Unsere Demo-App: Was kann mobile Dokumentation leisten?

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Unsere Demo-App für die mobile Dokumentation (Bild 1)

Mobile Dokumentation ist nicht nur ein Trend in der Technischen Dokumentation, sondern auch ein Fokusthema hier bei doctima. Die Vorteile mobiler Dokumentation gegenüber Papier haben wir bereits in einem Artikel aufgezeigt. Was alles mit einer Doku-App möglich ist und was wir bereits für Kunden realisiert haben, haben wir in einer Demo-App zusammengefasst – quasi unser persönliches „Best of“ aus unseren Projekten und Ideen, das wir auch kontinuierlich weiterentwicklen. Weiterlesen

Ist Technisches Marketing einfach „nur“ Marketing?

Was macht das Technische Marketing so besonders?Immer wieder liest man von Technischem Marketing. Auch wir bei doctima beschäftigen uns im Blog und in unseren Projekten mit diesem Thema. Auch ContentConnect – eines unserer wichtigsten Software-Produkte – entstammt einem solchen Projekt. Immer wieder hört man aber auch die Frage: „Ist das nicht einfach nur Marketing?“ Ja, im Prinzip stimmt das schon.

Technisches Marketing ist – in unserem Verständnis – Marketing für technische, erklärungsbedürftige Güter, meist Investitionsgüter im B2B-Geschäft. Es ist damit natürlich automatisch eine Form des Marketing und beinhaltet somit auch die Kernelemente anderer Marketing-Richtungen. Aber es gibt auch einige Aspekte, die das Technische Marketing dann doch wieder zu etwas Besonderem machen. Weiterlesen

Datenschutzgrundverordnung: (K)ein Thema für die Technische Dokumentation

Die DSGVO spielt auch in der Technischen Dokumentation eine Rolle.Wie haben Sie den 25. Mai verbracht? Wenn Sie selber Unternehmer sind oder in einem Unternehmen für den Datenschutz zuständig sind, gibt es eigentlich nur ein paar mögliche Geisteszustände: erschöpft, verwirrt und genervt.

Seit dem 25. Mai ist die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gültig. In Kraft trat sie bereits 2016. Erst in den letzten Wochen waren deutliche Erschütterungen im Internet und in so manchen Büros  zu spüren. Auch bei uns gab und gibt es ein paar graue Haare mehr oder insgesamt ein paar Haare weniger, denn das Thema ist schon ein wenig zum Haareraufen. Doch was ändert sich jetzt mit der neuen DSGVO und wieso ist die neue Verordnung auch für die Technische Dokumentation ein Thema? Weiterlesen

6 Gründe für ein (C)CMS

Gründe für ein Content Management System

Mit einem Content Management System können Sie Ihre Inhalte flexibel zusammensetzen.

Etwa die Hälfte der Technischen Redaktionen verwendet ein Content Management System (CMS), die andere Hälfte behilft sich jedoch noch immer ohne Redaktionssystem. In unserem Beitrag zeigen wir, welche Argumente für ein CMS sprechen und was das Ganze mit Industrie 4.0 und Digitalisierung zu tun hat. Weiterlesen

Digital oder Papier? Vorteile der mobilen Dokumentation

Mobile Dokumentation per App hat viele Vorteile gegenüber Papier.

Digitalisierung, Industrie 4.0 und das Internet of Things verändern auch die Art, wie wir über Technische Dokumentation denken. Eine der ersten Maßnahmen auf dem Weg zu „Information 4.0“ ist es, die Dokumentation weg von der Kapitelstruktur themenbezogen zu strukturieren und sie mithilfe von Metadaten semantisch zu markieren.

Anstatt Handbücher auf Papier oder als A4-formatierte PDF-Datei auszuliefern, erzeugen wir auf dieser Basis dynamische Informationen in HTML5, die sich auf unterschiedlichen Displays, auf Maschinenkonsolen oder auf Mobilgeräten verteilen und betrachten lassen. Weiterlesen

Der Informationsraum kann bezogen werden

Stefan Kreckwitz

In unserer losen Reihe zu Trends in der Technischen Dokumentation haben wir heute Stefan Kreckwitz zu Gast. Er ist Geschäftsführer der Congree Language Technologies GmbH. Der Diplom-Informatiker verfügt über den richtigen Mix an strategischen und technologischen Fähigkeiten, eine pragmatische Herangehensweise und eine große Portion Leidenschaft für die Technologie. Weiterlesen

tekom 2017, die Doku-Branche zu Besuch in Stuttgart

Vier Wochen ist es her, dass wir auf der tekom-Jahrestagung 2017 waren. Viel ist seitdem passiert, wir sind schon voll im konkreten Austausch mit Kontakten von der Tagung. Dazu beigetragen hat sicherlich unser iiRDS-Szenario mit unserem Roboterarm. Einerseits Eyecatcher, andererseits die anschauliche Darstellung, wie automatisierte Prozesse und Informationsflüsse in Unternehmen heutzutage ablaufen. Weiterlesen

Nur noch 50 Tage bis Weihnachten

Winter is coming – Weihnachten naht

Auch wenn es manche gar nicht glauben können: Weihnachten kommt nicht jedes Jahr immer früher. Denn genau heute sind es noch 50 Tage bis zum Heiligen Abend. Und: Achtung Falle: Dieses Jahr ist Heilig Abend am vierten Advent. Die Weihnachtszeit ist diesmal also besonders kurz.

Damit es 2017 aber wirklich besinnlich wird, haben wir von doctima für unsere Leser schon jetzt ein kleines Paket geschnürt. Weiterlesen

KPIs für Technische Redaktionen – FAQ

Henne oder Ei – auch bei Kennzahlen in der Technischen Redaktion

Vor zwei bzw. drei Wochen haben wir uns mit Kennzahlen in der Technischen Dokumentation beschäftigt. Heute möchte ich in einem kurzen Post noch auf ein paar Fragen eingehen, die in dem Zusammenhang immer wieder auftauchen.

Woher bekomme ich denn die Kennzahlen?

Pauschal lässt sich das leider nicht beantworten. Aber vielleicht hilft ein wenig Systematik, damit Sie Ihre Zahlenlieferanten identifzieren können. Grundsätzlich können Sie an drei Messpunkten ansetzen:

  1. Der Content: z. B. Dokumentzahl, Umfang, unterstützte Medien etc.
  2. Der Prozess: z. B. Bearbeitungsdauer pro Dokument, Fertigstellungszeiten, Übersetzungskosten etc.
  3. Der Nutzer: z. B. Seitenaufrufe, Supportanfragen zu undokumentierten Themen, Zufriedenheitsanalysen etc.

Je nach Ihren Zielen werden Sie natürlich andere Kennzahlen erheben. Und vielleicht werden Sie auch feststellen, dass bisher keine Kennzahlen dazu existieren.

Womit soll man Kennzahlen vergleichen?

Das ist eine Frage, die ich immer wieder gestellt bekomme und die dem Henne-Ei-Problem ähnelt: „Womit soll ich meine Kennzahlen vergleichen, wenn es bisher keine Daten gibt?“ Die Antwort ist einfach: Mit der Zukunft. Wichtig ist, dass Sie wissen, welche Ziele Sie haben und welche Daten Sie zur Zielkontrolle erfassen wollen. Wenn Sie bisher keine (qualitätiv ausreichenden) Daten dazu vorliegen haben, dann fangen Sie halt jetzt mit der Erhebung an. Schon nächstes Monat können Sie Ihre Daten mit dem Vormonat vergleichen.

Geht das nicht auch automatisch?

Natürlich geht das automatisch. Und je stärker Ihre Arbeitsprozesse digitalisiert sind, desto einfacher ist es, Kennzahlen zu erheben. Wenn Sie filebasiert Anleitungen erstellen können Sie (bei konsistenter Benennung) z. B. mit einem Skript nach verschiedenen Dokumentarten suchen. Bei webbasierter Dokumentation können Sie z. B. Seitenaufrufe erfassen. Am einfachsten haben Sie es, wenn Sie ein Redaktions-CMS verwenden und dessen Auswertungsfunktionen nutzen.

Woher soll ich denn dafür noch die Zeit nehmen?

Mal andersherum gefragt: Haben Sie denn die Zeit, ohne Kennzahlen zu arbeiten? Letzten Endes bedeutet der Verzicht auf Kennzahlen, im Blindflug nach Gefühl zu steuern. Das kann gutgehen. Aber auch im besten Fall bedeutet das, zusätzliche Aufwände und Reibungsverluste. Zeit, die Sie schlicht und einfach nicht haben. Durch Kennzahlen werden Sie effizienter. Und falls das auf Sie nicht zutrifft, dann arbeiten Sie vermutlich mit den falschen Kennzahlen.

Wer soll denn die KPI erfassen?

Im Prinzip kann die Kennzahlen – wenn sie denn einmal definiert sind – jeder erheben, der Zugriff auf die Systeme hat, also auch eine Praktikantin oder ein Azubi. Wichtiger ist, die Zahlen strukturiert auszuwerten und dafür zu sorgen, dass die richtigen Leute diese Ergebnisse bekommen. Denn die Ergebnisse der Auswertungen sind ein Steuerungsinstrument, das die Führungsebene für ihre Entscheidungen braucht.

Haben Sie weitere Fragen zu Kennzahlen und KPIs? Dann schreiben Sie sie doch in unsere Kommentare. Wir antworten Ihnen gerne.

 

Tipps zum Umgang mit KPI in der Redaktion

Controller machen Freude -auch in der Redaktion

Nachdem ich letzte Woche so eindeutig eine Lanze für mehr Controlling in der Technischen Redaktion gebrochen habe, möchte ich heute noch ein paar Tipps mitgeben, worauf man am besten beim Entwickeln der Kennzahlen achtet und wie man die Kennzahlen in die Arbeitsprozesse einbindet.

Kennzahlen müssen wirken

Sobald Sie Ihre strategische Ausrichtung geklärt haben, geht es daran, die konkreten Kennzahlen (KPI) festzulegen. Viele Redaktionen lassen sich hier von der Begeisterung überrollen. Daten als mögliche Grundlage für die Auswertung fallen in einer modernen Redaktion en Masse an. Was liegt also näher, als sich diesen Datenbestand einmal anzusehen und alle interessanten Daten auszuwerten?

Wenn Sie so vorgehen, haben Sie bereits den ersten Schritt getan, damit Ihr Controlling scheitert. Denn interessant heißt nicht relevant. Noch einmal zur Erinnerung: KPI müssen immer an ein strategisches Ziel rückgebunden sein, sonst entfalten Sie keine Wirkung.

Ein Beispiel

Das Maschinenbauunternehmen DeusEx plant eine Digitalisierungs-Offensive. Dazu soll die Dokumentation direkt an den Maschinen zugänglich gemacht werden. In diesem Fall ist es sicher interessant zu wissen, wie groß der Dokumentationsbestand der Abteilung aktuell ist und wie viel Dokumentation monatlich produziert wird. Mit dem Ziel hat das aber nur wenig zu tun. Besser ist es da schon, die Zahl der Dokumente festzuhalten, die digital bereitstehen. Ich würde meinen Messpunkt aber noch ein wenig anders gewichten und die Zahl der Maschinen erfassen, die mit digitaler Dokumentation ausgeliefert sind. Dadurch wird nämlich auch automatisch deutlich, auf welche Maschinentypen sich die Redakteure der Firma DeusEx bei der Umstellung konzentrieren sollten.

Aufwand im Blick

Denn wenn Kennzahlen nicht handlungsrelevant werden, sind sie ein typisches Schönwetter-Phänomen: Sobald die Arbeitsbelastung steigt, kümmert man sich nicht mehr um sie, weil man ja „richtige“ Arbeit zu erledigen hat. Wichtiger als möglichst viele Daten zu erfassen, ist es aber, dass Sie Ihre Daten kontinuierlich und zuverlässig erheben.

Das unterstreicht deutlich, dass man bei der Auswahl der Kennzahlen den Aufwand für die Erfassung im Blick behalten sollte – und zwar nicht nur im Alltagsbetrieb, sondern auch unter Hochlast. Idealerweise werden die Daten automatisiert erhoben und in einem Informationssystem zusammengefasst. In der Realität muss man aber doch immer wieder selbst Hand anlegen.

Kommen wir noch einmal auf unser Beispiel von oben zurück: Ich hatte ja empfohlen, die Zahl der ausgelieferten Maschinen in die Auswertung zu nehmen. Was aber nun, wenn ich als Redaktionsabteilung an diese Zahlen nur schwer komme, z. B. weil sie nur länderweise erfasst werden und ich sie erst aggregieren muss? Dann würde ich mich für das ungenauere Maß „Zahl der digital bereitstehenden Dokumente“ entscheiden. Denn das kann ich ohne Abstimmungsaufwand in den Prozessen der Dokumentationsabteilung erheben. Also: Im Zweifelsfall lieber ein etwas ungenaueres Maß, das sich leicht erheben lässt, als ein aufwändiges Maß, das etwas präziser ist.

Für wen machen wir das eigentlich?

Apropos Kommunikation mit anderen Abteilungen: Wer sollte denn Ihre Kennzahlen bekommen? Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht. Wie auch die Kennzahlen selbst hängt das von Ihren Zielen ab. Aber ein paar Ansatzpunkte gibt es schon:

  1. Ihr Chef:
    denn Ihre Kennzahlen sollten zeigen, dass Ihre Abteilung rund läuft, sich auf dem richtigen Weg befindet oder – wenn das nicht so ist – wo es gerade hakt und was man dagegen tun kann.
  2. Ihre Geldgeber:
    denn nichts überzeugt bei Budgetverhandlungen so sehr wie harte Fakten. Geldgeber müssen Sie vielleicht nicht laufend informieren, aber fallweise z. B. vor und während einer Software-Einführung.
  3. Ihre Datenlieferanten:
    denn wer Ihnen Datenmaterial zukommen lässt (z. B. die Sales-Abteilung in unserem Beispiel), hat vermutlich auch ein Interesse an Ihren Ergebnissen (z. B. als Verkaufsargument).

Und wenn Sie wissen, wem Sie welche Kennzahlen zukommen lassen wollen, dann überlegen Sie sich doch auch gleich noch, wie oft. Auch hier gilt: So selten wie möglich, aber so häufig, dass der Prozess kontinuierlich am Laufen bleibt.

Und wie geht es weiter?

Falls Sie sich jetzt sagen, „Das stimmt schon alles, aber wo fängt man jetzt am besten an?“, dann kann ich das gut verstehen. Denn: Jedes Unternehmen und jede Redaktion ist unterschiedlich, hat individuelle Ziele, Prozesse und Tools. Deshalb meine Empfehlung: Tauschen Sie sich mit anderen aus! Zum Beispiel mit Kollegen aus Ihrem Redaktionsteam, die sicher eigene Ideen und Vorschläge zu diesem Thema haben. Oder mit den Marketing-Leuten Ihres Unternehmens; die haben oft schon Kennzahlen für sich implementiert und können ihre Erfahrungen weitergeben. Oder auf Branchenveranstaltungen mit den Technischen Redakteuren aus anderen Unternehmen. Und wenn Sie professionelle Unterstützung bei der Einführung Ihres Kennzahlensystems suchen, dann wissen Sie jetzt ja, wer Ihnen weiterhilft.