Im guten (Work)Flow

Qualitätskriterien für WorkflowsWas macht eigentlich einen guten Workflow aus? Klar, der beste Workflow ist der, der funktioniert. Im Nachhinein ist es einfach, einen funktionierenden Workflow zu erkennen. Aber: Mit welchen Qualitätskriterien kann man gute Workflows schon bei der Definition identifizieren? Wir haben hier ein paar wesentliche Aspekte zusammengefasst, die uns in unseren Beratungsprojekten immer wieder auffallen. Weiterlesen

Software-Anleitungen verständlich schreiben (Buchrezension)

Buchcover "Software-Anleitungen verständlich schreiben"Bis vor kurzem habe ich für doctima in einem großen Softwareunternehmen gearbeitet. In dieser Zeit habe ich Software-Anleitungen in einem CMS geschrieben und gepflegt, an Konzepten gefeilt und mein Augenmerk auf Verständlichkeit gelegt. Deshalb machte mich der Titel des neuen Buchs von Dietrich Juhl sofort neugierig: „Software-Anleitungen verständlich schreiben. Konzepte, Strukturen, Beispiele“. Ich fragte mich: Welche Herangehensweisen zeigt dieses Buch auf, an die ich noch gar nicht gedacht habe? Inwiefern deckt meine Praxiserfahrung sich mit der des Autors? Weiterlesen

Persona-Software, die zweite

Vor Kurzem hatte ich hier Softwarelösungen für die Erstellung von Personas gezeigt. Ein Software-Paket bin ich allerdings schuldig geblieben: Persona von Marinersoft. Mittlerweile habe ich gemerkt, dass es sich schon in meinem Downloads-Ordner befunden hat. Ohne Mail und Double-Opt-in – heutzutage eher ungewöhnlich, aber was soll’s. Ich habe mir das Paket also einmal installiert und reiche hier wie versprochen meine Eindrücke nach. Weiterlesen

Unsere Demo-App: Was kann mobile Dokumentation leisten?

Startbildschirm mobile Dokumentation App

Unsere Demo-App für die mobile Dokumentation (Bild 1)

Mobile Dokumentation ist nicht nur ein Trend in der Technischen Dokumentation, sondern auch ein Fokusthema hier bei doctima. Die Vorteile mobiler Dokumentation gegenüber Papier haben wir bereits in einem Artikel aufgezeigt. Was alles mit einer Doku-App möglich ist und was wir bereits für Kunden realisiert haben, haben wir in einer Demo-App zusammengefasst – quasi unser persönliches „Best of“ aus unseren Projekten und Ideen, das wir auch kontinuierlich weiterentwicklen. Weiterlesen

Persona-Software im Test

Persona-Software im TestPersonas sind ein verbreitetes Mittel zur Zielgruppendefinition und -orientierung. Auch in der Technischen Redaktion werden Personas eingesetzt, um leichter zu entscheiden, welche Inhalte, Medien und welcher Stil für eine bestimmte Zielgruppe geeignet sind.

Für die meisten Nutzer bedeuten Personas eine Menge Handarbeit. Gut zu wissen, dass es durchaus auch Progamme zur Persona-Erstellung gibt. Ich habe mir hier mal ein Angebot angesehen, mit denen die Persona-Erstellung schnell und effizient vonstattengehen soll. Weiterlesen

Betrieblicher Datenschutz Schritt für Schritt (Buchrezension)

Cover zum Buch: Betrieblicher Datenschutz Schritt für Schritt - gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung,Beuth-Verlag

Große Hilfe für Unternehmen: Der neue Ratgeber zur DSGVO des Beuth-Verlags

Seit über einem Monat gilt die europäische Datenschutz-Grundverordnung, deren Inkrafttreten für viel Wirbel gesorgt hat. Auch wenn sich die Wogen etwas geglättet haben: Das Thema „Datenschutz“ treibt viele Unternehmen nach wie vor um und sollte auch von Technischen Redaktionen nicht vernachlässigt werden.

Umso wichtiger sind verlässliche und nachvollziehbare Informationen für die Anwender. Informationen, die nicht noch mehr Fragen aufwerfen als es eh schon gibt. Informationen, die wirklich praxisrelevant sind und auch ohne Jura-Studium umgesetzt werden können.

Der Beuth-Verlag verspricht hier Hilfe mit seinem Ratgeber „Betrieblicher Datenschutz Schritt für Schritt – gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung: Lösungen zur praktischen Umsetzung“, der gerade in der zweiten, vollständig überarbeiteten und erweiterten Auflage erschienen ist.  Weiterlesen

„Lass uns das später noch mal besprechen“ – 6 Tipps für effiziente Meetings

In der Technischen Dokumentation gibt es ständig Abstimmungsbedarf: mit den Kunden, aber auch den internen Fachabteilungen und Kollegen, mit Übersetzungsdienstleistern usw.
Das geht uns bei doctima natürlich nicht anders. Auch einige unserer Arbeitstage lassen sich manchmal nur als „Besprechungsmarathon“ bezeichnen. Das lässt sich nicht immer vermeiden. Umso wichtiger ist es, diese Zeiten so sinnvoll und nutzbringend wie möglich zu gestalten.
Wir schauen uns heute mal ein paar Kniffe an, die wir bei doctima wichtig finden für effiziente und lösungsorientierte Besprechungen und die uns einige Nacharbeit ersparen. So entsteht kein Frust bei den Beteiligten („Und was haben wir jetzt eigentlich besprochen?“) und die Projekte können erfolgreich und mit positiver Stimmung durchgeführt werden. Weiterlesen

Datenschutzgrundverordnung: (K)ein Thema für die Technische Dokumentation

Die DSGVO spielt auch in der Technischen Dokumentation eine Rolle.Wie haben Sie den 25. Mai verbracht? Wenn Sie selber Unternehmer sind oder in einem Unternehmen für den Datenschutz zuständig sind, gibt es eigentlich nur ein paar mögliche Geisteszustände: erschöpft, verwirrt und genervt.

Seit dem 25. Mai ist die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gültig. In Kraft trat sie bereits 2016. Erst in den letzten Wochen waren deutliche Erschütterungen im Internet und in so manchen Büros  zu spüren. Auch bei uns gab und gibt es ein paar graue Haare mehr oder insgesamt ein paar Haare weniger, denn das Thema ist schon ein wenig zum Haareraufen. Doch was ändert sich jetzt mit der neuen DSGVO und wieso ist die neue Verordnung auch für die Technische Dokumentation ein Thema? Weiterlesen

Tipps für eigene Word-Vorlagen in der technischen Dokumentation

Eigene Word-Vorlagen sind in der technischen Dokumentation sinnvoll.Vor ein paar Tagen erst habe ich letzte Hand angelegt an eine Word-Dokumentvorlage, die ich für einen Kunden aus dem Maschinenbausektor erstellt habe. „Was? Ihr arbeitet als Kommunikations-Profis noch mit Word?“, werden Sie sich vielleicht fragen. Ja, das tun wir – und vor allem tun es auch unsere Kunden.

Für „echte“ Dokumentationsprojekte verwenden wir Word nur noch sehr selten, da sind meist Profi-Tools im Einsatz, vor allem Content-Management-Systeme wie SCHEMA ST4. Aus dem Alltag der sonstigen technischen Textsorten wie Lasten- und Pflichtenhefte ist Word als Werkzeug aber lange noch nicht wegzudenken. Weiterlesen

6 Gründe für ein (C)CMS

Gründe für ein Content Management System

Mit einem Content Management System können Sie Ihre Inhalte flexibel zusammensetzen.

Etwa die Hälfte der Technischen Redaktionen verwendet ein Content Management System (CMS), die andere Hälfte behilft sich jedoch noch immer ohne Redaktionssystem. In unserem Beitrag zeigen wir, welche Argumente für ein CMS sprechen und was das Ganze mit Industrie 4.0 und Digitalisierung zu tun hat. Weiterlesen