Firefox Plugins zum Schutz vor Datendiebstahl

C. Klinkenberg  / pixelio.de

C. Klinkenberg / pixelio.de

Der Browser ist in Zeiten von Social Media und cloudbasierten Diensten die zentrale Schnittstelle zwischen interner und externer IT, zwischen Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Führende Sicherheits-Experten empfehlen den freien Web-Browser Mozilla Firefox. Er stellt durch seine sicherheitsbedachte, fortschrittliche und unabhängige Entwicklung das beste Fundament zum Internet. Firefox bietet allerdings nur eine solide Basis. Deshalb möchte ich hier drei Plugins vorstellen, die den Schutz vor Datendiebstahl noch deutlich erhöhen.

Firefox Plug-In: “Ghostery”

www.nasa.gov

Screenshot © Steffen Düsel

Ghostery sieht das „unsichtbare“ Web und erkennt Tracker, Web Bugs, Pixel und Beacons, die von Facebook, Google, mehr als 500 weiteren Werbenetzwerken, Anbietern von Verhaltensdaten und Web-Publishern (d.h. von Unternehmen, die sich für Ihre Aktivität interessieren) eingesetzt werden. Zudem kann Ghostery lernen, es bietet dazu ein einfaches Steuermenü an, indem Einstellungen vorgenommen werden können, wie auf bestimmte Skripte reagiert werden soll.

Firefox Plug-In: “Adblock Plus”

Die Erweiterung „Adblock Plus“ wird von über vierzig Filterlisten für viele Sprachen unterstützt, mit denen sie automatisch für verschiedene Einsatzzwecke konfiguriert wird, angefangen beim Blockieren von Werbung bis hin zum Blockieren bekannter bösartiger Webseiten. Mit Adblock Plus kann man auch eigene Filter erstellen, unterstützt durch viele hilfreiche Features, z.B. ein Kontextmenü-Eintrag für Bilder, ein Tab zum Blockieren von Flash und Java, und die Liste blockierbarer Elemente zum Entfernen von Skripten. Eines ist dabei aber auszusetzen. Auch Werbung die nicht bösartig ist, wird nicht mehr angezeigt. Somit kann Webseitenbetreibern eine entscheidende Einnahmequelle wegfallen. Hierbei sollte deshalb jeder für sich selber abwägen was von bedeutender Rolle ist.

Tool: “KeePass”

Das kostenlose Tool “KeePass” bewahrt selbst erdachte wie auch generierte Zugangsdaten verschlüsselt auf und hilft, Benutzernamen und Passwörter an den gewünschten Stellen (etwa für eine Eingabemaske auf einer Internetseite) zu übernehmen. Der Zugang ist nur mit einem Master-Kennwort oder einem Schlüssel möglich, der auf einem USB-Stick gespeichert werden kann. Um einen flexiblen Zugang von allen möglichen Orten zu bewahren. Könnte man die verschlüsselte KeePass-Datei in eine Cloud legen wie z.B. der Dropbox. Bei einer Speicherung in der Dropbox empfehle ich den Dropbox-Zugang zweiseitig einzustellen (Passwort und SMS Sicherheitscode) um ungewollte Zugriffe zu verhindern. Nett finde ich die Android-App “KeePassDroid” die über die Dropbox auf die KeePass-Datei zugreift und somit den Zugriff auf Passwörter in fast allen Lebenslagen ermöglicht. Auch Firefox stellt ein Plug-In für KeePass bereit, was meiner Meinung nach nur ein zusätzliches Sicherheitsrisiko darstellt, weil KeePass auch in einer Portable Version angeboten wird, das übrigens auch in einer “Cloud” abgespeichert werden kann.

Was ein sicheres Passwort ist, können Sie hier nachlesen. Am besten benutzen Sie den integrierten Passwort-Generator von KeePass.

Wie schaut es bei Ihnen aus? Haben Sie noch ein paar gute Tipps zum sicheren Umgang mit dem Internet? Über Kommentare würde ich mich freuen!

FacebookXINGMehr Social Web ...

Patienten-Aufklärung: Beratungsbögen oft mangelhaft

Arzt-Patientenkommunikation

(c) Thommy Weiss / pixelio.de

Spiegel online beschäftigt sich heute mit einem Thema, das uns zwar alle angeht, wir jedoch oft zu wenig beachten: Patienten-Aufklärung vor der OP. Und kommt zu dem Ergebnis, dass die Aufklärung allgemein, besonders aber die Gesundheitsinformationen meist mangelhaft sind. In dem wirklich lesenswerten Beitrag sind viele wichtige Punkte genannt, ein paar Aspekte möchte ich aber zusätzlich ansprechen.

  1. Verständlichkeit ist leicht gefordert
    Verständliche Patienteninformationen sind eine Forderung, die man fast immer liest. Nur selten liest man im Bereich der Medizinkommunikation aber, wie Verständlichkeit zu erreichen ist. Denn verständlich Schreiben ist keine Frage des Wollens, das bekommen wir in unseren Seminaren und Coachings immer wieder eindrücklich vor Augen geführt. Gerade Fachleuten fällt es oft schwer, für Laien die richtigen Worte zu finden.
  2. Die Bedürftigsten sind oft vergessen
    Für viele Patienten ist Verständlichkeit noch nicht genug, z. B. weil sie kognitive Einschränkungen haben oder ihre Lesefähigkeit sehr begrenzt ist. Für solche Patienten bieten sich Texte in Leichter Sprache an. Das Informations-Angebot im Medizinumfeld ist hier noch kaum vorhanden, diese Zielgruppen werden bisher kaum berücksichtigt.
  3. Der Kommunikations-Prozess ist nicht im Blick
    Im Spiegel-Artikel klingt es nur ansatzweise an: Die Qualität der Beratungstexte ist nicht allein entscheidend. Genau so wichtig ist, wann die Informationen den Patienten in welcher Form erreichen. Entscheidend ist außerdem – und das bleibt im Beitrag außen vor: Wie sind die Erstellungs- und Überarbeitungsprozesse organisiert, wie wird die Textqualität gemessen und gegebenenfalls angepasst und wie sieht das Qualifikationskonzept für die Autoren aus?

Patienteninformationen werden also auch in Zukunft problematisch bleiben, wenn sie weiterhin von medizinischen Fachleuten mit nur geringen redaktionellen Kenntnissen erstellt werden. Ein Ansatzpunkt ist hier das Medizinstudium, in dem stärker auf die Kommunikationsfähigkeit der Absolventen eingegangen werden soll. Oder man sucht sich externe redaktionelle Unterstützung z. B. für die Erstellung der Materialien oder zur Weiterbildung.

Pluralis Maiestatis – lateinische Fremdwörter auf -us

Wie jetzt?

Wie jetzt? – Unklarheiten gab es wohl bereits im Mittelalter. Eigenes Foto.

Nachdem mir immer wieder und aus allen Richtungen Stati um die Ohren fliegen, und ich kürzlich mit umfangreichen Textkorpi konfrontiert wurde, möchte ich unser Blog zum beruflichen Schreiben einmal dazu hernehmen, meinen inneren Klugscheißer unverblümt nach außen zu kehren. Auch wenn ich mich damit als Informatiker zwischen all den Linguisten und Redakteuren auf ganz dünnes Eis wage.

Die folgende Liste enthält Beispiele für die unterschiedlichen auf -us endenden Deklinationen im Lateinischen, die sich in Form von Fremdwörtern bis ins heutige Umgangsdeutsch erhalten haben.

  • Die O-Deklination endet im Plural auf -i: Modus, Torus, Servus werden zu Modi, Tori und Servi.
  • Die U-Deklination endet im Plural auf -ūs: Status, Casus, Lapsus, Passus, Sexus, Usus werden demnach nur anders betont mit einem langen u, so wie Statuuuus.
  • Substantive der I-Deklination enden in der Mehrzahl auf -ora oder -era: Tempus, Corpus, Genus, Opus werden zu Tempora, Corpora, Genera und Opera. Die in der Musik gebräuchliche Form Tempi stammt aus dem Italienischen, ist also richtig, hat aber hier nichts zu suchen.

Wörter wie Apfelmus oder Linienbus vermehren sich mit dem deutschen Standard-Plural zu Apfelmus-en oder Linienbus-sen. Im Zweifelsfall kann man die lateinischen Fremdwörter darauf abbilden: Torusse, Statusse und Tempusse sind zwar auch nicht korrekt, erzeugen aber etwas weniger heiße Luft und peinliches Schweigen als Stati oder Korpi.

Auf zu neuen Themen…

Themen finden mit Barbara Hallmann

Themen finden mit Barbara Hallmann

Verglichen mit unseren Kollegen aus dem Journalismus haben wir als Technische Redakteure und Redakteurinnen es auf den ersten Blick recht einfach: Denn das Thema immer schon gegeben. Denn im Regelfall wissen wir genau, welches Produkt als nächstes zu dokumentieren ist.

Und doch gibt es immer wieder Fälle, bei denen wir eigenständig Themen entwickeln müssen: z. B. für Vorträge, Fachartikel, Blogbeiträge oder Pressemeldungen. In solchen Fällen kann die ungewohnte Themenfindung dann recht beschwerlich werden.

Was liegt also näher als von den Journalisten zu lernen, für die das ja Alltagsgeschäft ist? Bei meinen Recherchen bin ich auf das Buch von Barbara Hallmann “Themen finden “gestoßen.

Sieben kurze Kapitel, kleines Format, nur 100 Seiten Umfang – ich muss zugeben, allzu viel habe ich mir von dem Buch nicht erwartet. Umso angenehmer, dass meine Erwartungen enttäuscht wurden. Denn die Autorin zeigt fokussiert und auf knappem Raum, wie sich kontinuierlich Themen finden lassen, was gute Themen ausmacht und wie man sie  an den Mann (oder die Frau) bringt.

Zielgruppe des Buches sind Einsteiger im Journalismus. Das bedeutet für uns Technische Redakteure natürlich einen gewissen Transferaufwand; nicht alles in dem Buch lässt sich auf unseren Arbeitsalltag übertragen. Dadurch dass sich das Buch aber an Anfänger richtet, stellt es die Leser aber auch nicht vor große Verständnishürden.

Abgerundet wird “Themen finden ” durch einen recht ausführlichen Übungsteil. Wer den durchgearbeitet – das verspricht die Autorin -, hat mindestens 70 Themen für sich identifiziert. Auch hier gilt wieder die Einschränkung, dass sich nicht alles übertragen lässt, aber dennoch bleiben genügend Anregungen für die Technische Dokumentation.

Alles in allem ist “Themen finden” von Barbara Hallmann also gerade wegen seines kompakten Umfangs ein gelungenes Buch, das Ideenfutter für Technische Redakteure bietet, die gerne über den  Tellerrand hinaussehen.

Ach ja: Falls Sie sich jetzt fragen, welche Anregungen ich für meine Arbeit übernommen habe: Das verrate ich demnächst hier im doctima-Blog.

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Literatur: Hallmann, Barbara [2014]: Themen finden. Reihe: Wegweiser Journalismus. UVK Verlagsgesellschaft, Konstanz, München

Technische Dokumentation und Schulungen

Seminare

(c) stockimages via freedigitalphotos.net

Technische Dokumentation und Schulungen haben auf den ersten Blick nicht viel miteinander zu tun. Technische Redakteure sind meist Teil des Entwicklungsteams, Schulungen eher im Support angesiedelt; Redakteure schreiben, Trainer reden; Schulungen werden verkauft, Handbücher mitgeliefert – die Liste der Unterschiede lässt sich fast beliebig fortführen.

Zwei Seiten derselben Medaille

Tatsächlich sind aber Technische Dokumentation und Schulung zwei Seiten einer Medaille. Denn sie bearbeiten beide dieselbe Aufgabe: dem Kunden das Produkt verfügbar zu machen. Was im ersten Moment als Gegensätze erscheint, erweist sich bei genauerem Hinsehen als Ergänzung. Und tatsächlich kann man feststellen, dass sich Technische Dokumentation und Schulung in den letzten Jahren aufeinander zu entwickelt haben:

  • Immer mehr Unternehmen erstellen ausführliche Schulungsunterlagen, die mehr sind als nur ein gehefteter Ausdruck der Folienpräsentation.
  • Dokumentation wird zunehmend dialogischer: Mobile Dokumente, Expertensysteme, Wissensplattformen sind zur Zeit heiße Themen in der Technischen Kommunikation.
  • Seminaranbieter setzen immer öfter auf verschriftlichte Trainings: e-Learning und m-Learning sind weitgehend textbasiert und nähern sich dadurch wieder den Texten der Dokumentationsabteilung an.

Zeit also, sich einmal näher mit den neuesten Trends im Seminar- und Trainingsbereich zu beschäftigen. Und da tut sich derzeit so manches: z. B. flipped classrooms, Barcamps oder MOOCs, um nur einige der aktuellen Trends zu nennen. Mit meinem Beitrag “Lernen ohne Agenda” in der technische kommunikation (Heft 3/2014) habe ich mich einmal näher mit dem Thema beschäftigt. Auf Deutsch ist der Artikel nur für tekom-Mitglieder kostenlos; mittlerweile ist er aber ins Englische übersetzt und bei tcworld.info kostenlos nachlesbar.

Schulung und Dokumentation – Hand in Hand?

Wie ist es bei Ihnen? Tauschen Sie sich mit der Schulungsabteilung aus? Entwickeln Sie gemeinsame Informationsprodukte? Oder sind die Berührungspunkte im Unternehmensalltag vielleicht doch seltener, als ich das so vermute? Ich bin gespannt auf Ihre Kommentare.

Plural oder Einzahl – (k)ein Numerusproblem

Risiko oder Risiken? (c) Bernd Kasper via pixelio.de

Risiko oder Risiken?
(c) Bernd Kasper via pixelio.de

Neulich haben wir diese Kommentarfrage von Dennis Jochen erhalten. Und weil wir denken, dass die Frage auch unsere Leser interessieren dürfte, beantworten wir sie in diesem Blogpost öffentlich.

 

Hallo !

Ich habe eine Frage an Sie als Sprachexperten, die sich mit der richtigen Wahl des Numerus beschäftigt. Es geht um folgende Beispielsätze:

1.Satz:
Das Seminar richtet sich an Konstrukteure, Konstruktionsleiter oder andere Mitarbeiter, die Risikobeurteilungen erstellen oder für deren Inhalt verantwortlich sind.

Wann nimmt man hier den Plural “die Riskobeurteilungen”, wann den Singular “die eine Risikobeurteilung” ? Abgesehen davon, dass man eine Riskobeurteilung als Abstraktum nicht erstellen kann.

2. Satz:
Er befreit Menschen gerne aus misslichen Situationen, weil er hierin seinen Lebenssinn sieht.

Wann nimmt man hier den Plural “mißlichen Situationen”, wann den Singular “einer misslichen Situation” ?

Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Mit freundlichem Gruß
Dennis Jochen

 

Einzahl, Mehrzahl, egal?

Tja, was anfangen mit den verschiedenen Varianten? Zunächst einmal kann man feststellen, dass beide Formulierungen (Singular und Plural) grammatisch korrekt sind. Das ist beruhigend und zeigt uns, dass wir uns die Frage aus stilistischer Sicht oder auf der Bedeutungsebene ansehen müssen.

Denn im Kern – und das mag Sie jetzt überraschen – geht es hier gar nicht so sehr um die Frage Einzahl/Mehrzahl. Sondern es geht um eine Sache, die noch ein wenig tiefer in der Grammatiktheorie angesiedelt ist: um das Phänomen der Bestimmtheit bzw. Unbestimmtheit.

Ob eine Sache “bestimmt” ist, zeigen wir im Deutschen mit verschiedenen Möglichkeiten. Die bekannteste davon ist der bestimmte bzw. der unbestimmte Artikel. “Der, die, das” zeigt an, dass das dazugehörige Wort bestimmt ist, also vorher erwähnt wurde oder allgemein bekannt ist. Es “ragt” sozusagen als Individuum heraus. Daneben steht dann der unbestimmte Artikel. Er bezieht sich aber immer noch auf ein Individuum – allerdings auf ein beliebiges. Und Sie erkennen schon, wo das ganze hinführt. Wollen wir noch unbestimmter werden, dann können wir den Plural (ohne Artikel) verwenden. Und damit sind wir auch am Ziel angekommen: Ich würde jeweils die Pluralformen nehmen, weil hier ganz allgemein gesprochen wird.

Erstellen oder abgeben?

Übrigens ist es meiner Ansicht auch o. k., “erstellen” mit “Risikobeurteilungen” zu kombinieren. Denn gemeint ist hier ja wahrscheinlich das Dokument oder zumindest das Konzept. Und beides ist erstellbar. Wenn es aber wirklich weniger konkret sein soll, dann würde ich “abgeben” verwenden. Das passt einerseits gut zu “Beurteilung”, ist aber ziemlich unverbindlich. Es geht inhaltlich dann aber mehr in Richtung “sich mal mit seiner Einschätzung zu Wort melden”

 

Haben auch Sie Fragen zum beruflichen Schreiben? Melden Sie sich gerne unter blog@doctima.de, in den Artikelkommentaren oder auf Twitter @doctima.

Rezension zu Marx/Weidacher: Internetlinguistik

Internet für die Linguistik oder Linguistik für das Internet?

Internet für die Linguistik oder Linguistik für das Internet?

Ein Lehr- und Arbeitsbuch also. Zeit war es dafür eigentlich schon längst, denn über das Internet wird in der Linguistik schon seit über 20 Jahren publiziert (mein erster Aufsatz dazu entstand 1995 im mittlerweile lange vergriffenen “Kursbuch Internet”). Aber wird das Buch dem Anspruch gerecht?

Was bietet das Buch?

“Internetlinguistik” von Marx und Weidacher ist eine – das soll hier schon einmal verraten werden – durchaus gelungene Einführung für Linguistik-Forschende, die sich mit diversen Aspekten des Internets beschäftigen möchten.

Mutig ist es, das Buch mit Methodik zu beginnen. Aus Sicht des Wissenschaftlers gehört das klar zu den Grundlagen. Aber gleichzeitig ist das Kapitel auch ein harter Brocken, der den Einsteiger erst einmal mit einer steilen Lernkurve überrascht. Immerhin, wenn man damit durch ist, hat man das Schwerste erst einmal hinter sich.

Danach beleuchtet das Lehrbuch sämtliche sprachlichen Aspekte des Internets. Für Nicht-Linguisten mag die Unterscheidung zwischen “Medientheorie”, “Sprache im Internet”, “Pragma-Internetlinguistik” und “Textlinguistik und das Internet” auf den ersten Blick schwer nachvollziehbar sein. Sie bietet aber tatsächlich einen besseren Rahmen als z. B. bei den verschiedenen Plattformen anzusetzen.

Das Layout des Buch ist übersichtlich aufgebaut und erleichtert den Einstieg an unterschiedlichen Stellen. Kästen und Abbildungen bieten einen anschaulichen Zugang zu den Inhalten. Und immer wieder wird das Buch von Arbeits- und Diskussionsaufgaben aufgelockert, die wirklich zum Mitarbeiten anregen.

Was leistet das Buch nicht?

Allzu oft streift das Buch nur Themen; moderiert sie an, ohne in die Tiefe zu gehen. Bei etwa 200 Seiten Umfang kann man das auch nicht erwarten. Tatsächlich ist das sogar ein gutes Zeichen: Die Informationen sind spannend dargestellt und laden zur weiteren Beschäftigung ein. Und die Verfasser machen es den Lesern einfach, indem sie immer wieder Lesetipps zur vertiefenden Lektüre geben.

Enttäuscht werden von “Internetlinguistik” all diejenigen sein, die sich Stiltipps oder Schreibregeln erwarten. In einer linguistischen Einführung kann und sollte man solches Rezeptwissen allerdings auch nicht erwarten. Tatsächlich glaube ich, dass vereinfachende Stilregeln ohne ein fundiertes Grundlagenwissen sogar schädlich sein können.

Lohnt sich das Buch auch für Praktiker?

Viele der Phänomene, die in “Internetlinguistik” beschrieben werden, sind uns als Praktikern vertraut, manchmal vermutlich sogar mehr als den Autoren. Aber. Durch die konsequente Spiegelung mi der wissenschaftlichen Theorie, erhält man einige wertvolle Anregungen. Man lernt einen Bezugsrahmen kennen, der plötzlich Ähnlichkeiten und Unterschiede deutlich werden lässt, die sonst im Chaos der ständig neuen Entwicklungen verschwinden. Man erhält dadurch ganz nebenbei hervorragendes Argumentationsmaterial um plumper Medienkritik (“Im Internet lesen die Leute nichts mehr”, “Internetnutzer haben keinen Bezug zur realen Welt” etc.) den Wind aus den Segeln zu nehmen.

Am meisten Nutzen habe ich aber ehrlich gesagt aus dem Methodenkapitel gezogen. Denn auch wenn wir uns das manchmal nicht so bewusst machen: Auch wir bauen Korpora auf, verwenden Tweets in Schulungsunterlagen, erstellen Screenshots von Facebook-Profilen oder Speichern ein Chatprotokoll ab. Hier zeigen Weidacher und Marx recht anschaulich, was legal ist und was moralisch vertretbar. Etwas, das man sich angesichts der jüngsten Skandale rund um Forschung im Internet gar nicht oft genug in Erinnerung rufen kann.

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Literatur:  Marx, Constanze/Georg Weidacher [2014]: Internetlinguistik. Ein Lehr- und Arbeitsbuch. Narr Verlag, Tübingen ISBN 978-3-8233-6809-0

Zielgerichtete Recherche für technische Dokumentationen

Christian Zehrer erforscht Rechercheprozesse in der Technischen Dokumentation

(c) Christiane Zehrer

Wir freuen uns über den heutigen Gastbeitrag von Dr. Christiane Zehrer. Sie hat in ihrer Promotion Rechercheprozesse in der Technischen Redaktion erforscht – ein Thema, das uns im doctima Blog schon lange umtreibt.

Christiane Zehrer beschäftigt sich als wissenschaftliche Mitarbeiterin an der Universität Hildesheim neben Wissenskommunikation und Multimodalität auch mit Leichter Sprache im Rahmen der gleichnamigen Forschungsstelle.

 

Aufgabe der technischen Redaktion ist es, Inhalte für eine bestimmte Zielgruppe korrekt darzubieten. Was bislang häufig übersehen wird: die Darbietung bzw. Aufbereitung der Inhalte ist bereits der zweite Schritt in einem gedachten Arbeitsprozess der technischen Redaktion. Denn bevor man Inhalte aufbereiten kann, muss man diese zunächst überhaupt zur Verfügung haben. Dies geschieht in der Phase der Recherche bzw. Inhaltsakquise (s. a. Abb. 1).

Abb. 1: Arbeitsprozess der technischen Redaktion (schematisch). Die Recherche ist der erste Schritt.

Abb. 1: Arbeitsprozess der technischen Redaktion (schematisch). Die Recherche ist der erste Schritt. (c) Christiane Zehrer

Dass dieser Arbeitsschritt wenig beachtet wird, dürfte daran liegen, dass hierfür kaum ausgearbeitete Methoden zur Verfügung stehen. Das heißt: erfahrenere Redakteurinnen und Redakteure lassen sich meist von einer “ersten Ahnung” leiten. Vielleicht dienen vorhandene Dokumentationen als Orientierung, was “im Unternehmen üblich” ist. Würde es nicht helfen, auch hier ein strukturiertes Vorgehensmodell zu nutzen?

Dann stellt sich zunächst die Frage, welche methodischen Schritte zu den Inhalten führen, die später für eine Dokumentation benötigt werden. Woher weiß ein Redakteur oder eine Redakteurin, welche Details von Bedeutung sind? Und mit welchen Recherchetechniken kann dies gelingen? Eine von mir durchgeführte wissenschaftliche Studie (im Maschinen- und Anlagenbau) hat gezeigt, dass die benötigten Inhalte im Wesentlichen vier Typen zuzuordnen sind:

  • Detailwissen
  • Einordnung in den zeitlichen Ablauf
  • Terminologisches Wissen
  • Hintergrundwissen

Mit Detailwissen ist beispielsweise die genaue Position oder Einbauweise eines Bauteils gemeint. Die Einordnung in den zeitlichen Ablauf gibt Auskunft darüber, in welchem zeitlichen Verhältnis ein Arbeitsschritt zu weiteren steht. Terminologisches Wissen handelt von der nachvollziehbaren und konsistenten Benennung von Objekten und Tätigkeiten/Abläufen. Hintergrundwissen schließlich ordnet Arbeitsschritte einem weiter gefassten Ziel zu und macht es nachvollziehbar.

Wie viele Möglichkeiten sich beim Schritt Recherche noch eröffnen können, zeigt der Vergleich mit den ausgefeilten Methoden der Darstellung: Funktionsdesign®, IMAP® oder Taxonomien zur Passung von Inhalt und Darstellung wie bei Alexander (2007). Diese führen die Anwenderin oder den Anwender fast ohne Fehl und Tadel vom angestrebten Kommunikationsziel über die Inhalte bis zur idealen, wiederverwendbaren Darstellungsweise jedes Dokumentenbausteins.

Eine analoge Vorgehensweise lässt sich nun auch für die Recherche umsetzen. Die obigen Inhaltstypen bilden die Grundlage für ein entsprechendes Recherche-Raster. Fragen, die das Raster konkretisieren, lauten z. B.:

  • Welchen Detailliertheitsgrad soll die spätere Darstellung besitzen?
  • Welche Rolle spielt die zeitliche Struktur kleinerer und größerer Abschnitte?
  • Ist ein Sachverhalt so zentral, dass eine Benennung etabliert werden sollte? – Dies gilt für Gegenstände und Handlungen
  • Wie stark muss die Darstellung didaktisiert oder kontextualisiert werden?

Die Daten aus meiner Studie zeigen, welche Informationen je nach Antwort gesammelt werden müssen. So erfordert ein hoher Detaillierungsgrad der späteren Darstellung selbstverständlich auch einen hohen Detaillierungsgrad der zu erfragenden Inhalte. Ist dabei zuvor klar, dass Details z. B. durch eine Zeichnung wiedergegeben werden sollen, kann direkt ein entsprechendes Dokument eingefordert werden. Dies erspart sowohl bei der Recherche als auch in der Phase der Darstellung viele Nachfragen und Erklärungen. Der zeitliche Ablauf stellt eine besondere Herausforderung dar: Mag er in den meisten Fällen für einzelne Arbeitsgänge noch klar ersichtlich sein, sollten die Voraussetzungen und Abhängigkeiten des jeweiligen Arbeitsganges immer explizit erfragt werden.

Dass eine konsistente Terminologie in der technischen Dokumentation unabdingbar ist, wird niemand bestreiten. Wichtig bei der Recherche ist es nicht nur, inkonsistente Benennungen für dieselben Sachverhalte zu identifizieren. Auch muss der Redakteur oder die Redakteurin die Notwendigkeit erkennen, für zentrale Gegenstände und Handlungen sprechende und kompakte Bezeichnungen einzuführen. Schließlich sollte für jeden möglichen Inhalt überlegt werden, ob dieser für die Zielgruppe durch eine rein beschreibende Darstellung verständlich wird. Ist dies nicht der Fall, müssen Hintergrundinformationen eingeholt werden. Diese schlagen sich dann als zusätzliche Erläuterungen in der Dokumentation nieder. Werden sie während der Inhaltsrecherche außer Acht gelassen, führt dies in der Regel zu einer lückenhaften, nicht zielgruppengerechten Dokumentation.

Abb. 2: Die Recherche-Phase. Mehrere relevante Faktoren müssen gleichzeitig beachtet werden.

Abb. 2: Die Recherche-Phase. Mehrere relevante Faktoren müssen gleichzeitig beachtet werden. (c) Christiane Zehrer

Zusammenfassend erscheint es zunächst notwendig, dass sich technische Redakteurinnen und Redakteure der Bedeutung der Recherche bewusst werden. Diese muss strategisch angegangen werden. Dazu gehört, die spätere Darstellung in der Dokumentation bereits zu Beginn des Dokumentationsprozesses zu berücksichtigen. Die obigen Leitfragen können dazu dienen, nichts Notwendiges zu vergessen. Vielfach helfen sie auch, unnötigen Aufwand zu vermeiden.

Der Umgang mit dem Recherche-Raster in der Praxis erfordert – wie die oben angeführten Methoden der strukturierten Darstellung – eine gewisse Eingewöhnung. Hier besteht die besondere Herausforderung darin, dass die Recherche naturgemäß “live” stattfindet. Während Sie beim Erstellen der Dokumentation zurückspringen können, können Sie Ihr Gegenüber nicht einfach “zurückspulen”, bis der rote Faden im Gesagten wieder erkennbar wird. Schulungen mit unternehmens- oder fachspezifischen Beispielen können hier viel dazu beitragen, kritische Punkte rechtzeitig zu erkennen. Auch ist es möglich, auf Basis derselben Daten (und von Modellen der zu erstellenden Dokumentationen) Dialogsysteme zu entwickeln, die die Recherche kontextsensitiv unterstützen. Denn warum “erst” beim Schreiben strukturiert vorgehen?

Quellen

Alexander, Kerstin (2007): Kompendium der visuellen Information und Kommunikation. Berlin: Springer.

Zehrer, Christiane (2014): Wissenskommunikation in der technischen Redaktion. Die situierte Gestaltung adäquater Kommunikation. Berlin: Frank & Timme. Zugl. Diss., Universität Hildesheim, 2013.

Social Media und Konferenzen

Konferenz

(c) Uwe Steinbrich / pixelio.de

Für die meisten von uns gehören Tagungen und Konferenzen zum Alltagsgeschäft. In der letzten Zeit beobachte ich immer öfter, dass sich um die Veranstaltungen herum eine ganze Reihe von Aktivtäten in den Social Media entwickeln. Ich will hier mal ein paar der DInge zusammenfassen, die ich zu Web 2.0 und Konferenzen gelernt habe.

Vorbereitung

Wenn man eine Konferenz als Teilnehmer auch in Social Media gut zur Geltung bringen will, dann lohnt sich ein wenig Vorbereitung.Als erster Schritt ist es wichtig, herauszufinden, was auf der Veranstaltung selbst in puncto Social Media geplant ist. Gibt es ein Hashtag für die Konferenz, einen eigenen Facebook- oder Twitter-Account oder haben wenigstens die Veranstalter eine Social Media-Präsenz? Oder gibt es einen Konferenzblog, auf den sich in eigenen Postings verweisen lässt? Im Normalfall findet sich immer ein Interface zwischen dem eigenen Social Media-Profil und dem der Veranstaltung. Am besten definiert man schon jetzt eine Suche zum Hashtag der Veranstaltung und abonniert sie als Stream. So bekommt man schon im Vorfeld mit, was sich auf der Konferenz tun wird.

Auf jeden Fall sollte man sich auch sein eigenes “Netzwerk” für die Veranstaltung vorbereiten: Anhand eines Blicks in die Teilnehmer- und Ausstellerliste lässt sich schnell herausfinden, welche Teilnehmer oder Vortragende auf Twitter, Facebook, Xing etc. aktiv sind. Mit diesen sollte man Kontakt aufnehmen und vielleicht sogar ein Treffen vereinbaren.

Umgekehrt weisen ein Tweet in die Runde, ein Posting auf G+ und Facebook oder ein Blogbeitrag die eigenen Follower darauf hin, dass man bei der Veranstaltung da sein wird. Einige werden sich sicherlich melden und ankündigen, dass sie selbst auf die Konferenz kommen. Andere regen die Postings vielleicht dazu an, die Teilnahme noch zu buchen. Oder zu schreiben, dass sie nicht kommen, sich aber über Live-Tweets freuen. Auf jeden Fall entsteht so Interaktion rund um den Event – und das macht ihn interessanter.

Idealerweise ist man sich schon vorab darüber im Klaren, welche Sessions man besuchen wird. Dann kann man die Hinweis-Tweets dafür schon im Vorfeld der Veranstaltung erstellen (z. B. während der Anreise). Das lässt auf der Konferenz mehr Raum für Pausengespräche und hält die Aufmerksamkeit während des Vortrags frei.

Auf der Konferenz

Die ideale Form eine Konferenz in Social Media zu begleiten ist für mich Twitter: schnell, interaktiv und mit (potentiell) großer Breitenwirkung. Live-Tweeting von Konferenzen ist ein beliebtes Format auf Twitter. Viele “Twitterati” schätzen die Gelegenheit, wenigstens aus der Ferne mit Infos von der Konferenz versorgt zu werden.

Eine Frage, die sich immer wieder stellt: Wie intensiv will man von der Konferenz berichten? Möchte man sich selbst noch aktiv als Teilnehmer engagieren, dann bleibt oft nicht für viel mehr Zeit als ein paar Tweets zu den besuchten Sessions und einigen Beobachtungen am Rande. Sieht man seine Rolle eher als Berichterstatter auf der Konferenz, dann sind die Handlungsmöglichkeiten natürlich weitaus größer. Ein Interview mit dem Keynote Sprecher? Kein Problem, wenn man es vorher vereinbart hat. Eine Bildstrecke auf Instagram rund um die Highlights der Tagung? Braucht Zeit, wenn man sie gut machen will. Eine Zusammenfassung des Konferenztags gleich abends im Blog? Nimmt die Möglichkeit, mit anderen Teilnehmern am “Sozialprogramm” teilzunehmen. Wie man seine Rolle auf der Konferenz also sieht, sollte man sich gut überlegen.

Auch ganz wichtig: Bilder von der Veranstaltung. In Zeiten des Smartphones eigentlich kein Problem; man darf nur nicht vergessen, sie zu machen. Neben den üblichen Impressionen finden sich oft auch witzige Beobachtungen am Rande. Wenn gar nichts läuft: Essen geht immer im Social Web. Im Zweifelsfall gibt ein Bild vom Mittagessen oder vom kalten Buffet manchmal mehr her als das hundertste Foto von Messebesuchern in Ausstellungsgängen.

Nicht vergessen sollte man, dass eine Konferenz immer auch eine gute Plattform ist, um die eigenen Social Media-Plattformen bekannter zu machen. Zeigen Sie Beispiele aus Ihrem Blog, geben Sie bei den Kontaktfolien Ihren Twitter-Namen und Facebook-Account an, versprechen Sie den Teilnehmern, dass sie die Folien auf Slideshare herunterladen können.

Nachbereitung

Nach der Konferenz ist vor der Konferenz. Hat Ihnen die Veranstaltung gefallen? Dann können Sie auf dem Heimweg den Ausrichtern ja einen kurzen Danke-Tweet schicken. Und den neugewonnenen Bekannten eine gute Heimreise wünschen.

Zu Hause angekommen sollte man prüfen, ob man sich mit allen neuen Kontakten auch vernetzt hat. Tipp: Viele Plattformen lassen bei Kontakten Metatags zu. Dann ist es sinnvoll, die Veranstaltung als einen der Metatags zu vergeben, damit man sich später daran erinnern kann, wo man diesen Kontakt kennen gelernt hat.

Jetzt ist auch der Zeitpunkt, um noch einmal ausführlich von der Konferenz zu berichten. Wie waren Ihre Eindrücke, was haben Sie gelernt, wen haben Sie getroffen? Direkt nach der Konferenz sind die Beobachtungen noch frisch, nach einer Woche ist das Bild oft schon verblasst.

Und auch dann gilt wieder: Nach der Konferenz ist vor der Konferenz. Denn die nächste Veranstaltung lässt sicher nicht lange auf sich warten.

Zu Guter Letzt: Wie ist das bei Ihnen? Nutzen Sie Social Media auf Konferenzen und was hat sich aus Ihrer Erfahrung bestätigt? Welche Plattformen sind gut geeignet, welche eher nicht? Ich bin gespannt auf Ihre Kommentare!

5 Tipps für strukturiertes Arbeiten mit OneNote

HinweisschildOneNote ist in vielen Redaktionen ein unverzichtbares Werkzeug für das Wissensmanagement. Gerade Einsteiger sind aber mit dem Funktionsumfang des Tools auch oft überfordert. Hier ein paar Tipps um strukturierte Wissensbestände aufzubauen.

1. Hierarchien nutzen

Wer OneNote bereits kennt, weiß, dass ein Notizbuch gezielt in Abschnitte, Seiten und Unterseiten eingeteilt werden kann. Durch diese Hierarchisierung wird Wissen direkt zueinander in Bezug gesetzt. Allein dadurch lässt sich schon ein hoher Grad an Struktur erreichen. Daneben bietet OneNote aber eine ganze Palette weiterer Strukturierungsmittel, die ich ausschnittsweise in den nächsten Schritten vorstelle.

2. Tabellen einsetzen

In Verbindung mit den Kategorien aus dem Kontextmenü wie z. B. Checkboxen oder Symbolen lässt sich die Struktur in Tabellen auf den ersten Blick erfassbar machen. Allerdings kann in Tabellen nicht fortlaufend nummeriert werden – das ist ein großes Manko.

Ein Tipp aus der Redaktion half mir weiter: die Crossover-Funktionalität. Inhalte können über alle Office-Produkte hinweg migriert werden. Man kann also Tabellen mit fortlaufenden Nummerierungen in Word vorbereiten und dann einfach in OneNote kopieren.

3. Infografiken verwenden

OneNote bietet dem Nutzer eine Galerie mit diversen Infografiken an. Diese kann man neben den Inhalten platzieren und so die Information schnell in Kategorien einordnen. Durch Infografiken ist eine Information so schnell als Aktion oder Dringend o.Ä. gekennzeichnet. Infografiken können Sie individuell anpassen und für Ihre Bedürfnisse neu erstellen. Aber: Achten Sie darauf, die Inhalte nicht mit zu vielen Grafiken zu überladen.

4. Aufgepasst beim Verschieben

Natürlich lassen sich Informationen (also Notizbücher und Seiten) innerhalb der Hierarchie verschieben. Dabei muss man aber aufpassen. Denn eine Seite mit mehr als drei Unterseiten wird nicht korrekt verschoben, wenn sie geöffnet ist. Das heißt konkret: Wenn Sie verschachtelte Seiten geöffnet haben, kann es passieren, dass Seiten nicht mit verschoben oder falsch einsortiert werden. Bleibt zu hoffen, dass Microsoft diese Schwäche in einem Update behebt und z. B. die Möglichkeit anbietet Notizbuchseiten „einzufrieren“.

5. Vorsicht mit Undo

Natürlich gibt es auch bei OneNote eine „Rückgängig Funktion“. Leider ist die Arbeit mit ihr aber ein Glücksspiel. Denn es ist nicht nachvollziehbar, welche Schritte rückgängig gemacht werden können und welche nicht. Außerdem können manche Aktionen nur innerhalb einer Hierarchieebene rückgängig gemacht werden. Das stellt eine echte Gefahrenquelle für OneNote-Einsteiger dar: Einmal falsch geklickt – und eine halbe Stunde Arbeit war vergebens!
Deswegen hier noch einmal der Appell an alle, die Seiten verschieben wollen: Immer alle Unterseiten eines Notizbuches schließen und erst dann gezielt Seiten verschieben.