Systemeinführung und Systemwechsel – aber wie?

Content Managment System Systemeinführung und SystemwechselWenn ich mit Interessenten oder Kunden über die Einführung eines Content-Management-Systems (CMS) spreche, dann haben wir uns in der Regel bereits Gedanken darüber gemacht und teilweise auch schon konkret über den Ablauf einer Systemeinführung gesprochen oder sogar schon Vorarbeiten umgesetzt. Im Gegensatz dazu wird in zwei Monaten bei der Jahrestagung der tekom von vielen Besuchern an unserem Stand die Frage kommen: „Was kommt denn da auf uns zu wenn wir ein Redaktionssystem einführen oder wechseln?“ Nun… eine allgemeingültige Antwort gibt es darauf nicht. Weiterlesen

Grafikformate und ihre Tücken – Teil 2: Tücken

Datenformate Export Technische DokumentationIm ersten Teil dieses Artikels hat meine Kollegin Katharina neben Grundlagen zu den gängigsten Grafikformaten bereits auf einige Fallstricke beim Verwenden digitaler Grafiken in der Redaktionsarbeit hingewiesen.

  • Pixelgrafiken sind nicht besonders gut für technische Zeichnungen geeignet.
  • Vektorgrafiken liegen häufig in proprietären Formaten vor. Die großen Mitspieler Microsoft und Adobe bilden eigene Welten mit nur bedingt durchlässigen Grenzzäunen aus.
  • Fehlt die Originalgrafikdatei, lassen sich Grafiken manchmal nur mit Mühe aus Bestandsdokumenten extrahieren.

Lassen Sie uns etwas tiefer einsteigen. Weiterlesen

Grafikformate und ihre Tücken – Teil 1: Grundlagen

Datenformate Export Technische DokumentationAuch wenn sich die Technische Dokumentation in Word oder InDesign erledigen lässt, so sind diese Programme sicherlich nicht das Optimum für diesen Zweck. Die Wiederverwendung von Inhaltsbausteinen, Varianten- und Übersetzungsmanagement – all diese Aufgaben lassen sich einfacher mit speziellen Redaktionssystemen erledigen.

Ist der Umstieg auf ein solches System geplant, stellt sich meist die Frage: Wie bekommen wir unsere Inhalte aus dem alten System in das neue? Beim Export/Import z. B. mittels XML stellen sich ganz neue Herausforderungen einfach dadurch, dass Programme wie Word und InDesign sehr eigen sind bei der Verarbeitung bestimmter Dateiformate. Was auf den ersten Blick einfach scheint, kann in der Praxis zu grauen Haaren führen. Das gilt vor allem für den Export von Grafiken. Weiterlesen

Was leistet ein Controlled-Language-Checker?

Controlled-Language-Checker von congreeSchon vor einigen Wochen haben wir uns hier im Blog mit Systemen in Technischen Redaktionen beschäftigt. Ein beliebtes System sind die sogenannten Controlled-Language-Checker, die so viel mehr können als „nur Rechtschreibprüfung“. Wir freuen uns, dass uns Hannah Glaum von unserem Partner congree dieses hilfreiche Tool in einem Gastbeitrag nun etwas genauer vorstellt:

Texte sollen, unabhängig vom jeweiligen Genre, Informationen oder Botschaften vom Verfasser zum Empfänger transportieren. Dafür müssen sie verständlich sein sowie korrekt in Orthografie und Grammatik. Informationen wie Produktbezeichnungen sowie Firmennamen müssen in allen Quellen einheitlich wiedergeben werden. Darüber hinaus gibt es einige weitere Anforderungen wie die Reduzierung der Übersetzungskosten, die Einhaltung spezifischer Vorgaben, Suchmaschinenfreundlichkeit oder das Erstellen vieler Beiträge in immer kürzerer Zeit für unterschiedliche Kanäle. Bei all diesen Aufgaben und Herausforderung unterstützen sogenannte Controlled-Language-Checker (CLC). Weiterlesen

Smartphone, such!

Die perfekte mobile SucheDieser dritte Teil ist der Endspurt meiner Beitragsreihe über Suchlösungen. Wer die vorherigen Teile verpasst hat, kann sich gerne noch über die Grundlagen von Suchfunktionen und zu Details zum Suchindex informieren.

In diesem Beitrag möchte ich Suchlösungen für mobile Apps, insbesondere für mobile Dokumentation, näher beleuchten. Aber um die Anforderungen und Nutzen einer Suche auf dem Smartphone oder Tablet besser verstehen zu können, muss ich ein wenig über das Thema „Mobil“ ausholen: Weiterlesen

Intelligente Informationen mit iiRDS

intelligente Informationen mit dem Content-Delivery-Standard iiRDSIn der Technischen Dokumentation bekam das Thema Metadaten mit der Entwicklung von iiRDS durch die tekom-Arbeitsgruppe Information 4.0 in den letzten Jahren verstärkt Beachtung. Was aber verbirgt sich hinter dem neuen Content-Delivery-Standard iiRDS?

Die Abkürzung steht für intelligent information Request and Delivery Standard. Es geht also darum, intelligente Informationen abzufragen und zu liefern. Was aber heißt das konkret? Was sind überhaupt intelligente Informationen? Wie werden diese abfragbar und lieferbar gemacht? Eine Beantwortung dieser Fragen verspricht den Begriff greifbarer zu machen. Weiterlesen

Überblick: Mobile Dokumentation

Überblick mobile DokumentationMobile Dokumentation scheint ja langsam im Mainstream anzukommen. Jedenfalls war die Frage, wie man Dokumentation auf Smartphones oder Maschinendisplays bekommt, immer wieder Thema bei uns auf der tekom Frühjahrstagung. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter dem Schlagwort „mobile Dokumentation“? In diesem Post wollen wir uns die verschiedenen Varianten einmal genauer ansehen. Weiterlesen

Systeme mit System

CCMS, TMS, WCMS, TVS, CLC, AMSIn der Technischen Dokumentation sind wir darum bemüht, Texte und Inhalte allgemein verständlich und in Formulierung und Darstellung konsistent zu gestalten. Dabei nutzen wir diverse Werkzeuge, d. h. in unserem Fall: Software-Systeme, die uns bei der Erstellung und Verwaltung der Inhalte unterstützen. Im Laufe der Zeit hat sich eine ganze Palette von Systemen herausgebildet, die jeweils auf bestimmte Teilaufgaben spezialisiert sind. Und natürlich hat jedes dieser Systeme seine eigene Bezeichnung, und zusätzlich noch eine Abkürzung, was zu einer terminologischen Vielfalt führt, für die man fast schon wieder ein eigenes Verwaltungssystem bräuchte … Heute bringen wir Ordnung in dieses Dickicht und stellen die wichtigsten Systeme im Bereich der Technischen Dokumentation vor – mit System.

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Auf der Suche nach der richtigen Suche

Information ist in der heutigen Zeit leicht zugänglich und im Überfluss vorhanden. Ohne Suchfunktionen wären wir bei der Bewältigung eines Informationspools wie z. B. dem Internet aufgeschmissen.

Auch für viele Anwendungen in der Technischen Dokumentation bieten sich Suchfunktionen an. In einer Doku-App auf dem Smartphone oder bei einer eingebetteten Maschinenhilfe, die man über einen Touchscreen bedient, nimmt eine Suche dem Nutzer die Arbeit ab, Navigationsstrukturen oder große Dokumente durchforsten zu müssen, um die gewünschte Informationen zu finden. Weiterlesen