Projekte voll im Griff mit Trello

Trello hilft ihnen dabei, ihre To-do-Liste in den Griff zu bekommen.

Wir haben ihnen hier im Blog bereits die agile Methode Kanban vorgestellt, mit der sich auch Projekte aus der Technischen Dokumentation wunderbar bewältigen lassen. Hierbei werden Aufgaben als Karten visualisiert und auf einem Board in selbstdefinierten Arbeitsphasen (Listen) sortiert.

Mit dieser Methode haben Sie immer einen guten Überblick über ein Projekt und kommen ins Tun, denn das Verschieben von Aufgaben vom Eingangsstapel bis hin zu „erledigt” motiviert ungemein.

Viele Apps und Tools setzen genau auf diese Methode. Eine der bekanntesten ist Trello. Trello startete 2011 als webbasiertes Projektmanagementtool. Inzwischen gehört es zu Atlassian und wird weltweit von 19 Millionen Menschen genutzt – was für eine Erfolgsgeschichte!

Wie funktioniert Trello?

Das Grundprinzip von Kanban findet sich natürlich auch in Trello wieder. Die Karten sind auf einem Board und in Listen organisiert.

Ein Trelloboard ist in Listen und Karten organisiert.

Überblick über Board, Listen und Karten in Trello

Aber Trello bietet von Haus aus bei den Karten noch eine ganze Menge mehr:

  • Mitarbeiter können Karten hinzugefügt werden. Sie können dort bearbeiten, kommentieren und erhalten Benachrichtigungen bei Updates.
  • Farbige Labels liefern eine weitere Ebene der Organisation.
  • Checklisten helfen komplexe Aufgaben in Teilaufgaben aufzusplitten.
  • Fristen können definiert werden (dafür muss das sogenannte Kalender-PowerUp aktiviert werden) und ermöglichen so eine Kalenderansicht der Karten.
  • Beschreibungen und Anhänge (Links, Verweise auf andere Karten, Dateien) sammeln alle nötigen Informationen an einer Stelle.
  • Kommentare erleichtern das Nachverfolgen des aktuellen Stands oder ermöglichen den Austausch im Team.

Boards sind standardmäßig privat, also nur für Sie sichtbar. Sie können aber Mitarbeiter hinzufügen und so im Team arbeiten. Die nächste Stufe ist ein komplett öffentliches Board.

Auf der Ebene der Boards können Sie Karten anhand von Begriffen, Labeln, Mitgliedern oder Fälligkeitsdaten filtern und haben so auch bei einer Vielzahl an Aufgaben einen schnellen Überblick oder finden schnell, wonach Sie gerade suchen.

Die Vorteile von Trello

Natürlich gibt es zahlreiche Alternativen für Trello – Meistertask wäre hier nur ein Beispiel. Aber als Platzhirsch bietet Trello zahlreiche Vorteile:

  • Neben der eigenen Kalenderansicht bietet Trello einen Kalender-Export. So können sie sich Termine aus dem Board auch in ihrem eigenen Kalender anzeigen lassen.
  • Jedes Board hat eine spezielle E-Mail-Adresse, mit der sie Karten per Mail erzeugen können.
  • Zahlreiche Programme und Apps bieten eine Integration von Trello an. Dienste wie IFTTT oder Zapier helfen dabei Workflows zu automatisieren. Andere Programme bieten spezielle Exportschnittstellen zu Trello.
  • Trello bietet mit einem ganzen Katalog an PowerUps die Möglichkeit, die Funktionen eines Boards zu erweitern (eine Nutzung von mehr als einem PowerUp ist kostenpflichtig). Von wiederholenden Aufgaben oder benutzerdefinierten Feldern über die Darstellung als Gantt-Diagramm bis hin zu Butler, der eigene Buttons, Regeln und Zeitpläne bietet, ist fast alles dabei.
  • Trello wird vor allem im Browser genutzt. Je nachdem welchen Browser sie verwenden, gibt es auch hier spezielle Browsererweiterungen, die das Arbeiten mit Trello noch bequemer machen. So können z.B. besuchte Webseiten direkt per Klick als Karte gespeichert werden oder auch die Darstellung des Boards angepasst werden.

Wo Licht ist, ist auch Schatten…

So viele Vorteile, gibt es auch was Schlechtes zu sagen? Trello bietet sicher nicht für jeden Anwendungsfall eine optimale Lösung, aber doch für sehr viele.

Ein Thema ist jedoch kritisch beim Einsatz im Projektmanagement: der Datenschutz. Da die Server von Trello in Nordamerika stehen, ist das bei einer datenschutzrelevanten Nutzung ein K.O.-Kriterium. Hier lohnt sich dann ein Blick auf Meistertask, einem Anbieter aus Deutschland. Die Grundfunktionen beider Dienste sind vergleichbar und wenn sie auf spezielle Integrationen und Erweiterungen verzichten können, sind sie datenschutzrechtlich damit auf der sicheren Seite.

Fazit

Trello ist der Platzhirsch unter den Kanban-Tools. Es hilft dabei, komplexe Projekte – auch im Bereich der Technischen Dokumentation – im Griff zu haben. Mit den hauseigenen Funktionen und den zusätzlichen Erweiterungen können sie Trello komplett an ihre Bedürfnisse anpassen – so läuft die Arbeit nicht nur effizient, sie macht auch gleich viel mehr Spaß. Aufpassen müssen sie nur beim Thema Datenschutz.

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