Medien und Linguistik und Schokolade

Buchcover Medienlinguistik 3.0

Medienlinguistik 3.0 (Cover)

Eigentlich klingt „Medienlinguistik 3.0“ zu gut, um wahr zu sein. Denn Medien und Linguistik und Social Web – das sind drei Dinge auf einmal, das kann sonst ja nur ein Ü-Ei. Sehen wir also mal nach, was in dem Überraschungs-Ei „Medienlinguistik 3.0 – Formen und Wirkung von Textsorten im Zeitalter des Social Web“ (so der komplette Buchtitel) versteckt ist.

Und das ist so einiges. 20 Beiträge beleuchten das Thema aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Den Anfang machen mehrere Aufsätze zur Abgrenzung des Themenbereichs und zu anderen Grundfragen. Teil 2 beschäftigt sich dann mit „Textsorten und Online-Journalismus“. Die Bezeichnung finde ich persönlich ein wenig unglücklich, denn durch die herausgehobene Nennung des Online-Journalismus drohen die lesenswerten Beiträge von Wenz und Opilowski zu Internet-Memen fast thematisch unterzugehen.

Der dritte Bereich widmet sich den Plattformen, wobei aber auch hier immer wieder der Bezug zu Textsorten hergestellt wird. Interessant fand ich zum Beispiel die Analyse von Peter Schildhauer, ob, wie und warum Blogs von Facebook und Twitter verdrängt werden. Den Abschluss des Bandes bildet ein vierter Teil zur Mediendidaktik. Dass Mediendidaktik in Deutschland ein wichtiges Desiderat ist, brauche ich wohl kaum zu betonen. In Anbetracht dieser Wichtigkeit fällt für meinen Geschmack der Bereich mit nur zwei Beiträgen ein wenig schmal aus. Dafür sind die beiden Beiträge hoch relevant. Besonders der Aufsatz von Judith Buendgens-Kosten war für mich erhellend. Sie zeigt, wie Unterricht dadurch scheitert, dass Blogs eingeführt werden – nicht deshalb, weil Blogs im Unterricht eingesetzt werden, sondern weil sie als eine exotische Schreibpraxis dargestellt werden, die mit der Lebenswirklichkeit der Schüler (den Kindern der Digital Natives) nichts zu tun hat.

Aktuelle Fragestellungen – z. B. zu Fake-News und Echokammern – findet man in „Medienlinguistik 3.0“ allerdings (und selbstverständlich) nicht. Das Buch ist aus den Vorträgen einer Tagung von 2014 entstanden, als diese Themen noch nicht in den Blick der Öffentlichkeit gerückt waren. Gerade das tut beim Lesen aber auch gut. Denn halbgare hektische Analysen zu aktuellen Trends gibt es genug. Was fehlt, sind solche fundierten Studien wie „Medienlinguistik 3.0“, die eine stabile Basis für die Beurteilung der schnelllebigen Social Media Phänomene schaffen. Das Überraschungs-Ei hat also wirklich drei Wünsche auf einmal erfüllt: Medien, Linguistik und gesunde Kost fürs Hirn.

Literatur: Baechler, Coline/Eva Martha Eckkrammer/Johannes Müller-Lancé/Verena Thaler [Hrsg. 2016]: Medienlinguistik 3.0 – Formen und Wirkung von Textsorten im Zeitalter des Social Web. Reihe Sprachwissenschaft. Bd. 34 Frank & Timme Verlag für wissenschaftliche Literatur, ISBN: 978-3-7329-0078-7.

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Leitbilder „zwischen den Zeilen“ lesen

Es wird Zeit unsere Gewinnerin zu präsentieren. Wie auch beim letzten Mal gab es wieder eine Fülle von hochqualitativen Abschlussarbeiten, die an unserem doctima-Preis teilgenommen haben. Verdient gewonnen hat Dr. Simone Burel mit einer linguistischen Dissertation zu Unternehmensleitbildern. Mittlerweile hat sie sich selbständig gemacht und ist Inhaberin und linguistische Beraterin bei LU-Linguistische Unternehmenskommunikation. In den Bereichen Organisationskommunikation, Genderlinguistik und Trendforschung berät sie nationale Konzerne, KMU und Bildungsorganisationen tätig. Ihr Arbeitsschwerpunkt liegt in der Analyse und Messung der sprachlichen Kommunikation von Organisationen sowie der Aufdeckung verborgener bzw. neuer Bedeutungen. Aber lassen wir sie selbst zu Wort kommen.

Unternehmen, Organisationen und Kommunen verschenken jedes Jahr Millionenbeträge ihres Marketingbudgets durch, Pardon, Nonsens-Kommunikation oder Kommunikationsverlust, da sie sprachliches Wissen über sich oder ihre Zielgruppen nicht effektiv auswerten. Es ist ja nur ein Text, die harten Fakten zählen…

Was wäre, wenn die Wörter im Geschäftsbericht, in Werbeanzeigen, auf der Homepage, der Karriereseite, in Mitarbeiterumfragen oder Social-Media-Kommunikationen darüber entschieden, ob die Kommunikation gelänge oder nicht?

Linguistische Untersuchungen konnten beispielsweise bestätigen, dass es mitunter an der Wortwahl liegt, ob Krisengespräche oder Stellenausschreiben kommunikativ erfolgreich beendet wurden, denn Sprechen und Denken hängen unmittelbar zusammen. Adjektive wie ehrgeizig oder analytisch sprechen eher Männer, empathisch und kommunikativ eher Frauen an, da wir unterbewusst, wo die Sprachverarbeitung stattfindet, doch noch an Stereotypen hängen bleiben. Es macht einen Unterschied, von Belegschaft oder Mitarbeiter zu sprechen. Es macht außerdem einen Unterschied, ob ein Unternehmen oder quasi jedes Unternehmen das Wort Nachhaltigkeit nutzt.

Sprache ist das primäre Medium, über das wir Welt und Wissen (er-)fassen und vergegenständlichen, werden im Business jedoch traditionell als Soft Skills wahrgenommen („das war doch nur ein dummer Spruch“), entscheiden jedoch nachweislich mit über den Erfolg – sei es in einer Paarbeziehung oder einem Wirtschaftsunternehmen. Letztlich ist es doch die Macht der Worte und deren anhaltende Erinnerung, durch welche Interaktionen gelingen oder nicht. Und: Wissen ist nicht Macht, sondern erst angewandtes (Sprach-)Wissen. Die konkreten Auswirkungen einer reflektierten Wortwahl auf die Performance von Unternehmen zeigen sich auch langfristig noch in verringerten Vertriebskosten, Effizienzsteigerungen in der allgemeinen Korrespondenz, Imageverbesserungen, überzeugenderer Darstellung der Produkte, längerfristiger Kundenbindung sowie besserer Kundeninteraktion.

Es fehlte bislang jedoch an solider linguistischer Begleitung und Interaktion, um Unternehmen auf der Basis neuester linguistischer Forschungsergebnisse und automatisierter Textanalysen sprachlich voranzubringen. Diese Lücke nutzten dagegen viele semi-linguistische Ratgeber oder Praktiker ohne linguistische Vorbildung.

Ziel meiner Dissertation war es daher, auf der Basis von 465 Unternehmenstexten, die in der externen Image-Kommunikation verwendet werden – genau, Leitbilder, Mission Statements, Mission, Visionen, Imagebroschüren und wie sie alle auch heißen (dass hier eine große Heterogenität innerhalb der Bezeichnungskonventionen herrscht und ein Leitbild nicht gleich ein Leitbild ist, sei vorausgeschickt) – ein Kompendium passgenauer Erfahrungswerte anzubieten, das zur authentischeren Kommunikation beiträgt, denn die Wirkungsweisen von sprachlichen Zeichen müssen in effektiv kommunizierenden Organisationen von Anfang an mitgedacht werden. Auf ausgetreten Sprachpfaden kommt man nicht zu neuen Denkzielen.

Mich interessierte vor allem, welche Keywords, Themen und rhetorische Strategien Unternehmen anwendeten, um über sich schriftlich zu kommunizieren, sich dabei voneinander unterschieden oder einander glichen. Als untersuchenswerte Unternehmen wurden von mir die DAX-30-Unternehmen, d.h. die 30 deutschen Unternehmen mit der größten Marktkapitalisierung und Hauptsitz in Deutschland (BASF, SAP, Siemens, Commerzbank etc.) im Zeitraum von 2008-11 ausgewählt.

Gleiche unter Gleichen

Die Arbeit deckte u.a. ein Paradoxon auf: Einerseits geben alle Unternehmen vor, unverwechselbar, besonders oder einzigartig sein. Andererseits gleichen sich ihre sprachlichen Versuche diesbezüglich sehr stark. Das relativ uniforme Wording erstreckt sich von substantivischen Hochwertwörter (Verantwortung, Nachhaltigkeit, Respekt etc.) mit adjektivischen Partnerwörtern (nachhaltig*, gesellschaftlich*, erfolgreich* etc.), Verben (schaffen, erleben, gestalten etc.) bis hin zu sogenannten semantischen Leerformeln wie Zukunft gestalten oder Verantwortung übernehmen. Leer sind sie deshalb, da alle sie benutzen und wir ihnen daher keine besondere Bedeutung mehr zumessen als reine Werbung.

Auf Satzebene zeigte sich ein ähnliches Bild: wir-Formeln mit den Verben sein oder bilden (wir sind fair, offen, erfolgreich etc.) komplettieren den kurzen parataktischen Satzaufbau, der den starken Bekundungscharakter der Texte unterstützt.

Auf der Inhaltsebene konnten insgesamt 14 Themen, die durch 49 Subthemen ausdifferenziert werden, erarbeitet werden, die scheinbar prototypisch für die Unternehmenskommunikation nach außen sind, u.a. Verhaltenseigenschaften wie Respekt, Integrität, Ehrlichkeit, Fairness, Vertrauen, Sicherheit, Transparenz und Qualität oder Normen wie Nachhaltigkeit, Verantwortung, Werte und Kultur.

Um ihre Glaubwürdigkeit rhetorisch zu stützen, verwenden Unternehmen musterhaft Bezugnahmen auf Umsatz-/Standort-/Mitarbeiter-Zahlen, Studien, ihre (Familien-)Tradition, Wettbewerber, Autoritäten (der Gründer, der Erfinder) sowie Klassifikationen mit sogenannten als-Phrasen (als leistungsorientiertes Unternehmen. Explizite Bewertungen mittels dimensionaler Adjektive (höchste*, größte*) werten Unternehmen dominant-verabsolutierend auf  –  bis hin zu hyperlativen Formen (globalstes Unternehmen).

Praxistransfer − Die Linguistische Unternehmensberatung LU

Die Dissertation wurde somit zu einem profunden Sammelwerk an Sprachmustern, die es (nicht) zu nutzen gilt, wenn authentisch kommuniziert werden soll. Mit diesem Wissen sind Unternehmen in der Lage, sich selbst aus Mitarbeiter- oder Kundenperspektive zu betrachten und eine reflektiertere Sprachwahl anzustreben.

Im Jahr 2015 entstand aufbauend auf den Dissertationsergebnissen die erste linguistische Unternehmensberatung LU – Linguistische Unternehmenskommunikation, die den beschriebenen wissenschaftlichen Service von der (maschinellen) Textanalyse mit dem LU-Tool in Form von Studien bis hin zu Sprach-Workshops oder individuellen Sprach-Guidelines anbietet. Breite Presserezeption und Kundenzustrom belegen die entsprechende Nachfrage – und bestätigen letztlich: es lässt sich eine Korrelation von Sprachverwendung und Unternehmenserfolg empirisch nachweisen.

Wissen, Medien und der ganze Rest

Jaki/Sabban (Hrsg.): Wissensformate in den Medien - Cover

Wissensformate in den Medien – Cover

Wenn man sich tagein, tagaus mit Fragen des Wissenstransfers und der Wissensdokumentation beschäftigt, dann freut man sich über einschlägige Forschungsliteratur. Denn leider wird das Thema Wissen in der Linguistik nicht immer so intensiv behandelt, wie es in einer Wissensgesellschaft sinnvoll und notwendig wäre.

„Wissensformate in den Medien“ versucht hier einen Beitrag zu leisten. Die Herausgeberinnen dokumentieren mit den gesammelten Aufsätzen die gleichnamige Tagung, die 2015 in Hildesheim stattgefunden hat. Ziel ist es, „Sichtweisen der einzelnen Disziplinen und Arbeitsfelder zusammenzubringen“. Bleibt zu entscheiden, ob das auch gelungen ist.

Das Buch versammelt Aufsätze verschiedener Autoren zu einem breiten Themenspektrum. Diese Aufsätze sind nach Medien in drei Bereiche gruppiert „Print“, „Fernsehen“ und „Neue Medien“, zwei einführende Aufsätze ergänzen das Inhaltskonzept. Thematisch spannen die einen breiten Bogen von Kinderbüchern über Infotainmentsendungen und bis hin zu Wikipedia-Artikeln. Und natürlich darf auch die Sendung mit der Maus nicht fehlen. Neben unterschiedlichen Zielgruppen für die Wissensangebote (Kinder, Patienten) enthält der Band auch Ergebnisse aus anderen Sprachen und eine kontrastive Studie zu englischen und deutschen Titeln von Wissensdokus im Fernsehen.

Bei aller thematischen Breite sind aber auch die Lücken auffällig; mich haben sie gestört. Bei der Auswahl der Medien lässt „Wissensformate“ große Lücken, gerade auch bei aktuellen Entwicklungen: Ich hätte mir zumindest ein, zwei Beiträge zu Hörbüchern, Rundfunksendungen oder Onlinetrainings erhofft. Der Bereich „Neue Medien“ fällt mit zwei Aufsätzen extrem schmal aus und diese beiden Beiträge beschränken sich zudem auf seit langem etablierte Online-Angebote. Hier hätte ich mir etwas zu Plattformen wie YouTube oder Twitter oder zu neuen Formaten wie Sprachlern-Apps erhofft.

Auch die betrachteten Zielgruppen sind dann gar nicht so vielfältig wie sie im ersten Moment daherkommen. Innerbetriebliche Wissenformate, Senioren, Menschen mit kognitiven Einschränkungen (die Forschungsstelle für leichte Sprache sitzt im Tagungsort Hildesheim) – zu viel bleibt ohne Not ausgespart. Und auch das fremdsprachliche Spektrum will nicht recht überzeugen. Englische und französische Wissensformate sind zwar interessant, aber etwas mehr interkulturelle Bandbreite (z. B. japanische, chinesische, arabische oder türkische Angebote) hätte hier gut getan.

Die Beiträge an sich sind solide, aber nicht spektakulär. Oft beschäftigen sie sich mit Detailfragen (Bilder-Sachbücher, einzelnen TV-Sendungen). Das ist der Publikationsform Aufsatz zwar durchaus angemessen, aber letzten Ende entsteht so ein Eindruck der Beliebigkeit. Der Band versammelt Beiträge ohne einen größeren Rahmen zu bieten und ein Phänomen aus verschiedenen Blickwinkeln zu beleuchten. Der Band ist wahlweise zu breit oder nicht breit genug angelegt. Für eine Darstellung der Bandbreite medienlinguistischer Forschung sind die thematischen Lücken zu eklatant; die behandelten Themen untereinander zu ähnlich. Andererseits ist das thematische Spektrum aber zu breit, um ein durchgehendes Thema durch verschiedene Blickwinkeln eine zusätzliche Dimension zu geben. Größere thematische Breite oder stärkerer Fokus; jede dieser Strategien hätte dem Buch gut getan. Mit der jetzigen Konzeption bleibt man jedoch – trotz der an sich lesenswerten Beiträge – seltsam unbefriedigt zurück.

Literatur:  Sylvia Jaki/Annette Sabban [Hrsg. 2016]: Wissensformate in den Medien. Analysen aus Medienlinguistik und Medienwissenschaft. Reihe Kulturen – Kommunikation – Kontakte. Bd. 25. Frank & Timme Verlag für wissenschaftliche Literatur, ISBN: 978-3-7329-0201-9.

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Tägliche Erfolgserlebnisse durch Kanban

Als Dienstleister in der Technischen Redaktion verantwortet man viele verschiedene Projekte gleichzeitig: Sei es, Handbücher für einen Kunden zu erstellen, Schnittstellen zwischen CMS und einem anderen System herzustellen oder eine App für einen Verkehrsbetrieb zu entwickeln. Jedes Projekt ist unterschiedlich komplex und beinhaltet damit auch ganz unterschiedliche Aufgaben. Wer bei mehreren Projekten mitwirkt, kann schnell ins Strudeln geraten. Unumgänglich überkommt einen das Gefühl, nicht immer an alles zu denken. Die Folge: Man fängt mit einer Aufgabe an, widmet sich dann der nächsten, zwischendurch ruft ein Kunde an. Anschließend kehrt man wieder zur ersten Aufgabe zurück. So eine Arbeitsweise kann frustrierend sein, zudem verschiebt sich jedes Ergebnis einer Aufgabe nach hinten.

Ein schöner Weg solche komplexen Tagesabläufe in der Technischen Redaktion zu managen, ist die agile Methode Kanban. Erstmals Anwendung fand Kanban bereits 1947 beim japanischen Autohersteller Toyota. Eingeführt mit dem Ziel, die täglichen Abläufe in der Produktion zu straffen, fand es bald Einzug in andere Unternehmensbereiche wie Personalwesen, Marketing oder Softwareentwicklung.
Kanban blickt im Gegensatz zu vielen anderen Methoden aus einer horizontalen Perspektive auf die täglichen Aufgabenpakete. Inwieweit dies auch Technische Redaktionen unterstützen kann, schauen wir uns im heutigen Post genauer an.

Was ist Kanban überhaupt?

Das japanische Wort Kanban bedeutet „(Laden-)Schild“. Damit ist schon gesagt, mit welchem Hilfsmittel man arbeitet: Mit Karten zur Visualisierung von Aufgaben. Aber dazu gleich mehr.
Schauen wir uns zwei Grundprinzipien von Kanban an:

  1. Visualisiere deine Aufgaben und erledige sie in zielführender Reihenfolge.
  2. Begrenze die Anzahl der Aufgaben pro Tag: Hör auf, Dinge anzufangen. Fang an, Dinge fertig zu stellen.

Es geht also darum, die anstehenden Aufgaben so zu verwalten, dass sie in sinnvoller Reihenfolge angegangen werden können. Die Aufgaben der einzelnen Bearbeitungsphasen sollen mit so wenig Unterbrechungen wie möglich durchlaufen werden. Man soll sich also in einer Art „Flow“-Zustand befinden.

Und wie sieht das dann konkret aus?

Wer schon von agilen Methoden gehört hat, denkt sicher ziemlich schnell an große Whiteboards mit verschiedenen Spalten und vielen Zetteln. Auch Kanban arbeitet mit einem Board – und das ist letztlich auch das einzige Werkzeug. Das Board hilft, die täglichen Aufgaben, deren Anzahl sowie Status zu visualisieren. Und das entweder für mich selbst, also nur für meine Aufgaben, oder für mehrere Teammitglieder.
Ein Kanban-Board stellt die einzelnen Bearbeitungsphasen einer Aufgabe dar und sammelt die noch zu erledigenden Aufgaben. Auf Karten oder wie in den meisten Fällen auf Post-Its steht die jeweilige Aufgabe. Das kann zum Beispiel so aussehen:

Die Bearbeitungsphasen sind hier grob abgebildet in „Aufgabe“ (anstehend), „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Denkbar ist auch eine weitere Spalte „Warten“ für Aufgaben, bei denen man auf Input von anderen angewiesen ist und eine Spalte „Nächste“, um die folgende Aufgabe optisch nah an die Aufgaben heranzubringen, die man gerade bearbeitet. Ein Board (haptisch oder digital) kann für eine einzelne Person oder für mehrere Teammitglieder verwendet und angepasst werden. Wichtig ist, dass man sich täglich vor dem Board trifft und kurz die Aufgaben des Tages auflistet.

Was das Ganze bringt: Komplexität verringern und tägliche Motivation schaffen

Das Board ist ein Hilfsmittel, um auf einen Blick die Anzahl der Aufgaben zu sehen und schnell einen Überblick zu bekommen. Das Wichtigste ist aber, dem Prinzip treu zu bleiben, Aufgaben zu erledigen und nicht mittendrin von einer Aufgabe zur nächsten zu springen. Das erreicht man dadurch, dass man sich pro Tag eine maximale Anzahl an Aufgaben setzt, das sogenannte WIP-Limit (WIP: Work in Progress). Die Anzahl ist dabei abhängig vom Umfang einer Aufgabe und wie weit man diesen Umfang für alle Aufgaben bestimmen kann. Dafür kann man sich z. B. der Eisenhower- oder der ALPEN-Methode bedienen.
Wenn man also diese zwei Dinge beherzigt – ein Board, das die Aufgaben visualisiert, und die Begrenzung der täglichen Aufgaben, erlebt man folgendes:

  • Tägliche Erfolgserlebnisse, da man mindestens eine Aufgabe erledigt hat.
  • Jedes Erfolgserlebnis erhöht die Motivation für die nächste anstehende Aufgabe.
  • Die Qualität des Ergebnisses steigert sich, da man mit ganzem Fokus an der Aufgabe gearbeitet hat.
  • Kein Gefühl der Überforderung.
  • Die Teammitglieder sehen, woran die anderen arbeiten.
  • Die Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus sind sichtbar.

Fazit

Ein Kanban-Board hilft also dabei, den Überblick über die Projektaufgaben zu behalten. Und die Begrenzung der täglichen Aufgaben führt dazu, endlich Ergebnisse zu schaffen und jeden Tag einen Schritt voran zu kommen. Wer Kanban einsetzen möchte, sollte sich dennoch bewusst sein, dass man die Aufgaben und deren Priorität nach wie vor selbst bestimmen muss. Für einen ganz sanften Einstieg kann man auch ein sogenanntes „Personal Kanban-Board“ einrichten, also ein Board, das man zunächst nur für sich selbst führt. Da kann man sich zum Beispiel erst mal an der Organisation seines Privatlebens ausprobieren.
Noch ein Hinweis: Hinter Kanban steckt natürlich noch viel mehr als dieser Post fassen kann. Gern setzen wir diesen Post fort. Wer sich schon jetzt weiter damit beschäftigen möchte:

Haben Sie bereits Erfahrung mit Kanban gesammelt, vielleicht auch in der Teamarbeit? Dann freuen wir uns über Ihre Kommentare und Diskussionsbeiträge zu diesem spannenden Thema zur Selbst- und Teamorganisation.

Was tun mit dem Fachwort?

„Responder“, „conversion“ – manchmal sind Fachwörter ein Problem.

Fachwörter sind immer ein Thema, wenn es darum geht, wie man verständlich und prägnant schreibt. Kaum ein Ratgeber kommt ohne den Fachwort-Tipp aus. Doch mal ganz ehrlich: Wie macht man das denn, Fachwörter zu vermeiden?

Ist das denn nötig?

Bevor man sich aber daran macht, alle Fachwörter zu vermeiden, sollte man sich vielleicht erst einmal klar darüber werden, warum es Fachwörter überhaupt gibt bzw. was wir mit ihnen erreichen wollen. Fachwörter sind im Prinzip eine Art Abkürzung: Sie verdichten einen genau definierten Sachverhalt. Deshalb ist ein Fachwort auch immer die beste Lösung, wenn wir Texte für Fachleute schreiben. Denn Fachwörter sind: präzise und kurz, also genau das, was wir bei unseren Texten erreichen wollen.

Schwierig wird es erst dann, wenn unsere Leser keine Fachleute sind. Im ersten Moment denkt man sich vielleicht: „Das ist doch offensichtlich, ob sich ein Text an Fachleute richtet!“ Tatsächlich gibt es auch zwischen Fachleuten manchmal Missverständnisse. Zum Beispiel hat mir gegenüber einmal ein Sachbearbeiter in einer Kommune behauptet, alle seine Leser seien Fachleute, denn der Brief geht nur an Ärzte. Schade nur, dass seine Fachwörter aus dem Steuerrecht sind. Die Ärzte sind in diesem Fall also ebenso Laien wie beispielsweise ein Fabrikarbeiter. Denn genau wie wir alle Ausländer sind, fast überall; genauso sind wir auch alle Laien – bei fast jedem Thema.

Und wenn es nötig ist?

Für Fachleute ist Fachwortschatz also kein Problem; hier werden unsere Texte unverständlicher, wenn wir auf Fachwortschatz verzichten. Was tun aber, wenn wir für Laien schreiben? Sollten wir dann auf Fachwörter verzichten? Die Antwort lautet: Nein. Natürlich ist es sinnvoll genau zu überlegen, ob ein Fachwort für die Zielgruppe verständlich ist. Und natürlich ist nicht jedes Fachwort notwendig. Aber: Auf Fachworte sollten Sie immer dann nicht verzichten, wenn

  • Ihre Leser ein gemischtes Publikum aus Laien und Fachleuten sind oder
  • das Fachwort in Ihrem Text häufig auftauchen wird.

Denn wenn Sie in diesen Fällen auf Fachwörter verzichten, dann wird ihr Text nur unnötig lang und unpräzise. Worauf Sie andererseits immer verzichten können, ist Fachjargon.

Wie umgehen mit dem Fachwort?

Wenn nun Fachwörter in einem Laientext sinnvoll sind, wie geht man dann am besten damit um? „Erklären“ – schreiben viele Stilhandbücher lapidar. Aber wie? Zunächst einmal gilt: So kurz wie möglich. Wenn es ein besonders wichtiges Fachwort ist, bei dem es darauf ankommt, dass Laien auch Bedeutungs-Feinheiten verstehen, kann man sich zwar ruhig ein wenig mehr Raum für die Erklärung gönnen. Dann aber gerne mit Beispielen. Denn viele Leser lernen besser durch Beispiele als durch Erklärungen.

Eine wichtige Frage ist auch, wo man das Fachwort erklären sollte. Jedes Mal, wenn es erwähnt wird? Das wird schnell ermüdend. Nur bei der ersten Erwähnung? Problematisch wenn die Texte ­– wie zum Beispiel Gebrauchsanleitungen – nicht sukzessive von Anfang bis Ende gelesen werden, sondern die Leser mitten im Text einsteigen. Aus unserer Sicht ist deshalb die Masterlösung eine Kombination aus drei Elementen:

  1. Einem Glossar, das jeden Fachbegriff ausführlich erklärt. Hier kann man sich entweder schnell den Fachwortschatz des Textes insgesamt aneignen oder bedarfsweise nachsehen.
  2. Einer kurzen Erklärung, wenn das Fachwort zum ersten Mal erwähnt wird. Das zeigt Laien, worum es in etwa geht und lässt sie einschätzen, ob sie den Begriff verstehen.
  3. Einem kleinen Hinweis-Icon, mit dem jedes Fachwort bei jeder Erwähnung markiert wird. Es weist die Leser darauf hin, dass sie diesen Begriff im Glossar nachschlagen können. Dazu muss das Icon einerseits selbsterklärend sein, aber gleichzeitig unaufdringlich, damit es den Lesefluss nicht stört.

Klar, nicht in jedem Text lässt sich so ein ausgefeiltes System für Fachworte umsetzen. Aber bei längeren Sachtexten ist es das Mittel der Wahl, um Laien an den Text heranzuführen und Experten durch unnötige Erklärungen nicht über Gebühr zu strapazieren.

Wie erstellt man eine Checkliste? Tipps und Tricks

In meinem letzten Beitrag habe ich davon erzählt, wofür sich Checklisten in der Qualitätssicherung lohnen und welche Chancen aber auch Risiken sie bergen. Damit Sie vor allem die möglichen Risiken eingrenzen können, zeige ich Ihnen heute, was Sie beachten sollten, um eine gute Checkliste zu erstellen.

Vorbereitung: Bestimmen Sie die Rahmenbedingungen

Bevor Sie eine Checkliste für die Qualitätssicherung erstellen, müssen Sie sich einige Fragen beantworten. Dann fällt ihnen das Aufschreiben der Listenpunkte leichter und sie können die zu prüfenden Fakten besser eingrenzen. Folgende Fragen müssen Sie für sich beantworten:

1. Wofür möchte ich die Checkliste einsetzen? Was ist das Ziel?

Der Begriff „Qualitätssicherung“ ist zwar eine erste Begrenzung – aber wirklich aussagekräftig ist das nicht, oder? Da fallen Ihnen sicher viele Sachen ein, die man mal qualitätssichern könnte… Überlegen Sie sich also vorher und möglichst nach der SMART-Methode, was das Ziel der Checkliste sein soll. Eine Variante ist, sich für die Produktqualität zu entscheiden, die ich ja im letzten Beitrag schon erläutert habe. Dann überlegen Sie weiter und brechen die Produktqualität herunter auf die einzelnen Merkmale, die die Qualität für den Kunden letztendlich ausmachen. Manchmal sind das ganz profane Dinge wie die richtige Schriftart zu verwenden oder die richtigen Bezeichnungen. Denn die sind oft so offensichtlich, dass man sie im Stress leicht übersehen kann. Umso besser, wenn man dann noch mal drüber schaut.

2. Für wen ist die Checkliste?

Ganz wichtig: Wer arbeitet mit der Checkliste? Orientieren Sie sich an Ihrer Zielgruppe. Vielleicht sind Sie sogar selbst Ihre Zielgruppe? Legen Sie auch fest, ob die Checkliste nur intern verbleiben soll oder ebenso an den Kunden geht. Auch davon hängt ab, wie Sie die Checkliste aufbauen und formulieren. Ein weiterer Aspekt: Ein eingearbeiteter Kollege wird mit kurzen, knappen Formulierungen leichter zurechtkommen als ein neuer Mitarbeiter.

3. In welcher Form soll die Checkliste bereitstehen?

Die Checkliste soll ja vor allem die Qualitätsmerkmale prüfen und diese sichern. Sie sollte aber auch so beschaffen und zugänglich sein, dass sie die Arbeitsprozesse der jeweiligen Anwender nicht behindert. Sonst wird sie berechtigterweise leicht als Ballast empfunden und verliert an Akzeptanz. Und dann haben Sie und die Qualität des Produkts oder des Prozesses leider nicht viel von der Checkliste. Mögliche Medien für Checklisten sind Microsoft Excel und Word, OneNote, PDF, händisch auf einem Blatt Papier usw. Bedenken Sie auch, ob die Checkliste als digitale Variante ausreicht oder ausgedruckt vorliegen sollte. Ebenfalls wichtig: Wer darf die Checkliste anpassen? Wenn das nicht alle dürfen, greifen Sie auf eine PDF-Variante zurück, deren Ursprungsdatei nur die autorisierte Person ändern darf.

Durchführung: Erstellen Sie die Checkliste

Wenn Sie diese drei Fragen für sich beantwortet haben und jetzt Ziel, Zielgruppe und Kontext kennen, geht es an die Gliederung der Liste und die Formulierung der Listenpunkte.

Nutzen Sie das Wissen und das Können Ihrer Mitarbeiter und Kollegen

Wenn Sie die Checklistenpunkte formulieren, arbeiten Sie dabei eng mit denjenigen zusammen, die die Checkliste verwenden. Nur so können Sie gut dafür sorgen, dass die Formulierungen auch in der konkreten Situation verstanden werden. Gehen Sie gemeinsam durch, welche QS-Tätigkeiten anfallen und in welcher Reihenfolge sie durchgegangen werden. Zerlegen Sie die Tätigkeiten in möglichst einfache Teilaufgaben. Ein Beispiel dazu: Bei der QS eines Dokuments fängt man am besten beim Layout auf der höchsten Ebene an und arbeitet sich dann in die Details vor: Wurde die vorgesehene Gliederungsstruktur eingehalten? Sind die Überschriften korrekt formatiert? Wurden Elemente korrekt ausgezeichnet?

Ob die Listenpunkte so kurz wie möglich formuliert werden oder kurze Hintergrundinformationen enthalten, hängt stark vom Ziel und der Zielgruppe der Checkliste ab. Einem erfahrenen Mitarbeiter reicht ein Checklistenpunkt wie „Einhaltung der Formatvorlagen“. Für einen unerfahrenen Kollegen müssen die spezifischen Formatvorlagen vermutlich mitgegeben werden.

Lassen Sie die Checkliste leben

Ein Tipp zum Schluss, der über das Erstellen hinausgeht: Kommunizieren Sie an Ihre Mitarbeiter, dass es die Checkliste nun gibt und sie gültig ist. Und sorgen Sie dafür, dass die Checkliste gültig bleibt, indem Sie sie pflegen und Feedback einholen. Denn mit einer funktionierenden Checkliste pflegen Sie letztlich auch die Qualität.

Qualität zum Abhaken

Wenn in der Technischen Dokumentation Dokumente freigegeben werden, muss die Qualität stimmen. Mit Checklisten können wir als Technische Redakteure genau dafür sorgen. Dennoch sind sie nicht bei jedem gleich beliebt – ein Argument ist oft, dass „man doch alles im Kopf hat“. Um Gegner und Befürworter näher zueinander zu bringen, widme ich mich heute mal dem Thema Checklisten in der Qualitätssicherung. Wann zahlt sich eine QS-Checkliste aus und was sollte man bedenken?

Wer anschließend noch mehr wissen möchte: Nächste Woche gebe ich Tipps und Hinweise, wie man Checklisten am sinnvollsten erstellt.

Wann lohnt sich eine Checkliste?

Grundsätzlich kann man wohl für die Qualitätssicherung sagen: „Immer.“ Voraussetzung sowohl für Qualität als auch für eine Checkliste ist aber erst mal: Die Qualität für das Produkt muss klar sein, bevor es an die Umsetzung geht. Dazu gehören die ganz klassischen Qualitätskriterien wie Gesetzes- und Normenkonformität, Verständlichkeit, Einheitlichkeit, korrekte Rechtschreibung usw. Darüber hinaus aber insbesondere: Was will der Kunde? Wie sollen die Überschriften formatiert sein, wie die Handlungsanweisungen formuliert? Was also macht die Qualität für das spezielle Produkt aus?

Dass man die Qualität über Standardisierung erhöhen kann, ist in der Technischen Dokumentation kein Geheimnis. Und genau an dieser Stelle können Checklisten zeigen, was sie draufhaben: Wenn Produkte eine gleichbleibende Qualität liefern sollen, können die Eigenschaften, die diese Qualität ausmachen, in Checklisten sauber und präzise aufgelistet und schließlich geprüft werden. Das gilt besonders dann, wenn man in mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, die unterschiedlichste Qualitätsziele haben.

Auf die Details kommt es an.

Welche Qualität soll gesichert werden?

In der Qualitätssicherung kann eine Checkliste also zum einen die Eigenschaften des Endprodukts auflisten. Sie dient dann der Produktqualität, die vor allem für den Auftraggeber wichtig ist. Sie kann aber zum anderen auch den Erstellungsprozess begleiten und so z. B. die wichtigsten Prozessschritte abbilden. Dann ist sie intern ein wertvolles Werkzeug zur Einhaltung gleichbleibender Qualitätsstandards.

Ein Beispiel: Gehen wir einmal von einem Handbuch für den Einbau von Fensterrahmen aus: Der Redakteur erstellt (intern oder extern) die Inhalte zusammen mit dem Produktmanagement und möchte die vorgegebenen Qualitätskriterien dabei natürlich einhalten. Dazu öffnet er in OneNote eine Checkliste, die ihm die einzelnen Prozessschritte auflistet, die er abarbeitet und so zur Prozessqualität beitragen kann. Seine Kollegen können dann nachvollziehen, was er schon erledigt hat, wenn er mal nicht im Haus ist. Die andere (oder lieber zusätzliche) Möglichkeit ist, dass er für die Qualitätssicherung dem Prüfenden eine Checkliste gibt, die die Qualitätskriterien des Endprodukts auflistet.

Zu Risiken und Nebenwirkungen…

Checklisten sind vielseitig einsetzbar und erstellbar, das kennen wir ja auch aus dem Privatleben. Sie bieten in der Qualitätssicherung den großen Vorteil, sowohl intern als auch extern ein Nachweisdokument in der Hand zu haben, wenn es mal Probleme geben sollte. Wenn sie gut gemacht sind, steigern sie die Qualität in einem hohen Maße, reduzieren sich immer wieder einschleichende (Flüchtigkeits-)Fehler und machen Qualitätskriterien transparent. Natürlich muss man sie parat haben, wenn es soweit ist und man muss jeden Schritt abhaken – da gebe ich manchen Gegnern von Checklisten recht. Aber das muss einfach ins Blut übergeben durch stetiges Verwenden.

Was eine wesentlich größere Nebenwirkung ist – aber auch immense Chancen bietet: Um eine Checkliste für die Qualitätssicherung zu erstellen, muss man am Anfang oft viel Zeit und Herzblut investieren. Man muss klar definieren, was mit ihr geprüft werden soll und dieses „was“ selbst so klar wie möglich definiert haben. Denn wenn die Checkliste nicht aktuell ist oder die falschen Dinge auflistet, führt das weder zu einer erhöhten Qualität noch zu motivierten Mitarbeitern. Die Checkliste muss wie jedes andere QS-Tool ein akzeptiertes und integriertes Werkzeug sein.

Doch der Aufwand lohnt sich: Am Ende steht den Mitarbeitern ein Werkzeug zur Verfügung, das den Prozess oder die Qualität des Produkts für alle transparent macht und das gleichzeitig zur Standardisierung beiträgt. Und damit können sich die Redakteure auch wieder anderen Themen widmen als der „leidlichen (aber unvermeidlichen) Qualitätssicherung“.

Wie ist das bei Ihnen? Setzen Sie Checklisten für die Qualitätssicherung ein? Welchen Nutzen sehen sie, wo liegen bei Ihnen die Herausforderungen?

KPIs für Technische Redaktionen – FAQ

Henne oder Ei – auch bei Kennzahlen in der Technischen Redaktion

Vor zwei bzw. drei Wochen haben wir uns mit Kennzahlen in der Technischen Dokumentation beschäftigt. Heute möchte ich in einem kurzen Post noch auf ein paar Fragen eingehen, die in dem Zusammenhang immer wieder auftauchen.

Woher bekomme ich denn die Kennzahlen?

Pauschal lässt sich das leider nicht beantworten. Aber vielleicht hilft ein wenig Systematik, damit Sie Ihre Zahlenlieferanten identifzieren können. Grundsätzlich können Sie an drei Messpunkten ansetzen:

  1. Der Content: z. B. Dokumentzahl, Umfang, unterstützte Medien etc.
  2. Der Prozess: z. B. Bearbeitungsdauer pro Dokument, Fertigstellungszeiten, Übersetzungskosten etc.
  3. Der Nutzer: z. B. Seitenaufrufe, Supportanfragen zu undokumentierten Themen, Zufriedenheitsanalysen etc.

Je nach Ihren Zielen werden Sie natürlich andere Kennzahlen erheben. Und vielleicht werden Sie auch feststellen, dass bisher keine Kennzahlen dazu existieren.

Womit soll man Kennzahlen vergleichen?

Das ist eine Frage, die ich immer wieder gestellt bekomme und die dem Henne-Ei-Problem ähnelt: „Womit soll ich meine Kennzahlen vergleichen, wenn es bisher keine Daten gibt?“ Die Antwort ist einfach: Mit der Zukunft. Wichtig ist, dass Sie wissen, welche Ziele Sie haben und welche Daten Sie zur Zielkontrolle erfassen wollen. Wenn Sie bisher keine (qualitätiv ausreichenden) Daten dazu vorliegen haben, dann fangen Sie halt jetzt mit der Erhebung an. Schon nächstes Monat können Sie Ihre Daten mit dem Vormonat vergleichen.

Geht das nicht auch automatisch?

Natürlich geht das automatisch. Und je stärker Ihre Arbeitsprozesse digitalisiert sind, desto einfacher ist es, Kennzahlen zu erheben. Wenn Sie filebasiert Anleitungen erstellen können Sie (bei konsistenter Benennung) z. B. mit einem Skript nach verschiedenen Dokumentarten suchen. Bei webbasierter Dokumentation können Sie z. B. Seitenaufrufe erfassen. Am einfachsten haben Sie es, wenn Sie ein Redaktions-CMS verwenden und dessen Auswertungsfunktionen nutzen.

Woher soll ich denn dafür noch die Zeit nehmen?

Mal andersherum gefragt: Haben Sie denn die Zeit, ohne Kennzahlen zu arbeiten? Letzten Endes bedeutet der Verzicht auf Kennzahlen, im Blindflug nach Gefühl zu steuern. Das kann gutgehen. Aber auch im besten Fall bedeutet das, zusätzliche Aufwände und Reibungsverluste. Zeit, die Sie schlicht und einfach nicht haben. Durch Kennzahlen werden Sie effizienter. Und falls das auf Sie nicht zutrifft, dann arbeiten Sie vermutlich mit den falschen Kennzahlen.

Wer soll denn die KPI erfassen?

Im Prinzip kann die Kennzahlen – wenn sie denn einmal definiert sind – jeder erheben, der Zugriff auf die Systeme hat, also auch eine Praktikantin oder ein Azubi. Wichtiger ist, die Zahlen strukturiert auszuwerten und dafür zu sorgen, dass die richtigen Leute diese Ergebnisse bekommen. Denn die Ergebnisse der Auswertungen sind ein Steuerungsinstrument, das die Führungsebene für ihre Entscheidungen braucht.

Haben Sie weitere Fragen zu Kennzahlen und KPIs? Dann schreiben Sie sie doch in unsere Kommentare. Wir antworten Ihnen gerne.

 

Stellenanzeigen für die Imagepflege des Unternehmens

Trotz Social Media und zahlreichen Kontaktmessen für verschiedene Branchen ist die Stellenanzeige immer noch das zentrale Instrument, um neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen. Das heutige Fachbuch befasst sich mit Stellenanzeigen im Zusammenspiel mit verschiedenen Unternehmensbereichen und Forschungsgebieten. In verschiedenen Fachartikeln geht es darum, wie Stellenanzeigen für Unternehmen zur Bildung einer Arbeitgebermarke genutzt werden können – ein wesentliches Thema auch für Unternehmen der Technischen Redaktion, deren Bewerber sehr oft mit heterogenen Hintergründen aufwarten.

Worum geht es?

Der Band „Stellenanzeigen als Instrument des Employer Branding in Europa“ sammelt Studien, die sich aus unterschiedlichen Perspektiven damit beschäftigen, wie Stellenanzeigen für die Entwicklung eines Unternehmens als attraktive Marke genutzt werden können. In elf Studien und einem Interview wird unter anderem aus dem Blickwinkel des Marketings und der Werbung, aus der Textgestaltung und den Rechtswissenschaften auf Stellenausschreibungen geschaut.

In einer Studie geht es zum Beispiel darum, wie sich das Design der Textsorte Stellenanzeigen auf die Gewinnung von Bewerbern auswirkt. In einer anderen wird gezeigt, wie in Stellenanzeigen Markenbildungsstrategien eingesetzt werden können. Interessant ist aus textlinguistischer Sicht auch der Beitrag von Karin Luttermann, der den Aufbau und die Rolle der einzelnen Textbausteine einer Stellenanzeige untersucht und wie sie als Werbemittel für das Unternehmen verwendet werden können.

Der Großteil der Beiträge basiert auf wissenschaftlichen Untersuchungen von Textsammlungen. Eine auflockernde Abwechslung ist das einzige darin enthaltene Interview: Eine der Herausgeber, Karin Luttermann, bespricht sich dort mit unserem Kollegen Markus Nickl zum Thema Stellenanzeigen bei doctima. Wer also wissen möchte, wie der Bewerberprozess bei doctima abläuft und welche Rolle Social Media und Stellenanzeigen spielen, sollte diesen Beitrag lesen.

Für wen ist das Buch zu empfehlen?

Da Stellenanzeigen immer noch das klassische Mittel für die Mitarbeiterfindung sind, sollte ihr Wert als markenbildendes Mittel für das Unternehmen nicht unterschätzt werden. Ein Beispiel: Ist das Unternehmen dem möglichen Bewerber nicht bekannt, gewinnt er über die Anzeige einen ersten Eindruck. Und der ist ja bekanntlich nicht zu unterschätzen. Kann der Bewerber nicht klar erkennen, worum es bei der Stelle geht oder was das Unternehmen ihm zu bieten hat, kann ein qualifizierter Bewerber schon verloren gehen.
Der Band bzw. einzelne Studien des Bands sind also für diejenigen interessant, die über Stellenanzeigen das Image des Unternehmens mitgestalten möchten. Abhängig von der Ausrichtung des Unternehmens, aber sicher auch der angesprochenen Zielgruppe der Stellenanzeige kann man in diesem Band durchaus interessante Forschungsergebnisse finden, die sich für die eigene Anzeige nutzen lassen. Oder über die man zumindest einmal nachdenken könnte – denn auch für Unternehmen der Technischen Kommunikation gilt der immer stärker werdende Wettbewerb um gut ausgebildete Arbeitskräfte.

Fazit

Dass eine sauber strukturierte und verständlich formulierte Stellenanzeige einen besseren Eindruck hinterlässt und so zielgenauer wirkt, dürfte klar sein. Welche Aspekte dabei eine besondere Rolle spielen, lässt sich tiefergehend anhand der Studien im Band nachsehen. Und dass man auch über eine Stellenanzeige die erste Beziehung zum neuen Mitarbeiter herstellt – der für das Unternehmen genauso wichtig ist wie das Unternehmen für den Mitarbeiter – ist ein weiteres Argument, eine Stellenbeschreibung auch konzeptionell anzugehen. Gleichzeitig stellen die dargestellten Studien natürlich Ausschnitte von klar abgegrenzten Analysen dar, sie bilden also nur einen Teil der Wahrheit ab. Der Wert der Erkenntnisse muss für das eigene Vorgehen selbst bemessen werden. Aber sie sind ein Fundus wissenschaftlicher Argumente für die Gestaltung einer Stellenbeschreibung.

Literatur:  Nielsen, Martin; Magdalène Lévy-Tödter, Karin Luttermann [Hrsg. 2017]: Stellenanzeigen als Instrument des Employer Branding in Europa. Interdisziplinäre und kontrastive Perspektiven. Reihe Europäische Kulturen in der Wirtschaftskommunikation. Bd. 23. VS Verlag für Sozialwissenschaften, ISBN 978-3-658-12718-3.

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Tipps zum Umgang mit KPI in der Redaktion

Controller machen Freude -auch in der Redaktion

Nachdem ich letzte Woche so eindeutig eine Lanze für mehr Controlling in der Technischen Redaktion gebrochen habe, möchte ich heute noch ein paar Tipps mitgeben, worauf man am besten beim Entwickeln der Kennzahlen achtet und wie man die Kennzahlen in die Arbeitsprozesse einbindet.

Kennzahlen müssen wirken

Sobald Sie Ihre strategische Ausrichtung geklärt haben, geht es daran, die konkreten Kennzahlen (KPI) festzulegen. Viele Redaktionen lassen sich hier von der Begeisterung überrollen. Daten als mögliche Grundlage für die Auswertung fallen in einer modernen Redaktion en Masse an. Was liegt also näher, als sich diesen Datenbestand einmal anzusehen und alle interessanten Daten auszuwerten?

Wenn Sie so vorgehen, haben Sie bereits den ersten Schritt getan, damit Ihr Controlling scheitert. Denn interessant heißt nicht relevant. Noch einmal zur Erinnerung: KPI müssen immer an ein strategisches Ziel rückgebunden sein, sonst entfalten Sie keine Wirkung.

Ein Beispiel

Das Maschinenbauunternehmen DeusEx plant eine Digitalisierungs-Offensive. Dazu soll die Dokumentation direkt an den Maschinen zugänglich gemacht werden. In diesem Fall ist es sicher interessant zu wissen, wie groß der Dokumentationsbestand der Abteilung aktuell ist und wie viel Dokumentation monatlich produziert wird. Mit dem Ziel hat das aber nur wenig zu tun. Besser ist es da schon, die Zahl der Dokumente festzuhalten, die digital bereitstehen. Ich würde meinen Messpunkt aber noch ein wenig anders gewichten und die Zahl der Maschinen erfassen, die mit digitaler Dokumentation ausgeliefert sind. Dadurch wird nämlich auch automatisch deutlich, auf welche Maschinentypen sich die Redakteure der Firma DeusEx bei der Umstellung konzentrieren sollten.

Aufwand im Blick

Denn wenn Kennzahlen nicht handlungsrelevant werden, sind sie ein typisches Schönwetter-Phänomen: Sobald die Arbeitsbelastung steigt, kümmert man sich nicht mehr um sie, weil man ja „richtige“ Arbeit zu erledigen hat. Wichtiger als möglichst viele Daten zu erfassen, ist es aber, dass Sie Ihre Daten kontinuierlich und zuverlässig erheben.

Das unterstreicht deutlich, dass man bei der Auswahl der Kennzahlen den Aufwand für die Erfassung im Blick behalten sollte – und zwar nicht nur im Alltagsbetrieb, sondern auch unter Hochlast. Idealerweise werden die Daten automatisiert erhoben und in einem Informationssystem zusammengefasst. In der Realität muss man aber doch immer wieder selbst Hand anlegen.

Kommen wir noch einmal auf unser Beispiel von oben zurück: Ich hatte ja empfohlen, die Zahl der ausgelieferten Maschinen in die Auswertung zu nehmen. Was aber nun, wenn ich als Redaktionsabteilung an diese Zahlen nur schwer komme, z. B. weil sie nur länderweise erfasst werden und ich sie erst aggregieren muss? Dann würde ich mich für das ungenauere Maß „Zahl der digital bereitstehenden Dokumente“ entscheiden. Denn das kann ich ohne Abstimmungsaufwand in den Prozessen der Dokumentationsabteilung erheben. Also: Im Zweifelsfall lieber ein etwas ungenaueres Maß, das sich leicht erheben lässt, als ein aufwändiges Maß, das etwas präziser ist.

Für wen machen wir das eigentlich?

Apropos Kommunikation mit anderen Abteilungen: Wer sollte denn Ihre Kennzahlen bekommen? Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht. Wie auch die Kennzahlen selbst hängt das von Ihren Zielen ab. Aber ein paar Ansatzpunkte gibt es schon:

  1. Ihr Chef:
    denn Ihre Kennzahlen sollten zeigen, dass Ihre Abteilung rund läuft, sich auf dem richtigen Weg befindet oder – wenn das nicht so ist – wo es gerade hakt und was man dagegen tun kann.
  2. Ihre Geldgeber:
    denn nichts überzeugt bei Budgetverhandlungen so sehr wie harte Fakten. Geldgeber müssen Sie vielleicht nicht laufend informieren, aber fallweise z. B. vor und während einer Software-Einführung.
  3. Ihre Datenlieferanten:
    denn wer Ihnen Datenmaterial zukommen lässt (z. B. die Sales-Abteilung in unserem Beispiel), hat vermutlich auch ein Interesse an Ihren Ergebnissen (z. B. als Verkaufsargument).

Und wenn Sie wissen, wem Sie welche Kennzahlen zukommen lassen wollen, dann überlegen Sie sich doch auch gleich noch, wie oft. Auch hier gilt: So selten wie möglich, aber so häufig, dass der Prozess kontinuierlich am Laufen bleibt.

Und wie geht es weiter?

Falls Sie sich jetzt sagen, „Das stimmt schon alles, aber wo fängt man jetzt am besten an?“, dann kann ich das gut verstehen. Denn: Jedes Unternehmen und jede Redaktion ist unterschiedlich, hat individuelle Ziele, Prozesse und Tools. Deshalb meine Empfehlung: Tauschen Sie sich mit anderen aus! Zum Beispiel mit Kollegen aus Ihrem Redaktionsteam, die sicher eigene Ideen und Vorschläge zu diesem Thema haben. Oder mit den Marketing-Leuten Ihres Unternehmens; die haben oft schon Kennzahlen für sich implementiert und können ihre Erfahrungen weitergeben. Oder auf Branchenveranstaltungen mit den Technischen Redakteuren aus anderen Unternehmen. Und wenn Sie professionelle Unterstützung bei der Einführung Ihres Kennzahlensystems suchen, dann wissen Sie jetzt ja, wer Ihnen weiterhilft.