Von A nach B – 6 Tipps zur Contentmigration

Pelikane im Flug

Nur selten ist Migration so einfach wie bei Zugvögeln…

Wenn es um die Bestandsdatenübernahme geht, kann man beim Wechsel des CMS einige böse Überraschungen erleben. Denn bei der Übernahme von Altdaten steckt der Teufel im Detail. Deshalb wollen wir heute einmal ein paar Tipps zu den Details geben, auf die Sie in Ihrem Contentmigrations-Projekt achten sollten.

Zeichenkodierung beachten

Welche Zeichenkodierung haben eigentlich die Ausgangsdaten: ISO-8859-1, Windows-1252, Unicode oder etwas noch Exotischeres? Und welche Zeichenkodierung erlaubt bzw. verlangt das Zielsystem. Gibt es im Ausgangstext ein durchgehendes Escaping (Kodierung von Sonderzeichen durch Zeichenfolgen, z. B. „äußerst“ wird zu „äußerst“) und wie lässt sich dieses in das Zielsystem transformieren? Wer hier die Daten vorab genau analysiert, kann eine Menge Probleme im Migrationsprozess vermeiden.

Inkompatible Layout- und Textkonstrukte

Sind die Textkonstrukte zwischen Ausgangs- und Zielsystem kompatibel zueinander.  Komplexe semantische Handlungsanweisungen, tief geschachtelte Listen oder Zeichenformatkombinationen sind typische Problemstellen. Manches System lässt schon die Kombination aus Fett- und Kursivmarkierung (<b><i>Si meliora…</i></b>) aus der Kurve fliegen.

Makros machen Ärger

Gelegentlich werden auch statische Dokumente teilweise dynamisch gestaltet (z. B. durch eingebundene Excel-Berechnungen) oder nachträglich verändert (z. B. durch Word-Makros). Im eigentlichen Bestandscontent sind solche Mechanismen oft nicht leicht zu erkennen und manchmal sind sie den Benutzern nicht einmal bewusst. Hier ist also Recherche angesagt und ein Vergleich zwischen dem Bestandscontent und den ausgelieferten Dokumenten. Hat man solche Mechanismen entdeckt, gilt es zu entscheiden, ob sich auf sie verzichten lässt, ob sie im Zielsystem nachimplementiert werden können oder ob sie durch geeignete Mechanismen des Zielsystems ersetzt werden müssen.

Grafikformate

Auch bei Grafiken gibt es Formatprobleme – und nicht nur wenn es um print oder online als Ausgabemedien geht. Immer wieder kommen bestimmte Zielsysteme nicht mit den Formaten des Ausgangssystems zurecht. Word kann zum Beispiel nicht mit SVG umgehen. Umgekehrt stellen Word-Zeichnungen für fast alle anderen Systeme ein Problem dar. Also: Auch hier genau prüfen, was möglich ist und im Problemfall zum Beispiel ein Kompromissformat finden, mit dem beide Systeme zurechtkommen.

Beschriftungen

Neben den eigentlichen Grafikformaten sollten Sie sich auch die Art der Beschriftung in den Grafiken ansehen. Hier sind ganz unterschiedliche Varianten üblich: fest im Bild integriert (eher selten), als gruppierte Objekte (häufig und schwierig zu migrieren), mit einer eigenständigen, unabhängigen Legende (aufpassen, damit die Zusammenhänge nicht verloren gehen) u. v. m. Bedenken Sie auch die Optionen, die das Zielsystem bietet. Vielleicht ist ja z. B. eine Clickmap die bessere Lösung für die Beschriftung. Denn wenn man schon den Aufwand für die Migration betreibt, dann sollte der Content im Zielsystem auch besser sein als zuvor.

Connecting Content

doctima_contentconnectWar mein letzter Beitrag ein Plädoyer dafür, die wertvollen Inhalte aus der Technischen Redaktion an möglichst vielen Stellen wiederzuverwenden, möchte ich diesmal davon berichten, wie wir Sie bei der Erledigung dieser Aufgabe unterstützen können. In diesem Beitrag geht es darum, was unser neues Werkzeug ContentConnect leistet, welche Aufgaben es dazu bewältigt, und welche Vorteile Sie als Anwender daraus ziehen können.

Ziele: Was ContentConnect leistet

ContentConnect verbindet Content-Plattformen miteinander. Um das Grundprinzip des Werkzeugs zu verstehen, beschränke ich mich in diesem Beitrag auf den einfachen Fall mit einer Quelle (SCHEMA ST4) und einem Ziel (TYPO3). Mit der Fähigkeit, auch Inhalte aus mehreren Quellen zu kombinieren und die Ergebnisse in mehrere Zielsysteme zu verteilen, sind der redaktionellen Fantasie aber grundsätzlich alle Türen geöffnet.

Unseren ersten ContentConnect -Kunden ging es darum, Produktinformationen aus dem CMS der Technischen Reaktion nahtlos in die vom Marketing betreute Unternehmens-Website zu integrieren. Besucher der Website sollten Zugang zu den Produkten finden

  • über die Navigation durch die Hierarchie der Produktgruppen,
  • durch die indizierte Suche des Web-CMS und
  • einen „Product Finder“, also eine Facetten-Suche, wie man sie von großen Webshops her kennt.

Für den Anwender sollten sich die Produktinformationen nahtlos in die Web-Umgebung integrieren, sie sollten nicht bemerken, dass die Daten extern in das System eingespeist werden.

Inhalte: Was überträgt ContentConnect?

ContentConnect kopiert nicht einfach Daten. Er nutzt die im Content enthaltene Information, um einen wirklichen Mehrwert zu erreichen.

Strukturierte Informationen

Struktur einer Produktseite auf hilscher.com

Struktur einer Produktseite auf hilscher.com

Produktbeschreibungen sind strukturierte Information: Produktbezeichnung, Highlights, Technische Details, Bestellinformationen, Produktbilder, usw. werden als identifizierbare Bausteine übertragen. Diese lassen sich z. B. in Seiten-Templates eines Web-CMS einpassen. Systeme wie TYPO3 oder Contao unterstützen modulare Seiten-Layouts und bieten hierfür eine hervorragende Grundlage.

Mehrsprachigkeit

Ein zentraler Vorteil von Redaktionssystemen in der Technischen Redaktion ist das meist hervorragende Übersetzungs-Management. Gängige Web-CMS können gerade bei diesem qualitäts- und kostenkritischen Thema bei weitem nicht mithalten. ContentConnect überträgt alle Informationen in beliebig vielen Sprachen.

Metadaten

Produktinformationen im Redaktionssystem der Technischen Redaktion sind in der Regel mit Metadaten zu Filter- bzw. Ausgabezwecken angereichert. Sie geben zum Beispiel an, ob ein Produkt eine bestimmte Farbe hat, ein bestimmtes Betriebssystem unterstützt oder für einen speziellen Markt geeignet ist. Diese Metadaten lassen sich auch im Web verwenden, um z. B. mit einem Produktfinder einen zusätzlichen Zugang zu den Produkten zu schaffen, oder um den Navigationspfad durch Filter zu verschlanken. Wie wir das mit unserem Kunden Hilscher umgesetzt haben, können Sie unter den folgenden Links nachvollziehen:

Grafiken und Binärdateien

Produktbilder, Downloads, Infografiken: Grafiken und Binärdateien sind essenzieller Bestandteil des Contents und werden selbstverständlich mit bereitgestellt.

Querbeziehungen

Querbeziehungen zwischen Informationsbausteinen werden beim Transfer aufrechterhalten: Bei unserem Kunden waren das beispielsweise:

  • Hierarchien, z. B. die Einordnung in Produktgruppen,
  • Verweise auf zugehörige Produkte wie Zubehör oder Alternativen,
  • Links auf zugehörige Treiber-Downloads oder
  • eingebettete Bilder und Grafiken.

Generierte Inhalte

Nicht immer liegen alle Informationen, die im Zielsystem benötigt werden oder sinnvoll sind, in der Technischen Redaktion vor. Deshalb haben wir in ContentConnect vorgesehen, die zu übertragenden Inhalte regelbasiert anzureichern. Einige Beispiele:

  • Download-Links erhalten – abhängig vom Datentyp den Linkziels – PDF- oder DVD-Symbole.
  • Das Metadatum „unterstützte Technologien“ eines Produkts wird in eine Galerie von Logos dieser Technologien umgesetzt.
  • Telefonnummern in Kontaktadressen werden automatisch mit Telefon-Links versehen, die vom Smartphone aus bzw. über Skype o. ä. direkt angewählt werden können.

Aufgaben des Werkzeugs

Um die oben beschriebenen Inhalte abbilden zu können, erledigt der Content Connect die folgenden Aufgaben:

  • Benutzerauthentifizierung in Quell- und Zielsystemen,
  • Integration des ContentConnect in Quell- und Zielsysteme,
  • Objekte in Quell- und Zielsystem identifizieren und aufeinander abbilden,
  • Umsetzung von Quell- in Ziel-Datenmodell,
  • Konvertierung und Anreichern der Inhalte in Ziel-Markup,
  • Differenz-Upload für Grafiken und Ressourcen.

Alle Abläufe werden dabei vollständig über eine individuelle Konfiguration gesteuert. So können wir auf Kundenwünsche flexibel eingehen.

Vorteile aus Anwendersicht

Der Leiter der Technischen Redaktion bei unserem Kunden Hilscher hat die Vorteile des Systems aus seiner Sicht zusammengestellt und mit mir in einem Vortrag auf der tekom-Tagung 2015 präsentiert.

  • Für den Kunden erleichtert sich der Zugang zu den Produkten des Unternehmens. Filter und Produktfinder ergänzen die Navigation. Die umfassende, konsistente Information liegt in allen relevanten Sprachen vor.
  • Für den Vertrieb sinkt der Kommunikationsaufwand, während die Vertriebsqualität steigt. Ein gemeinsamer Blick auf die Website ermöglicht ein viel direkteres Eingehen auf den Kunden.
  • Das Marketing erhält eine Website mit umfassenden, mehrsprachigen Produktbeschreibungen, optimal für SEO-Zwecke, bei gleichzeitiger Arbeitsersparnis.
  • Das Produktmanagement kann leichter individuelle Highlight-Informationen bereitstellen.
  • Für den Controller verbessert sich das Übersetzungs-Controlling. Unnötige Aufwände durch Mehrfacherfassung von Technischen Daten, Produktbeschreibungen etc. entfallen, dagegen steigen Publikationsgeschwindigkeit und -konsistenz.

Weitere Informationen finde sich in unserem Foliensatz zur tekom Jahrestagung 2015 (H. Hentsch, E. Hellfritsch „Technische Redaktion als Marketing-Turbo“).

Zusammenfassung

Der generische Ansatz, den wir mit ContentConnect verfolgen, stellt die Informationsfülle der Technischen Redaktion unternehmensweit zur Verfügung. Nahtlos eingebunden in die native Datenhaltung des Zielsystems kann der vorhandene Content an vielen unterschiedlichen Stellen zusätzlichen wertvollen Nutzwert generieren.

Content Connected

Content Connected

Content Connected

Kürzlich gestand mir eine Technische Redakteurin: „…Und dann kopiere ich die einzelnen Technischen Daten in die Eingabemaske für die App und das Online-Portal. Das ist schon recht mühselig.“

Ein anderer Redakteur zeigte mir vor einiger Zeit seine Lösung: Er erzeugt aus seiner Redaktionslösung einige tausend statische HTML-Produktbeschreibungen, mit eigenem Navigationsbereich und allem, um das Ganze dann in einem iFrame in die Webseite einzukleben, die selbstverständlich dynamisch von einem Web-CMS (WCMS) erzeugt wird. Weder die Suchmaschine noch die Sprachumschaltung der Site sind angebunden. Optik und Bedienbarkeit sind damit -nun ja- diskutabel.

Solche und ähnliche Szenarien begegnen mir immer wieder. Was mich dabei fuchst: In beiden Fällen arbeiten Technische Redaktion und Marketing mit hochprofessionellen Werkzeugen und Methoden. Auf dem Weg zum Anwender verpufft aber die ganze schöne Effizienz an fehlenden Schnittstellen.

Schatzkiste Technische Dokumentation

Was leider oft übersehen wird: In der Technischen Redaktion entstehen mit professionellen Methoden und Werkzeugen hochwertige Inhalte:

  • Konsistente, qualitätsgesicherte und umfassende Produktinformationen,
  • Strukturierte Informationen, die personalisierte Darstellung bzw. Filterung erlauben – so entstehen aus demselben Ausgangsmaterial Sichten für Kunden, Partner, Mitarbeiter,
  • Hochwertige und durch Standardisierung kostengünstige Übersetzungen,
  • Professionell erstellte Grafiken und Bilder,
  • Metadaten, die z. B. über Facettensuche oder Kriterienfilter einen gezielten Zugang zum Produktportfolio ermöglichen.

Diese Inhalte werden häufig ausschließlich für die mit dem Produkt ausgelieferte Technische Dokumentation verwendet. Bestenfalls erstellt die Technische Redaktion auch Schulungsunterlagen und Produktblätter.

Profit für mehr Abteilungen

Wir haben uns diese Schnittstellen einmal systematisch angesehen und waren selbst überrascht, wie viele Unternehmensbereiche von diesem Datenschatz profitieren könnten. Insbesondere für Vertrieb und Marketing bieten sich vielfältige Optionen, die Informationen im Unternehmen weiter zu verwerten:

  • Produktbroschüren, Kataloge
  • Website, Shop
  • Produktpräsentations-Unterlagen
  • Reparatur- und Wartungsanleitungen
  • Support-Datenbank, Knowledge Base
  • Anforderungs-Management
  • ERP, PLM
  • … u. v. m.

Diese Informationsangebote entstehen zum überwiegenden Teil nicht in der Technischen Redaktion. Es gibt aber an zahlreichen Stellen Schnittmengen zu den Daten, die in der Technischen Redaktion erarbeitet werden. Nicht immer, und da sind wir wieder bei den Beispielen vom Anfang dieses Beitrags, findet allerdings an diesen Schnittstellen ein effizienter Abgleich statt.

Ein typisches Szenario sieht meist so aus:

  • Mehrfacherfassung und/oder Copy-Paste,
  • inkonsistente, teils widersprüchliche Stände zwischen den Medien,
  • fehlende Sprachversionen in einigen der Medien,
  • Verzögerungen und Koordinationsprobleme zwischen den Medien,
  • detaillierte Produktinformationen sind im Web nur als PDF verfügbar (Lokale Suchmaschine, Google, User Experience, etc.).

 

Aus diesen Erfahrungen heraus haben wir unser neues Produkt ContentConnect entwickelt. Mit ihm schaffen wir eine konfigurierbare Schnittstelle, um die Informationen aus der Technischen Redaktion an fast beliebiger Stelle automatisiert einbinden zu können. Zu den Details des ContentConnect und konkreten Einsatzbeispielen lassen wir demnächst einen eigenen Beitrag folgen.