arbeitenden Leiterin ihrer Arbeitsgruppe „Knowledge Management and Communication“, bevor er im nächsten Skype-Meeting mit dem gesamten Team besprochen wird. Die Arbeitsgruppe besteht aus mindestens einem Mitglied je Partnerinstitut – mit verschiedenen Muttersprachen und Fachsprachen. Chausikus Artikel wird somit sowohl von einem indischen Experten für ayurvedische Medizin als auch von einer britischen Politikwissenschaftlerin kommentiert. An jedem Text dieses Newsletters wird im Team gearbeitet – collaboratively. Collaborative Writing ist jedoch nicht gleich Collaborative Writing – Farkas nennt unterschiedliche Varianten, die Chausiku alle aus ihrem Projekt kennt.  Farkas 1991

Frau am Schreibtisch

(c) K. Pelikan

Bei Chausikus Projekt treffen sich die Projektmitglieder zu sogenannten „Writing Workshops“, um gemeinsam an Publikationen zu schreiben, sie arbeiten virtuell per Skype, Wiki oder Forum in Teams zusammen – zusätzlich zu „Local Meetings“ der Mitglieder nur eines Partnerinstitutes. Also arbeiten sie in unterschiedlichen Zusammensetzungen und mit unterschiedlichen Kommunikationsmedien gemeinsam an ihren Forschungsfragen und Publikationen – gefolgt von Diskussionen über Intellectual Property und Authorship.
Kollaboratives Schreiben ist jedoch nicht nur ein Austausch von Ideen, sondern auch ein Austausch von Skills in den Bereichen Fremdsprache, Fachsprache und wissenschaftliches Schreiben selbst. Chausiku hat in Uganda Sozialwissenschaften studiert und ihr Studium mit Auszeichnung abgeschlossen – die Zusammenarbeit in so einem heterogenen Team hat sie jedoch nie gelernt. Sie wird sie nun lernen – learning by doing!

We had world leaders!

Auf die Frage, warum es für die Mitarbeiter seiner Projekte bisher kein Training im Bereich Kommunikation oder wissenschaftliches Schreiben gab, war „we had world leaders“ die Antwort eines international renommierten Projektleiters. Fachkompetenz impliziert Schreibkompetenz im interkulturellen Umfeld. Somit ist auch Chausiku als wissenschaftliche Mitarbeiterin, die gerade in Uganda vor ihrem Text sitzt, ein World Leader?
Englisch kann ja eh jeder! Ab einem gewissen Bildungsniveau wird verhandlungssicheres Englisch vorausgesetzt. Nicht immer muss diese Varietät des Englischen dem Englisch eines Muttersprachlers gleichen – ist doch „Pseudoenglisch“ die neue Sprache Europas (Die Welt 2015) und auch außerhalb Europas anerkannt. Capacity Building in diesen Bereichen gibt es also in sehr vielen internationalen Forschungsprojekten in den Naturwissenschaften nicht.

… und das geht in so einem heterogenen Team?

Teamwork und effiziente Kommunikation sind das A und O in solchen Projekten. Selbstverständlich gibt es bei dieser sprachlichen Heterogenität
Verständnisschwierigkeiten und auch andere Hürden zu effizienter Kommunikation. Manche dieser Hürden lassen sich überwinden, wie Beispiele aus einem Forschungsprojekt zeigen (Pelikan 2015) . Chausiku kennt sich mit dem Thema ihres Artikels sehr gut aus – möchten die Projektleiter in Belgien den Text auch schön bunt haben, so wie sie es mag? Hier beseitigen einheitliche Templates für bestimmte Dokumente so manche interkulturelle Diskussion über afrikanisch-bunte versus europäisch-schlichte Texte – werden sie entsprechend erstellt und eingesetzt. Auch eine einheitliche Terminologie, ein projektspezifisches Corporate Wording, kann erheblich zur Verständlichkeit beitragen. Wird dieses nicht bewusst eingesetzt, kann sich ein projektspezifischer Fachwortschatz unter der Hand selbst entwickeln (Pelikan/Roelcke 2015) , der einen Teil der Funktionen eines Corporate Wordings übernimmt. Weiter erleichtern klar definierte Prozesse die Kommunikation – insofern sie in ein Kommunikationskonzept integriert sind, das dem Ansatz der integrierten Kommunikation folgt.

Training für World Leaders?

UAP Better. Simple. Life

(c) K. Pelikan

In der Wissenschaft wird Kommunikation nicht selten mit Dissemination, der Kommunikation von Forschungsergebnissen nach außen, gleichgesetzt. Die dabei oft vernachlässigte interne Kommunikation und auch das gemeinschaftliche Schreiben benötigen jedoch mehr Beachtung – und die Mitarbeiter ein entsprechendes Training: Chausikus Text wäre längst fertig! Tools ersetzen keine Skills: Chausiko hatte noch nie ein DMS gesehen, nun soll sie im dort integrierten Blog ihre Arbeit dokumentieren und sich im Diskussionsforum beteiligen. Schließen die Kollegen von Fachsprache auf Fachkompetenz? Aber auch Kollegen anderer Fachrichtungen sollen ja ihre Beiträge verstehen. Also schreibt sie besser nicht nur medial sondern auch konzeptionell schriftlich, dabei möglichst verständlich und verzichtet auf Emoticons? Auch solche Skills müssen erlernt werden.
Steigerung der Effizienz durch entsprechendes Training der Mitarbeiter und Optimierung der involvierten Prozesse, das sollte in Wissenschaft und Wirtschaft Usus sein. Kommunikationskonzepte sollten also nicht nur erstellt, sondern auch entsprechend in Schulungen vermittelt werden. So lassen sich auch Ansätze zur Kommunikationsoptimierung einfacher umsetzen – alle Mitarbeiter ziehen am gleichen Strang. Gerade World Leader mit hohen Zielen und engem Zeitplan sollten in diesem Bereich auf die Effizienz ihrer Arbeit und der ihrer Teams achten.

Es lebe die Heterogenität

Corporate Wording, Lingua Franca, Lexikalisches Leveling… Alles soll möglichst einheitlich sein – ganz im Sinne der Verständlichkeit und somit der Effizienz. Auf der sprachlichen Ebene hat dieser Ansatz durchaus seine Berechtigung. Auf der  inhaltlichen Ebene überragt der Nutzen der Heterogenität. Verständlichkeit ist essentiell – aber woher weiß Chausiku, was der aus Polen stammende und in Belgien arbeitende Kollege versteht? Die Leiterin der Kommunikationsarbeitsgruppe ist als Sprachwissenschaftlerin sehr gut mit Makro- und Mikrostrukturen von Texten für Newsletter vertraut – der Kollege aus Indien hilft ihr beim Inhalt des medizinischen Fachtextes. Aus der Heterogenität der einzelnen Arbeitsgruppen lässt sich signifikanter Nutzen ziehen – sowohl in der Kommunikation, als auch in der wissenschaftlichen Zusammenarbeit. Das geht ausgezeichnet über die Distanz von vielen Tausend Kilometern. Die virtuelle Zusammenarbeit hat viele Vorteile – bereits beim gemeinsamen Brainstorming beginnend.