Wie viel kostet die Migration von Daten und Dokumenten?

Die Überführung von Print-orientierten Dokumenten in ein Content-Management-System haben wir im letzten Blogbeitrag beleuchtet. Dabei war auch die Sprache davon, wie intensiv und fordernd diese Migration sein kann – wir nannten den Artikel darum auch „Feindliche Übernahme“. So verschieden das Ausgangsmaterial ist und so verschieden die Anforderungen an Zielformat und Zielqualität sind, so unterschiedlich ist auch der Weg, der bei einer Content-Migration eingeschlagen werden kann. Ganz praktisch stellen sich aber viele Unternehmen die Frage: Wie plane und kalkuliere ich denn so ein Migrationsprojekt? Weiterlesen

Feindliche Übernahme: Print-orientierte Dokumente ins medienneutrale CMS migrieren

Von Print zu Digital: Eine sorgfältige Planung erleichtert die Migration von technischen Dokumenten

Viele Unternehmen nutzen den Schwung der aktuellen Digitalisierungsbestrebungen, um auch ihre technische Kommunikation, also Datenblätter, Handbücher usw. elektronisch verwertbar zu machen. Wo vormals Papier und PDF als Maßstab dienten, soll Information nun auch online, mobil und interaktiv bereitgestellt werden.

Die Idee hinter „Information 4.0“ ist, die richtige Information zur richtigen Zeit an die richtige Person auszuliefern. Um das zu bewerkstelligen, muss im Vorfeld aber festgelegt werden, was jeweils hinter dem Begriff „richtig“ zu verstehen ist. Das bedeutet, dass Informationen systematisiert und in mundgerechte Bausteine (diese Metapher klingt nur für Leute abwegig, die keine Kinder haben) zerlegt und aufbereitet werden. Schnell fallen Begriffe wie Metadaten, Modularisierung, Taxonomien, HTML 5 oder Content Delivery. An diesem Punkt kommt man nur noch mit Mühe, wenn überhaupt, ohne ein Content-Management-System weiter. So führen derzeit recht viele Unternehmen, deren Technische Redaktion bisher vorwiegend Dokumente mit DTP-Werkzeugen (Desktop Publishing) wie InDesign erstellt hat, ein Baustein-orientiertes CMS (auch „Component-CMS“ oder „CCMS“) als Publikationslösung ein.

Ist die Systementscheidung getroffen (als Goldpartner von SCHEMA empfehlen wir meistens deren ST4, aber das tut hier nichts zur Sache), das System installiert und die Mitarbeiter geschult, steht die Übernahme der bestehenden Dokumente ins neue System an. Und diese Migration bestehender Dokumente gestaltet sich möglicherweise wesentlich aufwändiger als gedacht. Warum das so ist, möchte ich in diesem Beitrag erläutern. Vergleichen wir dazu das Ausgangsmaterial mit dem Zielsystem.

Das Ausgangsmaterial

Verbreitete Werkzeuge, mit denen Dokument-orientierte Technische Redaktionen arbeiten, sind InDesign, Word oder FrameMaker. Unabhängig vom eigentlichen Tool finden sich eine Reihe von ähnlichen Merkmalen in der Redaktionsarbeit, die in unsere Betrachtung hineinspielen:

  • Dokument-Dateien als Arbeits-Einheit
    Die Datei ist die führende Informationseinheit im Prozess, auch wenn sich z. B. mit Buchfunktion oder Variablen im gewissen Umfang über- und untergeordnete Informations-Strukturen definieren lassen. Vom Inhalt her gedacht, agieren wir mit ganzen Dokumenten, bestenfalls in Kapiteln. Auf diesem Korn werden auch Varianten gebildet: Übersetzungen, Gerätevarianten, Dokumenttypen sind jeweils eigene Dateien. Bedingte Texte und Variablen leisten hier zwar je nach Werkzeug ihren Beitrag, das Ausmultiplizieren der Optionen im Griff zu behalten, ändern aber nicht das Grundprinzip.
  • Informationen sind linear strukturiert
    Im Wesentlichen ordnen sich Absätze und Tabellen brav hintereinander von der Titelseite bis zum Anhang. Alternativ dazu verteilen sich Text- und Bildrahmen auf einzelne Seiten. Besonders bei eher werblich genutzten Informationen wie Datenblättern kann man von einem hohen Maß an individuellen Layout-Entscheidungen ausgehen. Beliebt ist es, komplexe Tabellen zu gestalten, die bis hinunter zur einzelnen Zelle mit unterschiedlichen Schriftarten, Rahmen und Hintergründen versehen sind.
  • Dokumente und Arbeitsprozesse hängen vom Werkzeug ab
    Viele Porzesse sind auf das verwendete Werkzeug zugeschnitten und damit proprietär. In Word kann man Zeichnungen erstellen, in InDesign lassen sich Illustrator-Grafiken einbetten. Felder und Textmarken, Layout-Automatismen wie Silbentrennung, Seitenumbruch mit Schusterjungen-Regeln oder generierte Verzeichnisse sind praktische Hilfsmittel, die die Tools bereitstellen, die aber nur dort funktionieren.

Das Zielsystem

Baustein-orientierte Content-Management-Systeme sind deswegen ein hervorragende Basis für die Digitalisierung der Technischen Kommunikation, weil sie genau die Mechanismen mitbringen, um Informationen für die Digitalisierung zu systematisieren. Für unsere Betrachtung relevant sind u.a. diese Aspekte:

  • Medienneutrales Arbeiten mit CCMS
    CCMS sind auf die Ausgabe in diversen Zielmedien spezialisiert. Inhalte werden also nicht direkt gelayoutet, sondern als klassifizierte Elemente typisiert, z. B. als Überschrift, Auflistung oder Grafik mit Bildunterschrift. Wie diese Elemente im Ausgabemedium dargestellt werden, wird frühestens beim Erzeugen einer Publikation generisch anhand der Klassifizierung festgelegt. In digitalen Publikationen, z. B. im iiRDS-Format, kann das Layout auch vollständig dem anzeigenden System überlassen werden. Damit die Generik effektiv funktioniert, muss der Content im CCMS konsequent strukturell und semantisch aufbereitet sein. Das bedeutet auch, dass punktuelle, individuelle Anpassungen in der Darstellung nur sehr aufwändig zu realisieren sind und tunlichst vermieden werden sollten.
  • Textbausteine als Arbeits-Einheiten
    Die Arbeit im CCMS dreht sich um Textbausteine, die vor einer Publikation zusammengestellt werden. Diese Bausteine können Hierarchien bilden (z. B. Kapitel und Unterkapitel), lassen sich mehrfach wiederverwenden (typisch z. B. für Sicherheitshinweise) und v. a. lassen sie sich mit Eigenschaften bzw. Metadaten versehen, die sie beschreiben (z. B. Titel oder Schlagwörter) oder nach unterschiedlichen Kriterien klassifizieren (z. B. als Sicherheitshinweis, als einem Produkt X zugehörig oder als nur relevant für Wartungstechniker). Auf Basis der Textbausteine erfolgt im CCMS die Ausbildung von Varianten und Versionen, und auch Übersetzung und Mehrsprachigkeit wird normalerweise auf diesem Korn verwaltet.

Womit Sie also rechnen sollten

Wir haben also als Ausgangsmaterial linear strukturierte, möglicherweise individuell gelayoutete Dokumente in proprietären Formaten. Diese sollen in ein System übernommen werden, in dem klassifizierte Textbausteine mit medienneutralen Inhalten zu Hierarchien und Publikationen zusammengestellt werden. Sie müssen also damit rechnen, dass eine Reihe von Änderungen und Ergänzungen bei der Migration notwendig sein werden.

Wie gut sich die Übernahme automatisieren lässt, hängt dabei zum großen Teil davon ab, wie heterogen und individuell gestaltet das Ausgangsmaterial ist. Hier die wichtigsten Überlegungen:

  • Der Aufwand steigt mit der Heterogenität
    Je heterogener die Ausgangsdokumente, aber auch je höher die gesteckten Ziele, was Wiederverwendung, Vereinheitlichung und Klassifikation von Bausteinen angeht, desto mehr Aufwand bedeutet das für die Content-Übernahme. Ein umfassender Migrationsplan, der sowohl technische Details der Abbildung von alt nach neu als auch eine Timeline der Übernahme-Aktivitäten beinhaltet, sollte auf jeden Fall erstellt werden. Positiver Nebeneffekt: Die dazu notwendige Analyse der Bestandsdaten lädt dazu ein, alte Ausnahmen und Sonderfälle auszumerzen.
  • Nicht alles muss mit
    Nicht alle vorhandenen Dokumente müssen ins neue System übernommen werden. Je länger ein Dokument nicht mehr angefasst wurde, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass es noch einmal überarbeitet wird. Hier lässt sich einiges an Aufwand einsparen. Denn sei es, weil Redaktionsteams sich nach und nach besser organisieren, oder weil die ganze Tech-Dok-Branche sich insgesamt weiterentwickelt, oder weil die Werkzeuge früher nicht so gut waren: ältere Dokumente verursachen erfahrungsgemäß mehr Aufwand als neuere.
  • Semantik fällt nicht vom Himmel
    Aus der linearen Abfolge von Absätzen, Überschriften, Auflistungen, Grafiken  und Tabellen der Ausgangsdokumente lassen sich zwar einige Strukturen und Attribute für das Zielsystem ermitteln. Aus einer Überschrift und dem nachfolgenden Text bis zur nächsten Überschrift lässt sich noch relativ leicht ein Textbaustein erzeugen. Aus einer zweispaltigen, einzeiligen Tabelle mit Warnsymbol-Grafik lässt sich vielleicht ein Warnhinweis ermitteln. Aber spätestens wenn es darum geht, eine Folge von Listenpunkten als Handlungsanweisung mit Arbeitsschritten und Zwischenergebnissen zu erkennen, wird eine automatische Konvertierung schwierig. Auch das Klassifizieren der Bausteine, meinetwegen als Sicherheits- oder Wartungsinformation, oder als nur für den amerikanischen Markt relevant, lässt sich oft nur manuell nachträglich zuordnen.
  • Vorsicht bei Übersetzungen
    Dass Ausgangsdokumente heterogen sein können, wirkt sich an einer Stelle besonders aus: Beim Übernehmen von Übersetzungen. Auch die Übersetzung basiert im CCMS auf dem Textbaustein als Einheit. Sind nicht alle übersetzten Dokumente exakt so strukturiert wie das Ausgangsdokument, weil beispielsweise ein Überschrift versehentlich zum Standard-Absatz wurde, kann die Zusammenführung schnell chaotisch werden. Wenn deshalb die vorliegenden Übersetzungen bereits mithilfe eines Translation-Memory-Systems (TMS) entstanden sind, empfiehlt es sich, nur die Ausgangssprache zu migrieren und die Übersetzung der Bausteine über die TMS-Anbindung abzuwickeln, die alle gängigen CCMS besitzen, um mit den zu erwartenden Hundertprozent-Matches günstig einen sauberen Übersetzungsstand zu erhalten.
  • Achten Sie auf Grafiken
    Proprietäre Mechanismen und Formate lassen sich nicht immer übernehmen. Als Beispiel möchte ich hier auf Grafiken etwas näher eingehen. CCMS arbeiten i.d.R. mit dem medienneutralen XML-Format, um Inhalte zu strukturieren. Grafiken in gängigen Austauschformaten von PNG und JPG über TIFF und EPS lassen sich dort verwalten, anzeigen und einbinden. In den Ausgangsdokumenten finden sich aber nicht nur hauseigene Dateiformate wie Illustrator (AI) oder Photoshop (PSD) in InDesign oder in WMF-Container verpacktes EPS  in MS-Word. Grafiken können auch direkt im Werkzeug gezeichnet sein und sind dann als Gruppe frei schwebender Objekt auf der Seite positioniert. Oder sie sind mithilfe der Grafikeinstellungen individuell beschnitten, skaliert und mit Effekten versehen. In all diesen Fällen ist eine Konvertierung in ein medienneutral verwertbares Format nötig.
  • Schützen Sie sich vor Doppelungen
    Dass man Textbausteinen  ggf. vielfach wiederverwenden kann, ist einer der großen Vorzüge von CCMS. Nach der Übernahme von Dokumenten, wo die Mehrfachverwendung eine eher untergeordnete Rolle spielt, bleibt hier ein großer Spielraum für Nacharbeiten. Es hat sich bewährt, bei der Migration dafür zu sorgen, dass zumindest Sicherheitshinweise, die ja gerne an vielen Stellen des gesamten Dokumentbestands in identischer Form wiederkehren, als eigene, wiederverwendbare Bausteine zu extrahieren und an zentraler Ablage-Stelle einzusammeln. Ähnlich lässt sich ggf. mit Konformitätserklärungen, einleitenden Bemerkungen u. ä. verfahren. Damit hat man einen guten Ausgangspunkt, um den Informationsbestand nach und nach von Doppelerfassungen zu bereinigen.

Schlussbemerkungen

Die Migration von DTP-orientierten Dokumenten in ein Baustein-orientiertes CCMS kann im einfachsten Fall (nicht zu viele homogene, strukturiert erfasste Dokumente, einfache Projektziele) sehr schnell und mit Bordmitteln (CCMS besitzen in der Regel eine Dokument-Import-Schnittstelle) von Statten gehen. Der Regelfall ist das unserer Erfahrung nach leider nicht.

Unerlässlich ist daher eine umfassende Analyse des Ausgangs-Materials und davon ausgehend ein ebenso umfassender Migrationsplan, der auch eine Zeit- und Ressourcenplanung beinhalten sollte. Da man die Fähigkeiten und Besonderheiten des neu beschafften CCMS vielleicht selbst noch nicht vollständig einschätzen kann, lohnt es sich fast in jedem Fall, sich dabei von einem erfahrenen Dienstleister beraten und auch begleiten zu lassen.

Ist Ihre Technische Dokumentation fit für die Digitalisierung? Planen Sie den Umstieg von DTP zu einem CCMS? Wir beraten Sie gerne zur Migration Ihrer Daten! Schicken Sie uns einfach eine Mail an: benjamin.rauschenberger@doctima.de.

Im guten (Work)Flow

Qualitätskriterien für WorkflowsWas macht eigentlich einen guten Workflow aus? Klar, der beste Workflow ist der, der funktioniert. Im Nachhinein ist es einfach, einen funktionierenden Workflow zu erkennen. Aber: Mit welchen Qualitätskriterien kann man gute Workflows schon bei der Definition identifizieren? Wir haben hier ein paar wesentliche Aspekte zusammengefasst, die uns in unseren Beratungsprojekten immer wieder auffallen. Weiterlesen

Betrieblicher Datenschutz Schritt für Schritt (Buchrezension)

Cover zum Buch: Betrieblicher Datenschutz Schritt für Schritt - gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung,Beuth-Verlag

Große Hilfe für Unternehmen: Der neue Ratgeber zur DSGVO des Beuth-Verlags

Seit über einem Monat gilt die europäische Datenschutz-Grundverordnung, deren Inkrafttreten für viel Wirbel gesorgt hat. Auch wenn sich die Wogen etwas geglättet haben: Das Thema „Datenschutz“ treibt viele Unternehmen nach wie vor um und sollte auch von Technischen Redaktionen nicht vernachlässigt werden.

Umso wichtiger sind verlässliche und nachvollziehbare Informationen für die Anwender. Informationen, die nicht noch mehr Fragen aufwerfen als es eh schon gibt. Informationen, die wirklich praxisrelevant sind und auch ohne Jura-Studium umgesetzt werden können.

Der Beuth-Verlag verspricht hier Hilfe mit seinem Ratgeber „Betrieblicher Datenschutz Schritt für Schritt – gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung: Lösungen zur praktischen Umsetzung“, der gerade in der zweiten, vollständig überarbeiteten und erweiterten Auflage erschienen ist.  Weiterlesen

Datenschutzgrundverordnung: (K)ein Thema für die Technische Dokumentation

Die DSGVO spielt auch in der Technischen Dokumentation eine Rolle.Wie haben Sie den 25. Mai verbracht? Wenn Sie selber Unternehmer sind oder in einem Unternehmen für den Datenschutz zuständig sind, gibt es eigentlich nur ein paar mögliche Geisteszustände: erschöpft, verwirrt und genervt.

Seit dem 25. Mai ist die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gültig. In Kraft trat sie bereits 2016. Erst in den letzten Wochen waren deutliche Erschütterungen im Internet und in so manchen Büros  zu spüren. Auch bei uns gab und gibt es ein paar graue Haare mehr oder insgesamt ein paar Haare weniger, denn das Thema ist schon ein wenig zum Haareraufen. Doch was ändert sich jetzt mit der neuen DSGVO und wieso ist die neue Verordnung auch für die Technische Dokumentation ein Thema? Weiterlesen

Jeder Schritt ein Vorsprung

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess oder kleine Schritte führen auch zum Erfolg

Was haben Unternehmensziele und die Art, wie ich als Mitarbeiter meine Notizen anfertige, gemeinsam? Vielleicht den Unternehmensnamen auf meinem Notizblock, könnte man meinen. Doch es ist viel mehr als das – wenn man seine tägliche Arbeit und den Unternehmenszweck sowie dessen Ziel mit dem Mindset des „Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses“ betrachtet. Bei Toyota gehört diese Denkweise neben Kanban zum Produktionssystem und garantiert kontinuierliche Qualitäts- und Effizienzsteigerung. Weiterlesen

Projekte voll im Griff mit Trello

Trello hilft ihnen dabei, ihre To-do-Liste in den Griff zu bekommen.

Wir haben ihnen hier im Blog bereits die agile Methode Kanban vorgestellt, mit der sich auch Projekte aus der Technischen Dokumentation wunderbar bewältigen lassen. Hierbei werden Aufgaben als Karten visualisiert und auf einem Board in selbstdefinierten Arbeitsphasen (Listen) sortiert.

Mit dieser Methode haben Sie immer einen guten Überblick über ein Projekt und kommen ins Tun, denn das Verschieben von Aufgaben vom Eingangsstapel bis hin zu „erledigt” motiviert ungemein. Weiterlesen

Tägliche Erfolgserlebnisse durch Kanban

Als Dienstleister in der Technischen Redaktion verantwortet man viele verschiedene Projekte gleichzeitig: Sei es, Handbücher für einen Kunden zu erstellen, Schnittstellen zwischen CMS und einem anderen System herzustellen oder eine App für einen Verkehrsbetrieb zu entwickeln. Jedes Projekt ist unterschiedlich komplex und beinhaltet damit auch ganz unterschiedliche Aufgaben. Wer bei mehreren Projekten mitwirkt, kann schnell ins Strudeln geraten. Unumgänglich überkommt einen das Gefühl, nicht immer an alles zu denken. Die Folge: Man fängt mit einer Aufgabe an, widmet sich dann der nächsten, zwischendurch ruft ein Kunde an. Anschließend kehrt man wieder zur ersten Aufgabe zurück. So eine Arbeitsweise kann frustrierend sein, zudem verschiebt sich jedes Ergebnis einer Aufgabe nach hinten.

Ein schöner Weg solche komplexen Tagesabläufe in der Technischen Redaktion zu managen, ist die agile Methode Kanban. Erstmals Anwendung fand Kanban bereits 1947 beim japanischen Autohersteller Toyota. Eingeführt mit dem Ziel, die täglichen Abläufe in der Produktion zu straffen, fand es bald Einzug in andere Unternehmensbereiche wie Personalwesen, Marketing oder Softwareentwicklung.
Kanban blickt im Gegensatz zu vielen anderen Methoden aus einer horizontalen Perspektive auf die täglichen Aufgabenpakete. Inwieweit dies auch Technische Redaktionen unterstützen kann, schauen wir uns im heutigen Post genauer an.

Was ist Kanban überhaupt?

Das japanische Wort Kanban bedeutet „(Laden-)Schild“. Damit ist schon gesagt, mit welchem Hilfsmittel man arbeitet: Mit Karten zur Visualisierung von Aufgaben. Aber dazu gleich mehr.
Schauen wir uns zwei Grundprinzipien von Kanban an:

  1. Visualisiere deine Aufgaben und erledige sie in zielführender Reihenfolge.
  2. Begrenze die Anzahl der Aufgaben pro Tag: Hör auf, Dinge anzufangen. Fang an, Dinge fertig zu stellen.

Es geht also darum, die anstehenden Aufgaben so zu verwalten, dass sie in sinnvoller Reihenfolge angegangen werden können. Die Aufgaben der einzelnen Bearbeitungsphasen sollen mit so wenig Unterbrechungen wie möglich durchlaufen werden. Man soll sich also in einer Art „Flow“-Zustand befinden.

Und wie sieht das dann konkret aus?

Wer schon von agilen Methoden gehört hat, denkt sicher ziemlich schnell an große Whiteboards mit verschiedenen Spalten und vielen Zetteln. Auch Kanban arbeitet mit einem Board – und das ist letztlich auch das einzige Werkzeug. Das Board hilft, die täglichen Aufgaben, deren Anzahl sowie Status zu visualisieren. Und das entweder für mich selbst, also nur für meine Aufgaben, oder für mehrere Teammitglieder.
Ein Kanban-Board stellt die einzelnen Bearbeitungsphasen einer Aufgabe dar und sammelt die noch zu erledigenden Aufgaben. Auf Karten oder wie in den meisten Fällen auf Post-Its steht die jeweilige Aufgabe. Das kann zum Beispiel so aussehen:

Die Bearbeitungsphasen sind hier grob abgebildet in „Aufgabe“ (anstehend), „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Denkbar ist auch eine weitere Spalte „Warten“ für Aufgaben, bei denen man auf Input von anderen angewiesen ist und eine Spalte „Nächste“, um die folgende Aufgabe optisch nah an die Aufgaben heranzubringen, die man gerade bearbeitet. Ein Board (haptisch oder digital) kann für eine einzelne Person oder für mehrere Teammitglieder verwendet und angepasst werden. Wichtig ist, dass man sich täglich vor dem Board trifft und kurz die Aufgaben des Tages auflistet.

Was das Ganze bringt: Komplexität verringern und tägliche Motivation schaffen

Das Board ist ein Hilfsmittel, um auf einen Blick die Anzahl der Aufgaben zu sehen und schnell einen Überblick zu bekommen. Das Wichtigste ist aber, dem Prinzip treu zu bleiben, Aufgaben zu erledigen und nicht mittendrin von einer Aufgabe zur nächsten zu springen. Das erreicht man dadurch, dass man sich pro Tag eine maximale Anzahl an Aufgaben setzt, das sogenannte WIP-Limit (WIP: Work in Progress). Die Anzahl ist dabei abhängig vom Umfang einer Aufgabe und wie weit man diesen Umfang für alle Aufgaben bestimmen kann. Dafür kann man sich z. B. der Eisenhower- oder der ALPEN-Methode bedienen.
Wenn man also diese zwei Dinge beherzigt – ein Board, das die Aufgaben visualisiert, und die Begrenzung der täglichen Aufgaben, erlebt man folgendes:

  • Tägliche Erfolgserlebnisse, da man mindestens eine Aufgabe erledigt hat.
  • Jedes Erfolgserlebnis erhöht die Motivation für die nächste anstehende Aufgabe.
  • Die Qualität des Ergebnisses steigert sich, da man mit ganzem Fokus an der Aufgabe gearbeitet hat.
  • Kein Gefühl der Überforderung.
  • Die Teammitglieder sehen, woran die anderen arbeiten.
  • Die Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus sind sichtbar.

Fazit

Ein Kanban-Board hilft also dabei, den Überblick über die Projektaufgaben zu behalten. Und die Begrenzung der täglichen Aufgaben führt dazu, endlich Ergebnisse zu schaffen und jeden Tag einen Schritt voran zu kommen. Wer Kanban einsetzen möchte, sollte sich dennoch bewusst sein, dass man die Aufgaben und deren Priorität nach wie vor selbst bestimmen muss. Für einen ganz sanften Einstieg kann man auch ein sogenanntes „Personal Kanban-Board“ einrichten, also ein Board, das man zunächst nur für sich selbst führt. Da kann man sich zum Beispiel erst mal an der Organisation seines Privatlebens ausprobieren.
Noch ein Hinweis: Hinter Kanban steckt natürlich noch viel mehr als dieser Post fassen kann. Gern setzen wir diesen Post fort. Wer sich schon jetzt weiter damit beschäftigen möchte:

Haben Sie bereits Erfahrung mit Kanban gesammelt, vielleicht auch in der Teamarbeit? Dann freuen wir uns über Ihre Kommentare und Diskussionsbeiträge zu diesem spannenden Thema zur Selbst- und Teamorganisation.

Wie erstellt man eine Checkliste? Tipps und Tricks

In meinem letzten Beitrag habe ich davon erzählt, wofür sich Checklisten in der Qualitätssicherung lohnen und welche Chancen aber auch Risiken sie bergen. Damit Sie vor allem die möglichen Risiken eingrenzen können, zeige ich Ihnen heute, was Sie beachten sollten, um eine gute Checkliste zu erstellen.

Vorbereitung: Bestimmen Sie die Rahmenbedingungen

Bevor Sie eine Checkliste für die Qualitätssicherung erstellen, müssen Sie sich einige Fragen beantworten. Dann fällt ihnen das Aufschreiben der Listenpunkte leichter und sie können die zu prüfenden Fakten besser eingrenzen. Folgende Fragen müssen Sie für sich beantworten:

1. Wofür möchte ich die Checkliste einsetzen? Was ist das Ziel?

Der Begriff „Qualitätssicherung“ ist zwar eine erste Begrenzung – aber wirklich aussagekräftig ist das nicht, oder? Da fallen Ihnen sicher viele Sachen ein, die man mal qualitätssichern könnte… Überlegen Sie sich also vorher und möglichst nach der SMART-Methode, was das Ziel der Checkliste sein soll. Eine Variante ist, sich für die Produktqualität zu entscheiden, die ich ja im letzten Beitrag schon erläutert habe. Dann überlegen Sie weiter und brechen die Produktqualität herunter auf die einzelnen Merkmale, die die Qualität für den Kunden letztendlich ausmachen. Manchmal sind das ganz profane Dinge wie die richtige Schriftart zu verwenden oder die richtigen Bezeichnungen. Denn die sind oft so offensichtlich, dass man sie im Stress leicht übersehen kann. Umso besser, wenn man dann noch mal drüber schaut.

2. Für wen ist die Checkliste?

Ganz wichtig: Wer arbeitet mit der Checkliste? Orientieren Sie sich an Ihrer Zielgruppe. Vielleicht sind Sie sogar selbst Ihre Zielgruppe? Legen Sie auch fest, ob die Checkliste nur intern verbleiben soll oder ebenso an den Kunden geht. Auch davon hängt ab, wie Sie die Checkliste aufbauen und formulieren. Ein weiterer Aspekt: Ein eingearbeiteter Kollege wird mit kurzen, knappen Formulierungen leichter zurechtkommen als ein neuer Mitarbeiter.

3. In welcher Form soll die Checkliste bereitstehen?

Die Checkliste soll ja vor allem die Qualitätsmerkmale prüfen und diese sichern. Sie sollte aber auch so beschaffen und zugänglich sein, dass sie die Arbeitsprozesse der jeweiligen Anwender nicht behindert. Sonst wird sie berechtigterweise leicht als Ballast empfunden und verliert an Akzeptanz. Und dann haben Sie und die Qualität des Produkts oder des Prozesses leider nicht viel von der Checkliste. Mögliche Medien für Checklisten sind Microsoft Excel und Word, OneNote, PDF, händisch auf einem Blatt Papier usw. Bedenken Sie auch, ob die Checkliste als digitale Variante ausreicht oder ausgedruckt vorliegen sollte. Ebenfalls wichtig: Wer darf die Checkliste anpassen? Wenn das nicht alle dürfen, greifen Sie auf eine PDF-Variante zurück, deren Ursprungsdatei nur die autorisierte Person ändern darf.

Durchführung: Erstellen Sie die Checkliste

Wenn Sie diese drei Fragen für sich beantwortet haben und jetzt Ziel, Zielgruppe und Kontext kennen, geht es an die Gliederung der Liste und die Formulierung der Listenpunkte.

Nutzen Sie das Wissen und das Können Ihrer Mitarbeiter und Kollegen

Wenn Sie die Checklistenpunkte formulieren, arbeiten Sie dabei eng mit denjenigen zusammen, die die Checkliste verwenden. Nur so können Sie gut dafür sorgen, dass die Formulierungen auch in der konkreten Situation verstanden werden. Gehen Sie gemeinsam durch, welche QS-Tätigkeiten anfallen und in welcher Reihenfolge sie durchgegangen werden. Zerlegen Sie die Tätigkeiten in möglichst einfache Teilaufgaben. Ein Beispiel dazu: Bei der QS eines Dokuments fängt man am besten beim Layout auf der höchsten Ebene an und arbeitet sich dann in die Details vor: Wurde die vorgesehene Gliederungsstruktur eingehalten? Sind die Überschriften korrekt formatiert? Wurden Elemente korrekt ausgezeichnet?

Ob die Listenpunkte so kurz wie möglich formuliert werden oder kurze Hintergrundinformationen enthalten, hängt stark vom Ziel und der Zielgruppe der Checkliste ab. Einem erfahrenen Mitarbeiter reicht ein Checklistenpunkt wie „Einhaltung der Formatvorlagen“. Für einen unerfahrenen Kollegen müssen die spezifischen Formatvorlagen vermutlich mitgegeben werden.

Lassen Sie die Checkliste leben

Ein Tipp zum Schluss, der über das Erstellen hinausgeht: Kommunizieren Sie an Ihre Mitarbeiter, dass es die Checkliste nun gibt und sie gültig ist. Und sorgen Sie dafür, dass die Checkliste gültig bleibt, indem Sie sie pflegen und Feedback einholen. Denn mit einer funktionierenden Checkliste pflegen Sie letztlich auch die Qualität.

Qualität zum Abhaken

Wenn in der Technischen Dokumentation Dokumente freigegeben werden, muss die Qualität stimmen. Mit Checklisten können wir als Technische Redakteure genau dafür sorgen. Dennoch sind sie nicht bei jedem gleich beliebt – ein Argument ist oft, dass „man doch alles im Kopf hat“. Um Gegner und Befürworter näher zueinander zu bringen, widme ich mich heute mal dem Thema Checklisten in der Qualitätssicherung. Wann zahlt sich eine QS-Checkliste aus und was sollte man bedenken?

Wer anschließend noch mehr wissen möchte: Nächste Woche gebe ich Tipps und Hinweise, wie man Checklisten am sinnvollsten erstellt.

Wann lohnt sich eine Checkliste?

Grundsätzlich kann man wohl für die Qualitätssicherung sagen: „Immer.“ Voraussetzung sowohl für Qualität als auch für eine Checkliste ist aber erst mal: Die Qualität für das Produkt muss klar sein, bevor es an die Umsetzung geht. Dazu gehören die ganz klassischen Qualitätskriterien wie Gesetzes- und Normenkonformität, Verständlichkeit, Einheitlichkeit, korrekte Rechtschreibung usw. Darüber hinaus aber insbesondere: Was will der Kunde? Wie sollen die Überschriften formatiert sein, wie die Handlungsanweisungen formuliert? Was also macht die Qualität für das spezielle Produkt aus?

Dass man die Qualität über Standardisierung erhöhen kann, ist in der Technischen Dokumentation kein Geheimnis. Und genau an dieser Stelle können Checklisten zeigen, was sie draufhaben: Wenn Produkte eine gleichbleibende Qualität liefern sollen, können die Eigenschaften, die diese Qualität ausmachen, in Checklisten sauber und präzise aufgelistet und schließlich geprüft werden. Das gilt besonders dann, wenn man in mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, die unterschiedlichste Qualitätsziele haben.

Auf die Details kommt es an.

Welche Qualität soll gesichert werden?

In der Qualitätssicherung kann eine Checkliste also zum einen die Eigenschaften des Endprodukts auflisten. Sie dient dann der Produktqualität, die vor allem für den Auftraggeber wichtig ist. Sie kann aber zum anderen auch den Erstellungsprozess begleiten und so z. B. die wichtigsten Prozessschritte abbilden. Dann ist sie intern ein wertvolles Werkzeug zur Einhaltung gleichbleibender Qualitätsstandards.

Ein Beispiel: Gehen wir einmal von einem Handbuch für den Einbau von Fensterrahmen aus: Der Redakteur erstellt (intern oder extern) die Inhalte zusammen mit dem Produktmanagement und möchte die vorgegebenen Qualitätskriterien dabei natürlich einhalten. Dazu öffnet er in OneNote eine Checkliste, die ihm die einzelnen Prozessschritte auflistet, die er abarbeitet und so zur Prozessqualität beitragen kann. Seine Kollegen können dann nachvollziehen, was er schon erledigt hat, wenn er mal nicht im Haus ist. Die andere (oder lieber zusätzliche) Möglichkeit ist, dass er für die Qualitätssicherung dem Prüfenden eine Checkliste gibt, die die Qualitätskriterien des Endprodukts auflistet.

Zu Risiken und Nebenwirkungen…

Checklisten sind vielseitig einsetzbar und erstellbar, das kennen wir ja auch aus dem Privatleben. Sie bieten in der Qualitätssicherung den großen Vorteil, sowohl intern als auch extern ein Nachweisdokument in der Hand zu haben, wenn es mal Probleme geben sollte. Wenn sie gut gemacht sind, steigern sie die Qualität in einem hohen Maße, reduzieren sich immer wieder einschleichende (Flüchtigkeits-)Fehler und machen Qualitätskriterien transparent. Natürlich muss man sie parat haben, wenn es soweit ist und man muss jeden Schritt abhaken – da gebe ich manchen Gegnern von Checklisten recht. Aber das muss einfach ins Blut übergeben durch stetiges Verwenden.

Was eine wesentlich größere Nebenwirkung ist – aber auch immense Chancen bietet: Um eine Checkliste für die Qualitätssicherung zu erstellen, muss man am Anfang oft viel Zeit und Herzblut investieren. Man muss klar definieren, was mit ihr geprüft werden soll und dieses „was“ selbst so klar wie möglich definiert haben. Denn wenn die Checkliste nicht aktuell ist oder die falschen Dinge auflistet, führt das weder zu einer erhöhten Qualität noch zu motivierten Mitarbeitern. Die Checkliste muss wie jedes andere QS-Tool ein akzeptiertes und integriertes Werkzeug sein.

Doch der Aufwand lohnt sich: Am Ende steht den Mitarbeitern ein Werkzeug zur Verfügung, das den Prozess oder die Qualität des Produkts für alle transparent macht und das gleichzeitig zur Standardisierung beiträgt. Und damit können sich die Redakteure auch wieder anderen Themen widmen als der „leidlichen (aber unvermeidlichen) Qualitätssicherung“.

Wie ist das bei Ihnen? Setzen Sie Checklisten für die Qualitätssicherung ein? Welchen Nutzen sehen sie, wo liegen bei Ihnen die Herausforderungen?