600 Regeln für die Content-Qualität

doctima_contentruleset600 Regeln? Das kann doch kein Mensch im Griff behalten! Stimmt. Deswegen haben wir bei doctima das ContentRuleset entwickelt, eine Software, die Technische Dokumente systematisch auf unterschiedliche Prüffälle hin untersucht. Heute wollen wir einmal zeigen, was das ContentRuleset ist und was sich damit machen lässt.

Was ist das ContentRuleset?

Das ContentRuleset ist eine Sammlung von Regeln, die typische Prüffälle aus allen sprachlichen Ebenen und zu häufigen Prozessschritten abbilden. Die Prüfroutinen sind technologisch umgesetzt mit dem ISO/IEC-Standard ‚Schematron‘ (ISO/IEC FDIS 19757-3). Es integriert sich nahtlos in die Schematron-Schnittstelle des Content-Management-Systems SCHEMA ST4 (Version 2014 und 2016).

Mit dem doctima ContentRuleset geben wir Ihnen die Möglichkeit, das Schematron-Modul in ST4 zu einem leistungsfähigen Controlled-Language-Checker auszubauen durch …

  • ein elaboriertes Set an Prüfroutinen, das alle relevanten Qualitätsdimensionen für Content prüft. Und das bereits im Redaktionssystem – also noch bevor der Content zu einem Informationsprodukt verarbeitet wurde.
  • ein ausgeklügeltes Ordnungssystem, mit dem Sie die Routinen einfach und schnell verwalten und anwenden können.
  • eine funktionale Erweiterung des ‚ST4 Schematron Reports‘, die Ihnen das zielgenaue Detektieren und Beheben von Standardverletzungen vereinfacht.

Wer braucht es?

Das ContentRuleset adressiert den typischen Bedarf in der Technischen Redaktion. Es berücksichtigt Prüfkriterien aus den aktuellen Branchenstandards wie die tekom-Leitlinie ‚Regelbasiertes Schreiben‚. Dadurch ist das doctima ContentRuleset die ideale Lösung für Technische Redaktionen, die bereits mit ST4 arbeiten und die ihre Qualitätsprozesse optimieren und straffen wollen.

Das Content-Ruleset ist leicht zu handhaben und integriert sich nahtlos in den Arbeitsprozess. Der Katalog der Prüfroutinen lässt sich auf unternehmensspezifische Standards anpassen und bietet dadurch volle Flexibilität.

Wie bekommt man es?

Haben Sie Lust bekommen, das doctima ContentRuleset einmal in Aktion zu sehen? Möchten Sie mehr erfahren? Benjamin Rauschenberger beantwortet gerne alle Ihre Fragen; per Email an benjamin.rauschenberger@doctima.de und telefonisch unter 0911/97567027. Oder Sie vereinbaren gleich eine kostenlose Online-Präsentation auf unserer Produktseite. Wir freuen uns auf Sie!

Mobile Dokumentation mit „Go Mobile“

Go mobile - ein schlanker Einstieg in die mobile Dokumentation

Go mobile – ein schlanker Einstieg in die mobile Dokumentation

Bei doctima beschäftigen wir uns seit langem mit mobiler Dokumentation – in Projekten wie auch theoretisch. Als Dietrich Juhl, Technischer Redakteur und Buchautor, uns fragte, ob wir sein neues Buch zur Mobilen Dokumentation sponsoren würden, haben wir deshalb ohne lange nachzudenken freudig zugesagt. Mittlerweile ist „Go mobile!“ erschienen und heute werfen wir einen Blick hinein.

Herausforderung: Mobile Dokumentation

Der erste Zugang zur elektronischen Technischen Dokumentation (eTD) kann schwer, unübersichtlich oder sogar furchteinflößend sein. Immer wurden Anleitungen einfach als das verfasst, was sie nun mal sind: Texte. Und jetzt spricht plötzlich jeder von HTML, CHM, Near-by-Suchen und dieser komischen Siri.

Vom ersten Einstieg zum ersten Umstieg

Da kommt Dietrich Juhls „Go mobile“ gerade Recht. Es kann wie ein kleines Nachschlagewerk genutzt werden: Die Grundlagen der eTD werden verständlich und meist auf nur einer Seite als leicht verdauliche Häppchen angeboten. Aufgelockert werden die Beiträge zusätzlich durch zahlreiche Abbildungen, Comics und Internetcodes, die zu praktischen Beispielen führen.

Aber „Go mobile“ nur auf die Umstellung von textbasierter auf elektronische Dokumentation zu reduzieren, wäre ein Frevel. Vielmehr liefert Juhl eine Einführung in die Technische Redaktion per se, indem er grundlegende Systematiken erklärt, ihre Anwendungsbereiche vorstellt und schließlich ihre Umsetzung für elektronische Ausgabegeräte diskutiert.

Und er fängt ganz von vorne an: Welche Ordnungssysteme stehen für Topics zur Verfügung? Wo liegt der Unterschied zwischen handlungs- und lernorientierten Texten? Was sind Hypertextelemente? Was ist unter Responsive Design zu verstehen und welche verschiedenen Arten von Filtern, Speicherformaten und Ausgabegeräten sind denkbar? Fragen dieser Art werden zwar sehr knapp aber immer unter Berücksichtigung bzw. in der Gegenüberstellung von textbasierter und mobiler Dokumentation beantwortet.

Die letzten Kapitel können als ein Konzept und damit auch als eine Checkliste für die Aufbereitung und Umstellung einer bestehenden Dokumentation für elektronische Ausgabegeräte genutzt werden. Hätten Sie daran gedacht, dass die Bilder jetzt auch auf einem mini Smartphone zu erkennen sein müssen? Haben Sie eine Suchwortoptimierung durchgeführt? Schon mal überlegt, ob wirklich die gesamte Doku elektronisch zugänglich gemacht werden muss?

Nur für Anfänger?

Der sehr knappe und oft stichpunktartige Einstieg in die eTD richtet sich selbstverständlich hauptsächlich an Anfänger und Laien, die vielleicht mit den Gedanken spielen, auf eTD umzusteigen oder sich allgemein über den damit verbundenen möglichen Mehrwert informieren möchten.

Aber auch Menschen mit ein wenig mobiler Erfahrung können von diesem Buch profitieren: Sie haben wohl selten die wichtigsten Aspekte für die Arbeit eines Technischen Redakteurs so kompakt und strukturiert zusammengestellt gesehen. Das Buch kann dazu inspirieren, mal etwas Neues auszuprobieren oder davor bewahren, vor lauter Detailverliebtheit wichtige Grundlagen zu vergessen.

Zudem liegt Juhls Augenmerk immer auf dem, was die Sonne eines jeden Technischen Redakteurs sein sollte: Der Leser! Wie nutzt der Leser die Anleitung? Mobil? Was weiß er? Was braucht er? Wie kann ich den Zugriff für ihn optimieren? Wo kann für ihn die elektronische Dokumentation einen Mehrwert bringen? Auch alten Hasen der Technischen Redaktion kann es gut tun, sich solche Fragen immer mal wieder zu stellen.

Theorie – keine Praxis

Juhl stellt Mehrwert und ggf. auch Nachteile elektronischer gegenüber textbasierten Anleitungen immer ganz richtig dar, geht aber nicht auf den Aufwand ein, der mit den unterschiedlichen Formaten einhergeht. V.a. ein Anfänger könne die Welt der eTD durchs Juhls Brille daher ein wenig zu kunterbunt sehen. „Go mobile“ sollte auf keinen Fall zu hohe Erwartungen an die gegebenen technischen Möglichkeiten und v.a. den Etat wecken: Volltextsuchen in PDFs oder Aufklapptexte in CHMs sind weitaus leichter zu bekommen, als eine App oder gar eine von Siris Schwestern.

Und noch eine Bitte:

Dietrich Juhl rät den Lesern, sein Buch nicht von vorne nach hinten, sondern quer zu lesen. Bitte! Tun Sie ihm nicht den Gefallen, zumal dies ohne Stichwortverzeichnis ohnehin nicht so leicht wird.

Schnappen Sie sich das Buch und lesen Sie es ganz altmodisch und linear von vorne bis hinten Wort für Wort durch!

Literatur: Juhl, Dietrich [2016]: „Go Mobile„, BoD Norderstedt, ISBN 978-3-7392-1027-8

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als elektronisches Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Wie man technische Vokabeln lernt: „the egg-laying wool-milk-pig“

Technische Vokabeln - der weiße Wal des SprachlehrersBei uns ist heute Dave Willenberg zu Gast. Er ist Sprachtrainer für Technisches Englisch und zeigt uns, wie man am besten Fachvokabeln lernt. Und so viel sei vorab schon verraten: Inhalte im Kontext zu vermitteln, hat sich auch in unseren Seminaren immer wieder bewährt.

Was bereitet dir im technischen Englisch am meisten Schwierigkeiten, insbesondere bei deiner Arbeit oder deinem Studium?“ Diese Frage stelle ich jedem neuen Abonnenten von Vorsprung durch Sprache – ein Newsletter über technisches Englisch als Fremdsprache, den ich monatlich schreibe.

Ich selbst bin Ingenieur – und nicht so ein gerissener Marketingexperte wie Leute aus der Serie Madmen.

Trotzdem pflege ich eine Excel-Tabelle mit Informationen über die Antworten, die ich erhalte. All die digitalen „Marketing-Gurus“ sagen das sei wichtig, also habe ich ihren Ratschlag befolgt, als ich anfing meinen Newsletter zu schreiben.

Wie sich herausgestellt hat, ist Marketing-Analyse viel schwerer für mich als erwartet. Damit meine ich nicht das Konzept an sich – ich werde nur immer von den Mustern, die ich in der von mir verwendeten Sprache finde, abgelenkt.

Schließlich führe ich ein Geschäft in einer Fremdsprache. Zwar stammt der Großteil meiner Deutschkenntnisse aus dem Umgang mit anderen Menschen (siehe: Kneipe), aber woher soll ich wissen, dass eine Begrüßung der neuen Abonnenten mit „Ahoi“ zu einer 16 % höheren Antwortrate führt als die Begrüßung mit „Moinsen“?

Du hast richtig gehört:

16 % mehr Leute antworten und sagen mir genau, wie ich ihnen am besten helfen kann technisches Englisch zu lernen…

wenn ich wie ein Pirat rede.

Als Fan von beidem, Sprache und Piraten, ist das natürlich toll.

Die Antwort, die ich normalerweise bekomme, ist aber nicht so toll…

In 63 % der Fälle sagen mir die neuen Abonnenten, dass sie mit der einen Sache zu kämpfen haben, bei der ich ihnen im Grunde gar nicht helfen kann: technisches Vokabular.

Nennt mich Ismael

Ich unterrichte jetzt ungefähr seit 7 Jahren technisches Englisch und es ist immer noch lustig zu sehen, wie meine Schüler reagieren, wenn sie mich nach der besten Vorgehensweise für das Lernen von technischem Vokabular fragen und ich ihnen antworte:

Lasst es einfach.

Noch viel lustiger ist, wenn die Personalleiter oder Personalentwickler eines potenziellen Neukunden mich bitten eine Liste mit Vokabeln zu erstellen, die ich ihren Ingenieuren beibringen möchte.

Sie alle erhalten ein nachdrückliches „Nein“ als Antwort, gefolgt von Stille und festem Augenkontakt, bis ich mir ein Lächeln nicht mehr verkneifen kann. Unbezahlbar…

Und dann erkläre ich natürlich den Grund dafür:

Technisches Vokabular ist für Sprachtrainer wie mich der Moby Dick der Lehrmethoden.

Wenn es um das einfache ‚X in English = Y auf Deutsch’ geht, gibt es weder eine gute Methode für mich dir Vokabular beizubringen, noch eine universell effektive Vorgehensweise es zu lernen.

Natürlich hält mich das nicht davon ab, die mystische eierlegende Wollmilchsau des Lernens von technischen Wörtern zu suchen. Ich teste stets neue Trainingsmethoden, weil ich A.) sonst ein schlechter Lehrer wäre und B.) Hey, man weiß ja nie

Aber immer wieder zeigt sich mir, dass sich das Vokabular meiner Ingenieure am effektivsten stärken lässt, wenn man das Ganze gar nicht erst zum Thema macht und sich einfach auf alle anderen Aspekte des technischen Englisch und der Kommunikation konzentriert.

Anders gesagt: Man bringt den Leuten am besten neue Wörter bei, indem man ihnen gar keine neuen Wörter beibringt.

Das hört sich verrückt an? Vielleicht – aber einem Techniker ist das egal, denn es funktioniert.

Ich zeige dir, wie das geht:

Der Kontext ist König

Eine effektive Komponentenbeschreibung ist zum Beispiel für jede Art von Ingenieur eine wichtige Kommunikationsfähigkeit, also widme ich der Kunst des klaren und prägnanten Beschreibens physischer Charakteristiken oft eine ganze Unterrichtsstunde.

Ich definiere immer das Grundprinzip und erkläre zuerst einige Schlüsselpunkte, aber ich halte nicht viel von Belehrungen und bevorzuge „learning by doing“. Also gebe ich am Anfang allen Ingenieuren der Gruppe die Aufgabe, eine technische Komponente zu beschreiben, mit der sie arbeiten.

** Aufgepasst: Man muss die Wörter im folgenden Beispiel nicht kennen! Wenn das Ingenieurwesen also nicht dein Ding ist, ist hier ein simpler Trick: Ersetze einfach „gasisolierte Schaltanlage” mit „Eisbecher” und den Rest der technischen Wörter mit „Eiscreme”, „Schokolade”, „Streusel” etc.!

Folgendes passiert Ingenieuren mindestens einmal, wenn nicht sogar mehrmals:

Ein Elektroingenieur fängt zum Beispiel an, seine Beschreibung einer gasisolierten Schaltanlage zu schreiben. Er arbeitet jeden Tag damit, also kennt er die englischen Wörter für Komponenten wie Strommschiene, Sicherung und Kurbelgehäuse bereits. Aber plötzlich kommt er beim Schreiben ins Stocken…

…weil er das englische Wort für Schwefelhexafluorid nicht kennt.

Bingo.

Also fragt der nach der englischen Übersetzung und entweder ich oder ein anderer Ingenieur der Gruppe gibt ihm dann den Begriff ‚sulfur hexafluoride’. Anschließend verwendet er sofort das neue Wort in seiner Beschreibung und wenn er fertig ist, mache ich mir eine kleine Notiz für die nächste Stunde. Dort frage ich dann nach den Vorteilen und Nachteilen von SF6 und CO2 als Isoliergase.

Ein einfaches System

Wenn ich mich in der Unterrichtsstunde aus dem oben genannten Beispiel nur darauf konzentrieren würde, den Ingenieuren Vokabular für Schaltanlagen beizubringen, so würde ich den Großteil der Zeit damit verschwenden Wörter zu lehren, die bereits bekannt sind. Und wie übt man mit den Wörtern? Da gibt es nicht viele gute Optionen und viel zu viele Sprachtrainer greifen leider auf Dinge wie Arbeitsblätter und alberne Gedächtnisspielchen zurück.

Wenn man sich aber auf die kontextuelle Anwendung konzentriert, kommen mit ziemlicher Sicherheit unbekannte Begriffe auf, die identifiziert, definiert und sofort angewendet werden können.

Wie bereits erwähnt, ist mir bisher noch keine andere Methode untergekommen, die effizient genug wäre, um meinen inneren Ingenieur zufriedenzustellen.

Aber hier ist das Beste an der Sache:

Du brauchst keinen Ingenieur als Englischlehrer, um mit dieser Methode zu lernen. Du brauchst eigentlich überhaupt niemanden.

Du musst nur ein Wörterbuch zur Hand nehmen und dir die richtigen Fragen stellen.

Nächsten Monat werde ich ein System veröffentlichen, das ich entworfen habe und welches Ingenieuren helfen soll, technisches Englischvokabular durch kontextuelle Anwendung zu identifizieren, zu lernen und zu üben.

Und das Ganze funktioniert für alle technischen Komponenten, alle Prozesse und alle Bereiche des Ingenieurwesens. Es fehlt nur noch der letzte Schliff…

Trotzdem ist hier schon einmal ein kleiner Vorgeschmack für die Leser von doctima – das gesamte System konzentriert sich auf vier Schlüsselfragen:

  1. Aus was ist es gemacht?
  2. Wie funktioniert es?
  3. Was ist nötig, damit es funktioniert?
  4. Was musst du wissen, um es benutzen zu können?

Das sollte für den Anfang reichen, aber behalte den Blog Vorsprung durch Sprache im Auge, um die große Enthüllung nicht zu verpassen!

Du kannst mich gerne per Twitter oder Facebook kontaktieren, wenn du irgendwelche Fragen hast.

Am wichtigsten ist aber: Never stop learning.

 

David WillenbergDave Willenberg, LEED AP ist im Herzen Baumeister und Lehrer von Beruf. Er stammt aus Detroit und ist 2009 nach Hamburg gezogen. Seine Firma, Detroit Technical English, bietet Training für technisches Englisch und Kommunikation für Ingenieure, Geschäftsleute und Wissenschaftler in Firmen in ganz Deutschland an. Dave lehrt an der Hamburg University of Applied Science und schreibt den deutschsprachigen Blog “Vorsprung durch Sprache“.

Mobil zur tekom Frühjahrstagung

Wie wird die Igelgrafik mobil?

Wie wird die Igelgrafik mobil?

„Berlin! Berlin! Wir fahren nach Berlin!“ „Wir“ ist in diesem Fall Edgar Hellfritsch, der doctima auf der tekom Frühjahrstagung mit einem Vortrag präsentieren wird. Unter dem Titel „Mobile First“ zeigt er wie man Single Source Prozesse für kleine Displays optimiert. Der bestehende Content im CMS soll sich nicht nur mobil darstellen, sondern mit kleinen Anpassungen im Generierungsprozess für die Benutzer echten Mehrwert bringen. Für die Leser und Leserinnen unseres Blogs gibt es hier schon mal eine Sneak Preview.

Moderne Redaktionslösungen bieten die Möglichkeit, mit wenig Aufwand unterschiedliche Zielformate zu generieren. Die Darstellung, das Layout der konkreten Inhalte unterscheidet sich jedoch nur geringfügig voneinander. Ein Bild ist ein Bild, eine Tabelle bleibt eine Tabelle.

Mit dem Siegeszug der Mobilgeräte bieten sich für die Technische Dokumentation neue Möglichkeiten in der Gestaltung von Informationsprodukten. Konnektivität, Kontextualität und Interaktivität eröffnen ein weites Feld von Zusatznutzen für den Anwender. Befeuert wird diese Entwicklung mit dem Beginn der Industrie 4.0, deren Konsequenzen derzeit noch niemand wirklich absehen kann.

Gute, mobil benutzbare Informationsprodukte aus einem CMS zu generieren, ist noch keine Selbstverständlichkeit. Um ein überzeugendes Ergebnis abzuliefern müssen Informationsarchitektur, Redaktionsarbeit, Single-Source-Generierung, sowie das Informationsprodukt selbst aufeinander abgestimmt werden.

Ansatzpunkte für eine individualisierte, mobile Ausgabe sehen wir insbesondere bei:

  • Marginalspalten und einfachen Tabellen
  • umfangreichen Tabellen
  • Querverweisen
  • implizit vorhandenen, im Content aber unverknüpften Querverweisen
  • komplexen Grafiken
  • Grafiken mit Positionsnummern
  • umfangreichen, tiefen und langen Navigationsbäumen

All diese Punkte sind mehr als die standardmäßige, mobile Ausleitung eines Redaktionssystems bewältigen kann. Ohne eine vernünftige Lösung dieser Fragen ist der Inhalt für die Leser allerdings kaum nutzbar. Zum Glück gibt es dafür aber gute und einfache Lösungen…

Vortrags-Daten:

IN16 Fachvortrag
Edgar Hellfritsch, doctima GmbH, Fürth:
„Mobile First – Single Source Prozesse optimieren für kleine Displays“

tekom-Frühjahrstagung 2016
Fr 15.4.2016 um 11:30. Raum Nizza

Content-Qualität – am besten automatisch

Content-Qualität - ein dunkles Geheimnis (c) David Castillo Dominici via freedigitalphotos.net

Content-Qualität – ein dunkles Geheimnis
(c) David Castillo Dominici via freedigitalphotos.net

Es ist ein offenes Geheimnis in der Technischen Dokumentation: Die Qualität des Contents entscheidet über den Erfolg in der Produktkommunikation. An einer vernünftigen Qualitätssicherung hängt deshalb nicht nur das Image der Dokumentation und letztlich des Unternehmens; Fehler in der Qualitätssicherung bedeuten im Ernstfall finanzielle Schäden und Haftungsrisiken.

Und nun das dunkle Geheimnis in der Technischen Dokumentation: Für eine vernünftige Qualitätssicherung bleibt oft nicht genug Zeit. Obwohl wir wissen, wie wichtig die Qualitätssicherung ist. Und obwohl wir im Projektplan für die Anleitung ausreichend Korrekturzyklen vorgesehen haben. Was lässt sich also tun für mehr Content-Qualität?

Content-Qualität und die Kosten

Werfen wir zunächst einmal einen Blick auf die Kosten der Content-Qualität. Wobei: Kosten hat hier zwei Aspekte. Zum einen die Kosten, die wir aufwenden müssen, damit die Content-Qualität stimmt. Und zum anderen die Kosten, wenn die Qualität nicht stimmt.

Die Kosten, die wir für die Qualitätssicherung aufwenden müssen sind relativ leicht bestimmt. Wir gehen – je nach Qualitätsanspruch, den das Endergebnis benötigt – von etwa 10 % bis 30 % Projektanteil für Lektorat und Korrekturen aus. Das spiegelt sich auch 1:1 in den Kosten wider. Natürlich kann man hier Maßnahmen treffen, um die Effizienz zu steigern, dazu mehr weiter unten.

Mit den Kosten für schlechte Content-Qualität ist es dagegen so eine Sache. Sie sind ein wenig versteckt, was sie aber nur umso gefährlicher macht. Konzentrieren wir uns einmal auf eines der größten Kostenpotenziale: die Haftungsrisiken. Im Extremfall kann es, z. B. durch einen unsachgemäßen Warnhinweis, zu Personenschäden kommen. Personenschäden werden in Haftpflichtversicherungen typischerweise mit 5 Mio. € abgesichert. Wahlweise kann man hier also die Versicherungskosten ansetzen oder aber die Haftungssumme. Ich denke die Haftungssumme ist hier die richtige Ausgangsbasis, weil unklar ist, ob eine Versicherung wirklich leisten wird, wenn sie nachweisen kann, dass in der Qualitätssicherung vermeidbare Mängel vorliegen. Um zu den real anzusetzenden Kosten zu kommen, muss man nun die Haftungssumme noch mit der Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens-Ereignisses multiplizieren. Wie hoch diese ist, muss natürlich jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden; je nach Vorbildung der Benutzer und Gefahrenpotenzial des Produkts ergeben sich hier unterschiedliche Werte.

Daneben gibt es natürlich noch weitere Kostenquellen: Erhöhte Supportaufwände, unnötige Kosten für Druck und Übersetzung (bei überflüssigem Content oder in Korrekturläufen), Image-Einbußen… Die Liste lässt sich fast beliebig verlängern.

Content-Qualität automatisieren

Am besten sind natürlich die Fehler, die erst gar nicht entstehen. Mit Standards in CMS und XML-Definitionen, mit Styleguides und mit einem gut funktionierenden Terminologie-Management lässt sich hier schon einiges erreichen. Aber letzten Endes bleibt immer ein Restrisiko, das sich nur durch eine gut funktionierende Qualitätssicherung minimieren lässt.

Hier gibt es einige organisatorische Hilfsmaßnahmen, mit denen sich die Qualitätssicherung erleichtern lässt. Wichtige Hilfsmittel sind zum Beispiel Korrektur-Checklisten, die neuen Mitarbeitern den Einstieg in die Qualitätssicherung erlauben und gleichzeitig im Review für Überblick und Dokumentation sorgen.

Am besten ist es aber, wenn sich der Content automatisch prüfen lässt. Mit Der Rechtschreibprüfung von Word arbeiten viele von uns tagtäglich. Und auch wenn wir wissen, dass sie im Einzelfall ihre Tücken hat, ist sie im Allgemeinen doch ein nützliches und angenehmes Werkzeug.

Für die Technische Dokumentation reicht das aber längst nicht aus. Denn Qualität definiert sich hier in der Einhaltung sehr feingranularer Standards, die jenseits von Grammatik und Rechtschreibung liegen. Wenn ich zum Beispiel sicherstellen möchte, ob die Warnhinweise ANSI-konform sind, muss ich die Informationsstruktur prüfen. Die Publikationsstruktur kommt ins Visier, wenn es darum geht, ob ein Informationsprodukt inhaltlich wirklich komplett ist. Wer mit standardisierten Zwischenüberschriften arbeitet, muss jede Informationseinheit gegen die erlaubten Formulierungen prüfen.

Für solche Szenarien haben wir deshalb das doctima ContentRuleset entwickelt – ein Werkzeug, mit dem sich XML-Content automatisiert prüfen lässt auf die Einhaltung von Standards, wie sie häufig in der Technischen Dokumentation eingesetzt werden. Dabei orientieren wir uns an anerkannten Branchenstandards wie der tekom Leitlinie „Regelbasiertes Schreiben“.

In einem der nächsten Beiträge zeigen wir genauer, wie unser ContentRuleset funktioniert. Wer sich vorher schon schlau machen möchte, erfährt hier mehr.

Strategische Unverständlichkeit: Schöngeredet oder schon gelogen?

Post wegen der "Dieselthematik"

Post wegen der „Dieselthematik“

Schon seit einiger Zeit liegt auf meinem Schreibtisch dieser Brief vom (ehemaligen) Autohersteller meines Vertrauens. Ich habe zwar lange mit mir gerungen, aber letzten Endes habe ich mich entschlossen, jetzt doch einen Post dazu zu schreiben. Erstens weil ich mich wirklich geärgert habe. Und zweitens ist mir aufgefallen, wie gut das Anschreiben in unsere kleine Reihe „Strategische Unverständlichkeit“ passt. Deshalb will ich mir dieses Machwerk heute noch mal im Detail vornehmen.

Der Betreff – ein Monstrum

Sehen wir uns einmal den Einstieg in den Brief an. Der Betreff – das sagen wir unseren Kunden auch in unseren Seminaren immer wieder – ist ein besonders wichtiger Teil des Briefes. Er setzt das Thema und den Ton für den restlichen Brief. Und das stimmt (leider) auch hier:

  1. Länge
    Mit vier Zeilen ist der Betreff extrem lang, gleichzeitig strotzt er von Abkürzungen, Kennziffern und allem, was man tut, um nicht gelesen zu werden (1. Regel des Wissenschaftsjournalismus: Keine Formeln!)
  2. Aussagekraft
    Der Betreff eröffnet mit dem schönen Wort „Dieselthematik“. Mal abgesehen davon, dass diese Thematik beim Leser vielleicht noch gar nicht gesetzt ist: Es geht hier überhaupt nicht um Diesel, sondern um eine missbräuchliche Software. Frau Labbé und Herr Balon versuchen also auf ein anderes, weniger problematisches Thema auszuweichen.
  3. Missverständlichkeit
    Ähnlich problematisch aber noch ein Stück weiter geht es, wenn man hier von einer „Servicemaßnahme“ spricht – ein Wort das positiv besetzt ist, während es darum geht eine missbräuchliche Manipulation des Wagens zu beseitigen. Und übrigens geht es hier auch nicht um „Abweichungen“. Die Software liefert ja die Werte, die mir beim Kauf zugesichert wurden. Sondern es geht darum, dass die realen Werte durch Software verschleiert werden.
  4. Fachbegriffe
    Wissen Sie, was ein „NOx“ ist? Vermutlich ja, denn Sie haben im Chemie-Unterricht gut aufgepasst. Ich bin mir aber nicht sicher, wie viele Skoda-Kunden ähnlich fleißig waren. Zufall? Kommunikative Inkompetenz? Könnte sein; im Kontext der anderen problematischen Textstellen aber eher unwahrscheinlich.

Der restliche Brief – es wird nicht besser

Wie schon gesagt, der Betreff setzt den Ton und der Brief hält ihn durch. Immer wieder wird verschleiert und kleingeredet. Da werden „die Stickoxidwerte (NOx) […] optimiert“. Wie schön, ich mag optimierte Dinge. Da gibt es eine seltsame Häufung von behördensprachlichen Elementen, z. B.:

  • „diesbezüglich“,
  • „aufgefordert, umgehend einen Termin […] zu vereinbaren“,
  • „eine gegebenenfalls bevorstehende Hauptuntersuchung“
  • usw.

Und dann finden sich da aber auch wieder seltsam unpassende, direkte Appelle an die Gefühle des Lesers: „Wir bedauern zutiefst, dass wir Ihr Vertrauen enttäuscht haben“ und „Ihr Vertrauen ist unser wichtigstes Gut.“

Spannend auch, wie der Brief nach dem überlangen Betreff gleich noch einen überlangen Satz hinterherschickt. Wie Skoda zwar meine Fahrgestellnummer kennt, mir aber nicht sagen kann, welches Aggregat in meinem Fahrzeug verbaut ist und wann ich vermutlich dran bin. Und wie Skoda mir verspricht, alle technischen Kosten zu ersetzen (wäre ja auch noch schöner), aber kein Wort des Bedauerns verliert über den Aufwand, der mir entsteht.

Was können wir daraus lernen?

Tatsächlich kann man aus diesem Brief eine Menge lernen. Dieser Brief ist wirklich so klasse, dass man ihn zur Pflichtlektüre im Deutschunterricht machen sollte. Denn Schüler sollten frühzeitig lernen, solche manipulativen Texte zu erkennen.

Noch viel mehr lässt sich daraus aber über Volkswagen und Skoda lernen. Wir erinnern uns: Das technische Problem besteht nicht darin, dass Messwerte „optimiert“ wurden, sondern dass mit dieser Software gelogen und betrogen wurde. Und die Entwickler davon ausgegangen sind, dass das schon niemandem auffallen wird.

Und nun dies: Ein Brief, um die Kunden zu informieren, in dem – na ja wir haben ja gesehen, was dieser Brief tut. Und offensichtlich glaubt man, die Kunden werden darauf hereinfallen. Das lässt schon tiefe Einblicke in die Unternehmenskultur bei Volkswagen zu.

Was kann Frau Labbé lernen?

Liebe Frau Labbé – und hier wende ich mich direkt an Sie – Vertrauen ist nichts, was man einfach so besitzt. Es ist nicht Ihr wichtigstes Gut, denn Sie haben mein Vertrauen im Moment gar nicht (mehr), und es ist vermessen mir das zu unterstellen. Vertrauen ist etwas, das man sich erwirbt. Nicht nur einmal, sondern immer wieder. Und wenn man Vertrauen enttäuscht hat, dann sollte man sich offen und ehrlich entschuldigen. Wenn man bei der Entschuldigung aber trickst und manipuliert, dann verliert man auch noch die Chance, dass der andere verzeiht. Das gilt in Geschäftsbeziehungen genauso wie im Privaten.

Die gute Nachricht an Sie ist: Vertrauen verdient man sich immer aufs Neue: Ich bin schon gespannt auf Ihren nächsten Brief, in dem Sie mich „weiterhin fortlaufend und transparent informieren“. Denn aus der Nummer kommen wir offensichtlich beide nicht so schnell raus.

5 Gründe, warum du Technischer Redakteur werden musst

Technische Redaktion – ein Sammelbecken für Quereinsteiger. Zunehmend gibt es aber auch Leute, die den geraden Weg gehen; bei mir zum Beispiel mit einem Masterstudium an der Hochschule Merseburg. Deshalb dachte ich mir, ich wende mich heute mal an alle, die sich fragen, ob Technische Redaktion für sie das Richtige ist, und versuche mich an der Berufsberatung.

1. Du bist diejenige, die immer sagt „Hast du mal in die Anleitung geschaut?“

Wenn jemand in deinem Umfeld seine neueste technische Errungenschaft nicht versteht. Denn du weißt: Die Anleitung wurde schließlich nicht umsonst geschrieben. Und meist löst sie das Problem besser als irgendwelche Internettipps.

Und wo wir schon dabei sind: Du bist auch diejenige, die jede Anleitung aufhebt, sich die guten heraussucht und die schlechten heimlich korrigiert – oder wenigstens darüber ablästert.

Und darüber hinaus heißt es nach deiner Meinung …

2. … „Studieren geht über Probieren“

Klar, ein wenig Risiko macht auch mal Spaß. Die Bohrmaschine kann man bestimmt auch mal benutzen, um das neue Tapetenweiß anzurühren… Aber Sicherheitshinweise zum Beispiel werden ja nicht zum Spaß angebracht, wie man im Studium lernt. Sie sind eine Wissenschaft für sich und gar nicht so einfach zu erstellen. Und auch vieles andere erledigt sich nicht „mit einer flotten Schreibe“, sondern ist solides Handwerk.

3. Du suchst gern die Nadel in der Suppe

Äh. Das Haar im Wald. Beziehungsweise das Salz im Heuhaufen. Ach das gibt’s doch nicht!

Was ich damit sagen will: Du liebst Sprache. Und du kannst richtig ungemütlich werden, wenn ebendiese misshandelt wird. Das kommt dir zugute, wenn du Texte zu Immobilienfonds oder Werkzeugmaschinen lektorierst. Wo es unverständlich wird, greifst du ein und klärst mit den Entwicklern die Stellen, die überarbeitet werden sollten.

Und jetzt zu den weniger offensichtlichen Dingen…

4. Du magst Listen….

a) Alphabetische Listen
1. Nummerierte Listen
• Listen mit Punkten und
√ ganz besonders die mit Häkchen!

Und zu Recht. Listen sind die Helden des Alltags, auch in der Technischen Redaktion. Genauso wie man zu Hause aufräumt, wenn man sonst im Chaos versinkt. Listen strukturieren Projekte, Aufgaben, Kriterien usw. Und sie können ganz subtil sogar für eine funktionierende Qualitätssicherung sorgen.

5. Du brauchst Abwechslung

Im Büro, auf dem Schreibtisch, auf deinem Monitor.

Und die bekommst du, das garantiere ich dir. So viel Abwechslung wurde dir das letzte Mal mit sechs Jahren im Bällebad bei IKEA geboten. An einem Tag erklärst du Steuersoftware, am nächsten die Funktionsweise einer Pumpe oder eines Panzers. Und du findest diese ganzen unbekannten Fachbegriffe, Funktionen und Zusammenhänge jedes Mal aufs Neue spannend. Außerdem kann dich irgendwann keiner mehr auf dem Gebiet Allgemeinwissen schlagen. Jauch kann einpacken.

Du willst noch mehr Gründe?

Mir fallen noch viele Punkte ein, die hier folgen könnten. Zum Beispiel, dass du gerne über den engen Tellerrand der eigenen Abteilung hinausblickst. Denn Technische Dokumentation ist eine echte Querschnittsaufgabe, bei der man mit allen möglichen Bereichen im Unternehmen in Kontakt kommt.

Letzten Endes kann man nur in der praktischen Arbeit sehen, was einem am meisten Spaß macht. Für mich ist es die Kombination von Sprache, Technik, Anwenderorientierung und vor allem, Projektziele gemeinsam mit einem Team zu erreichen. Ich jedenfalls fühle mich als Technische Redakteurin pudelwohl.

Die Übersetzung von Anleitungen als Kultur

Cover_Konventionen technischer KommunikationBrigitte Horn-Helf stellt mit „Konventionen technischer Kommunikation: Makro- und mikrokulturelle Kontraste in Anleitungen“ die Ergebnisse ihrer kontrastiven Textsortenvariantenforschung vor. Anhand von 12 Korpora hat sie Profile erstellt, die u.a. Technischen Übersetzern als praktische Arbeitshilfen dienen sollen.

Den meisten sprachwissenschaftlichen Publikationen eilt nicht gerade der Ruf voraus, besonders praxisbezogen zu sein; noch seltener wird ihren Autoren eine altruistische Zielsetzung unterstellt. Horn-Helf versucht sich mit ihrer Publikation an einem Gegenbeispiel: Sie will den Arbeitsalltag Technischer Übersetzer erleichtern und damit die Qualität (übersetzter) Anleitungstexte verbessern.

Eine gute Übersetzung…

… muss selbstverständlich inhaltlich und sprachlich korrekt sein. Aber die schnöde Aneinanderreihung von in die Zielsprache überführten Textbausteinen gelingt mittlerweile sogar dem Google-Translator (einigermaßen). Die Kunst einer professionellen Übersetzung liegt darin, den Zieltext auch den (Textsorten-) Konventionen der Zielkultur anzupassen. Und genau an dieser Stelle erkennt Horn-Helf Komplikationen.

Probleme in der Übersetzungspraxis

Zwar wird die Berücksichtigung der Zielkultur in der Übersetzungstheorie immer wieder postuliert. Selten wird diese aber in Form von konkreten Anweisungen, Hilfestellungen und Sprachratgebern für die Übersetzer greifbar gemacht. Laut Horn-Helf können sich die Übersetzer das Wissen um Textsortenkonventionen aber selbst nicht aneignen, da dafür in ihrem (wohl sehr) stressigen Arbeitsalltag einfach keine Zeit bleibe.

Man könnte annehmen, dass gerade diese Kenntnis interkultureller bzw. intersprachlicher Konventionen eine Kernkompetenz professioneller Übersetzer sein müsste. Horn-Helf erkennt diesen Anspruch aber allenfalls als weit verbreitete und anmaßende Forderung an diesen Berufsstand: Solange die Wissenschaft nicht hilft, könnten Übersetzer Textsortenkonventionen ihrer Zielsprachen höchstens „erahnen“, nie aber systematisch erfassen.

Hilfe für Technische Übersetzer

Selbstverständlich kann Horn-Helf nicht alle Technischen Übersetzern aus ihrer misslichen Lage befreien; wohl aber die, die zwischen der deutschen, englischen und russischen Sprache hin und her übersetzen. Dazu stellt sie sich der ultimativen Herausforderung: Kontrastive Textsortenprofile; genauer: kontrastive Textsortenvariantenprofile!

Bereits im Titel der Publikation wird auf den Unterschied zwischen Makro- und mikrokulturellen Kontrasten hingewiesen:

  • Makrokulturen sind für Horn-Helf die verschiedenen Kulturen bzw. Sprachen (hier: D/E/R).
  • Als Mikrokulturen bezeichnet Horn-Helf technisch-wissenschaftliche Disziplinen, wobei ihre Entscheidung für die Gegenüberstellung auf ‚Maschinenbau‘ und ‚Gerüstbau‘ fällt.

Aber Anleitungstexte müssen oft nicht nur Brücken zwischen Sprachen oder wissenschaftlichen Disziplinen schlagen:

  • Zusätzlich zu den beiden Mikrokulturen betrachtet Horn-Helf die in der Fachsprachenforschung allseits bekannte vertikale Schichtung ihrer drei Korpussprachen, auch bekannt als Theorie- und Verteilersprache oder interne und externe Kommunikation.

3 Makrokulturen [mal] 2 Mikrokulturen [mal] 2 vertikale Schichtungen – das macht 12 Korpora, die Horn-Helf auf über 100(!) sprachwissenschaftliche Analysekriterien abklopft und miteinander vergleicht. Nur ein geübter Sprachwissenschaftler kann nicht überrascht sein, ob der Menge an Dingen, die man an einem Anweisungstext betrachten und auszählen kann: Deklarationen, Sprachhandlungen, Interpunktion, Gliederungsmittel, Satzkomplexität, Typographie, Text-Bild-Relation, Parenthesen und und und.

Insgesamt umfasst die Publikation fast 1000 Seiten – aufgrund dieser Menge an Daten und Auswertungen wurden Kapitel 4-8 auf eine beiliegende CD ausgelagert. Von Interesse für die Übersetzungspraxis ist aber allein Kapitel zwei:

„Kulturspezifische Präferenzen und Translation“:

Horn-Helf nimmt sich jedes Analysekriterium vor, beschreibt ihre Ergebnisse und formuliert darauf aufbauend einen Ratschlag zur ‚translatorischen Behandlung‘.

So erfährt der Russisch-Deutsch-Übersetzer, dass er russische Imperative in imperativische Infinitive überführen sollte, da diese in deutschen Anweisungstexten üblich seien.

Bei der typographischen Gliederung von Aufzählungen bevorzugen Russen Minuskeln, Deutsche den Spiegelstrich, in englischen Texten hingegen „sollte sich die Markierung der Aufzählungsglieder grundsätzlich auf Ziffern beschränken.“

Für die Anpassung der Parenthesendichte einer deutschen Anleitung gilt für den Übersetzer die Faustregel: „Im Zuge der Translation ist die Parenthesendichte für den russischen [Zieltext] um ca. ein Drittel, für den englischen [Zieltext] auf die Hälfte zu reduzieren.“

Welche Zielgruppe hat dieses Buch?

Eine wohl überraschende erste Antwort auf diese Frage lautet: (Angehende) Kulturwissenschaftler. In ihrem ersten (weit über 300 Seiten umfassenden) Kapitel führt Horn-Helf ihren Leser äußerst detailliert und mithilfe breit gefächerter Meinungen und Zitate durch den aktuellen Forschungsstand zum Thema ‚Kultur‘: über den Kulturbegriff per se, über Universalia, hin zu kulturspezifischer Farbsemantik, Geschlechterrollen oder Freundschafts- und Höflichkeitsdefinitionen. Damit bietet Sie – beabsichtigt oder nicht – eine Art Einführung in die Vergleichende Kulturwissenschaft.

Die eigentlich angesprochenen Technischen Übersetzer müssen selbst entscheiden, ob ihnen die Beschäftigung mit Horn-Helfs Forschungsbeitrag ihre Arbeit erleichtert. Ein selektives Querlesen ist für diesen Berufsstand sicher interessant; wobei aber ein wichtiger Faktor (vor allem in Hinblick auf die Qualität der übersetzten Texte) nicht übersehen werden sollte: Horn-Helf bildet den Status quo von Anweisungstexten zum Zeitpunkt ihrer Korpuszusammenstellung ab – ohne Einbeziehung der jeweiligen makrokulturellen Verständlichkeitsforschung. So mag der imperativische Infinitiv in deutschen Anleitungstexten die Vormachtstellung haben; viele Verständlichkeitsforscher und Technische Sprachratgeber wären den Übersetzern aber sehr dankbar, wenn wenigstens sie von seiner Verwendung absehen würden.

Literatur: Horn-Helf, Brigitte: Konventionen technischer Kommunikation: Makro- und mikrokulturelle Kontraste in Anleitungen. FFF – Forum Fachsprachen Forschung, Bd. 91. Verlag Franck & Timme, Berlin, 612 Seiten mit CD. ISBN 978-3-86596-233-1

Hinweis: Das hier besprochene Buch wurde uns vom Verlag kostenfrei als Rezensionsexemplar zur Verfügung gestellt. Der Verlag hat keinerlei Einfluss auf den Inhalt dieser Besprechung genommen.

Connecting Content

doctima_contentconnectWar mein letzter Beitrag ein Plädoyer dafür, die wertvollen Inhalte aus der Technischen Redaktion an möglichst vielen Stellen wiederzuverwenden, möchte ich diesmal davon berichten, wie wir Sie bei der Erledigung dieser Aufgabe unterstützen können. In diesem Beitrag geht es darum, was unser neues Werkzeug ContentConnect leistet, welche Aufgaben es dazu bewältigt, und welche Vorteile Sie als Anwender daraus ziehen können.

Ziele: Was ContentConnect leistet

ContentConnect verbindet Content-Plattformen miteinander. Um das Grundprinzip des Werkzeugs zu verstehen, beschränke ich mich in diesem Beitrag auf den einfachen Fall mit einer Quelle (SCHEMA ST4) und einem Ziel (TYPO3). Mit der Fähigkeit, auch Inhalte aus mehreren Quellen zu kombinieren und die Ergebnisse in mehrere Zielsysteme zu verteilen, sind der redaktionellen Fantasie aber grundsätzlich alle Türen geöffnet.

Unseren ersten ContentConnect -Kunden ging es darum, Produktinformationen aus dem CMS der Technischen Reaktion nahtlos in die vom Marketing betreute Unternehmens-Website zu integrieren. Besucher der Website sollten Zugang zu den Produkten finden

  • über die Navigation durch die Hierarchie der Produktgruppen,
  • durch die indizierte Suche des Web-CMS und
  • einen „Product Finder“, also eine Facetten-Suche, wie man sie von großen Webshops her kennt.

Für den Anwender sollten sich die Produktinformationen nahtlos in die Web-Umgebung integrieren, sie sollten nicht bemerken, dass die Daten extern in das System eingespeist werden.

Inhalte: Was überträgt ContentConnect?

ContentConnect kopiert nicht einfach Daten. Er nutzt die im Content enthaltene Information, um einen wirklichen Mehrwert zu erreichen.

Strukturierte Informationen

Struktur einer Produktseite auf hilscher.com

Struktur einer Produktseite auf hilscher.com

Produktbeschreibungen sind strukturierte Information: Produktbezeichnung, Highlights, Technische Details, Bestellinformationen, Produktbilder, usw. werden als identifizierbare Bausteine übertragen. Diese lassen sich z. B. in Seiten-Templates eines Web-CMS einpassen. Systeme wie TYPO3 oder Contao unterstützen modulare Seiten-Layouts und bieten hierfür eine hervorragende Grundlage.

Mehrsprachigkeit

Ein zentraler Vorteil von Redaktionssystemen in der Technischen Redaktion ist das meist hervorragende Übersetzungs-Management. Gängige Web-CMS können gerade bei diesem qualitäts- und kostenkritischen Thema bei weitem nicht mithalten. ContentConnect überträgt alle Informationen in beliebig vielen Sprachen.

Metadaten

Produktinformationen im Redaktionssystem der Technischen Redaktion sind in der Regel mit Metadaten zu Filter- bzw. Ausgabezwecken angereichert. Sie geben zum Beispiel an, ob ein Produkt eine bestimmte Farbe hat, ein bestimmtes Betriebssystem unterstützt oder für einen speziellen Markt geeignet ist. Diese Metadaten lassen sich auch im Web verwenden, um z. B. mit einem Produktfinder einen zusätzlichen Zugang zu den Produkten zu schaffen, oder um den Navigationspfad durch Filter zu verschlanken. Wie wir das mit unserem Kunden Hilscher umgesetzt haben, können Sie unter den folgenden Links nachvollziehen:

Grafiken und Binärdateien

Produktbilder, Downloads, Infografiken: Grafiken und Binärdateien sind essenzieller Bestandteil des Contents und werden selbstverständlich mit bereitgestellt.

Querbeziehungen

Querbeziehungen zwischen Informationsbausteinen werden beim Transfer aufrechterhalten: Bei unserem Kunden waren das beispielsweise:

  • Hierarchien, z. B. die Einordnung in Produktgruppen,
  • Verweise auf zugehörige Produkte wie Zubehör oder Alternativen,
  • Links auf zugehörige Treiber-Downloads oder
  • eingebettete Bilder und Grafiken.

Generierte Inhalte

Nicht immer liegen alle Informationen, die im Zielsystem benötigt werden oder sinnvoll sind, in der Technischen Redaktion vor. Deshalb haben wir in ContentConnect vorgesehen, die zu übertragenden Inhalte regelbasiert anzureichern. Einige Beispiele:

  • Download-Links erhalten – abhängig vom Datentyp den Linkziels – PDF- oder DVD-Symbole.
  • Das Metadatum „unterstützte Technologien“ eines Produkts wird in eine Galerie von Logos dieser Technologien umgesetzt.
  • Telefonnummern in Kontaktadressen werden automatisch mit Telefon-Links versehen, die vom Smartphone aus bzw. über Skype o. ä. direkt angewählt werden können.

Aufgaben des Werkzeugs

Um die oben beschriebenen Inhalte abbilden zu können, erledigt der Content Connect die folgenden Aufgaben:

  • Benutzerauthentifizierung in Quell- und Zielsystemen,
  • Integration des ContentConnect in Quell- und Zielsysteme,
  • Objekte in Quell- und Zielsystem identifizieren und aufeinander abbilden,
  • Umsetzung von Quell- in Ziel-Datenmodell,
  • Konvertierung und Anreichern der Inhalte in Ziel-Markup,
  • Differenz-Upload für Grafiken und Ressourcen.

Alle Abläufe werden dabei vollständig über eine individuelle Konfiguration gesteuert. So können wir auf Kundenwünsche flexibel eingehen.

Vorteile aus Anwendersicht

Der Leiter der Technischen Redaktion bei unserem Kunden Hilscher hat die Vorteile des Systems aus seiner Sicht zusammengestellt und mit mir in einem Vortrag auf der tekom-Tagung 2015 präsentiert.

  • Für den Kunden erleichtert sich der Zugang zu den Produkten des Unternehmens. Filter und Produktfinder ergänzen die Navigation. Die umfassende, konsistente Information liegt in allen relevanten Sprachen vor.
  • Für den Vertrieb sinkt der Kommunikationsaufwand, während die Vertriebsqualität steigt. Ein gemeinsamer Blick auf die Website ermöglicht ein viel direkteres Eingehen auf den Kunden.
  • Das Marketing erhält eine Website mit umfassenden, mehrsprachigen Produktbeschreibungen, optimal für SEO-Zwecke, bei gleichzeitiger Arbeitsersparnis.
  • Das Produktmanagement kann leichter individuelle Highlight-Informationen bereitstellen.
  • Für den Controller verbessert sich das Übersetzungs-Controlling. Unnötige Aufwände durch Mehrfacherfassung von Technischen Daten, Produktbeschreibungen etc. entfallen, dagegen steigen Publikationsgeschwindigkeit und -konsistenz.

Weitere Informationen finde sich in unserem Foliensatz zur tekom Jahrestagung 2015 (H. Hentsch, E. Hellfritsch „Technische Redaktion als Marketing-Turbo“).

Zusammenfassung

Der generische Ansatz, den wir mit ContentConnect verfolgen, stellt die Informationsfülle der Technischen Redaktion unternehmensweit zur Verfügung. Nahtlos eingebunden in die native Datenhaltung des Zielsystems kann der vorhandene Content an vielen unterschiedlichen Stellen zusätzlichen wertvollen Nutzwert generieren.

Content Connected

Content Connected

Content Connected

Kürzlich gestand mir eine Technische Redakteurin: „…Und dann kopiere ich die einzelnen Technischen Daten in die Eingabemaske für die App und das Online-Portal. Das ist schon recht mühselig.“

Ein anderer Redakteur zeigte mir vor einiger Zeit seine Lösung: Er erzeugt aus seiner Redaktionslösung einige tausend statische HTML-Produktbeschreibungen, mit eigenem Navigationsbereich und allem, um das Ganze dann in einem iFrame in die Webseite einzukleben, die selbstverständlich dynamisch von einem Web-CMS (WCMS) erzeugt wird. Weder die Suchmaschine noch die Sprachumschaltung der Site sind angebunden. Optik und Bedienbarkeit sind damit -nun ja- diskutabel.

Solche und ähnliche Szenarien begegnen mir immer wieder. Was mich dabei fuchst: In beiden Fällen arbeiten Technische Redaktion und Marketing mit hochprofessionellen Werkzeugen und Methoden. Auf dem Weg zum Anwender verpufft aber die ganze schöne Effizienz an fehlenden Schnittstellen.

Schatzkiste Technische Dokumentation

Was leider oft übersehen wird: In der Technischen Redaktion entstehen mit professionellen Methoden und Werkzeugen hochwertige Inhalte:

  • Konsistente, qualitätsgesicherte und umfassende Produktinformationen,
  • Strukturierte Informationen, die personalisierte Darstellung bzw. Filterung erlauben – so entstehen aus demselben Ausgangsmaterial Sichten für Kunden, Partner, Mitarbeiter,
  • Hochwertige und durch Standardisierung kostengünstige Übersetzungen,
  • Professionell erstellte Grafiken und Bilder,
  • Metadaten, die z. B. über Facettensuche oder Kriterienfilter einen gezielten Zugang zum Produktportfolio ermöglichen.

Diese Inhalte werden häufig ausschließlich für die mit dem Produkt ausgelieferte Technische Dokumentation verwendet. Bestenfalls erstellt die Technische Redaktion auch Schulungsunterlagen und Produktblätter.

Profit für mehr Abteilungen

Wir haben uns diese Schnittstellen einmal systematisch angesehen und waren selbst überrascht, wie viele Unternehmensbereiche von diesem Datenschatz profitieren könnten. Insbesondere für Vertrieb und Marketing bieten sich vielfältige Optionen, die Informationen im Unternehmen weiter zu verwerten:

  • Produktbroschüren, Kataloge
  • Website, Shop
  • Produktpräsentations-Unterlagen
  • Reparatur- und Wartungsanleitungen
  • Support-Datenbank, Knowledge Base
  • Anforderungs-Management
  • ERP, PLM
  • … u. v. m.

Diese Informationsangebote entstehen zum überwiegenden Teil nicht in der Technischen Redaktion. Es gibt aber an zahlreichen Stellen Schnittmengen zu den Daten, die in der Technischen Redaktion erarbeitet werden. Nicht immer, und da sind wir wieder bei den Beispielen vom Anfang dieses Beitrags, findet allerdings an diesen Schnittstellen ein effizienter Abgleich statt.

Ein typisches Szenario sieht meist so aus:

  • Mehrfacherfassung und/oder Copy-Paste,
  • inkonsistente, teils widersprüchliche Stände zwischen den Medien,
  • fehlende Sprachversionen in einigen der Medien,
  • Verzögerungen und Koordinationsprobleme zwischen den Medien,
  • detaillierte Produktinformationen sind im Web nur als PDF verfügbar (Lokale Suchmaschine, Google, User Experience, etc.).

 

Aus diesen Erfahrungen heraus haben wir unser neues Produkt ContentConnect entwickelt. Mit ihm schaffen wir eine konfigurierbare Schnittstelle, um die Informationen aus der Technischen Redaktion an fast beliebiger Stelle automatisiert einbinden zu können. Zu den Details des ContentConnect und konkreten Einsatzbeispielen lassen wir demnächst einen eigenen Beitrag folgen.