Redaktionsprozesse gestalten – unsere erste Erfahrung mit dem Workflow Designer von SCHEMA

In der Technischen Redaktion sind die Arbeitsabläufe von der Recherche der Inhalte bis zur Veröffentlichung eines fertigen Mediums oft eine komplexe Angelegenheit. Der erforderliche Abstimmungsbedarf kann gewaltig sein.

Wenn mehrere Mitarbeiter, die das Fachwissen liefern, und ein Technische Redakteur zusammenarbeiten, müssen zunächst Informationen in diese Richtung fließen, um nach der redaktionellen Bearbeitung wieder in die verschiedenen andere Richtung zurückgespielt zu werden. Das kann einige Male so hin und her gehen. Wenn eine weitere Abstimmungsstufe zum Beispiel mit der Marketingabteilung dazukommt, dann ist gutes Workflow-Management unter den Beteiligten gefragt – und ein Redaktionssystem, das hier individuell unterstützt. Diesen Weg geht nun SCHEMA ST4 mit dem neuen Workflow Designer!

In SCHEMA ST4 2018 ist erstmals der Workflow Designer als Modul enthalten. Er soll eine Automatisierung individueller Arbeitsprozesse ermöglichen, indem man den Workflow als eine Art Ablaufdiagramm selbst gestaltet und bestimmte Elemente darin mit Kommandos versieht. doctima entwickelt im Augenblick einen mehrstufigen Workflow für über 200 Beteiligte, mit dem zukünftig unterschiedliche Medien aus einem gemeinsamen Datenpool erzeugt werden sollen. Hier teilen wir unsere ersten Erfahrungen mit dem Handling des Moduls.

Eine erste Annäherung: Für klare Rollenverteilung sorgen

In einem Blogbeitrag im August haben wir uns mit Qualitätskriterien von Workflows beschäftigt und dabei das Kriterium „Effizienz“ an die Spitze gestellt. Dementsprechend ging im Projekt unsere Ausgangsfrage dahin, ob der Redaktionsprozess unseres Kunden verschlankt und dadurch effizienter definiert werden kann. Erst im Anschluss sollte die Abbildung mit dem Workflow Designer erfolgen. Im Ist-Zustand gibt es für jedes ST4-Objekt und für jede Stufe (hier: Rolle) zuständige Personen, wobei nochmal unterschieden wird zwischen Verantwortlichen und Stellvertretungen. Die Analyse dieses Ist-Zustands ergab, dass der Prozess weiterhin dreistufig bleiben sollte. Allerdings rieten wir dazu, die Rollen hinsichtlich ihrer Aufgaben scharf voneinander abzugrenzen. Infolgedessen wird künftig der Großteil (75%) der Beteiligten – die Fachwissen liefernden Mitarbeiter – keine ausgearbeiteten Texte mehr schreiben müssen.

SCHEMA ST4-Workflows berücksichtigen unterschiedliches Vorwissen

Genau dieser Punkt ist eine große Stärke von SCHEMA ST4. Wie sieht es in der Praxis oft aus? Wenn Fachexperten Input an die Technische Redaktion liefern, passiert das auf zwei üblichen Wegen:

  • Die Fachexperten müssen z. B. Word-Dokumente an die Redakteure verschicken. Die Redakteure müssen die Änderungen von dort per Copy & Paste ins CMS wieder einpflegen. Es gibt also einen Medienbruch, verbunden mit einem hohen Pflegeaufwand.
  • Alternativ müssen die Mitarbeiter direkt im CMS arbeiten. Vorteil: Es gibt keinen Medienbruch, die Anmerkungen sind direkt vor Ort. Dieses Vorgehen hat aber einige Nachteile: Jeder Mitarbeiter benötigt eine Einarbeitung in das komplexe System und eine Lizenz für einen vollwertigen CMS-Client.

Mit Workflows in SCHEMA ST4 läuft es wie folgt: Die Redaktion verschickt Aufgaben an die Fachabteilungen per Mail. Über einen Link erreichen die Kollegen den sogenannten SlimClient von ST4, eine abgespeckte Oberfläche, die im Browser aufgerufen wird. Hier können ausschließlich Kommentare abgegeben werden. Diese Kommentare sieht der Redakteur im „großen“ ST4 und kann die Dokumente ggf. anpassen. Keine unnötigen Lizenzen, keine aufwändige Einarbeitung ins CMS und kein Medienbruch.

Umsetzung

In kleinen Schritten anfangen

Sinnvoll ist es bei den ersten Gehversuchen im Workflow Designer, mit kleinen Schritten zu beginnen – besonders wenn am Ende ein komplexes Ganzes entstehen muss. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, viele kompakte Ablaufdiagramme zu erstellen und darin jeweils nur eine Funktion oder zumindest ganz wenige Funktionen zu testen. Auf dieser Basis experimentieren wir, bauen die Fragmente stückweise zusammen und tasten uns von da aus weiter vorwärts.

Abweichungen ermöglichen

Wie wir bereits in unserem Blogbeitrag Im guten (Work)Flow festgestellt haben, muss es bei leicht geänderten Anforderungen möglich sein, den Prozess einfach und schnell anzupassen. Wir bilden daher Abläufe stückweise ab, so dass das Überspringen bestimmter Stränge möglich ist. Konkrete Beispiele sind die ST4-Objekte, bei denen für eine Stufe keine zuständigen Personen hinterlegt sind. Oder dass in einer Stufe die Freigabe der vorausgegangenen Stufe zurückgenommen werden muss, sodass der betroffene Workflow-Teilnehmer an der gewünschten Stelle nochmal einhaken kann.

Metadaten dynamisch auslesen lassen

Bereits ohne den Workflow Designer gibt es in ST4 sogenannte Standardworkflows. Der Nachteil hier: Beim Start eines solchen Workflows muss ein Initiator manuell die beteiligten User auswählen oder weitere Eckdaten setzen. Der Standardmailtext kann nicht individuell verändert werden. Mit dem Workflow Designer können diese Abläufe nun komplett automatisiert werden, was eine große Arbeitserleichterung darstellt. Aus den Metadaten eines Objekts werden beim Start eines Workflows die benötigten Angaben automatisch ausgelesen und E-Mails werden dynamisch aus selbstgestalteten Vorlagen erzeugt, die mit Informationen aus den Metadaten gefüllt werden.

Dies erreichen wir mithilfe von vordefinierten Skripten, in die wir StPath-Ausdrücke einbauen. StPath ist spezielles XPath für ST4-Objekte. StPath/XPath sollte man also beherrschen, wenn man umfassend automatisieren möchte.

Arbeitsabläufe in Unterworkflows definieren

Wir haben gemerkt, dass wir die verschiedenen Prozessstufen getrennt voneinander abbilden und wieder zusammenfließen lassen müssen. Anderenfalls würden die Stufen sich ins Gehege kommen. Dieses Problem lösen wir durch Unterworkflows, die von einem Hauptworkflow abgekoppelt sind, ihn aber beeinflussen. So können zum Beispiel nach Abschluss einer Stufe parallel mehrere Unterworkflows zur nächsten Stufe starten und jeweils ein Verantwortlicher sowie seine Stellvertretung als Bearbeiter gesetzt werden. Diese Bearbeiter bekommen direkt im ST4-Client eine neue Aufgabe zugeteilt, die sie über sogenannte Aktionen bearbeiten können.

Wer eine Aufgabe bearbeitet, kann das verknüpfte Objekt direkt anzeigen lassen und die Aufgabe erledigen. Rückfragen an Kollegen können bei Bedarf gestellt werden. Am Ende können die Bearbeiter ihre Aufgabe als fertiggestellt markieren. Damit ist ein Unterworkflow abgeschlossen. Wenn alle parallel laufenden Unterworkflows abgeschlossen sind, wird über einen Befehl im Hauptworkflow die nächste Stufe informiert und so fort.

Fazit

Der Workflow Designer bietet eine Menge Möglichkeiten für Feldabfragen und Skriptausführungen. Somit können bereits mit dieser Ausbaustufe des Workflow-Systems von SCHEMA viele Schritte automatisiert werden. StPath/XPath-Kenntnisse scheinen uns für komplexere Gebilde sehr sinnvoll. Vor allem Workflows ohne mehrere parallel laufende Aufgaben und mit wenigen Stufen oder Abweichungen lassen sich aber recht leicht gestalten. Eine klare Hilfe für Technische Redaktionen!

Um künftig noch bequemer Teilabläufe mehrfach nutzen zu können, werden wir demnächst die neuen Funktionen von ST4 2018 Service Pack 1 einsetzen. Darin sind die Möglichkeiten enthalten, Teilabläufe einfach zu speichern und wiederzuverwenden. Generell verspricht das 2018 Service Pack 1 Vereinfachungen im Doing – wir freuen uns darauf. Bislang war die Bedienung an einigen Stellen noch etwas holprig.

Wir wünschen uns noch, dass die Funktion „Fristenüberwachung“ bald kommt. Laut SCHEMA sollte das ggf. mit einem der nächsten Service Packs soweit sein. Dann wird man voraussichtlich Deadlines prüfen und gewährleisten können, dass mit Verstreichen einer Frist auch eine E-Mail an die Betroffenen geschickt wird.

Die Nachfrage und auch erste Testrunden auf Seiten unseres Kunden zeigen uns jedenfalls, dass SCHEMA mit dem Workflow Designer einen guten Weg eingeschlagen hat, auf das Bedürfnis nach Workflow-Unterstützung zu reagieren.

Ausblick

Wir haben hier vorgestellt, wie wir bisher mit dem Workflow Designer arbeiten. Darüber, wie die Arbeit unserer Kunden mit den Workflows sich im Alltag gestaltet, können wir leider noch nichts sagen. Wir blicken mit Spannung auf das Feedback, wie die Anwender die Workflow-Mechanismen wahrnehmen und leben. Nach einer Evaluierung wird sich zeigen, wo noch Optimierungsbedarf besteht. Sobald wir mehr wissen, wird dieser Blogbeitrag mit Sicherheit fortgesetzt.

Wenn Sie sich bis dahin mit uns über Ihre Readaktionsabläufe und ggf. deren Automatisierungsmöglichkeiten unterhalten möchten, schreiben Sie uns: benjamin.rauschenberger@doctima.de.

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