tekom 2016 – doctima mitten dabei

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tekom-Jahrestagung in der Messe Stuttgart (c) doctima

Der Herbst steht an, und wie jedes Jahr mit ihm die tekom-Jahrestagung. Zum dritten Mal nun in Stuttgart. Wir von doctima freuen uns wieder einmal sehr, vor Ort zu sein. Von Dienstag, 08.11.2016 bis Donnerstag, 10.11.2016 ist es wieder soweit.

Die Tagung besteht aus dem Tagungsprogramm mit Vorträgen, Workshops und Tutorials sowie der angeschlosenen Messe. Aussteller der Messe sind Dienstleister sowie Tool- und Produkthersteller aus den Bereichen Technische Kommunikation und Content Management. Eine Welcome Party und Abendveranstaltungen (z. B. eine Städte-Tour oder ein Besuch in der MOTORWORLD) runden das Rahmenprogramm ab.

Thema dieses Jahr: Intelligente Information

Die tekom wirbt in ihrem Programmheft für die Jahrestagung mit dem Titelthema Intelligente Information. Dahin führt der Weg in Zeiten von Digitalisierung, Automatisierung, Information 4.0 und Industrie 4.0. Zusätzlich bewegt die meisten Unternehmen auch die Frage nach der Anwenderfreundlichkeit: Also wie müssen Informationen intelligent aufbereitet sein, damit der Anwender diese nutzerfreundlich erhält? Sowohl technisch als auch inhaltlich? Diese Themen liegen uns als Kommunikationsexperten naturgemäß nahe und wir warten daher mit vielen innovativen Themen auf. Technisch machbar ist heutzutage vieles, aber ist es auch prozesstechnisch sinnvoll oder wirtschaftlich verträglich? Wir leisten Hilfestellung, daher ist das Leitthema der Tagung aus unserer Sicht absolut angebracht.

Viele spannende Vorträge habe ich im Tagungsprogramm schon ausfindig gemacht, vor allem in den Bereichen Mobile Dokumentation, Technisches Marketing oder auch User Experience. Leider habe ich jetzt schon die Befürchtung, dass ich nicht viele der Vorträge besuchen werden kann. Zumindest nicht, wenn unser Stand auf der Messe so gut besucht ist wie letztes Jahr. Auch wir werden wieder Vorträge halten:

  • SEO – Dokumentation für die Suchmaschine? (Prof. Dr. Markus Nickl; Di., 08.11.2016, 13:45-14:30; Raum C6.2 OG)
  • Checklisten – für jeden Anlass (Johannes Dreikorn; Di., 08.11.2016, 16:15-18:00; Raum SR 1 OG & Mi., 09.11.2016, 11:15-13:00; Raum C4.1 OG)
  • Showcase Mobile Dokumentation (Moderation Edgar Hellfritsch, Dr. Stefan Dierssen; Beitrag Demo-App: Romy Stauch; Mi., 09.11.2016, 13:45-15:30; Raum Planum 2)
  • Proof of Concept: Abbildung intelligenter Produkte in einem CMS (Edgar Hellfritsch, Dr. Stefan Dierssen; Do., 10.11.2016, 09:45-10:30; Raum Plenum 2)

doctima mit Messestand und Verlosungs-Aktion

Neben den Vorträgen sind wir wie eben schon erwähnt auch als Aussteller mit einem Messestand auf der anschließenden Messe der Jahrestagung vertreten. Sie finden uns direkt am Eingang in die Halle C1. Das ist deswegen leicht zu finden, weil Sie vom tekom-Informationsstand zwischen den beiden Messehallen nur ein paar Schritte in die Halle C1 gehen müssen, und schon sind Sie an unserem Messestand mit der Nummer C02. Themen, die wir auf der Tagung präsentieren:

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doctima-Stand auf der tekom-Jahrestagung (c) doctima

Zusätzlich haben wir wieder eine Verlosungs-Aktion. Wir verlosen einen 3D-Drucker, den Sie an unserem Messestand auch live in Betrieb erleben können. Also kommen Sie vorbei und werfen Sie Ihre Visitenkarte in die Losbox, um an der Verlosung teilzunehmen. Am letzten Messetag verlosen wir den 3D-Drucker vor Ort. Der Gewinner kann somit seinen Gewinn direkt mitnehmen (wir schicken ihn aber auch gerne zu).

Termin vereinbaren oder Freikarte für die Messe gewünscht?

Wenn Sie auf der tekom-Jahrestagung einen Termin mit uns im Vorfeld vereinbaren wollen, dann melden Sie sich hier dafür an. Sie können uns einen Wunschtermin angeben und dann auf der Tagung an unserem Messestand treffen. So haben Sie Sicherheit, dass wir uns auf jeden Fall intensiv Zeit für Sie nehmen können.

Außerdem können Sie über uns einen Aktions-Code anfordern, mit dem Sie kostenlos die tekom-Messe besuchen können. Einfach hier klicken und in nur einem Schritt fordern Sie Ihren Aktions-Code an, mit dem Sie Zugang zur tekom-Messe erhalten.

Hoffentlich bis in zwei Wochen

Ich hoffe, wir sehen uns auf der tekom-Jahrestagung. Wir freuen uns über jeden Besucher und über jedes Gespräch. Im Nachgang der Tagung werden wir natürlich wieder einen Blogbeitrag über unsere Eindrücke, Erfahrungen, usw. verfassen. Ich bin gespannt, ob sich die Vorfreude bestätigt und die Tagung ein Highlight werden wird.

Wenn sie noch Fragen, Anmerkungen oder Sonstiges zur tekom-Jahrestagung haben, dann einen Kommentar hinterlassen oder bei mir melden: benjamin.rauschenberger@doctima.de oder 0911/97567027.

Gibt es Themen, die Sie auf der Jahrestagung besonders interessieren? Dann lassen Sie doch bitte einen Kommentar da. Wir gehen gerne darauf ein und freuen uns auf Ihren Beitrag.

Eine App für Arbeitssicherheit und Umweltschutz

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Die Startseite der Handbuch-App

Heute möchte ich ein Projekt aus dem Bereich Mobile Dokumentation vorstellen, das wir mit unserem Kunden Dresdner Kühlanlagenbau GmbH, kurz: DKA, umgesetzt haben. Einen kurzen Vortrag dazu habe ich bereits im „Showcase Mobile Doku“ auf der letzten tekom-Jahrestagung gehalten. Nach einem Jahr im Produktivbetrieb liegt uns nun eine ganze Reihe von positiven Rückmeldungen vor, die unser Credo bestätigen, dass mobile Dokumentation im richtigen Kontext einen deutlichen Mehrwert gegenüber herkömmlichen (Papier-)Dokumenten schafft.

Die DKA installiert und wartet Kühlanlagen und Klimatechnik für Handel, Gewerbe und Industrie. Die mehreren hundert Monteure im Außeneinsatz sind verpflichtet, ein Handbuch mit Betriebsanweisungen dabei zu haben, die den Umgang mit Gefahrstoffen und gefährlichen Situationen regeln. Das Unternehmen ist vielfach zertifiziert, u. a. nach ISO9001 und §6 ChemKlimaschutzV, und wird auch von seinen Kunden regelmäßig evaluiert. Mit dem Handbuch als Loseblattsammlung war es schwierig sicherzustellen oder nachzuweisen, dass alle Monteure immer mit dem aktuellsten Stand von Informationen versorgt sind. Daraus entstand die Idee, das Handbuch in eine Smartphone-App umzusetzen und um einige hilfreiche Funktionen zu ergänzen.

Was die App leistet

Die App soll im Kern zwei Dinge erreichen: Sicherstellen, dass die Mitarbeiter Änderungen in den Betriebsanweisungen zeitnah und nachweisbar erhalten.Und sie motivieren, das Handbuch tatsächlich zu verwenden.

Um auch in Kellern und Tunneln verfügbar zu sein, bringt die App alle wesentlichen Inhalte – das sind v.a. Betriebsanweisungen und ein Gefahrstoffverzeichnis mit Sicherheitsdatenblättern der Hersteller – offline mit. Verteilt und aktualisiert wird sie via Mobile Device Management.

Um unsere eher handwerklich fokussierte Zielgruppe zum Lesen zu motivieren haben wir uns einige Dinge einfallen lassen. Begonnen mit einer ansprechenden Aufmachung, weiter mit schnellen und alternativen Zugangswegen zur Information, deren Formulierungen wir gestrafft und auf Verständlichkeit optimiert haben bis hin zu einer Kommentarfunktion, um den Kollegen die Möglichkeit zu geben, sich aktiv in den Gestaltungsprozess des Handbuchs mit einzubringen.

Geänderte Anweisungen werden direkt auf der Startseite angezeigt. Im Dokument selbst sind die geänderten Abschnitte farbig hervorgehoben. Zudem erscheint in geänderten Dokumenten ein Button um zu bestätigen, dass man die Änderungen wahrgenommen hat. Nach dem Bestätigen verschwinden Button und Markierungen. Die Bestätigungen aller Mitarbeiter werden auf einem Server gesammelt, wo sie sich für Audits auswerten lassen.

Um einen weiteren Anreiz zu schaffen, regelmäßig in das Handbuch hineinzusehen, haben wir eine Rubrik mit aktuellen Meldungen eingerichtet. Das sind die einzigen Inhalte die direkt vom Server bezogen werden. Sie werden prominent auf der Startseite angezeigt.

Welche Technologien wir verwenden

Das Handbuch ist eine hybride Android-App, d.h. HTML-Seiten verpackt mit Adobe PhoneGap. Das HTML für die Inhalte basiert auf dem responsiven Framework Bootstrap von Twitter, das wir um einige eigene Funktionen erweitert haben. Von den PhoneGap-Features nutzen wir v. a. den lokalen Dateizugriff, um die zugelieferten Sicherheitsdatenblätter-PDFs anzuzeigen, und die lokale Datenbank und die Abfrage des Verbindungsstatus zu Pufferungszwecken. Die Interaktionen mit dem Server erfolgt über Javascript und HTTP.

Ein TYPO3-Server, den wir entsprechend erweitert haben, dient als zentrale Gegenstelle für die Nutzerverwaltung, die aktuellen Meldungen, das Feedback und die Lesebestätigungen.

Für die Redaktion der Inhalte verwenden wir SCHEMA ST4. Dessen Datenmodell mit klassifizierten Knoten, Links und Metadaten nutzen wir, um die Inhalte mit Intelligenz auszustatten.

Intelligenter Content

Neben der Wiederverwendung (in den Betriebsanweisungen werden sehr viele Textbausteine mehrfach eingesetzt) und dem Single Source Publishing (neben einer Desktop-Ausgabe fürs Intranet gibt es von der App auch eine PDF-Druckversion) nutzen wir die Features unseres Redaktionssystems v. a. dazu, um ein möglichst smartes Endprodukt zu erzeugen. Im Folgenden will ich ein paar Beispiele zeigen:

Aufklappbereiche strukturieren die einzelnen Betriebsanweisungen. Zu diesem Zweck haben wir die Betriebsanweisungen in einzelne Objekte (in ST4: „Fragmente“) zerlegt, die über ein Metadatum als Aufklappbereiche markiert sind. Im HTML werden diese Bausteine zu Bootstrap-Panels mit klickbarer Kopfzeile und versteckbarem Body. Der Aufwand für dieses Feature besteht hauptsächlich darin, redaktionell ein Metadatum zu setzen und in der Generierung dafür zu sorgen, dass das Fragment mit Metadatum in ein DIV der Klasse „panel“ umgesetzt wird.

Ein anderes Metadatum steuert, welche Sicherheitssymbole zu Beginn eines Seitenbereichs ausgegeben werden. Das Erfassen über eine Mehrfachauswahl ist leichter und flexibler als das direkte Zuordnen von Bildreferenzen.

Die Einteilung des Inhalts in Bausteine ist auch Voraussetzung dafür, dass einzelne Abschnitte ihr Überarbeitungsdatum kennen und in der App als geändert markiert werden können. Auch hier wird ein Metadatum aus dem Redaktionssystem, diesmal als HTML-Attribut „data-lastchanged“,ins Endprodukt übertragen.

Eine wesentliche Verbesserung der Bedienbarkeit am Smartphone erreichen wir durch die einfache Maßnahme, dass Links als Buttons dargestellt werden. Insbesondere die Notrufnummer, die im Bereich Erste Hilfe immer wieder im Text erscheint, wird als roter Button mit Telefonsymbol umgesetzt – der natürlich bei Betätigung sofort den Notruf auslöst.

Gefahrstoffverzeichnis

Type Ahead: Das Gefahrstoffverzeichnis verkürzt sich während des Tippens

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Alles zum Gefahrstoff auf einen Blick

Die umfassendste Veränderung haben wir der Gefahrstofftabelle angedeihen lassen. Die ist im Original eine Tabelle mit einem Dutzend Spalten und einigen hundert Zeilen, die sich im Querformat über mehrere DIN-A4-Seiten verteilt. Gefolgt wird sie im Original von einer Reihe von Legenden, da in der Gefahrstofftabelle nur Platz ist für die ISO-Kürzel der verwendeten Gefahrensymbole und Hazard- bzw. Precautionary Statements. Diese Tabelle und ihre Legenden haben wir in einzelne Objekte und Querbeziehungen zwischen ihnen aufgelöst. Das erlaubt uns, mit einer Type Ahead-Auswahlliste in der App einen schnellen Zugang zu den Gefahrstoffen zu legen und jeden Gefahrstoff als eigene übersichtlich gelayoutete HTL-Seite zu erzeugen. Im PDF generieren wir wieder die Tabelle im Querformat.

Mit diesen Beispielen möchte ich zeigen, dass intelligente Information schon mit kleinen Eingriffen in den Redaktionsprozess erreicht werden kann. Die Liste ist nicht vollständig, aber sie soll auch nur ein Gefühl dafür geben, dass es mit überschaubarem Aufwand und ohne das Budget eines Großkonzerns möglich ist, dem Medium mobile Dokumentation einen spürbaren Mehrwert zu verleihen.

Projektergebnisse

Nach einem Jahr Produktivbetrieb sehen wir alle Projektziele erreicht. Die Aktualität nach Rechts- und Sachstand ist deutlich verbessert. Reaktionszeiten sind verkürzt, Lesbarkeit und Zugänglichkeit erhöht, und nebenbei wurden die Verteilkosten gesenkt. Die Nachweisbarkeit ist erreicht, was bereits beeindruckte Rückmeldungen von Auditoren und Großkunden zur Folge hatte. Die App kommt bei der Zielgruppe ebenso gut an wie bei führenden Mitarbeitern und hat im Unternehmen einen hohen Stellenwert, sodass Erweiterungen und weitere ähnliche Anwendungen diskutiert werden.

Wir als doctima (das „wir“ bisher in diesem Beitrag bezog sich immer auf das Projektteam bei uns und bei DKA) haben aus diesem Projekt viel gelernt, insbesondere, was das Zusammenspiel von Redaktionssystem und intelligentem mobilem Informationsprodukt angeht. Im Augenblick entsteht eine Masterarbeit auf der Grundlage unserer Erkenntnisse.

Auf der kommenden tekom-Tagung haben wir außerdem eine Demo-App im Gepäck, mit der Sie sehen können, wie die hier erarbeiteten Konzepte in der Praxis aussehen. Falls Sie noch keine Karten zur tekom Messe haben – kein Problem: Hier anmelden und Sie erhalten gratis von doctima Ihren persönlichen Aktions-Code für eine Freikarte. Und übrigens: Besucher unseres Messestands erhalten einen kostenlosen 3D-gedruckten „Textbaustein“.

Adobe PhoneGap – die wesentlichen Fakten

Desktop-Telefon

PhoneGap – nichts fürs Tastentelefon

PhoneGap ist ein kostenloses Opensource-Tool, mit dem sich in HTML geschriebene
Web-Apps via Kommandozeile in native App-Container verpacken lassen. PhoneGap bringt außerdem Javascript-Erweiterungen mit, um in der Web-App auf Gerätefunktionen wie GPS oder Kamera zuzugreifen.

Dieses Vorgehen bringt gegenüber tatsächlicher nativer Entwicklung einige Vorteile mit sich: Weiterlesen