„Lass uns das später noch mal besprechen“ – 6 Tipps für effiziente Meetings

In der Technischen Dokumentation gibt es ständig Abstimmungsbedarf: mit den Kunden, aber auch den internen Fachabteilungen und Kollegen, mit Übersetzungsdienstleistern usw.
Das geht uns bei doctima natürlich nicht anders. Auch einige unserer Arbeitstage lassen sich manchmal nur als „Besprechungsmarathon“ bezeichnen. Das lässt sich nicht immer vermeiden. Umso wichtiger ist es, diese Zeiten so sinnvoll und nutzbringend wie möglich zu gestalten.
Wir schauen uns heute mal ein paar Kniffe an, die wir bei doctima wichtig finden für effiziente und lösungsorientierte Besprechungen und die uns einige Nacharbeit ersparen. So entsteht kein Frust bei den Beteiligten („Und was haben wir jetzt eigentlich besprochen?“) und die Projekte können erfolgreich und mit positiver Stimmung durchgeführt werden.

Kein Meeting ist ein gutes Meeting

Bevor Sie das Bedürfnis verspüren, etwas in einem größeren Rahmen zu besprechen, gehen Sie einmal kurz in sich: Bedarf die Frage oder das Thema tatsächlich eines Meetings? Reicht es vielleicht kurz anzurufen oder eine Mail zu schreiben? Gerade wenn es sich um Fakten handelt, die Sie anderen Mitarbeitern weitergeben wollen reicht meist eine kurze Nachricht und ein Link auf eine Datei völlig aus.

Eine Besprechung oder ein Meeting benötigen Sie dann, wenn offene Punkte diskutiert werden müssen, wenn eine Lösung gefunden werden muss, wenn man Inspiration von anderen Kollegen benötigt. Nur wenn Sie das für sich festgestellt haben, dürfen Sie eine Besprechungsanfrage stellen.

Denken Sie immer daran, dass Besprechungen sowohl dem Einzelnen als auch der Gruppe extrem viel Zeit rauben. Je mehr Personen beteiligt sind, umso weniger Zeit steht für die operativen Aufgaben zur Verfügung.

Vor dem Meeting ist nach dem Meeting

Wie fast überall gilt: Vorbereitung ist die halbe Miete. Denn so etwas haben Sie sicher auch schon erlebt: Die halbe Abteilung wurde zu einer zweistündigen Besprechung einberufen, die nur den kryptischen Betreff „Info“ hatte. Worum es genau geht, weiß so recht niemand. So eine allgemeine Formulierung bietet vor allem immensen Spielraum, welche Themen diskutiert werden. Da sind die zwei Stunden schnell um und das Ergebnis oft unbefriedigend. Deshalb machen Sie es besser und beachten Sie diese sechs Grundregeln zur Durchführung eines Meetings.

1. Ziel

Denken Sie auch bei Besprechungen an das Ziel dieser Veranstaltung. Warum wollen Sie sich besprechen und mit welchem Ergebnis  wollen Sie und Ihre Teilnehmer aus der Besprechung gehen (also z. B. Konsens, Inspiration, Definition nächste Schritte)? Stellen Sie sich am besten kurz visuell vor, wie Sie gemeinsam das Meeting verlassen und alle Teilnehmer sicher sind, dass Sie richtig am Platz waren und wissen, wie es weitergeht. Sie werden sehen, das Ziel brauchen Sie für alle folgenden Tipps. Es bildet quasi den Trichter, durch den alle anderen Aspekte gefiltert werden.

2. Teilnehmer

Laden Sie nur die Teilnehmer ein, die Sie auch wirklich im Meeting brauchen! Wenn Sie jemanden einladen, weil er doch zum Team gehört, aber mit dem Ziel des Meetings nichts zu tun hat – lassen Sie es. Sie können Teilnehmer auch nur zu bestimmten Phasen des Meetings einbeziehen z. B. für einen kurzen Statusbericht.
Denken Sie immer an den Zeitverlust für den Einzelnen und das Ziel der Besprechung.

3. Moderator

Damit Sie auch während des Meetings zielorientiert arbeiten, brauchen Sie unbedingt einen Moderator. Dessen Aufgabe ist es, die Agenda des Meetings im Auge zu behalten, aber auch Diskussionen zu moderieren – was nicht immer heißt, diese abrupt zu beenden. Vielmehr gilt es zu beobachten, ob die Diskussion noch inhaltlich zum Meeting passt oder nicht lieber vertagt werden sollte.
Der Moderator fasst zusammen und sorgt dafür, dass alle das gleiche Verständnis haben.

4. Agenda

Wenn Sie wie oben erwähnt zu einem Meeting ohne Agenda einladen, brauchen Sie sich nicht über längere Verständnisschwierigkeiten am Anfang der Besprechung zu wundern. Wer nicht weiß, worum es geht, braucht erstmal eine gewisse Abholzeit, in der er den Kontext des Meetings kennenlernt. Wenn Sie zur Besprechungsanfrage bereits eine kurze Agenda inklusive Zeitplan mitschicken, fällt es den Teilnehmern viel leichter, sich vorzubereiten und sich im Meeting zurechtzufinden.
Eine Agenda hilft auch dann, wenn manche Teilnehmer nur kurzzeitig im Meeting sind.
Sobald Sie eine Agenda haben, halten Sie sich daran – vor allem an den Zeitplan. Sollte sich an beiden etwas ändern, fragen Sie bitte kurz im Meeting nach, ob die Änderung für alle in Ordnung ist. Ganz unbeliebt macht man sich, wenn man Meetings spontan und ohne Einverständnis der Teilnehmer verlängert.

5. Protokoll und Aufgabenverteilung

Oh ja, das ist wohl der lästigste Teil. Aber aus Erfahrung weiß wohl jeder: Das ist auch eine der wichtigsten Aufgaben. Grundsätzlich gilt, dass ein Protokoll die beste Gedächtnisstütze ist für die Zeit nach dem Meeting. Protokolle helfen enorm Verständnisprobleme zu vermeiden, einfach weil man für alle verschriftlichen muss, was gerade besprochen wurde.
Ein Protokoll ist vor allem bei regelmäßigen Statusmeetings sinnvoll. Sobald ein Mitarbeiter nicht teilnehmen kann, kann er im Protokoll nachlesen, was besprochen wurde. Dafür muss er dann nicht extra wieder eine Besprechung mit einem Kollegen einberufen – ganz nach unserem Motto: Kein Meeting ist ein gutes Meeting.

Mit einem Protokoll entsteht mehr Druck, die anstehenden Aufgaben nach der Besprechung zu verteilen. Das geht auch ohne Protokoll, aber wenn man schon eines führt, sollte das immer ein Punkt sein.
Noch ein Tipp: Legen Sie die Protokolle (oder die Protokoll-Datei) in einem zentralen Verzeichnis ab und schicken Sie maximal eine Erinnerungsmail, dass das Protokoll aktualisiert wurde. Das funktioniert sehr gut und wird quasi zum Selbstläufer, wenn den Beteiligten immer klar ist, wo das Protokoll zu finden ist.
Sie können für das Protokoll auch den Besprechungstermin in Outlook nutzen oder wenn Sie wie wir mit OneNote arbeiten, über den Termin gleich eine OneNote-Besprechungsnotiz öffnen.
Am schönsten ist es aber sicherlich, wenn Sie auch noch eine Vorlage für Ihre Protokolle haben, die vielleicht auch ganz allgemein für Ihre Abteilung gilt
Also so etwas wie Agenda, Teilnehmer, Nächste Schritte …

6. Last but not least: Kommunikation

Wir sind Spezialisten für Kommunikation – also muss dieser Punkt hier auch noch rein Aber ganz im Ernst: Pflegen Sie eine „Besprechungs-Kommunikationskultur“. Wenn Sie die oben genannten Tipps beachten, haben Sie schon die wichtigste Grundlage für eine authentische und erfolgreiche Kommunikation gelegt. Denn mit der Einladung, mit einer Agenda und dem Wissen, dass es ein Protokoll geben wird, erfahren die Teilnehmer schon vor dem Meeting ein Gefühl der Wertschätzung. Sie wissen, dass Sie nicht „einfach so“ Teil des Meetings sind und dass sie und ihre Zeit ernst genommen werden.

Im Meeting: Natürlich spielt der Moderator eine wesentliche Rolle. Wenn Menschen miteinander reden, kann es hitzig und auch unsachlich werden. Der Moderator muss dann ein bisschen Mediator sein und die Aufmerksamkeit auf den eigentlichen Kern des Meetings lenken.
Dennoch gibt es auch Teilnehmer, die still bleiben. Sie können viele Gründe dafür haben und äußerst selten ist es ein Zeichen für Unlust. Vielmehr fehlt Ihnen vielleicht eine wesentliche Information, weshalb sie einen Zusammenhang nicht verstehen und deshalb keinen Beitrag liefern können. Oder sie verstehen die Relevanz des Themas nicht. In jedem Fall liegt es wieder am Moderator auch die Stillen nach Ihrer Meinung zu fragen. Oder einfach die Frage zu stellen, ob das Besprochene für alle verständlich und logisch ist.

„Mal eben eine Besprechung“ einberufen – das scheint gar nicht so leicht. Aber wenn man einmal ein paar Dinge für alle festgelegt hat und Rollen klar verteilt sind (Moderator, Protokollant), können die Kernthemen viel besser besprochen werden und die gemeinsame Arbeitszeit wird sinnvoll genutzt.

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