Was leistet ein Controlled-Language-Checker?

Controlled-Language-Checker von congreeSchon vor einigen Wochen haben wir uns hier im Blog mit Systemen in Technischen Redaktionen beschäftigt. Ein beliebtes System sind die sogenannten Controlled-Language-Checker, die so viel mehr können als „nur Rechtschreibprüfung“. Wir freuen uns, dass uns Hannah Glaum von unserem Partner congree dieses hilfreiche Tool in einem Gastbeitrag nun etwas genauer vorstellt:

Texte sollen, unabhängig vom jeweiligen Genre, Informationen oder Botschaften vom Verfasser zum Empfänger transportieren. Dafür müssen sie verständlich sein sowie korrekt in Orthografie und Grammatik. Informationen wie Produktbezeichnungen sowie Firmennamen müssen in allen Quellen einheitlich wiedergeben werden. Darüber hinaus gibt es einige weitere Anforderungen wie die Reduzierung der Übersetzungskosten, die Einhaltung spezifischer Vorgaben, Suchmaschinenfreundlichkeit oder das Erstellen vieler Beiträge in immer kürzerer Zeit für unterschiedliche Kanäle. Bei all diesen Aufgaben und Herausforderung unterstützen sogenannte Controlled-Language-Checker (CLC).

Controlled-Language-Checker und Kontrollierte Sprache

Ihrem Namen entsprechend sind CLC Tools, die Autoren bei der Umsetzung einer Kontrollierten Sprache unterstützen. Eine umfassende Definition für Kontrollierte Sprachen lieferte Willem-Olaf Huijsen bereits 1998:

„A controlled language is an explicitly defined restriction of a natural language that specifies constraints in lexicon, grammar, and style. The overall aim here is the reduction of ambiguity, redundancy, size and complexity.“[1]

Kontrollierte Sprache (KS) definiert sich entsprechend primär über folgende Aspekte:

  • Natürliche Sprache: Eine KS ist keine künstliche und auch keine Maschinensprache, sondern eine Variation einer natürlichen Sprache wie Deutsch oder Englisch.
  • Restriktionen: Eine KS stellt eine Untermenge einer natürlichen Sprache dar. Deren Inventar wird auf das Wesentliche reduziert – was dabei „das Wesentliche“ ist, unterscheidet sich von Ansatz zu Ansatz. Grundlegend ist hier die Frage, was mit den Restriktionen erreicht werden soll.
  • Vereinfachung: Das Ziel verschiedener KS lautet übergeordnet „Vereinfachung“. Die Vereinfachung sprachlicher Strukturen zielt in der Regel darauf ab, Mehrdeutigkeiten zu vermeiden, Texte verständlicher zu gestalten sowie Überflüssiges zu enttarnen und zu „entrümpeln“. Letzteres führt zu kürzeren Texten, die wiederum kostengünstiger z. B. in der Übersetzung sind. Kontrollierte Sprachen helfen also auch dabei, im Dokument-Lebenslauf Kosten zu sparen.

CLC helfen dabei, die Zielsetzung Kontrollierter Sprachen zu erreichen. Die linguistische Basis der Tools spielt dabei eine wichtige Rolle. Stefanie Geldbach schreibt 2009:

„CLCs führen eine umfassende linguistische Qualitätsprüfung des Quelltexts durch, welche Terminologie, Stil, Grammatik und Rechtschreibung umfasst.“ [2]

Was leistet Congree?

Als linguistisch basierte Software erfüllt Congree mit der linguistischen Sprachprüfung das oben genannte CLC-Kriterium nach Geldbach. Die Software deckt mit ihren Produktkomponenten den gesamten Redaktionsprozess ab, von der Recherche über die Texterstellung und das Lektorat bis hin zur Übersetzung.

Die Congree-Sprachprüfung ist jedoch nur eine von drei Hauptkomponenten des Produkts.

Die zweite Hauptkomponente, das so genannte Authoring Memory, ähnelt einem einsprachigen Translation Memory, also einem Übersetzungsarchiv, und ermöglicht es, bereits geschriebene, freigegebene und bestenfalls schon übersetzte Sätze beim Schreiben in einen Text zu übernehmen. Konsequent eingesetzt reduziert ein Authoring Memory durch die Wiederverwendung sowohl den Schreibaufwand als auch die anfallenden Kosten für Textproduktion und Übersetzung.

Bei der Terminologiekomponente handelt es sich um die dritte Hauptkomponente. Ihr Herzstück, die Terminologieprüfung, ist Teil der Congree-Sprachprüfung. Wenn Autoren Zusatzinformationen zu einem potenziellen Terminologiefehler benötigen, können Sie das Terminologierecherche-Feature verwenden und sich Ergebnisse aus einem gekoppelten Terminologiesystem direkt anzeigen lassen. Zur Terminologiekomponente gehört außerdem ein Vorschlagswesen für Terminologie, in dessen Rahmen Verfahren automatischer Termextraktion zum Zuge kommen. So wird der gesamte Terminologie-Lebenszyklus abgedeckt.

Kurz gesagt geht der Umfang von Congree über den eines klassischen CLC heraus bzw. ergänzt diesen um weitere nützliche Features zur Textoptimierung.

Zur konkreten Anwendung eines Controlled-Language-Checkers

Wie sieht eigentlich die konkrete Anwendung eines Controlled Language Checker aus? Hier gibt es verschiedene Ansätze. Eher eine Minderheit stellen CLC dar, die als eigenständiges Tool arbeiten, losgelöst von einer anderen Applikation. Ein Beispiel für diese Gattung stellen der Clipbord-Checker Congree Anytime sowie (eingeschränkt, im Kontext des Simplified Technical English) der TechScribe STE Term Checker [3] dar.

Wesentlich zahlreichere CLC binden sich direkt in eine Autorenumgebung ein. Zu nennen sind zum einen die mitgelieferten Sprachprüfungs- oder Wiederverwendungfeatures mancher CMS. Zum anderen gibt es CLC als Plug-In-Lösung.

Auch Congree bietet ein Plug-In für die gängigen Editoren und Redaktionssysteme an. Darüber hinaus gibt es Schnittstellen, um die Software auch in jene Applikationen einzubinden, für die es noch keine Integration gibt.

Damit – ebenso wie mit dem Clipboard-Checker – öffnet sich die CLC-Lösung auch für Anwendungsbereiche jenseits der Technischen Dokumentation und wird z. B. in folgenden Systemen nutzbar:

  • ERP-Programme
  • Support-Systeme
  • Softwareentwicklungsumgebungen
  • CRM-Systeme
  • CAD-Systeme
  • DTP-Lösungen

Fazit

CLC sind ein Dauerbrenner in der Technischen Dokumentation. Moderne Softwarelösungen wie Congree ergänzen die Kernkompetenz von CLC – die Sprachprüfung – um weitere Funktionen wie Satzwiederverwendung, Terminologierecherche oder Termextraktion. Bei einem zeitgemäßen Tool spielt auch die nahtlose Einbindung in die Schreibumgebung eine große Rolle – Congree bietet hier Plug-Ins ebenso wie Schnittstellen und einen Clipboard-Checker.

Quellenangaben:

[1] Huijsen, Willem-Olaf (1998): Controlled Language – An Introduction. In: Proceedings of the Second International Workshop on Controlled Language Applications, CLAW 98. Language Technologies Institute, Carnegie Mellon University, Pittsburgh, Pennsylvania, 21 – 22 May 1998. Pittsburgh, Pa, S. 1–15.

[2] Geldbach, Stefanie (2009): Neue Werkzeuge zur Autorenunterstützung. Quelltextbearbeitung in Kombination mit Translation-Memory-Systemen. In: MDÜ (Mitteilungen für Dolmetscher und Übersetzer) (4), S. 10–19

[3] https://www.simplified-english.co.uk/index.html (letzter Abruf: 06.05.2019, 16.05 Uhr)

Zur Autorin:

Hannah Glaum, CongreeHannah Glaum studierte Sprache und Kommunikation sowie Computerlinguistik und arbeitet seit 2014 bei der Congree Language Technologies GmbH. Als Technical Communication Manager ist sie für alle Arten von Content zuständig – von der Erstellung bis zur Veröffentlichung auf der Congree-Website. Auch die Technische Dokumentation fällt in ihren Aufgabenbereich.

 

 

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